Proses bisnis adalah tiap rangkaian aktivitas yang memiliki keterkaitan, serta saling kerja sama di dalam sebuah perusahaan. Tentunya, proses bisnis tersebut memiliki fungsi untuk membantu dalam mencapai beragam tujuan dari perusahaan itu sendiri yang telah ditentukan sebelumnya.
Dalam menjalankan sebuah proses bisnis yang baik hendaknya memiliki tujuan, input, output, penggunaan sumber daya yang jelas, punya sejumlah aktivitas dalam beberapa tahapan, bisa pengaruhi lebih dari satu unit dalam perusahaan, serta dapat menciptakan nilai bagi pelanggan. Bahkan, proses bisnis yang baik juga perlu memiliki tujuan untuk mengefisienkan dan meningkatkan produktivitas perusahaan.
Untuk membahas lebih jauh mengenai proses bisnis, berikut ini Jurnal telah merangkum dari berbagai sumber tentang proses bisnis tersebut.
Apa Itu Proses Bisnis?
Proses bisnis adalah serangkaian langkah yang saling terkait yang ditugaskan kepada setiap pemangku kepentingan untuk pekerjaan tertentu untuk memberikan produk atau layanan kepada pelanggan.
Setiap pemangku kepentingan melakukan tugas khusus yang menjadi spesialisasi mereka untuk mencapai tujuan konkret. Langkah-langkah ini sering diulang berkali-kali oleh banyak pengguna dengan cara standar dan dioptimalkan.
Proses Bisnis Menurut Para Ahli
-
Monk (2009)
Proses bisnis adalah sekumpulan aktivitas yang menerima satu atau lebih masukkan (input) dan menghasilkan keluaran (output) yang bernilai bagi pelanggan.
-
Menurut Rummler dan Brache dalam Siegel (2008)
Kemudian, proses bisnis adalah sekumpulan kegiatan dalam bisnis untuk menghasilkan produk dan jasa.
-
Menurut Weske (2007)
Proses bisnis adalah kegiatan yang dapat dilakukan baik secara manual maupun dengan bantuan sistem informasi.
-
Davenport (1993)
Proses bisnis adalah aktivitas yang terukur dan terstruktur untuk memproduksi output tertentu untuk kalangan pelanggan tertentu. Terdapat di dalamnya penekanan yang kuat pada “bagaimana” pekerjaan itu dijalankan di suatu perusahaan, tidak seperti fokus dari produk yang berfokus pada aspek “apa”. Suatu proses oleh karenanya merupakan urutan spesifik dari aktivitas kerja lintas waktu dan ruang, dengan suatu awalan dan akhiran, dan secara jelas mendefinisikan input dan output.
Tipe Proses Bisnis
1. Proses Manajemen
Yaitu sebuah proses yang mengendalikan oprasional sebuah sistem. Misalnya manajemen strategis.
2. Proses Operasional
Merupakan sebuah proses yang mempunyai bisnis inti dan meliputi aliran nilai utama. Misalnya proses pembelian, manufaktur, pengiklanan, pemasaran, dan penjualan.
3. Proses Pendukung
Merupakan pendukung proses inti. Seperti rekrutmen, akunting, pusat bantuan dan lain sebagainya.
Aspek Utama Proses Bisnis
Melansir sis.binus.ac.id beberapa aspek utama proses bisnis adalah sebagai berikut:
-
Interlocking activities
Dalam proses bisnis, berbagai proses bisnis terlibat dalam rangkaian interaksi satu sama lain untuk menyediakan barang atau jasa bagi konsumen akhir. Jadi, sifat dari proses bisnis adalah fungsi bisnis yang terintegrasi dan bekerja sama satu sama lain.
-
Across the organization
Dalam struktur hierarki dalam perspektif fungsional, arus informasi bersifat vertikal. Namun, realitas praktisnya adalah arus terjadi di seluruh perusahaan. Aliran horizontal ini mewakili proses bisnis dan mencerminkan bahwa departemen dan area fungsional yang berbeda perlu berkomunikasi satu sama lain untuk menyediakan barang atau layanan yang mungkin dibutuhkan pelanggan.
