Pada industri perusahaan manufaktur terdapat sebuah proses pemeriksaan atau perhitungan stok yang dikenal dengan stock taking.
Dengan bantuan dari prosedur ini, perusahaan dapat mencatat perbedaan antara catatan manual dan catatan elektronik.
Biasanya, prosedur ini rutin dilakukan dengan jangka waktu sudah ditentukan oleh masing-masing perusahaan.
Ada yang rutin secara triwulan, dan terdapat perusahaan yang melakukannya selama 1 atau 2 kali setahun.
Tujuannya adalah untuk meminimalisir atau bahkan menghindari terjadinya ketidakcocokan atau kesalahan perhitungan persediaan.
Tindakan preventif ini dapat bermanfaat dalam meningkatkan akurasi komponen aset lancar dalam laporan neraca.
Adanya prosedur stock taking juga membantu dalam menjaga ketersediaan barang agar tidak habis atau bahkan dead stock.
Oleh karena itu, Anda harus paham mengenai prosedur stock taking dan elemen-elemen penting yang ada di dalamnya.
Selengkapnya akan diulas lebih lanjut dalam Blog by Mekari Jurnal berikut ini.
Manfaat Stock Taking
Salah satu fungsi utama dari stock taking adalah mengontrol jumlah ketersediaan barang yang perusahaan miliki.
Masih terdapat beberapa fungsi lainnya yang dapat menggambarkan peran vitalnya dalam perusahaan manufaktur, yaitu:
Mengenal Produk Anda Secara Lebih Dalam
Jika perusahaan Anda masih dalam skala mikro dan kecil, mungkin masih mudah memahami produk yang diproduksi.
Namun, jika perusahaan sudah masuk ke dalam skala menengah dengan jumlah variasi produk yang beragam, akan sulit untuk memahami tiap produk-produk yang ada.
Melalui stock taking, Anda dapat mengenal karakterisik dan tren penjualan masing-masing produk dengan melihat banyaknya stok dala gudang.
Produk yang berhasil terjual sesuai target perlu dipertahankan karakteristiknya. Sebaliknya, produk yang selalu tersisa perlu diperhatikan lebih lanjut dan perlu adanya peningkatan kualitas.
Pengelolaan Anggaran dan Rencana Belanja
Data hasil pengelolaan stock take dapat menjadi dasar keputusan untuk rencana anggaran dan biaya belanja di periode selanjutnya.
Pengelolaan estimasi biaya dapat dikelola berdasarkan informasi keuangan di periode sebelumnya.
Beberapa di antaranya dapat membantu menetapkan biaya produksi, reduksi biaya overhead, menetapkan harga penjualan, dan lain-lain.
Jika periode sebelumnya stok barang cepat habis, Anda bisa meningkatkan kuantitas produksi untuk memenuhi permintaan pasar.
Sebaliknya, jika tidak begitu diminati dan stok barang selalu tersisa hingga dead stock, perlu ada evaluasi dini dan pengurangan biaya produksi.
Mendeteksi Fraud
Prosedur yang biasa dilakukan pada saat stock taking adalah melakukan perhitungan ulang antara manual dengan komputer.
Melalui proses ini, Anda dapat melihat apakah terjadi perbedaan perhitungan dalam catatan, yang biasanya terjadi karena human error atau fraud.
Fraud dapat terjadi jika seseorang menyalahgunakan data yang terdapat di dalam pencatatan seperti kehilangan, merusak, atau mencuri barang.
Dengan adanya evaluasi pencatatan ini diharapkan dapat mendeteksi adanya tindakan ilegal ini dan meminimalisirnya.
Baca Juga: Fraud Accounting, Pengertian, Faktor, dan Jenis-Jenisnya
Membantu Perusahaan Memenuhi Target Profit
Adanya stok barang yang tidak terjual dengan optimal atau stok yang tidak dapat memenuhi permintaan pasar tentunya dapat berdampak terhadap profitabilitas.
