Sebagai penyedia jasa layanan atau produk, maka Anda harus menyiapkan faktur penjualan kapan saja Anda perlu meminta pembayaran dari pelanggan. Biasanya, faktur akan dikirim 2 kali, yaitu sebelum permintaan pelanggan diproses dan setelah permintaan tersebut terpenuhi. Namun ada juga penjual yang mengirimkan faktur pajaknya dalam satu waktu, yaitu di awal atau di akhir transaksi tergantung pada kebijakan pembayaran yang diberlakukan. Faktur penjualan dibayar tepat waktu menjadi kewajiban bagi pembeli atau pelanggan. Sebelum membahas tentang tips cerdas agar faktur penjualan dibayar tepat waktu, ketahui secara lebih lengkap tentang faktur penjualan.

Sekilas Tentang Faktur Penjualan

Faktur penjualan (sales invoice) merupakan salah satu bagian terpenting di dalam akuntansi. Secara sederhana, faktur penjualan diartikan sebagai bukti transaksi atas layanan jasa atau produk yang diberikan oleh penjual kepada pembeli. Faktur penjualan dibedakan menjadi 4 jenis. Berikut ini keempat jenis faktur penjualan yang perlu diketahui:

  1. Faktur Standar, yaitu jenis faktur yang umum digunakan dan merupakan faktur sederhana. Disebut sederhana karena faktur jenis ini mudah dibuat baik dalam format cetak maupun digital. Jenis faktur standar dipakai secara luas dalam urusan tagih-menagih dan cukup fleksibel untuk diterapkan di berbagai keperluan transaksi.
  2. Faktur Otomatis, yaitu jenis faktur yang umumnya diterapkan untuk berlangganan secara periodik, baik mingguan maupun bulanan. Dengan menggunakan faktur jenis ini, maka tagihan akan otomatis dikirim secara langsung ke pengguna atau pembeli sesuai dengan kesepakatan di awal.
  3. Faktur Komersil Internasional, yaitu jenis faktur yang format isinya hampir serupa dengan jenis faktur lain. Tetapi ada beberapa tambahan informasi penting seperti jumlah pengapalan, berat atau volume, bentuk kemasan, deskripsi barang, nilai barang, syarat pengiriman, asuransi, serta tambahan biaya lain.
  4. Faktur Pro Forma, yaitu faktur yang digunakan untuk kepentingan pemesanan produk yang belum jadi. Format faktur pro forma secara umum hampir sama, tetapi dengan tambahan informasi produk pesanan, berat, ongkos kirim, serta syarat pembayaran lain jika ada.

Pentingnya Faktur Penjualan

Faktur penjualan memiliki peranan yang cukup penting, baik bagi penjual maupun pembeli atau pelanggan. Berikut ini adalah beberapa fungsi faktur penjualan yang perlu Anda ketahui:

  1. Faktur penjualan sebagai bukti tertulis terkait kuantitas dan harga suatu barang.
  2. Sebagai informasi terkait nilai tagihan yang harus dibayarkan oleh pelanggan.
  3. Sebagai bukti bahwa BKP (Barang Kena Pajak) yang diterima oleh pelanggan telah sesuai dengan pesanan. Jika tidak sesuai, maka pelanggan dapat menggunakan faktur penjualan ketika mengajukan komplain.
  4. Faktur penjualan dapat digunakan sebagai dokumen rujukan ketika barang atau jasa yang tercantum akan dijual ke pihak lain.
  5. Faktur penjualan juga dapat digunakan untuk melacak tanggal barang terjual, berapa banyak uang yang dibayarkan, serta utang yang belum terbayar.
  6. Digunakan sebagai bukti yang sah untuk pelaporan pajak.

Tips Agar Faktur Dibayar Tepat Waktu

Agar bisnis yang sedang Anda jalankan tetap stabil, berikut beberapa tips yang bisa Anda terapkan agar faktur penjualan dibayar tepat waktu oleh para pelanggan.

  1. Menyimpan faktur penjualan dan mencatat waktu jatuh tempo pembayaran. Dengan mencatat waktu jatuh tempo, maka Anda akan memiliki panduan saat mengumpulkan piutang.
  2. Melakukan follow up kepada pelanggan yang sudah mencapai waktu jatuh tempo tetapi faktur penjualan belum dibayar. Anda dapat mengecek satu per satu data pelanggan dan mengirimkan pemberitahuan melalui email atau menghubunginya secara langsung.
  3. Melakukan riset apabila pelanggan sulit untuk dihubungi atau tidak memberikan tanggapan.
  4. Memberikan opsi cara pembayaran lain yang berbeda agar memudahkan pelanggan untuk membayarkan tagihannya. Misalnya, Anda dapat merekomendasikan pembayaran melalui transfer virtual account untuk faktur penjualan yang tidak dapat dibayarkan secara tunai. Buatlah cara termudah dalam opsi pembayaran kepada pelanggan, agar tidak ada lagi alasan bagi mereka untuk menunda pembayaran.
  5. Mempersingkat ketentuan terkait tenggat waktu kredit. Dengan mempersingkat persyaratan kredit, maka Anda dapat membebankan denda keterlambatan atau menawarkan diskon jika melakukan pembayaran lebih awal. Selain itu, jika Anda memperpendek jangka waktu kredit, maka Anda dapat mengumpulkan kas bisnis Anda jauh lebih cepat dari yang diharapkan.
  6. Membuat pelanggan merasa nyaman dan bahagia. Pelanggan yang nyaman dan bahagia saat melakukan transaksi dengan Anda akan selalu membayar tagihan tepat waktu.

Software Akuntansi Untuk Faktur Penjualan

Faktur penjualan berperan sangat penting bagi keberlangsungan bisnis yang sedang Anda jalankan. Faktur yang dibayar terlambat akan menyebabkan pendapatan bisnis Anda menjadi terhambat dan dapat menunjukkan arus kas yang tidak sehat. Jadi, penting bagi Anda untuk memastikan bahwa setiap faktur penjualan dibayar tepat waktu. Untuk memudahkan Anda dalam membuat dan mengelola faktur penjualan, pertimbangkan untuk menggunakan software akuntansi. Dengan sistem ini, Anda akan mendapatkan berbagai kemudahan dalam mengelola bisnis.

Jurnal hadir sebagai software akuntansi online yang memahami pentingnya faktur penjualan untuk kelancaran bisnis Anda. Jurnal telah menyediakan sebanyak 11 template atau desain faktur profesional yang tentu saja akan memudahkan Anda untuk melakukan penagihan. Selain itu, dengan fitur faktur yang dimiliki Jurnal, Anda juga dapat mengirimkan tagihan secara langsung melalui email. Selanjutnya Jurnal akan secara otomatis meng-update status pembayaran berupa notifikasi. Selain itu, Anda juga dapat membuat jadwal untuk faktur berulang dan memperoleh perhitungan pajak secara otomatis dari faktur-faktur tersebut. Sangat mudah bukan? Fitur-fitur lain seperti laporan keuangan, manajemen aset, hingga cash link bisa Anda dapatkan untuk memudahkan berjalannya bisnis. Tunggu apalagi? Daftarkan bisnis Anda sekarang juga!