Kenapa perusahaan sebaiknya menggunakan sistem manajemen pergudangan (warehouse management system/ WMS) untuk mengelola stok barang di gudang? Berikut penjelasannya!
Bagi Anda yang menjalankan bisnis di bidang retail maupun distribusi, mungkin Anda sering berhadapan dengan pergerakan stok barang secara konstan.
Untuk memantau jumlah dan pergerakan persediaan yang keluar masuk gudang, dibutuhkan sistem manajemen pergudangan (warehouse management system) agar pelacakan dapat dilakukan secara akurat.
Adanya sistem WMS tentunya dapat membantu dalam meningkatkan produktivitas dan pertumbuhan bisnis perusahaan, tidak terkecuali juga memangkas biaya penyimpanan.
Apa Itu Manajemen Gudang (Warehouse Management System)
Warehouse management system adalah sebuah sistem yang dibuat dengan tujuan memudahkan kinerja manajemen gudang secara end-to-end process.
Mengutip dari Forbes, WMS dapat menciptakan efisiensi dalam prosedur pelacakan, penyimpanan, pengemasan, dan pengiriman.
Oleh karena itu, Anda memiliki gambaran kapan barang masuk ke gudang, penempatan lokasi rak masing-masing jenis produk, dan ketika barang meninggalkan ruang penyimpanan.
Penerapan sistem ini juga digunakan dalam membantu proses supply chain, meminimalisir resiko yang terjadi seperti human error, serta meningkatkan efisiensi dan produktivitas.
“Manajemen gudang mengacu pada pengawasan operasi di gudang, mencakup penerimaan, pelacakan, dan penyimpanan inventaris, dan secara tidak langsung mempengaruhi pelatihan staf, pengelolaan pengiriman, perencanaan beban kerja, dan pemantauan pergerakan barang“.
Prinsip Manajemen Gudang
Terdapat beberapa prinsip dalam mengelola gudang bagi suatu industri barang persediaan yang ada, yaitu:
- Kecepatan pesanan hingga sampai ke konsumen dalam memenuhi permintaan
- Ketepatan dalam menjalankan rantai pasok secara terus menerus
- Pelanggan bisa mendapatkan produk dengan mudah dan cepat
- Mendapatkan informasi ketersedian barang di gudang jauh lebih mudah
Dapatkan kemudahan dalam mengelola stok barang gudang melalui warehouse management system dari Mekari Jurnal.
Saya Mau Coba Gratis Mekari Jurnal Sekarang!
Kapan Bisnis Perlu untuk menerapkan WMS
Keputusan untuk menerapkan Warehouse Management System (WMS) muncul ketika bisnis menghadapi beberapa kondisi yang dapat menimbulkan berbagai masalah.
Kondisi-kondisi seperti menghadapi pertumbuhan yang cepat, meningkatnya kompleksitas operasional gudang, dan munculnya risiko human error memerlukan tindakan mitigasi secepatnya.
Melihat situasi ini, WMS menjadi solusi penting bagi perusahaan ketika visibilitas stok real-time, akurasi, dan efisiensi operasional gudang semakin menjadi prioritas perusahaan.
Melalui penerapan WMS, bisnis dapat meningkatkan merespon perubahan permintaan pasar yang cepat, mengendalikan biaya operasional, serta meningkatkan tingkat layanan pelanggan, memungkinkan pertumbuhan yang berkelanjutan dan daya saing yang lebih baik di pasar.
Proses Sistem Manajemen Pergudangan (Warehouse Management System)
Berikut beberapa proses dasar yang terjadi dalam sistem manajemen pergudangan beserta penjelasanya:
1. Receiving
Receiving adalah merupakan sebuah proses penanganan produk yang masuk ke dalam gudang.
Pada proses ini juga melakukan penempelan produk barcode di setiap produk sehingga dengan barcode tersebut dapat memberikan informasi mengenai informasi SKU produk dan lokasi dimana produk itu berada.
2. Put-away
Selanjutnya adalah put-away yaitu sebuah proses meletakkan barang pada sebuah tempat di dalam gudang.
Jika ingin menemukannya, Anda hanya perlu menggunakan barcode untuk mengidentifikasi lokasi barang.
Nantinya, karyawan akan mengetahui letak barang untuk memindai lokasi stok yang benar.
3. Picking
Picking mengacu pada sebuah proses pengambilan stok barang dari tempat penyimpanan sesuai pesanan konsumen.
Proses ini merupakan salah satu yang paling penting, namun juga paling memakan waktu dan paling rawan kesalahan.
4. Packing
Proses di mana menyatukan barang di gudang berdasarkan barang yang diambil sesuai dengan pesanan konsumen disebut packing.
