Saat menjalankan bisnis milik sendiri, Anda harus mengetahui bahwa bisnis tidak akan berhasil jika Anda tidak mendapat pendapatan atas jasa/produk yang dijual. Pembayaran yang datang terlambat, sangat mengganggu perputaran arus kas dan mengurangi produktivitas bisnis.
Coba gratis aplikasi manajemen biaya dan anggaran Jurnal disini.
Tetapi masalah pembayaran yang terlambat terkadang tidak selalu kesalahan klien. Bisa saja keterlambatan pembayaran diakibatkan kesalahan Anda sendiri dalam proses penagihan. Di bawah ini akan kita bahas kesalahan apa saja yang harus dihindari agar pembayaran bisa diterima perusahaan tepat waktu.
Mengacaukan Faktur
Yang ini nampak jelas, bukan? Namun kesalahan kecil sering menjadi alasan nomor satu mengapa faktur Anda belum dibayar. Hati-hati dalam mengoreksi setiap faktur untuk memastikan kebenarannya. Jika Anda lupa untuk mengubah nomor faktur lama, misalnya, klien Anda kemungkinan akan memasukkannya ke dalam sistem pembayaran mereka dan mendapatkan pesan bahwa pembayaran tersebut sudah dibayarkan.
Faktur Anda harus menyertakan nomor faktur unik, tanggal yang akurat, dan akun mendetail tentang apa yang sedang ditagih. Anda juga harus memastikan bahwa Anda telah menetapkan persyaratan pembayaran faktur yang berguna bagi arus kas perusahaan dan juga adil bagi pelanggan atau klien Anda.
Mengharapkan Pembayaran Segera
Apakah Anda membayar tagihan di hari Anda mendapatkannya? Sebagian besar bisnis tidak. Sebagian besar klien bisnis akan membayar tagihan sesuai tanggal jatuh tempo. Jika proyek ini sangat besar dan memerlukan biaya tinggi, bisa jadi pembayarannya akan menjadi lebih lama karena faktur tersebut mungkin memerlukan beberapa lapis persetujuan sebelum dapat diproses.
Karena adanya hal tersebut, maka ketika Anda membangun anggaran perusahaan, sertakan kelonggaran untuk pembayaran faktur di luar ketentuan. Terakhir, pastikan untuk menyertakan tanggal jatuh tempo pada faktur Anda selain persyaratan yang harus dipenuhi klien terkait pembayaran.
Lupa Mengirim Faktur Secara Teratur
Di hari-hari awal menjalankan bisnis, sepertinya Anda tidak akan pernah lupa untuk membuat faktur. Tetapi ketika bisnis Anda berkembang, mengirimkan faktur kadang menjadi masalah tersendiri karena banyaknya urusan yang harus ditangani. Saat Anda mengirimkan bagian akhir proyek, Anda juga harus mengirimkan faktur. Jika Anda sedang mengerjakan proyek jangka panjang dengan penagihan periode, Anda harus memastikan bahwa Anda telah mengirimkan faktur pada waktu yang tepat.
Jika Anda menunda mengirim faktur, Anda berisiko membuat klien bingung tentang penagihan dan mengabaikan faktur atau menganggapnya sudah dibayar, dan Anda mengirimnya karena kesalahan. Menggunakan sistem akuntansi yang menyediakan pembuatan faktur secara online, dapat membantu Anda menghindari kesalahan yang mahal ini. Jurnal merupakan solusi bagi Anda yang ingin membuat faktur secara online, dan membuat pengiriman faktur secara berkala dan otomatis. Sehingga, dapat mengurangi lupa mengirim faktur.
Tidak Membuat Faktur Sesuai Kesepakatan
Hal ini biasanya terjadi ketika kita menangani proyek jangka panjang di mana kadang harga barang yang kita berikan dapat mengalami kenaikan maupun penurunan sesuai kondisi pasar, sehingga tidak sesuai lagi dengan nilai kesepakatan harga di awal kontrak pembelian. Untuk menghindari adanya salah paham dari pihak klien yang berujung dengan pelaporan kepada pihak hukum terkait, maupun kemungkinan tagihan yang tidak terbayar, maka ada baiknya perusahaan selalu menginformasikan kepada klien tentang adanya perubahan harga.
Selama proses proyek berlangsung, Anda harus sangat-sangat jelas tentang bagaimana peningkatan kerja atau peningkatkan biaya dapat terjadi. Pastikan untuk memberi tahu klien baik secara lisan maupun tertulis, dengan pembaruan pada kontrak atau pernyataan kerja sesuai kebutuhan. Berakhir dalam perselisihan panjang tentang biaya dengan klien adalah cara pasti yang akan menjamin pembayaran faktur Anda akan terlambat.
Tidak Profesional
Ketika Anda mengelola sebuah bisnis, maka Anda akan memiliki klien yang mungkin berasal dari teman sendiri maupun keluarga. Hal ini tentu saja menguntungkan jika Anda bisa menjalankannya secara profesional, terutama saat Anda harus mengirim tagihan dan menerima pembayaran.
Anda harus selalu mengingat bahwa mereka adalah klien sebelum teman. Kirimlah tagihan tepat waktu, berilah batas pembayaran yang jelas dan tetapkan sistem pembayaran yang sama dengan klien Anda lainnya. Mempertahankan hubungan profesional akan membuat harapan tetap selaras dan membantu Anda dibayar lebih cepat.
Kelima tips di atas mungkin hanya permulaan, jika Anda menghindari kesalahan ini, Anda akan memiliki hubungan bisnis yang lebih baik dan membuat faktur Anda dibayar lebih cepat. Selalu ingat bahwa menjadi pemilik bisnis berarti bertindak selayaknya pemilik bisnis profesional lainnya.
Penggunaan software akuntansi online untuk bisnis seperti Jurnal akan membuat Anda terlihat sebagai pemilik bisnis profesional. Jurnal dengan fitur pembuatan faktur yang dimilikinya akan memudahkan perusahaan Anda melakukan penagihan dengan jadwal yang bisa diatur untuk menghindarkan Anda dari faktor keterlambatan penagihan.
Jurnal juga menyediakan 11 desain faktur profesional yang bisa Anda pilih sesuai kebutuhan bisnis Anda. Faktur akan terkirim secara praktis, tepat waktu dan cepat begitu pengiriman barang telah dilakukan.
Jurnal sebagai software akunting juga dilengkapi dengan aplikasi tambahan Jurnal Pay yang dapat membantu Anda menerima pembayaran lebih cepat. Dengan Jurnal Pay, klien Anda bisa dengan mudah melakukan pembayaran melalui Virtual Account maupun Kartu Kredit. Sedangkan, Anda akan langsung secaraa otomatis menerima notifikasi ketika klien Anda telah melakukan pembayaran. Dapatkan semua informasi tentang fitur pembuatan faktur dan fitur-fitur menarik baik dari aplikasi stok barang android maupun aplikasi invoice Jurnal lainnya di sini.