-
Predetermined organizational goal
Proses bisnis dirancang untuk mencapai beberapa tujuan atau sasaran yang telah ditentukan dari perusahaan. Dengan memikirkan beberapa proses bisnis yang khas, Anda dapat secara intuitif mengidentifikasi tujuan yang telah ditentukan sebelumnya yang dirancang untuk dicapai.
-
Customer needs
Tujuan dari proses bisnis adalah untuk mencapai tujuan perusahaan, yang biasanya disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan.
Fungsi Proses Bisnis
Kemudian, proses bisnis juga memiliki fungsi penting, antara lain:
- Bantu manajer untuk mengambil keputusan dalam menangani masalah yang terdapat selama proses bisnis berlangsung;
- Ikut membantu pelanggan dalam memprediksi kapan proses bisnis dimulai serta diakhiri atau mungkin berkelanjutan;
- Membantu para pekerja perusahaan supaya memahami tentang proses apa yang menjadi tugasnya dalam menjalankan proses bisnis.
Contoh Proses Bisnis
Untuk memahami lebih lanjut mengenai proses bisnis, berikut contohnya:
1. Manufaktur
Tujuan: Untuk mengubah bahan mentah menjadi barang jadi.
Peserta: Staf pabrik, staf penjualan.
Input: Pemesanan kembali, pemberitahuan pembuatan, bahan baku.
Output: Barang jadi.
2. Penjualan
Tujuan: Untuk menjual barang ke pelanggan dan mengumpulkan uang dari penjualan.
Peserta: Staf penjualan, pelanggan, staf penagihan, gudang.
Input: Pesanan penjualan.
Output: Faktur, kwitansi, dokumen pengiriman.
3. Pembelian
Tujuan: Untuk mendapatkan barang dari pemasok dan mengelola stok untuk dijual ke pelanggan dan menghindari kehabisan stok.
Peserta: Staf gudang, staf pembelian, staf penjualan, vendor.
Input: Permintaan pembelian, pemesanan kembali.
Output: Pesanan pembelian.
Jenis Proses Bisnis
- Proses Utama: Ini adalah proses fundamental dari sebuah bisnis di mana perusahaan mengirimkan produk akhir kepada pelanggan. Setiap langkah yang terlibat dalam proses ini bekerja untuk menambah nilai pada penawaran akhir.
- Proses Dukungan: Proses dukungan tidak menambahkan nilai ke produk akhir secara langsung tetapi membuat lingkungan untuk proses utama agar beroperasi secara efisien dan efektif. Proses ini mendukung operasi sehari-hari suatu organisasi.
- Proses manajemen: Proses manajemen mengatur operasi, tata kelola perusahaan dan manajemen strategis. Proses ini menetapkan tujuan dan standar yang mengarah pada kerja proses primer dan pendukung yang efisien dan efektif. Selain perencanaan, proses ini juga melibatkan pemantauan dan pengendalian proses bisnis lainnya. Proses manajemen digunakan untuk mengelola bisnis melalui perencanaan strategis, perencanaan taktis dan operasional.
Manfaat Proses Bisnis
Jika Anda tidak dapat menggambarkan apa yang Anda lakukan sebagai sebuah proses, Anda tidak tahu apa yang Anda lakukan. – W. Edwards Deming
Proses bisnis selalu memainkan peran penting dalam berfungsinya organisasi dan strukturnya. Proses yang terencana dan strategis akan membantu usaha dengan cara-cara berikut:
- Pengurangan pengeluaran dan resiko: sebuah proses terencana dan baik akan mengurangi pengeluaran dan resiko dengan meletakkan cara-cara yang paling efisien untuk melakukan pekerjaan dengan mempertimbangkan potensi kekurangan di masa depan.
