Kenapa perusahaan sebaiknya menggunakan sistem manajemen pergudangan (warehouse management system / WMS) untuk mengelola stok barang di gudang? Berikut penjelasannya!
Bagi Anda yang menjalankan bisnis di bidang retail maupun distribusi, mungkin Anda sering berhadapan dengan pergerakan stok barang secara konstan.
Untuk memantau jumlah dan pergerakan persediaan yang keluar masuk gudang, dibutuhkan sistem manajemen pergudangan (warehouse management system) agar pelacakan dapat dilakukan secara akurat.
Warehouse management system adalah sebuah sistem yang dibuat dengan tujuan memudahkan kinerja manajemen gudang.
Penerapan sistem ini juga digunakan untuk membantu proses supply chain, meminimalisir resiko yang terjadi seperti human error, serta meningkatkan efisiensi dan produktivitas.
Apa saja keunggulan dari sistem ini dan bagaimana proses kerjanya?
Prinsip Manajemen Gudang
Terdapat beberapa prinsip dalam mengelola gudang bagi suatu industri barang persediaan yang ada, yaitu:
- Kecepatan pesanan hingga sampai ke konsumen dalam memenuhi permintaan
- Ketepatan dalam menjalankan rantai pasok secara terus menerus
- Pelanggan bisa mendapatkan produk dengan mudah dan cepat
- Mendapatkan informasi ketersedian barang di gudang jauh lebih mudah
Dapatkan kemudahan dalam mengelola stok barang gudang melalui warehouse management system dari Jurnal. Buktikan dengan coba gratis Jurnal sekarang!
Proses Sistem Manajemen Pergudangan ( Warehouse Management System / WMS )
Berikut proses yang terjadi dalam sistem manajemen pergudangan yang perlu Anda ketahui:
- Receiving, merupakan sebuah proses penanganan produk yang masuk ke dalam gudang. Pada proses ini juga dilakukan penempelan produk barcode di setiap produk sehingga dengan barcode tersebut dapat memberikan informasi mengenai informasi SKU produk dan lokasi dimana produk itu berada.
- Put-away, merupakan sebuah proses meletakkan barang pada sebuah tempat di dalam gudang. Jika ingin menemukannya, Anda hanya perlu menggunakan barcode untuk mengidentifikasi lokasi barang. Nantinya, karyawan akan mengetahui letak barang untuk memindai lokasi stok yang benar.
- Picking, merupakan sebuah proses pengambilan stok barang dari tempat penyimpanan sesuai pesanan konsumen. Ini dianggap sebagai yang paling penting, paling memakan waktu, dan paling rawan kesalahan.
- Packing, merupakan proses menyatukan barang di gudang berdasarkan barang yang diambil, sesuai dengan pesanan konsumen. Melalui proses ini, diharapkan penjual memperhatikan keamanan paket untuk meminimalisir terjadinya kerusakan pada barang, sebelum barang tersebut meninggalkan gudang.
- Dispatching, merupakan sebuah proses akhir dari gudang hingga awal dari perjalanan barang dari gudang ke konsumen. Pengiriman dianggap berhasil hanya jika pesanan yang tepat telah disortir dan dimuat, dikirim ke pelanggan yang tepat, melakukan perjalanan melalui mode transit yang tepat, dan dikirimkan dengan aman dan tepat waktu.
- Returns, adalah proses pengembalian barang oleh konsumen ke perusahaan. Tentunya hal ini sangat dihindari oleh perusahaan, terlebih prosesnya lumayan rumit. Ketika proses ini dilakukan, perlu dilakukan pencatatan kembali atas barang yang dikembalikan tersebut. Stok harus diperbarui ketika barang dikembalikan ke lokasi penyimpanan.
- Stock take, merupakan sebuah upaya mengendalikan persediaan barang yang dijual ataupun dimiliki oleh perusahaan. Stock take merupakan proses perhitungan jumlah stok yang tersedia di gudang dan mencocokannya dengan jumlah stok yang tercatat pada sistem.
- Reporting, merupakan sebuah laporan yang berisi informasi dan penjelasan mengenai proses manajemen gudang. Isi dari laporan di antaranya berkaitan dengan stok barang yang tersedia dalam gudang secara akurat, serta pencatatan paket outbound setiap harinya.