Melalui proses ini, diharapkan penjual memperhatikan keamanan paket untuk meminimalisir terjadinya kerusakan pada barang, sebelum barang tersebut meninggalkan gudang.
“Lima kunci vital proses pengelolaan gudang adalah pelacakan, pengambilan dan pengepakan, penerimaan dan penyimpanan, pengiriman, dan pelaporan inventaris“.
5. Dispatching
Kemudian terdapat sebuah proses akhir dari gudang hingga awal dari perjalanan barang dari gudang ke konsumen yang dikenal dengan dispacthing.
Pengiriman dianggap berhasil hanya jika pesanan yang tepat telah disortir dan dimuat, dikirim ke pelanggan yang tepat, melakukan perjalanan melalui mode transit yang tepat, dan dikirimkan dengan aman dan tepat waktu.
6. Returns
Returns adalah proses pengembalian barang oleh konsumen ke perusahaan yang tentunya hal ini sangat dihindari oleh perusahaan dan prosesnya yang lumayan kompleks.
Ketika proses ini terjadi, perlu dilakukan pencatatan kembali atas barang yang dikembalikan tersebut serta stok harus diperbarui ketika barang dikembalikan ke lokasi penyimpanan.
7. Stock Take
Setelah semua prosedur hampir terlaksana, terdapat sebuah proses yang berupaya untuk mengendalikan persediaan barang yang dijual ataupun dimiliki oleh perusahaan.
Stock take merupakan proses perhitungan jumlah stok yang tersedia di gudang dan mencocokannya dengan jumlah stok yang tercatat pada sistem.
8. Reporting
Reporting atau pelaporan merupakan sebuah laporan yang berisi informasi dan penjelasan mengenai proses manajemen gudang.
Isi dari laporan di antaranya berkaitan dengan stok barang yang tersedia dalam gudang secara akurat, serta pencatatan paket outbound setiap harinya.
Laporan-laporan yang berhasil tersusun dari proses warehouse management system (WMS) yaitu:
- Batch Picking Report
- Vendor/Supplier Report
- Direct/Indirect Labor Report
- Cycle Counts
- Empty Bin Report
- Inventory on Hand
- Advanced Receipt Notice (ARN)
- History By Supplier
- Shipments By Customer
Keuntungan Warehouse Management System untuk Bisnis
Tentunya dengan menggunakan sistem manajemen pergudangan (warehouse management system) terdapat beberapa keuntungan yang bisa Anda dapatkan, di antaranya:
1. Kecepatan proses handling, dapat dioperasikan dan diakses melalui aplikasi komputer (PC) maupuns martphone sehingga lebih menghemat waktu
2. Mudah mengatur tempat penyimpanan, Anda dapat dengan mudah mengatur sistem penyimpanan dengan membuat alokasi tempat penyimpanan yang sesuai, serta mengaplikasikan perhitungan persediaan akhir dengan metode FIFO dan LIFO.
3. Lebih hemat, penggunaan sistem manajemen pergudangan lebih hemat dibandingkan dengan mempekerjakan karyawan.
4. Meningkatkan pelayanan kepada konsumen, mempersingkat proses pemesanan sampai pengiriman barang sehingga secara tidak langsung akan meningkatkan pelayanan kepada konsumen.
5. Meningkatkan kinerja dan produktivitas karyawan, sistem ini memberikan informasi kepada karyawan mengenai pekerjaan yang harus mereka lakukan saat berada di gudang.
6. Mengurangi pengeluaran perusahaan, peralatan yang digunakan secara manual tidak terlalu dibutuhkan dan dapat menekan biaya operasional bisnis karena sistem yang dibuat sudah terstruktur dan rapi.
7. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi, karena semua informasi yang dibutuhkan sudah ada di system secara otomatis.
8. Meningkatkan kepuasan pelanggan, dengan adanya sistem ini membuat kinerja karyawan semakin cepat dan pengemasan barang bisa dilakukan cepat sehingga pengiriman barang lebih singkat untuk sampai di tangan pelanggan.
Tipe-tipe Warehouse Management System
Terdapat banyak jenis maupun tipe sistem manajemen gudang yang diimplementasi sesuai kebutuhan bisnis dan perusahaan.
Hal itu dapat terlihat dari karakteristik dan cara kerja sistem dalam mengelola operasional gudang.
Dari banyaknya tipe-tipe sistem yang beredar di pasaran, terdapat dua jenis sistem yang paling sering dikenal dan digunakan oleh sebuah perusahaan, yaitu:
Standalone WMS
Sistem manajemen gudang yang dibuat oleh perusahaan itu sendiri atau on-premise tentunya bertujuan untuk menyesuaikan cara kerja sistem yang disesuaikan denga cara pengelolaan gudang itu bekerja.