Melalui data stock take, Anda dapat menganalisis dan meramal bagaimana tren pasar untuk periode selanjutnya.
Selain itu, Anda juga dapat mengawasi margin keuntungan berbagai variasi produk yang dikeluarkan perusahaan secara lebih akurat.
Tips untuk Melakukan Stock Taking yang Efektif
Untuk menjalankan proses stock taking yang efektif dan mendapatkan data yang akurat, terdapat beberapa tips yang mungkin dapat membantu Anda, yaitu:
- Rencanakan prosedur stock taking yang komprehensif mulai dari pelaksanaan waktu, kordinasi tim, dokumen pelengkap, dan alat/perangkat penunjang prosedur.
- Laksanakan prosedur secara teratur dan terjadwal. Melalui pengelolaan yang rutin, stock taking dapat mengoptimalkan persediaan barang di gudang.
- Bentuk daftar list barang yang detail dan jelas, seperti tercantum nama, kode produk, tanggal produksi dan kadaluwarsa, hingga jumlah stok yang tersedia.
- Lakukan pengorganisasian stok yang baik dan rapi. Kelompokkan barang secara teratur mulai dari kategori, nomor kode, jenis, dan tanggal produksi.
- Implementasi teknologi yang dapat menunjang prosedur stock taking agar lebih efektif, seperti barcode scanner dan software pancatatan otomatis.
- Setelah Anda selesai melakukan pencatatan perhitungan stok, Anda dapat melakukan verifikasi ulang untuk memastikan apakah sudah akurat atau belum.
- Catat jika terjadi adanya perbedaan atau selisih stok sehingga Anda dapat menindaklanjutinya dengan mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya.
- Untuk lebih efesien dan efektif, Anda dapat menggunakan software akuntansi berbasis cloud untuk melakukan proses pencatatan dan perhitungan secara otomatis sehingga dapat memangkas waktu dan tenaga.
Langkah-Langkah Cara Melakukan Stock Taking
Setelah Anda sudah memahami tips apa yang perlu diketahui dan dipersiapkan, berikut langkah melakukan stock taking yang efektif:
- Pilih kerangka prosedur stok yang sesuai untuk mencatat catatan.
- Susun dan bentuk tim yang tepat dan kompeten.
- Berikan berbagai informasi lengkap terkait stok kepada tim yang dipilih.
- Bentuk perencanaan dan implementasi rangkaian prosedur berdasarkan rencana tersebut.
- Tentukan batas jangka waktu penyelesaiannya.
- Sampaikan rangkaian prosedur ke manajemen dan bidang lain yang terkait.
- Undang audit eksternal tim untuk melakukan inventarisasi.
- Dapatkan laporan dengan cara yang ditentukan dari tim terpilih dan pengamatan serta saran perbaikan dari tim perusahaan dan tim auditor.
- Verifikasi catatan yang diperoleh dengan catatan keuangan dan catat setiap perbedaan.
- Laporkan ketidaksesuaian kepada auditor dan bagaimana perusahaan menangani masalah tersebut.
Baca Juga: Cara Melakukan Stock Opname dengan Benar, Ini Langkahnya!
Pentingnya Stock Taking bagi Bisnis
Stock taking memberikan kontribusi yang cukup besar dalam manajemen persediaan barang gudang.
Proses perhitungan ini dapat membantu mengetahui dan mengawasi jumlah persediaan barangg yang dimiliki oleh perusahaan.
Dengan begitu, perusahaan dapat memastikan apakah stok barang sudah cukup untuk memenuhi permintaan pasar dalam suatu periode.
Perhitungan ini juga membantu apakah terdapat kesalahan input data atau tindakan fraud, sehingga dapat melakukan investigasi lebih lanjut dan menemukan solusi permasalahannya.
Mengutip dari Wallstreetmojo, stock taking juga membantu untuk melakukan verifikasi ulang inventaris pada akhir tahun untuk menyajikan laporan keuangan yang objektif dan akurat.
