Jika Anda memiliki perusahaan, salah satu hal yang harus diperhatikan yaitu penggunaan aplikasi atau software SAP ERP untuk mendukung operasi perusahaan, apa itu pengertian, cara kerja, serta perbedaan di antara kedua sistem ini?
Penggunaan aplikasi ini memang harus dipelajari terlebih dahulu, tetapi operasi perusahaan akan berjalan lebih efisien jika menggunakan software SAP ERP.
Tidak hanya lebih efisien, produktivitas perusahaan bisa lebih ditingkatkan lagi.
Umumnya sebuah perusahaan menggunakan SAP dan ERP untuk memperlancar operasi perusahaan.
Jika Anda tertarik menggunakannya juga, Anda harus tahu apa itu aplikasi SAP dan ERP.
Definisi Enterprise Resource Planning (ERP)
Enterprise Resource Planning atau ERP system adalah sistem informasi yang digunakan perusahaan untuk mengelola dan mengotomatiskan seluruh bagian utama operasi mereka, seperti keuangan, sumber daya manusia, akuntansi, logistik, produksi, distribusi, dan bagian penting lainnya.
ERP berupa perangkat lunak yang sangat penting digunakan oleh perusahaan karena dapat membantu menjalankan perencanaan sumber daya.
Perencanaan sumber daya tersebut tidak membahas semua proses dalam satu sistem yang terpadu.
Menggunakan ERP merupakan salah satu bentuk investasi di bidang TI karena dapat mengembangkan bisnis dan efisiensi kerja dengan cara mengurangi biaya operasional yang tidak perlu.
ERP dapat digunakan oleh berbagai jenis perusahaan, seperti perusahaan manufaktur, non manufaktur, jasa, organisasi, nirbala, bahkan lembaga pemerintah.
Keuntungan Menggunakan Sistem ERP
Banyak sekali keuntungan menggunakan ERP. Berikut ini beberapa contoh keuntungan yang Anda dapatkan ketika menggunakan ERP untuk perusahaan Anda.
1. Data Bisnis yang Akurat dan Terintegrasi
Perusahaan akan lebih mudah dalam mengelola data tunggal dan real time dengan menggunakan software cloud ERP.
Perubahan data di satu bagian akan mempengaruhi pencatatan data di bidang lainnya, misalnya bagian penjualan bertambah maka otomatis data barang persediaan akan berkurang dan penerimaan di keuangan akan bertambah.
Sinkronisasi proses di departemen yang berhubungan akan mencapai hasil yang lebih baik dengan lebih cepat.
2. Dasar Pengembalian Keputusan yang Lebih Baik
Dengan data yang akurat dan real time dari kinerja software SAP ERP tersebut akan menjadi dasar pengambilan keputusan yang kuat dan cepat.
Tidak hanya itu, ERP juga memiliki fitur alat simulasi untuk membuat perencanaan yang lebih baik dengan membantu manajemen dalam mengelola tugasnya.
Contohnya membantu manajemen dalam mengelola alat produksi, sumber daya manusia, hingga pengelolaan bahan baku.
Data yang akurat akan sangat membantu dalam perencanaan, menganggarkan, dan mengkomunikasikan kondisi operasional perusahaan kepada pihak yang berkepentingan, misalnya kepada pemegang saham.
3. Lebih Efisien dan Produktif
Sistem ERP akan membuat proses bisnis perusahaan lebih mudah, lebih efisien, dan lebih cepat.
Perusahaan dapat menghilangkan duplikasi data, menekan biaya proses bisnis, dan lebih menghemat biaya operasional lainnya yang tidak perlu.
Selain menghemat biaya, sistem atau aplikasi SAP ERP yang terpadu ini dapat menghemat waktu sehingga karyawan bisa bekerja lebih produktif. ERP dapat meningkatkan kepuasan dan produktivitas karyawan.
4. Meningkatkan Etos Kerja dan Standarisasi Sistem
ERP dengan otomatisasi sistem yang efektif akan mengurangi kecurangan, mendorong etos kerja, dan meningkatkan daya saing perusahaan Anda karena ERP mendukung perusahaan dengan membangun standar operasional yang baku dan proses yang terstruktur.
Hal ini mencangkup fungsi ERP yang mampu memberikan standarisasi, menyederhanakan, dan mengintegrasikan proses bisnis secara mudah.
Kolaborasi antar departemen akan lebih baik karena akses informasi yang dibutuhkan untuk diberikan kepada klien atau vendor bisa lebih cepat diberikan.
Sistem dari ERP ini akan meningkatkan respon terhadap pelanggan dan meningkatkan kepuasan mereka.
Baca juga: 5 Keunggulan Sistem ERP (Enterprise Resource Planning)
Pengertian Aplikasi atau Software SAP (System Analysis and Program Development)
SAP adalah perangkat lunak atau program untuk menjalankan ERP di sebuah perusahaan.
Software ini dibuat oleh perusahaan di Jerman dan perusahaan perangkat lunak terbesar di Eropa.
Keduanyan saling berhubungan karena cara kerja software SAP tidak beda jauh dengan software yang berbasis ERP.
Sangat penting sebuah perusahaan untuk menggunakan aplikasi SAP karena programnya memiliki integrasi dari program yang dibutuhkan oleh semua perusahaan.
