Apa itu ERP? Enterprise Resource Planning System atau lebih dikenal dengan sebutan sistem ERP adalah singkatan dari tiga elemen kata enterprise (perusahaan/organisasi), resource (sumber daya), planning (perencanaan).
Secara umum, Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan, yaitu berupa paket aplikasi program terintegrasi dan multi modul yang dirancang untuk melayani dan mendukung berbagai fungsi dalam perusahaan.
Sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien dan dapat memberikan pelayanan lebih bagi konsumen, yang akhirnya dapat menghasilkan nilai tambah dan memberikan keuntungan maksimal bagi semua pihak yang berkepentingan (stake holder) atas perusahaan.
Berikut ini adalah penjelasan tentang apa itu pengertian, fungsi, serta mengapa perusahaan perlu menggunakan sistem atau software Enterprise Resource Planning (ERP).
Pengertian dan Sejarah Sistem Enterprise Resource Planning (ERP)
Pengertian Enterprise Resource Planning System (ERP) adalah sistem perangkat lunak yang dirancang untuk menyambungkan beberapa kegiatan fungsional dan teknis dalam sebuah perusahaan, serta memadukan aspek sumber daya manusia di dalamnya.
Fungsi ERP adalah untuk memberikan standarisasi, menyederhanakan, dan mengintegrasi proses bisnis dengan beragam sumber daya manusia, sumber keuangan, hingga distribusinya.
Teknologi ini pada awalnya diciptakan oleh Gartner pada tahun 1990 bertujuan untuk mendeskripsikan perencanaan kebutuhan material dan perencanaan sumber daya manufaktur.
ERP berkembang dari Manufacturing Resouces Planning (MRP II) yang memungkinkan terjadinya kemajuan yang sangat besar dalam manajemen proses-proses manufaktur.
Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi persediaan (inventory), invoice, termasuk kegiatan yang berhubungan dengan akuntansi perusahaan.
Mekari Jurnal adalah ERP berbasi cloud yang bisa memudahkan Anda mengelola keuangan perusahaan secara lebih praktis dan akurat. Buktikan dengan coba gratis aplikasi Jurnal sekarang!
Cara Kerja Sistem ERP
Secara umum, perencanaan sumber daya perusahaan menggunakan database terpusat untuk berbagai proses bisnis guna mengurangi tenaga kerja manual dan menyederhanakan alur kerja bisnis yang ada.
Sistem ERP biasanya berisi dasbor tempat pengguna dapat melihat data waktu nyata yang dikumpulkan dari seluruh bisnis untuk mengukur produktivitas dan profitabilitas.
Misalnya, solusi rantai pasokan Enterprise Resource Planning System mungkin menerima pesanan pelanggan dan kemudian secara otomatis mengirimkan informasi tersebut ke pusat distribusi yang paling efisien diposisikan untuk menyelesaikan pesanan secara tepat waktu.
Bergantung pada solusi yang Anda pilih, sistem ERP yang Anda miliki mungkin dapat melihat informasi mengenai level inventaris, waktu pengiriman, dan faktor lain untuk memutuskan pusat distribusi mana yang paling produktif dan hemat biaya dalam menyelesaikan pesanan.
Tanpa sistem ini, data biasanya tertutup oleh departemen dan mungkin sulit diakses di seluruh perusahaan, maka dari itu sistem ini dikenal dengan aplikasi open source ERP.
Dengan menggunakan Enterprise Resource Planning System, data dari berbagai departemen dapat dengan mudah dibagikan dan divisualisasikan ke seluruh organisasi.
Kekayaan informasi dan penyederhanaan ini dapat membantu dalam pengembangan tujuan bisnis dan mengurangi jumlah waktu yang dihabiskan karyawan Anda untuk tugas-tugas yang dapat diotomatiskan.
Manfaat atau Keunggulan Menggunakan Sistem ERP untuk Perusahaan
Pada organisasi atau perusahaan yang tidak menerapkan sistem ERP, umumnya menggunakan sistem database yang terpisah. Di mana setiap unit kerja memiliki database tersendiri.
Seperti pemasaran yang memiliki database pemasaran, sumber daya manusia atau HRD dengan database HRD tersendiri, purchashing memiliki database pembeliannya tersendiri, dan bagian finance (keuangan) memiliki database keuangan tersendiri.
Sistem terpisah demikian memiliki database yang berbeda dan sering terjadi ketidaksesuaian sehingga sulit untuk pengelolaannya.
Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) ini dikembangkan untuk menggantikan sistem-sistem yang terpisah tersebut menjadi terintegrasi sehingga pengelolaannya lebih efektif dan efisien.
Berikut adalah beberapa keuntungan yang bisa dinikmati oleh organasasi yang berhasil menerapkan ERP system:
Integrasi Bisnis & Akurasi Data yang Lebih Baik
Sistem ERP terdiri dari berbagai modul dan sub-modul yang dapat mewakili komponen bisnis tertentu.
Jika data yang dimasukan pada suatu modul (contohnya data penerimaan material) maka modul-modul lain seperti “pembayaran” dan “persediaan” akan secara otomatis diperbaharui juga.
Pembaharuan ini terjadi secara realtime atau tepat pada waktu terjadinya transaksi.
Data yang dimasukan tersebut hanya perlu sekali pemasukan saja yaitu saat terjadinya transaksi sehingga tidak perlu lagi ada pemasukan data pada modul lainnya.
Dengan demikian, kebutuhan untuk beberapa kali entri data dapat dieliminasi (dihilangkan). Serta, kemungkinan terjadinya kesalahan pengetikan data dan duplikat data juga dapat diminimalisasikan.
Struktur database yang terpusat juga memungkinkan administrasi dan keamanan yang lebih baik atau untuk menghindari terjadi kehilangan data yang penting.
Baca Juga: Pentingnya Aplikasi atau Software SAP ERP Bagi Perusahaan
Perencanaan & Manajemen Sistem Informasi
Sistem ERP memiliki alat-alat pendukung pengambilan keputusan yang baik. Seperti alat perencanaan dan alat simulasi yang dapat membantu manajemen sistem informasi untuk lebih tepat memanfaatkan sumber dayanya seperti material, sumber daya manusia dan mesin atau peralatan kerja.
Dalam menyajikan laporan, sistem ERP dapat menghasilkan laporan standar yang diperlukan oleh manajemen.
Laporan tersebut dapat diakses oleh manajemen kapan saja saat dibutuhkan.
Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas
Selain menyediakan perencanaan yang lebih baik, sistem Enterprise Resource Planning juga dapat meningkatkan efisiensi pada aktivitas rutin harian.
Seperti pemesanan, pengiriman, kinerja pemasok, manajemen kualitas, manajemen kas, dan realisasi penjualan.
Dengan adanya sistem ERP, siklus waktu penjualan ke kas dan pembayaran ke pemasok pun dapat dipersingkat.
Pembentukan Standarisasi Prosedur
Sistem ERP didasarkan pada proses praktik Internasional terbaik yang diadopsi oleh organisasi yang menerapkannya.
Pekerjaan menjadi lebih terstruktur sehingga tidak tergantung pada individu atau pekerja tertentu saja.
Sistem ERP bagi sebuah perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas.
Menjadi Jembatan Manajemen Hubungan Pelanggan
Manfaat menggunakan Enterprise Resource Planning selanjutnya yakni bisa menjadi jembatan manajemen hubungan dengan pelanggan.
Anda dapat memusatkan informasi pelanggan, sehingga bisa dapatkan akses yang lebih cepat.
Keberadaan ERP untuk CRM juga bisa jadi perpanjangan tangan untuk pemasaran kreatif.
Selain itu, aktivitas jalur penjualan dan manajemen produk juga akan terpantau secara otomatis ketika melihat sistem yang ada.
Meningkatkan Kolaborasi
Salah satu kegunaan yang bisa dirasakan saat adanya perangkat lunak tersebut adalah bisa meningkatkan kolaborasi.
Apalagi jika dalam perusahaan mempunyai beberapa departemen di dalamnya.
Hal ini karena kolaborasi antar departemen menjadi bagian penting dan sangat dibutuhkan dalam dunia bisnis.
Alhasil, adanya software enterprise resource planning menjadi pemisah dari dinding pembatas departemen.
