Jurnal Enterpreneur

Mengenal Faktur Proforma Dan Penggunaannya Dalam Bisnis

Faktur proforma (proforma invoice) adalah faktur yang disediakan oleh pemasok sebelum menyediakan barang atau jasa. Faktur proforma dikirimkan kepada customer sebelum mereka menerima produk.

Proforma invoice mempunyai kegunaan yaitu untuk melayani pelanggan dalam transaksi, serta memungkinkan customer untuk melihat perkiraan pada transaksi seperti biaya produk, biaya pengiriman, biaya pemrosesan.

Tahukah Anda kalau aplikasi akuntansi online Jurnal by Mekari bisa memudahkan Anda dalam membuat proforma invoice. Buktikan dengan coba gratis aplikasi Jurnal pada banner di bawah ini.

Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!

Apa itu Proforma Invoice?

Pengertian faktur proforma (proforma invoice) adalah jenis faktur sementara yang diberikan sebelum penyerahan barang secara keseluruhan.

Artinya faktur ini digunakan sebagai faktur pengganti sementara karena barang yang diterima oleh pembeli dikirimkan dengan cara bertahap atau terpisah.

Tujuan dari dokumen ini adalah untuk memastikan penjual dan pelanggan berada di halaman yang sama tentang perjanjian, termasuk harga barang dan jasa.

Hal ini memberi calon klien gambaran umum tentang biaya produk dan layanan dan mengapa.

Berikut adalah beberapa kegunaan lain dari faktur proforma (proforma invoice):

  • Menyatakan nilai barang untuk keperluan bea cukai agar proses pengiriman lancar
  • Digunakan ketika tidak memiliki semua detail yang diperlukan.
  • Beberapa klien menggunakannya agar pembelian mendapat persetujuan oleh pihak internal mereka.
  • Biasanya digunakan dalam transaksi impor dan perdagangan.

Unsur-Unsur yang Tercantum Pada Proforma Invoice

Faktur proforma biasanya mencakup unsur-unsur berikut ini:

  • Nama dan deskripsi produk atau layanan.
  • Harga, rabat (jika ada), kuantitas, tarif pajak, jumlah pajak, jumlah total.
  • Rincian pembayaran, seperti nomor rekening bank.
  • Tanggal faktur proforma dan tanggal jatuh tempo (jika disetujui), detail lainnya yang penting bagi pembeli termasuk info penjualan dan pemasaran.

Kapan Menggunakan Proforma Invoice?

Tagihan faktur proforma dikeluarkan dan dikirimkan ke klien potensial lebih awal dari faktur pada umumnya dan kuitansi, sebelum penjualan dan pembayaran.

Hal ini disebabkan oleh fakta bahwa faktur proforma lebih merupakan proposal penjualan yang berarti bahwa penjualan  masih dalam proses mungkin atau tidak mungkin terjadi.

Coba Fitur Laporan Keuangan dan Bisnis untuk Keputusan Bisnis Lebih Cepat dan Akurat

Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!

Kasus Umum Penggunaan Proforma Invoice

Berikut adalah beberapa kasus umum penggunaan proforma invoice dalam bisnis:

Memerlukan Pembayaran di Muka

Beberapa layanan dan produk harus dibayar di muka sehingga penjual dapat memastikan pembiayaan dijamin sebelum mereka mulai menyelesaikan pesanan.

Penjualan Memiliki Kemungkinan Besar Akan Terjadi

Mengirim faktur proforma dianggap bukan hanya perkiraan tetapi juga permintaan untuk pembayaran. Dengan ini bisa disimpulkan bahwa penjualan memiliki kemungkinan besar akan terjadi.

proforma invoice adalah faktur

Pertanyaan yang Sering Diajukan Seputar Proforma Invoice

Mengingat bahwa faktur proforma bukan dokumen formal, ada banyak pertanyaan yang sering dicari oleh pemilik bisnis terkait keberadaannya. Berikut ini beberapa pertanyaan yang paling populer.

Apa perbedaan antara faktur proforma dan faktur pada umumnya?

Dalam kebanyakan kasus, faktur proforma dan faktur reguler berbeda mengenai tanggal penerbitan dan tanggal penjualan.

Semua elemen lain mungkin sama, meskipun beberapa perbedaan dapat terjadi tergantung pada perusahaan dan jenis barang atau jasa yang dijual.

Baca juga: Komponen Dalam Invoice Yang Wajib Diperhatikan

Apa yang harus disertakan pada proforma invoice?

Faktur proforma biasanya memasukkan unsur-unsur yang sama dengan faktur, dengan pengecualian tanggal.

Masuk akal untuk mencantumkan produk atau layanan yang dijual, harga, kuantitas, tarif pajak, jumlah pajak, jumlah total, dan yang paling penting, rincian pembayaran.

Kelola Kas & Transaksi Lebih Mudah dan Akurat, Pelajari Fitur Jurnal Selengkapnya di sini!

Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!

Bagaimana cara membuat proforma invoice?

Tergantung pada sistem akuntansi cloud yang Anda gunakan, faktur proforma mungkin merupakan salah satu jenis dokumen default.

Jika mereka tidak berada di antara jenis dokumen default, sistem dapat memperbolehkan Anda mengubah template dokumen untuk perkiraan, kutipan, atau faktur biasa sehingga namanya menjadi faktur proforma.

