Seiring dengan berkembangnya teknologi, perangkat lunak atau software akuntansi semakin marak digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar maupun kecil. Tidak dipungkiri, menggunakan software akuntansi untuk setiap aktivitas bisnis akan sangat berguna, efektif, dan efisien karena kemudahan dan terhindar dari risiko kesalahan teknis lainnya.

Dengan software akuntansi, Anda sebagai pebisnis juga akan dimudahkan khususnya dalam mempersiapkan dan membuat laporan keuangan. Segala aktivitas yang dijalankan oleh software akuntansi dilakukan secara otomatis, realtime, dan cloud-based sehingga data akan diproses secara akurat dan tersimpan dengan aman tanpa takut data akan tercecer atau hilang. Berikut langkah cepat dalam mempersiapkan laporan keuangan menggunakan software akuntansi.

Siapkan Database Perusahaan

Sebagai permulaan, Anda harus mengisi informasi profil lengkap mengenai perusahaan atau bisnis Anda. Seperti nama perusahaan, tanggal perusahaan berdiri, jenis perusahaan, dan lainnya. Ini penting untuk proses validasi dan otorisasi seluruh aktivitas bisnis Anda.

Buat Charts of Accounts

Charts of Account (CoA) adalah ringkasan seluruh akun terkait pembukuan akuntansi Anda seperti akun kas, piutang, daftar aset lancar dan tetap, biaya-biaya, dan lain sebagainya. Jika perusahaan atau bisnis Anda sudah memiliki CoA sebelumnya, maka Anda bisa melakukan migrasi data dari CoA sebelumnya ke software akuntansi yang Anda gunakan.

Isi Informasi Terkait Setiap Akun yang Anda Miliki

Isi data akun seperti saldo awal kas dan kas di bank, aset-aset, piutang, utang, dan lainnya. Masukkan juga data pelanggan, vendor, persediaan-persediaan, dan pajak. Jika sebelumnya Anda sudah mempunyai laporan neraca saldo, Anda hanya perlu menyalin atau melakukan impor isi dari laporan tersebut ke software akuntansi pada periode berjalan. Setelah semua akun terisi lengkap, Anda siap untuk mulai memasukkan segala transaksi bisnis Anda.

Memproses Faktur

Membuat atau memproses faktur mungkin akan menjadi aktivitas yang paling sering bisnis Anda lakukan. Anda dapat membuat dan mendistribusikan faktur kepada pelanggan yang berutang kepada Anda dan tentunya Anda dapat memasukkan faktur vendor ketika Anda berutang kepada mereka. Untuk membuat faktur, Anda akan memasukkan informasi seperti nama pelanggan, nomor faktur dan tanggal, tanggal jatuh tempo, produk atau jasa yang diberikan, kuantitas, dan harga sesuai pesanan pelanggan. Anda dapat mencetak dan mengirimkan faktur atau mengirimkannya melalui e-mail ke pelanggan Anda. Faktur berfungsi sebagai catatan piutang Anda. Ketika Anda menerima faktur dari vendor, Anda harus memasukkan datanya ke software akuntansi. Ini akan membantu Anda ketika hendak melunasi utang ketika telah jatuh tempo.

Mengatur & Memasukkan Data Penjualan dan Pembelian

Software akuntansi akan melacak setiap pengeluaran dan pendapatan bisnis Anda. Ketika Anda melakukan atau menerima pembayaran, software akuntansi Anda secara otomatis akan memperbarui nilai saldo Anda. Agar informasi dalam laporan keuangan, khususnya laporan laba rugi akurat, Anda harus mengetahui biaya apa saja yang harus dibayar dan pendapatan baik berupa kas langsung atau secara kredit. Jika software akuntansi Anda sudah menggunakan metode akuntansi akrual, pelacakan transaksi utang-piutang akan lebih mudah dilakukan.

Menggunakan software akuntansi sesuai dengan langkah cepat di atas akan memberi Anda akses secara mudah dan cepat terhadap laporan keuangan yang dihasilkan. Anda tidak perlu lagi membuat laporan keuangan secara manual karena selama software akuntansi Anda melacak setiap pendapatan dan pengeluaran perusahaan Anda, secara otomatis pula laporan keuangan Anda dihasilkan.

Menyimpan laporan keuangan dalam software akuntansi Anda juga dapat mencegah berbagai risiko kehilangan data terkait transaksi bisnis Anda. Bayangkan, jika Anda masih menggunakan kertas sebagai worksheets Anda,  kertas tersebut akan mudah rusak atau hilang dan tentunya membuat Anda kewalahan dalam membuat laporan keuangan. Dengan software akuntansi online, informasi Anda tersimpan secara aman dengan fitur cloud-based. Jika bisnis atau perusahaan Anda diaudit,cukup tunjukkan berbagai data yang dibutuhkan auditor dari software akuntansi Anda.

Kabar baiknya, Jurnal memiliki fitur akuntansi lengkap dan komprehensif yang bisa memenuhi kebutuhan pencatatan dan pelaporan keuangan bisnis atau perusahaan Anda. Jurnal adalah software akuntansi online yang mencatat segala transaksi secara realtime dan tentunya cloud-based. Di mana, data-data keuangan Anda akan tersimpan secara aman dan Anda tidak lagi membutuhkan waktu lama untuk membuat seperangkat laporan keuangan. Untuk informasi lebih lengkap mengenai langkah-langkah menggunakan Jurnal, silahkan klik di sini.