Data yang dimasukkan ke dalam sistem ERP nantinya bisa diakses oleh semua departemen.
Selain itu, satu departemen bisa mengakses data milik departemen lainnya sehingga mampu memperluas kolaborasi antar tim hanya dengan internet.
Menghemat Biaya Operasional
Salah satu alasan kenapa software ERP banyak digunakan oleh perusahaan karena mampu menghemat biaya operasional.
Hal ini juga yang membuat kendala atau kerusakan bisa diantisipasi dengan baik.
Apalagi perangkat tersebut bisa membantu menyelesaikan pekerjaan dengan cepat sehingga mengurangi lead time.
Alhasil, perusahaan bisa mengurangi tenaga kerja karena sudah terbantu oleh sistem yang otomatis.
Meningkatkan Keamanan Data
Kegunaan dari program ERP yang sangat menguntungkan adalah meningkatkan keamanan data.
Hal ini karena ERP mempunyai firewall dan kontrol pembatasan.
Tujuannya untuk mencegah terjadinya pelanggaran data. Alhasil, semua data tersimpan dalam sistem terpusat sehingga bagian titik akses bisa terjaga keamanannya.
Dengan adanya sistem ERP, manajer HR bisa menyembunyikan data penting yang sekiranya hanya orang tertentu saja yang boleh melihatnya.
Selain itu, admin juga bisa memberikan hak akses kepada karyawan atau mengidentifikasi tindakan yang mencurigakan.
Membuat Prakiraan Bisnis Lebih Akurat
Kegunaan dari perangkat ERP adalah bisa membuat prakiraan bisnis agar lebih akurat.
Hal ini karena pemangku kepentingan dalam perusahaan bergantung pada laporan.
Alhasil hal tersebut bisa mempengaruhi keputusan yang diambil.
Itulah kenapa solusi dari software enterprise resouce planning menjadi sarana yang bisa memfasilitasi untuk mendapat laporan real time, lengkap, dan juga konsisten.
Apalagi laporan dalam ERP menggunakan filter dan analitik canggih.
Dengan begitu, bisa menyaring jika ada data yang tidak konsisten dan memastikan data bisa diperoleh pada waktu yang tepat.
Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!
atau
Konsultasi dengan Sales Jurnal Sekarang!
Jenis-Jenis Sistem ERP
Sistem perencanaan sumber daya perusahaan dapat diperoleh melalui penginstalan di lokasi, solusi berbasis cloud, atau kombinasi keduanya.
Beberapa vendor menawarkan kedua metode penginstalan, atau bahkan penerapan hybrid, tetapi banyak vendor mulai memindahkan solusi mereka ke sistem berbasis cloud saja.
Ini adalah respons terhadap tren pembeli – ada permintaan yang terus meningkat untuk cloud, atau SaaS ERP. Selain itu, perangkat lunak berpindah ke cloud secara umum.
On-Premise ERP
Apa itu On-Premise ERP? On-Premise ERP diinstal langsung ke server yang dimiliki dan dikelola bisnis Anda yang berarti Anda harus bertanggung jawab untuk memelihara sistem ini.
ERP Berbasis Cloud
Apa itu ERP berbasis cloud? Cloud ERP disebarkan melalui web yang memungkinkan pengguna untuk mengakses sistem kapan saja mereka memiliki koneksi internet.
Biasanya, vendor berbasis cloud mendistribusikan pembaruan dan menangani pemeliharaan sistem. Ada berbagai opsi penerapan dan hosting berbasis cloud yang tersedia – di bawah ini adalah ikhtisar singkatnya:
- SaaS (software-as-a-service) ERP berbasis langganan, artinya Anda membayar biaya bulanan yang dapat bergantung pada berapa banyak pengguna yang Anda miliki.
- Cloud pribadi dihosting di pusat data di situs Anda atau oleh penyedia layanan pihak ketiga.
- Cloud publik dikelola oleh penyedia layanan cloud pihak ketiga dan dikirimkan melalui Internet.
Hybrid ERP
Apa itu Hybrid ERP? Hybrid ERP menawarkan kombinasi layanan penerapan dan hosting, memungkinkan Anda menentukan pengalaman Enterprise Resource Planning Anda sendiri.
