Faktur Proforma (Proforma Invoice): Cara Membuat dan Contoh

Pahami apa itu pengertian dari faktur proforma atau dikenal juga sebagai proforma invoice, bagaimana cara membuatnya, serta contoh dan kegunaannya yang adalah akan dijelaskan di Blog Mekari Jurnal.

Proforma invoice mempunyai kegunaan yaitu untuk melayani pelanggan dalam transaksi, serta memungkinkan customer untuk melihat perkiraan pada transaksi seperti biaya produk, biaya pengiriman, biaya pemrosesan yang juga merupakan salah satu jenis faktur penjualan.

Seperti yang telah diketahui, faktur penjualan adalah bukti transaksi setelah melakukan pembayaran barang atau jasa yang dibeli.

Faktur penjualan digunakan perusahaan atau penjual untuk berkomunikasi dengan konsumennya tentang jumlah jatuh tempo atas transaksi penjualan yang dilakukan.

Keberadaan faktur ini sangat penting karena merupakan bukti untuk pelaporan atau pencatatan atas transaksi yang dilakukan.

Namun, berbeda dengan jenis jenis faktur lainnya, faktur penjualan proforma diberikan sebelum produk atau jasa diberikan.

Oleh sebab itu, proses penagihannya dapat dilakukan secara bertahap.

Tahukah Anda kalau aplikasi akuntansi online Mekari Jurnal bisa memudahkan Anda dalam membuat proforma invoice?Buktikan langsung dengan coba gratis aplikasi Jurnal sekarang juga!

Apa itu Proforma Invoice?

Pengertian proforma invoice adalah jenis faktur sementara yang diberikan oleh pemasok sebelum penyerahan barang atau secara keseluruhan

Faktur ini dikirimkan kepada customer sebelum mereka menerima produk.

Artinya, faktur ini digunakan sebagai faktur pengganti sementara karena barang yang diterima oleh pembeli dikirimkan dengan cara bertahap atau terpisah.

Tujuan dari dokumen ini adalah untuk memastikan penjual dan pelanggan berada di halaman yang sama tentang perjanjian, termasuk harga barang dan jasa.

Hal ini memberi calon klien gambaran umum tentang biaya produk dan layanan.

Faktur penjualan proforma biasanya digunakan dalam praktik bisnis yang menerapkan sistem pembayaran uang muka dan angsuran.

Penerimaan pembayaran untuk invoice ini dapat dilakukan menggunakan sistem cicilan sesuai nominal yang ditentukan.

proforma invoice adalah faktur

Contoh kasusnya adalah saat kontraktor mendapatkan proyek yang terbagi dalam beberapa tahap.

Kontraktor mendapatkan uang muka sebelum proyek tersebut dimulai.

Proses penagihan selanjutnya dilakukan bertahap sesuai dengan persentase penyelesaian proyek.

Penagihan bisa dilakukan menggunakan invoice ini selama proyek masih berlangsung.

Kontraktor tetap dapat mengirim tagihan untuk nama proyek yang sama.

Lalu pembayarannya disesuaikan dengan sampai tahap mana proyek tersebut berjalan.

Sesuai contoh kasus di atas, proyek yang diberikan belum selesai atau masih berjalan, tetapi kontraktor mendapatkan uang muka untuk proyek tersebut dan tetap mengirim tagihan sesuai tahap yang dikerjakan.

Kontraktor dapat menggunakan faktur penjualan ini untuk melakukan penagihan.

Baca juga: Kenali Jenis dan Contoh Invoice yang Penting untuk Bisnis

Kegunaan dari Faktur Proforma

Berikut adalah beberapa kegunaan lain dari faktur proforma (proforma invoice):

  1. Menyatakan nilai barang untuk keperluan bea cukai agar proses pengiriman lancar.
  2. Digunakan ketika tidak memiliki semua detail yang diperlukan.
  3. Beberapa klien menggunakannya agar pembelian mendapat persetujuan oleh pihak internal mereka.
  4. Biasanya digunakan dalam transaksi impor dan perdagangan.

Unsur-Unsur yang Tercantum Pada Proforma Invoice

Faktur proforma biasanya mencakup unsur-unsur berikut ini:

  1. Nama dan deskripsi produk atau layanan.
  2. Harga, rabat (jika ada), kuantitas, tarif pajak, jumlah pajak, jumlah total.
  3. Rincian pembayaran, seperti nomor rekening bank.
  4. Tanggal faktur proforma dan tanggal jatuh tempo (jika disetujui), detail lainnya yang penting bagi pembeli termasuk info penjualan dan pemasaran.