Tentunya, sistem yang dibentuk untuk menyesuaian ini memakan biaya yang lebih besar dibandingkan tipe WMS lainnya.
Namun, terdapat kelebihan yang bisa Anda rasakan seperti keamanan yang ketat karena hanya pihak organisasi yang dapat mengakses.
Di sisi lain, seiring berjalan waktu, proses pembaruan dan pemeliharaan sistem akan semakin sulit dan memakan biaya besar.
Cloud Warehouse Management System
Selanjutnya terdapat sistem manajemen gudang berbasis cloud.
Sistem ini mengikuti perkembangan zaman yang tentunya dapat diterapkan dengan cepat dan biaya implementasi yang cenderung lebih rendah.
WMS berbasis cloud memberikan fleksibilitas dalam akses dan perkembangan tren pasar yang berubah-ubah.
Proses pembaruan dan pemeliharaan juga tidak perlu repot karena ditanggung oleh pihak vendor penyedia.
Perbedaan Warehouse Managemen System dan Supply Chain Management
Warehouse management system (WMS) dan supply chain management (SCM) merupakan dua proses terpenting dari sebuah bisnis khususnya pengelolaan gudang.
Tanpa keduanya, perusahaan akan sulit mengelola inventaris secara akurat.
Tentunya, Anda tidak mau jika layanan yang diberikan tidak sesuai dengan kebutuhan konsumen, apalagi sampai menyebabkan kerugian bagi perusahaan Anda.
Supply chain management memiliki cakupan yang lebih luas.
Bisa dibilang, warehouse management system merupakan bagian dari supply chain management.
Supply chain management (SCM) adalah penanganan arus barang dan jasa dari dari produk mentah hingga sampai ke tangan konsumen.
Sedangkan warehouse management system (WMS) mengacu pada manajemen gudang yang terdiri dari perangkat lunak serta berbagai proses yang memungkinkan perusahaan untuk mengontrol dan mengelola operasi gudang dari saat barang masuk dan keluar gudang.
Proses manajemen gudang penting untuk memenuhi tujuan bisnis yang paling utama, yaitu menjaga biaya operasi serendah mungkin dan memaksimalkan untung.
Rantai pasokan dari sebuah gudang juga harus berjalan dengan cepat, akurat, dan efisien selama proses gudang juga berjalan dengan baik.
Walaupun begitu, manajemen gudang memiliki peran penting dalam rantai pasokan dalam mengelola proses pesanan, mulai dari penerimaan, penyimpanan, hingga pengiriman barang.
Selain itu, WMS juga berperan untuk mencatat data inventaris yang masuk untuk memberikan informasi pergerakan barang secara realtime kemudian akan divalidasi dengan sinkronisasi data yang terkumpul.
Kelola Persediaan Barang di Gudang dengan Mekari Jurnal
Sistem manajemen pergudangan yang baik dapat membantu Anda dalam melakukan penyimpanan produk, efisiensi picking & shipping, hingga meminimalisir overstock dan menentukan waktu reorder yang tepat.
Oleh karena itu, pilihlah sistem yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Untuk memudahkan Anda dalam melakukan manajemen persediaan di gudang, Anda bisa memanfaatkan fitur warehouse management dari Mekari Jurnal.
Pencatatan dan perhitungan stok keluar masuk gudang dapat dilakukan secara otomatis dan lebih akurat.
Tak hanya itu, Mekari Jurnal juga menyediakan program akuntansi terbaik secara menyuluruh untuk mengurus akuntansi bisnis Anda.
Dengan menggunakan Mekari Jurnal, maka Anda akan lebih menghemat waktu proses administrasi dan operasional, dengan harga yang efisien, efektif dan cepat, sehingga Anda bisa bisa lebih fokus untuk mengembangkan usahanya.
Pelajari lebih lanjut tentang aplikasi pencatatan stok barang dari Mekari Jurnal!
Segera daftarkan bisnis dan perusahaan Anda atau berkonsultasi terlebih dahulu dengan tim kami dengan klik tombol di bawah ini!
Baik, Konsultasi Gratis dengan Tim Mekari Jurnal Sekarang!
Dapatkan free trial untuk mengeksplorasi berbagai fitur-fitur unggulan Mekari Jurnal yang dapat menjadi solusi untuk permasalahan bisnis Anda.
Ikuti terus kanal media informasi Mekari Jurnal untuk mendapatkan promo dan penawaran menarik dan terjangkau!