Contoh perusahaan yang menggunakan ERP di antaranya yaitu pembelian dan pengelolaan stok, keuangan, penjualan dan pelayanan pelanggan, dan produksi.
Setiap program divisi menyediakan tools yang lengkap.
Contohnya program keuangan yang menyediakan tools mengotomatisasi tugas akuntansi dan melakukan aktivitas keuangan atau perbankan dengan satu solusi ERP.
Serta menyatukan operasi keuangan dengan proses bisnis lain untuk mempercepat proses transaksi dan memperbaiki arus kas.
Keuntungan Menggunakan Aplikasi atau Software SAP
SAP banyak digunakan oleh perusahaan, terutama perusahaan besar karena keunggulannya yang sangat bermanfaat untuk perusahaan.
Dari banyaknya keunggulan dari cara kerja SAP, berikut ini beberapa keuntungan yang akan didapatkan perusahaan ketika menggunakan sistem ini.
1. Meningkatkan Produktivitas
Program SAP sudah terintegrasi dengan baik sehingga dapat meningkatkan produktivitas para karyawan.
Berbagai pekerjaan tertentu lebih mudah dikerjakan dengan bantuan SAP sehingga karyawan dapat melakukan pekerjaan lainnya.
2. Pekerjaan Menjadi Lebih Efisien
Software SAP akan membantu seluruh data terintegrasi dengan baik dengan berbagai database yang disediakan.
Sehingga sistem SAP mampu merampingkan proses bisnis dan membuat perusahaan lebih cepat dan mudah dalam mengumpulkan data.
3. Memiliki Fitur yang Lengkap
SAP ERP memiliki berbagai fitur analitis, seperti keuangan, evaluasi kerja, dan pengambilan keputusan.
Fitur yang lengkap ini membuat aplikasi SAP dapat memenuhi berbagai kebutuhan bisnis.
Kelengkapan fitur ini juga membuat sistem SAP cocok digunakan untuk hampir seluruh dimensi bisnis yang ada.
SAP akan memberikan fleksibilitas untuk pertumbuhan dan kemajuan perusahaan.
4. Data Tidak Bisa Diduplikasi
Data yang disimpan di sistem SAP ERP tidak bisa diduplikasi sehingga bisa menjamin kerahasiaan data penting yang dimiliki oleh perusahaan Anda.
Selain kerahasiaan yang terjaga, setiap proses yang tercatat di software SAP akan distandarisasi sehingga perusahaan memiliki standarisasi yang baik.
Pentingnya Penggunaan Software SAP ERP untuk Perusahaan
Dari pembahasan tentang SAP ERP di atas, Anda sudah mengetahui berbagai keuntungan dari keduanya.
Aplikasi ERP merupakan sistem pengelolaan dan SAP merupakan software yang berbasis ERP.
Anda akan mendapatkan keuntungan dari SAP dan ERP dari kombinasi kedua sistem ini.
Perusahaan menengah hingga besar sangat perlu bantuan untuk memastikan kendali perusahaan tetap berjalan dengan baik dan efisien.
Terutama di zaman digital ini, pemanfaatan akses teknologi internet akan mempermudah pekerjaan dan menghasilkan keuntungan yang lebih besar.
Proses pengelolaan perusahaan untuk berbagai departemen dan pekerjaan lainnya akan lebih mudah diatur dan diakses dengan internet.
Selain itu, SAP ERP juga sudah terintegrasi dengan e-commerce yang akan sangat membantu dan menguntungkan bagi para pelaku usaha e-commerce.
Dibutuhkan Partner untuk Menjalankan Aplikasi SAP ERP
Sistem SAP ERP perlu dipelajari agar bisa menggunakannya dengan baik. Namun, dibandingkan dengan jasa pelatihan, Anda lebih membutuhkan partner kerja dalam menggunakan SAP ERP.
Hal ini karena SAP akan terus diperbaharui untuk mengikuti perkembangan teknologi. Jika versi terbaru lebih baik, tentu Anda menginginkan versi tersebut.
Masalahnya, ketika Anda menginginkan software SAP versi terbaru, versi lama harus dirombak dan proses tersebut membutuhkan pelatihan baru.
Untuk menangani hal ini, Anda perlu menjalin relasi panjang dengan penyedia SAP yang menurut Anda cocok untuk dijadikan partner kerja.
Jurnal by Mekari adalah salah satu sistem atau software ERP yang menyediakan berbagi fitur terintegrasi dengan software akuntansi untuk membantu menjalankan bisnis terutama di bidang akuntansi.
Software ini dapat mempermudah Anda dalam mengelola keuangan bisnis dengan tersedianya berbagai fitur, seperti laporan keuangan, persediaan barang, rekonsiliasi transaksi, termasuk pula pencatatan faktur pembelian dan pembayaran.
Dengan menggunakan aplikasi Mekari Jurnal, Anda bisa menghemat biaya, waktu, dan energi karena data keuangan bisnis diproses dengan baik.
Coba Jurnal GRATIS selama 14 hari sekarang!
Itulah penjelasan tentang apa itu aplikasi atau software SAP ERP, cara kerja, beserta dengan keuntungan yang akan perusahaan Anda dapatkan ketika menggunakan sistem ini