Kasus Umum Penggunaan Proforma Invoice

Berikut adalah beberapa kasus umum penggunaan proforma invoice dalam bisnis:

Memerlukan Pembayaran di Muka

Beberapa layanan dan produk harus dibayar di muka sehingga penjual dapat memastikan pembiayaan dijamin sebelum mereka mulai menyelesaikan pesanan.

Penjualan Memiliki Kemungkinan Besar Akan Terjadi

Mengirim faktur proforma dianggap bukan hanya perkiraan tetapi juga permintaan untuk pembayaran.

Dengan ini bisa disimpulkan bahwa penjualan memiliki kemungkinan besar akan terjadi.

Pembuatan Proforma Invoice Menggunakan Software Akuntansi Jurnal

Jurnal software akuntansi online untuk aplikasi pembukuan sederhana, memiliki fitur produk faktur dengan 11 desain profesional yang bisa Anda gunakan juga sebagai faktur proforma.

Melalui fitur faktur Jurnal, dapatkan beberapa kemudahan berupa:

  1. Kirim faktur secara langsung melalui email dan memberitahukan pelanggan Anda untuk melakukan pembayaran item yang telah dibeli.
  2. Menghemat waktu karena mendapatkan notifikasi langsung ketika ada pembayaran faktur yang terlambat.
  3. Membuat faktur yang terjadwal otomatis secara efisien.
  4. Membantu untuk melakukan perhitungan persentase pajak dari faktur Anda.
  5. Perhitungan pajak otomatis.

Untuk mengetahui manfaat fitur faktur lebih dalam dan fitur-fitur lainnya dalam Jurnal, Anda bisa klik aplikasi invoice.

cara membuat proforma invoice

Contoh dan Cara Membuat Proforma Invoice dengan Software Akuntansi Jurnal

Dengan pembuatannya yang sebelum penjualan terjadi, maka informasi yang tercantum dalam proforma invoice tentu berbeda dengan dokumen pendukung faktur penjualan, seperti sifat produk, layanan yang disiapkan, akomodasi, dan lain sebagainya.

Jadi hal yang ditekankan dari proforma invoice adalah penilaian awal pekerjaan yang akan dilakukan, bukan pada biaya tagihannya.

Untuk mempermudah menagih penjualan secara bertahap, Anda bisa memanfaatkan fitur Faktur proforma pada software Jurnal.

Fitur proforma invoice terdapat pada paket Enterprise+ Jurnal dan dapat digunakan melalui menu Penjualan.

Perlu diingat bahwa sebelum dapat menggunakan fitur pro-forma, harus melakukan pengajuan fitur proforma terlebih dahulu kepada pihak Jurnal.

Berikut adalah cara untuk membuat proforma invoice menggunakan aplikasi Jurnal:

1. Klik menu “Penjualan”.

2. Klik “Nomor Invoice” pada tab “Faktur Penjualan”.

3. Klik “Tindakan”.

cara membuat proforma invoice

4. Klik “Buat Proforma Invoice”.

5. Isi informasi Proforma Invoice. Fitur proforma hanya dapat mengubah kuantitas, harga satuan produk, dan diskon per baris.

buat pro forma invoice

6. Setelah itu form Proforma Invoice yang dibuat statusnya akan menjadi open.

7. Anda bisa mencetak dan melihat Pro Forma Invoice dalam format pdf

8. Anda dapat melihat contoh tampilan proforma invoice yang sudah disediakan oleh jurnal, seperti gambar dibawah.

contoh pro forma invoice

 

Jurnal menyediakan 11 template invoice design profesional yang bisa disesuaikan dengan keperluan bisnis Anda.

Melalui menggunakan Jurnal, Anda juga dapat mengirimkan faktur secara langsung kepada pelanggan dengan cepat dan mudah.

Selain itu, faktur Jurnal juga dapat digunakan sebagai pelaporan faktur pajak sehingga Anda tidak perlu repot lagi.

Jadi tunggu apalagi? Dapatkan keuntungan mengelola faktur penjualan dan pembelian melalui Jurnal dengan mendaftarkan bisnis Anda sekarang juga!

Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!

atau

Konsultasi dengan Sales Jurnal Sekarang!

Pertanyaan yang Sering Diajukan Seputar Proforma Invoice

Mengingat bahwa faktur proforma bukan dokumen formal, ada banyak pertanyaan yang sering dicari oleh pemilik bisnis terkait keberadaannya.

Berikut ini beberapa pertanyaan yang paling populer.