Laporan yang dihasilkan dari warehouse management system yaitu:
- Batch Picking Report
- Vendor/Supplier Report
- Direct/Indirect Labor Report
- Cycle Counts
- Empty Bin Report
- Inventory on Hand
- Advanced Receipt Notice (ARN)
- History By Supplier
- Shipments By Customer
Keuntungan Warehouse Managemen System untuk Bisnis
Berikut adalah beberapa keuntungan yang bisa Anda dapatkan jika menggunakan sistem manajemen pergudangan (warehouse management system):
- Kecepatan proses handling, dapat dioperasikan dan diakses melalui aplikasi komputer (PC) maupuns martphone sehingga lebih menghemat waktu
- Mudah mengatur tempat penyimpanan, Anda dapat dengan mudah mengatur sistem penyimpanan dengan membuat alokasi tempat penyimpanan yang sesuai, serta mengaplikasikan perhitungan persediaan akhir dengan metode FIFO dan LIFO.
- Lebih hemat, penggunaan sistem manajemen pergudangan lebih hemat dibandingkan dengan mempekerjakan karyawan.
- Meningkatkan pelayanan kepada konsumen, mempersingkat proses pemesanan sampai pengiriman barang sehingga secara tidak langsung akan meningkatkan pelayanan kepada konsumen.
- Meningkatkan kinerja dan produktivitas karyawan, sistem ini memberikan informasi kepada karyawan mengenai pekerjaan yang harus mereka lakukan saat berada di gudang.
- Mengurangi pengeluaran perusahaan, peralatan yang digunakan secara manual tidak terlalu dibutuhkan dan dapat menekan biaya operasional bisnis karena sistem yang dibuat sudah terstruktur dan rapi.
- Meningkatkan efektivitas dan efisiensi, karena semua informasi yang dibutuhkan sudah ada di system secara otomatis.
- Meningkatkan kepuasan pelanggan, dengan adanya sistem ini membuat kinerja karyawan semakin cepat dan pengemasan barang bisa dilakukan cepat sehingga pengiriman barang lebih singkat untuk sampai di tangan pelanggan.
Perbedaan Warehouse Managemen System dan Supply Chain Management
Warehouse management system (WMS) dan supply chain management (SCM) merupakan dua proses terpenting dari sebuah bisnis khususnya pengelolaan gudang.
Tanpa keduanya, perusahaan akan sulit mengelola inventaris secara akurat.
Tentunya, Anda tidak mau jika layanan yang diberikan tidak sesuai dengan kebutuhan konsumen, apalagi sampai menyebabkan kerugian bagi perusahaan Anda.
Supply chain management memiliki cakupan yang lebih luas.
Bisa dibilang, warehouse management system merupakan bagian dari supply chain management.
Supply chain management (SCM) adalah penanganan arus barang dan jasa dari dari produk mentah hingga sampai ke tangan konsumen.
Sedangkan warehouse management system (WMS) mengacu pada manajemen gudang yang terdiri dari perangkat lunak serta berbagai proses yang memungkinkan perusahaan untuk mengontrol dan mengelola operasi gudang dari saat barang masuk dan keluar gudang.
Proses manajemen gudang penting untuk memenuhi tujuan bisnis yang paling utama, yaitu menjaga biaya operasi serendah mungkin dan memaksimalkan untung.
Rantai pasokan dari sebuah gudang harus cepat, akurat, dan efisien selama proses gudang juga berjalan dengan baik.
Manajemen gudang memiliki peran penting dalam rantai pasokan dengan mengelola proses pesanan – mulai dari penerimaan bahan baku, hingga pengiriman barang jadi.
Kelola Persediaan Barang dengan Mekari Jurnal
Untuk memudahkan Anda dalam melakukan manajemen persediaan di gudang, Anda bisa memanfaatkan fitur warehouse management dari Mekari Jurnal.
Pencatatan dan perhitungan stok keluar masuk gudang dapat dilakukan secara otomatis dan lebih akurat.
Tak hanya itu, Jurnal juga menyediakan program akuntansi terbaik secara menyuluruh untuk mengurus akuntansi bisnis Anda.
Dengan menggunakan Jurnal, maka Anda akan lebih menghemat waktu proses administrasi dan operasional, dengan harga yang efisien, efektif dan cepat, sehingga Anda bisa bisa lebih fokus untuk mengembangkan usahanya.
Pelajari lebih lanjut tentang aplikasi pencatatan stok barang dari Jurnal!
Jika Anda masih memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi kami untuk konsultasi lebih lanjut.
Kesimpulan
Sistem manajemen pergudangan yang baik dapat membantu Anda dalam melakukan penyimpanan produk, efisiensi picking & shipping, hingga meminimalisir overstock dan menentukan waktu reorder yang tepat.
Oleh karena itu, pilihlah sistem yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Semoga informasi di atas bermanfaat. Ikuti media sosial Mekari Jurnal untuk informasi lain seputar bisnis, keuangan, dan akuntansi.