Sistem ERP cloud memiliki beberapa keunggulan. Pertama dan terpenting, pengguna dapat mengakses sistem kapan saja mereka memiliki koneksi Internet dan diperlukan infrastruktur yang terbatas.
Selain itu, vendor cloud secara berkala mendistribusikan pembaruan dan perbaikan pemeliharaan, sehingga sistem selalu terbarui.
Hasilnya, pengguna cloud ERP menghemat waktu dan uang dengan sistem yang mudah digunakan ini.
Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!
atau
Konsultasi dengan Sales Jurnal Sekarang!
Industri Apa Saja yang Menggunakan Sistem ERP?
Bisnis kecil dan perusahaan besar sama-sama menggunakan Enterprise Resource Planning untuk merampingkan alur kerja mereka. Solusi sumber daya perusahaan juga digunakan di berbagai industri.
Beberapa industri di mana bisnis kecil dan besar biasanya menggunakan ERP System adalah:
- Ritel
- Manufaktur
- Farmasi
- Distribusi
- Teknologi
- Perhotelan
- Konstruksi
- Pertahanan
Bergantung pada vendornya, perangkat lunak dapat disesuaikan atau dikonfigurasi berdasarkan kebutuhan spesifik industri Anda.
Selain itu, juga bergantungpada industri tempat Anda berada, mungkin ada solusi perencanaan sumber daya perusahaan khusus yang dikembangkan dengan mempertimbangkan kebutuhan Anda.
Misalnya, perangkat lunak distribusi dan perangkat lunak manufaktur termasuk dalam rangkaian Enterprise Resource Planning.
Manfaat menggunakan solusi khusus ini untuk bisnis distribusi atau manufaktur adalah bahwa menggunakan sistem khusus ini menghasilkan lebih sedikit kebutuhan untuk penyesuaian atau konfigurasi untuk mengaktifkan dan menjalankan sistem.
Fitur Wajib dalam Sistem Enterprise Resource Planning (ERP)
Berikut ini adalah beberapa perangkat lunak yang wajib ada dalam sebuah software Enterprise Resource Planning (ERP) untuk perusahaan baik skala mikro maupun makro.
Fitur Integrasi
Karena tujuan utama keberadaan sistem ini adalah sebagai penyambung data, maka harus ada fitur integrasi di dalamnya.
ERP akan menganalisis, memantau, dan melakukan tugas berbasis data utama yang diberikan.
Melalui data tunggal, sistem ini akan mengolah hasilnya kemudian dibagikan ke platform yang ada dalam semua departemen kerja.
Hal ini akan memungkinkan tiap divisi bisa berkomunikasi lebih lancar di dalam perusahaan Anda.
Fitur Otomatisasi
Kemampuan Enterprise Resource Planning atau ERP seharusnya bisa mengotomatiskan tugas umum yang bisa dilakukan manusia seperti mengatur pesanan dan keuangan, menjadi solusi utama.
Hal ini akan memungkinkan Anda untuk menjalankan hal lainnya yang lebih penting, sehingga waktu bekerja juga akan lebih produktif.
Fitur otomatisasi juga akan mengurangi kesalahan teknis dari manusia.
Data yang sudah paten dan terstruktur akan memperkecil peluang kesalahan yang bisa merugikan bisnis Anda dalam jangka panjang.
Fitur Pelaporan
Dalam sistem Enterprise Resource Planning, wajib memiliki sistem pelaporan yang baik agar bisa dimanfaatkan sesuai kebutuhannya.
Umumnya, hal ini akan dibarengi dengan beragam alat dalam dasbor yang mencakup bagan-bagan laporan hasil performa dalam divisi di perusahaan Anda.
Sistem dalam ERP juga akan menyediakan laporan yang lebih rinci, sehingga memudahkan dalam evaluasi.
Selain itu, Anda dapat melihat berbagai kesalahan, inkonsistensi, dan hal-hal lainnya yang perlu diperbaiki untuk setiap divisi yang bekerja di bawah naungan Anda.
Fitur Analisis Data
Dikarenakan tugas ERP sebagai salah satu pemroses data dari divisi yang ada, maka fitur analisis data wajib ada di dalamnya.