Apa perbedaan antara faktur proforma dan biasa pada umumnya?

Dalam kebanyakan kasus, faktur proforma dan faktur reguler berbeda mengenai tanggal penerbitan dan tanggal penjualan.

Semua elemen lain mungkin sama, meskipun beberapa perbedaan dapat terjadi tergantung pada perusahaan dan jenis barang atau jasa yang dijual.

Kapan menggunakan proforma invoice?

Tagihan faktur proforma dikeluarkan dan dikirimkan ke klien potensial lebih awal dari faktur pada umumnya dan kuitansi, sebelum penjualan dan pembayaran.

Hal ini disebabkan oleh fakta bahwa faktur proforma lebih merupakan proposal penjualan yang berarti bahwa penjualan  masih dalam proses mungkin atau tidak mungkin terjadi.

Apa yang harus disertakan pada proforma invoice?

Faktur proforma biasanya memasukkan unsur-unsur yang sama dengan faktur, dengan pengecualian tanggal.

Masuk akal untuk mencantumkan produk atau layanan yang dijual, harga, kuantitas, tarif pajak, jumlah pajak, jumlah total, dan yang paling penting, rincian pembayaran.

Kelola Kas & Transaksi Lebih Mudah dan Akurat, Pelajari Fitur Jurnal Selengkapnya di sini!

Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!

atau

Konsultasi dengan Sales Jurnal Sekarang!

Bagaimana cara membuat proforma invoice?

Tergantung pada sistem akuntansi cloud yang Anda gunakan, faktur proforma mungkin merupakan salah satu jenis dokumen default.

Jika mereka tidak berada di antara jenis dokumen default, sistem dapat memperbolehkan Anda mengubah template dokumen untuk perkiraan, kutipan, atau faktur biasa sehingga namanya menjadi faktur proforma.

Kapan Anda perlu mengubah proforma menjadi faktur yang sebenarnya?

Ketika penjualan selesai, Anda mungkin perlu mengonversi proforma menjadi faktur yang sesungguhnya.

Itu tergantung pada apakah perlu atau tidak mengeluarkan faktur berdasarkan undang-undang setempat atau permintaan klien.

Jika tidak diperlukan, maka Anda bisa langsung mengirimkan kuitansi pembayaran.

Perbedaan antara faktur biasa dan faktur proforma?

Sementara faktur adalah instrumen komersial yang menyatakan jumlah total yang harus dibayar, faktur proforma adalah pernyataan oleh penjual untuk menyediakan produk dan layanan pada tanggal dan waktu tertentu.

perbedaan faktur biasa dan proforma invoice

Perbedaan antara proforma invoce dan purchase order?

Pada nilai nominal, faktur proforma terdengar sama dengan purchase order.

Kedua jenis dokumen tersebut berisi deskripsi, jumlah, harga, diskon, syarat pembayaran, dan syarat penjualan lainnya.

Namun bedanya, penjual menyiapkan dan mengirimkan proforma invoice kepada pembeli.

Sedangkan untuk purchase order, pembeli yang mengeluarkan dan mengirimkannya ke penjual dan dicocokkan dengan faktur saat pembayaran.

Purchase order atau PO artinya dianggap sebagai dokumen komersial, yang berarti konfirmasi resmi penjualan, sedangkan proforma invoice adalah kutipan dari penjualan, bukan konfirmasi.

Itu sebabnya ketentuan dalam proforma invoice masih dapat berubah sementara purchase order adalah perjanjian yang mengikat secara hukum.

Baca juga: Purchase Order (PO) dan Invoice? Cari Tahu Perbedaannya!

Sekian penjelasan tentang apa itu adalah faktur atau proforma invoice, kegunaan, cara membuat, contoh, serta perbedaannya dengan faktur biasa.

Mudah-mudahan informasi di atas bermanfaat.

Ikuti media sosial Mekari Jurnal untuk informasi lain tentang bisnis, keuangan, dan akuntansi.

Kategori : Bisnis

Kembangkan bisnis Anda dengan Mekari Jurnal sekarang

https://www.jurnal.id/wp-content/uploads/2021/04/ic-invite-to-office.svg

Coba Gratis

Akses seluruh fitur Mekari Jurnal selama 14 hari tanpa biaya apapun

Coba Gratis 14 hari
https://www.jurnal.id/wp-content/uploads/2021/04/ic-demo-interaktif.svg

Jadwalkan Demo

Jadwalkan sesi demo dan konsultasikan kebutuhan Anda langsung dengan sales kami

Jadwalkan Demo