Baca Juga : Buat Proforma Invoice Tak Lagi Rumit dengan Software Akuntansi

Kapan Anda perlu mengubah proforma menjadi faktur yang sebenarnya?

Ketika penjualan selesai, Anda mungkin perlu mengonversi proforma menjadi faktur yang sesungguhnya. Itu tergantung pada apakah perlu atau tidak mengeluarkan faktur berdasarkan undang-undang setempat atau permintaan klien.

Jika tidak diperlukan, maka Anda bisa langsung mengirimkan kuitansi pembayaran.

Baca juga: Tips Agar Faktur Penjualan Dibayar Tepat Waktu

Perbedaan Antara Faktur dan Faktur Proforma?

proforma invoice adalah faktur

Sementara faktur adalah instrumen komersial yang menyatakan jumlah total yang harus dibayar, faktur proforma adalah pernyataan oleh penjual untuk menyediakan produk dan layanan pada tanggal dan waktu tertentu.

 

Faktur Faktur Proforma
Definisi Dokumen yang dikirim kepada pembeli untuk konfirmasi penjualan dan meminta pembayaran Dokumen
Penerbitan Sebelum pembayaran Sebelum pemesanan
Tujuan Menginformasikan berapa jumlah yang harus dibayarkan dan mengikat secara hukum Proposal penjualan yang berarti bahwa penjualan  masih dalam proses mungkin atau tidak mungkin terjadi.
Format Menyertakan logo, kontak, alamat penagihan, jumlah , syarat dan ketentuan Juga harus mencakup semua informasi yang akan disertakan oleh faktur standar tetapi harus diberi label dengan jelas “proforma”
Akuntansi Diperlukan untuk membayar tagihan dan dicatat sebagai piutang atau hutang dagang dan merupakan cadangan dokumen untuk audit akuntansi. Memberi Anda gambaran umum tentang jumlah yang akan jatuh tempo dan kapan harus dibayar sehingga tidak digunakan untuk tujuan akuntansi

Baca Juga : Contoh Faktur yang Berlaku Secara Umum di Indonesia

Perbedaan antara Proforma Invoce dan Purchase Order?

Pada nilai nominal, faktur proforma terdengar sama dengan purchase order. Kedua jenis dokumen tersebut berisi deskripsi, jumlah, harga, diskon, syarat pembayaran, dan syarat penjualan lainnya.

Namun bedanya, penjual menyiapkan dan mengirimkan proforma invoice kepada pembeli.

Sedangkan untuk purchase order, pembeli yang mengeluarkan dan mengirimkannya ke penjual dan dicocokkan dengan faktur saat pembayaran.

Purchase order dianggap sebagai dokumen komersial, yang berarti konfirmasi resmi penjualan, sedangkan proforma invoice adalah kutipan dari penjualan, bukan konfirmasi.

Itu sebabnya ketentuan dalam proforma invoice masih dapat berubah sementara purchase order adalah perjanjian yang mengikat secara hukum.

Baca juga: Purchase Order (PO) dan Invoice? Cari Tahu Perbedaannya!

Pembuatan Proforma Invoice Menggunakan Software Akuntansi Jurnal

Jurnal software akuntansi online untuk aplikasi pembukuan sederhana, memiliki fitur produk faktur dengan 11 desain profesional yang bisa Anda gunakan juga sebagai faktur proforma. Melalui fitur faktur Jurnal, dapatkan beberapa kemudahan berupa:

  1. Kirim faktur secara langsung melalui email dan memberitahukan pelanggan Anda untuk melakukan pembayaran item yang telah dibeli.
  2. Menghemat waktu karena mendapatkan notifikasi langsung ketika ada pembayaran faktur yang terlambat.
  3. Membuat faktur yang terjadwal otomatis secara efisien.
  4. Membantu untuk melakukan perhitungan persentase pajak dari faktur Anda.
  5. Perhitungan pajak otomatis.

Untuk mengetahui manfaat fitur faktur lebih dalam dan fitur-fitur lainnya dalam Jurnal, Anda bisa klik aplikasi invoice.

Jadi tunggu apalagi? Dapatkan keuntungan mengelola faktur penjualan dan pembelian melalui Jurnal dengan mendaftarkan bisnis Anda sekarang juga!

Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!

Sekian penjelasan tentang proforma invoice, kegunaan, serta perbedaannya dengan faktur biasa. Mudah-mudahan informasi di atas bermanfaat.

Ikuti media sosial Jurnal by Mekari untuk informasi lain tentang bisnis, keuangan, dan akuntansi.

Kategori : Bisnis

Kembangkan bisnis Anda dengan Jurnal sekarang

https://d39otahjdwbcpl.cloudfront.net/wp-content/uploads/2021/04/ic-invite-to-office.svg

Coba Gratis

Akses seluruh fitur Jurnal by Mekari selama 14 hari tanpa biaya apapun

Coba Gratis 14 hari
https://d39otahjdwbcpl.cloudfront.net/wp-content/uploads/2021/04/ic-demo-interaktif.svg

Jadwalkan Demo

Jadwalkan sesi demo dan konsultasikan kebutuhan Anda langsung dengan sales kami

Jadwalkan Demo