- Mengurangi kesalahan manusia: mengurangi kesalahan manusia atau human error dengan mendistribusikan tugas kepada orang-orang yang berspesialisasi di dalamnya.
- Meningkatkan efisiensi: meningkatkan produktivitas departemen dengan memetakan hal yang harus dilakukan dan langkah relevan yang terbaik untuk bisnis.
- Lebih fokus pada pelanggan: proses yang baik adalah langkah yang berorientasi pelanggan. Ini terus memperbarui perusahaan tentang keinginan pelanggan dan ulasan tentang produk / layanan.
- Menjembatani kesenjangan komunikasi: Menjembatani kesenjangan komunikasi antara perusahaan dan pelanggannya melalui ulasan dan riset pasar.
- Manajemen waktu yang lebih baik: proses yang benar juga akan meningkatkan efisiensi waktu dengan mengembangkan strategi dan diagram alur untuk meminimalkan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas tertentu.
- Adaptasi teknologi baru: proses ini sering kali terus berubah dan meningkat seiring waktu. Perusahaan mengadopsi teknologi baru untuk tetap berdiri tegak dengan meningkatkan proses bisnis sesuai dengan teknologi terbaru.
Manfaat di atas hanya dapat dicapai jika semua prinsip dan metode dipetakan secara optimal dan standar. Perusahaan yang gagal melakukannya akan menghadapi masalah berikut:
- Kegagalan mengenali masalah apa pun: perusahaan yang tidak fokus pada proses bisnisnya akan sering gagal mengenali masalah sebenarnya yang mencegahnya mencapai tujuan karena ketidakmampuannya untuk menetapkan proses standar.
- Motivasi rendah pada karyawan: karena tidak adanya proses yang kompeten dan jelas, karyawan perusahaan akan kehilangan motivasi karena mereka mungkin ditempatkan di departemen yang pengetahuannya tidak cukup.
- Kurangnya implementasi perubahan: perusahaan akan sering mengulangi kesalahan yang sama berulang kali karena tidak akan ada sistem untuk mengenali masalah dan menerapkan perubahan dalam prosesnya.
- Upaya yang memakan waktu: tanpa diagram alur dan alur kerja yang tepat, pekerjaan tertentu akan membutuhkan lebih banyak waktu untuk diselesaikan daripada biasanya.
- Efisiensi yang lebih rendah: jika tidak ada proses yang tepat dan sesuai kebutuhan maka perusahaan tidak dapat produktif dan efisiensinya akan lebih rendah daripada perusahaan dengan proses yang lebih baik. Proses yang baik meningkatkan efisiensi dengan menyusun langkah-langkah dan kemungkinan cara untuk melakukan tugas.
- Resiko tinggi dan pengeluaran yang meningkat: perusahaan yang tidak memiliki proses yang terencana dan tidak memadai seringkali gagal untuk melihat resiko di masa depan dan mereka juga tidak kompeten untuk menemukan cara yang hemat biaya untuk melakukan suatu tugas.
- Setelah mendapatkan keterampilan dan pengetahuan proses bisnis yang dibutuhkan, langkah selanjutnya adalah menemukan alat BPR dan BPM yang sesuai untuk membuat proses yang dapat diulang dengan beberapa cara.
Kelola Proses Bisnis Lebih Mudah Dengan Aplikasi Mekari Jurnal!
Untuk membantu proses bisnis makin mudah, Anda membutuhkan software accounting online seperti Mekari Jurnal.
Jurnal.id merupakan aplikasi bisnis, lebih menghemat waktu proses administrasi dan operasional, dengan harga yang efisien, efektif dan cepat. Karena itu, pebisnis bisa lebih fokus untuk mengembangkan usahanya.
Jurnal.id bisa diakses secara fleksibel, untuk berbagai perangkat dan kapan saja, selama terhubung dengan internet. Menggunakan aplikasi perkantoran ini menjadikan pengguna lebih mudah dalam mengurus bisnis. Segera coba gratis aplikasi Jurnal selama 14 hari.