Keberadaan sistem ini akan menemukan tren dan pola yang sudah terstruktur dalam sistem di perusahaan Anda.
Hal ini akan membuat sistemnya lebih mudah memberikan hasil laporan yang merefleksikan efektivitas kerja untuk semua bidang.
Selain itu, hal ini bisa dijadikan rujukan dalam memberikan perkiraan tindak lapangan untuk pemasaran di masa mendatang.
Fitur Akuntansi
Dalam sebuah perusahaan, akuntansi dan bagian keuangan menjadi salah satu bagian penting yang harus terus diperhatikan.
Hal ini membuat ERP wajib memiliki fitur satu ini untuk dapat memantau lalu lintas keuangan yang terjadi.
Sistem dalam ERP dapat membantu dalam pengelolaan proses utang piutang, manajemen aset tetap, manajemen risiko, hingga pengelolaan pajak.
Dengan demikian, Anda bisa memantau seluruh pergerakannya hanya dengan satu software yang memiliki manfaat yang beragam ini.
Fitur Pelacakan dan Visibilitas
Salah satu aspek paling penting yang wajib ada dalam ERP adalah kemampuannya dalam memberikan visibilitas yang akurat.
Dengan integrasi tingkat tinggi, Anda bisa mengetahui semua informasi produk datang dan keluar secara lebih rinci.
Tingkat visibilitas pada ERP juga akan membuat pengguna lebih cepat memahami masalah yang ada.
Hal ini akan membuat mereka bisa melakukan langkah lain untuk mendapatkan produk yang diinginkan.
Mekari Jurnal, Sistem ERP Berbasis Cloud Memudahkan Proses Akuntansi
Salah satu sistem enterprise resource planning yang memiliki fitur akuntansi adalah Mekari Jurnal.
Jurnal adalah salah satu software akuntansi online yang dapat membantu Anda mengelola keuangan hingga membuat laporan keuangan secara instan di mana pun dan kapan pun.
Dengan memiliki laporan keuangan, Anda dapat lebih mudah melihat kondisi sekaligus menganalisa keuangan perusahaan.
Dapatkan kemudahan mengelola keuangan untuk bisnis Anda sekarang melalui aplikasi untuk mengatur keuangan maupun aplikasi ERP Jurnal dengan free trial hingga 14 hari!
Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!
atau
Konsultasi dengan Sales Jurnal Sekarang!
Tips Memilih Software ERP untuk Pebisnis Pemula
Setelah melihat beberapa rekomendasi perangkat ERP di atas, manakah software pilihan Anda?
Berikut beberapa tips yang bisa dilakukan sebelum memilih perangkat ERP untuk bisnis.
Menyesuaikan dengan Kebutuhan Bisnis
Salah satu tips yang bisa dicoba untuk memilih perangkat ERP adalah menyesuaikan dengan kebutuhan bisnis.
Hal ini karena setiap perusahaan atau bisnis mempunyai tantangan yang berbeda-beda.
Oleh karena itu, Anda bisa memilih perangkat yang disesuaikan dengan kebutuhan setiap bisnis.
Akan lebih baik jika Anda paham dengan tantangan atau solusi yang diinginkan dari sistem ERP.
Memperhatikan Durasi Implementasi
Tips kedua yang bisa Anda lakukan untuk memilih software ERP terbaik adalah dengan memperhatikan durasi implementasi.
Hal ini karena jumlah kustomisasi sistem akan mempengaruhi proses implementasi perangkat ERP.
Semakin banyak penyesuaian, maka proses implementasinya pun akan semakin lama.
Anda bisa memilih implementasi cloud ERP karena lebih cepat jika dibandingkan dengan implementasi berbasis konvensional.
Memperhatikan Vendor
Ada lagi tips atau faktor yang harus dipertimbangkan sebelum memilih perangkat ERP, yakni memperhatikan vendor.
Anda bisa mencari tahu informasi detail mengenai vendor ERP untuk menemukan perangkat terbaik yang sesuai dengan bisnis.
Di atas adalah penjelasan singkat tentang apa itu pengertian dari Enterprise Resource Planning (ERP) system, fungsi, serta contoh penerapan atau penggunaan dari sistem ini bagi berbagai industri atau perusahaan.
Semoga bermanfaat.