Jika terdapat kekurangan stok atau kelebihan, pencatatan stock taking dapat membantu dalam mengidentifikasi penyebabnya.
Apakah terjadinya ketidakseimbangan stok dengan permintaan karena tindakan pencurian, pengiriman yang buruk, atau lonjakan permintaan tanpa alasan yang absolut.
Tantangan dalam Stock Taking
Melakukan pencatatan dengan menggunakan metode stock taking pada dasarnya cukup sederhana.
Namun, agar dapat mencapai hasil yang maksimal, terdapat beberapa tantangan dan masalah yang akan dihadapi perusahaan.
Umumnya, masalah-masalah ini dapat terjadi menyesuaikan dengan skala dan jenis industri perusahaan itu sendiri.
Misalnya, gudang pada dasarnya hanya merupakan tempat sementara sebelum nantinya stok akan di distribusikan ke pelanggan.
Oleh karena itu, stok dapat bergerak secara tidak teratur dan pertu ada pemantauan langsung untuk mengidentifikasi status dan perpindahan stok.
Perusahaan dengan volume gudang yang masif biasanya juga akan sangat sulit mendapatkan hasil yang akurat. Oleh karena itu, Anda dapat mempertimbangkan untuk menggunakan teknologi otomasi dan meminimalisir perhitungan manual.
Penggunaan infrastruktur teknologi juga masih menjadi sebuah tantangan karena harus menemukan perangkat yang tepat. Jika tidak, perhitungan akan berjalan secara lambat dan menghambat proses tahapan lainnya.
Kesimpulan
Prosedur stock taking tentunya dapat sangat membantu perusahaan khususnya manufaktur dalam mengelola gudang.
Melalui prosedur ini, perusahaan dapat memahami kondisi persediaan barang secara akurat dan mengontrol jumlah barang yang dimiliki.
Pencatatan yang akurat dalam laporan juga membantu pihak manajemen untuk mengelola operasional perusahaan lebih efektif.
Seperti mengelola rencana anggaran belanja, mengatur kuantitas produksi dan biayanya, hingga membantu mencapat target profitabilitas.
Walaupun begitu, masih terdapat beberapa tantangan yang perlu perusahaan hadapi, di antaranya membutuhkan perangkat yang dapat membantu proses pemantauan dan pencatatan stok barang di gudang.
Aplikasi Stok Barang Mekari Jurnal Bantu Pengelolaan Gudang
Mekari Jurnal merupakan aplikasi stok barang yang dapat membantu Anda dalam melakukan pemantauan aktivitas gudang dan mencatat perhitungan stok.
Anda dapat menyesuaikan stok barang yang terdapat di gudang dengan pencatatan yang terdapat di Mekari Jurnal dengan mudah dan akurat.
Mekari Jurnal juga sudah terintegrasi dengan lima aplikasi POS dan pengelolaan akuntansi sehingga seluruh pencatatan dan riwayat transaksi akan otomatis masuk ke dalam laporan keuangan.
Data yang sudah tersimpan juga dapat Anda akses dan kelola di mana saja dan kapan saja sebab Mekari Jurnal sudah berbasis cloud.
Sertifikasi ISO/IEC 27001 menjamin keamanan dan kerahasiaan semua data sesuai standar internasional.
Selain itu, Mekari Jurnal juga memiliki fitur unggulan lainnya seperti pengelolaan pajak, pembuatan invoice online, hingga rekonsiliasi bank.
Untuk informasi lebih lanjut, konsultasikan dengan tim ahli kami atau daftarkan perusahaan Anda sekarang dengan klik tombol di bawah ini.
Pendaftar pertama akan dapat merasakan fitur-fitur unggulan Mekari Jurnal selama 14 hari.
Saya Mau Coba Gratis Mekari Jurnal Sekarang!
atau
Jadwalkan demo ke Sales Mekari Jurnal Sekarang!
