Berikut ini adalah penjelasan tentang apa itu pengertian kwitansi, fungsi, jenis, dan ciri-ciri yang dimiliki. Baca selengkapnya di Blog Mekari Jurnal!
Salah satu jenis bukti transaksi yang umum digunakan oleh masyarakat ketika melakukan aktivitas jual beli adalah kwitansi.
Lembar kertas ini memuat berbagai informasi terkait pembayaran atas pembelian produk atau jasa yang ditawarkan oleh pihak penjual.
Keberadaan dokumen ini sangat penting karena dapat menjadi bukti hukum yang sah ketika ditambahkan dengan materai.
Oleh karena itu, mari kita pahami lebih lanjut tentang kwitansi, baik itu fungsi, jenis, hingga ciri-cirinya.
Pengertian Kwitansi
Kwitansi adalah sebuah dokumen yang menjadi bukti bahwa transaksi pembayaran atau penerimaan uang telah dilakukan.
Biasanya, dokumen ini akan berisi informasi seperti identitas penjual dan pembeli, jumlah uang dalam nominal dan anga, serta materai yang dibubuhkan tanda tangan untuk memperkuat sisi legalitas.
Biasanya, dokumen ini ditanda tangani oleh penjual dan diterima oleh pembelinya. Atau dalam hal tertentu, kedua belah pihak juga memperkuat sisi legalitas.
Materai menjadi salah satu syarat yang penting terutama jika transaksi yang dilakukan memiliki nilai yang besar.
Hal ini karena jika nantinya terjadi masalah terkait pembayaran, maka dapat dibawa ke ranah hukum dan diselesaikan secara adil untuk kedua belah pihak.
Berikut ini adalah beberapa manfaat dari kwitansi:
- Sebagai bukti sah untuk seorang penjual yang menerima pembayaran terkait suatu produk.
- Sebagai tanda bukti yang sah dari seorang konsumen yang memberikan pembayaran barang.
- Sebagai tanda bukti yang sah jika suatu hari nanti ada pemeriksaan berkas-berkas.
Kelola Usaha Mikro Kecil secara Efektif. Pelajari Fitur Jurnal Selengkapnya di sini!
Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!
atau
Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!
Apa Saja Fungsi Kwitansi?
Kwitansi bukan sekedar selembar kertas yang digunakan sebagai bukti transaksi, tetapi juga memiliki fungsi lain yang penting bagi kedua belah pihak.
Bahkan untuk beberapa keperluan, bukti ini wajib disimpan.
Selain itu, ada juga beberapa fungsi lain yang dimiliki oleh kwitansi yaitu adalah sebagai berikut:
- Tanda bukti pembeli memberikan uang. Berfungsi sebagai tanda bukti bahwa pihak pembeli telah menyerahkan sejumlah uang baik dalam bentuk cicilan maupun secara tunai sesuai nominal yang disepakati antara keduanya.
- Memiliki kekuatan hukum ketika dibubuhi materai. Jika pada suatu kondisi tertentu dibutuhkan dalam persidangan dokumen berupa selembar kertas tersebut sah dan dapat digunakan sebagai bukti.
- Digunakan untuk klaim garansi barang. Produk tertentu memiliki jaminan garansi. Untuk proses klaim apabila terjadi kerusakan atau kualitas tidak sesuai deskripsi produk, salah satu syaratnya adalah membawa kwitansi.
- Keperluan audit perusahaan. Kwitansi umumnya memiliki lembar copy yang akan disimpan penjual yang antinya digunakan untuk mencocokkan antara barang terjual dengan nominal uang yang didapat.
- Memudahkan pencatatan arus kas dalam pembukuan perusahaan.
Komponen yang Wajib Ada dalam Kwitansi
Pada umumnya, sebuah kwitansi memiki format standar dan memuat beberapa komponen utama, seperti:
- Nomor
Nomor ada di bagian paling atas, bisa sebelah kiri atau kanan sesuai format buku yang digunakan.
Ini menunjukkan urutan pengeluaran dari catatan atau registrasi sebuah perusahaan.
Dari sinilah akan terlihat jelas di urutan nomor berapa kwitansi itu dibuat supaya tidak ada pemalsuan kwitansi oleh pembeli barang.
Jika di dalamnya nomor urutannya salah atau tidak sesuai, dapat dipastikan bahwa kwitansi tersebut palsu.
- Nama lengkap
Nama lengkap ditulis sesuai dengan ejaan yang benar terutama untuk transaksi besar seperti jual beli kendaraan bermotor, tanah atau aset berharga lainnya.
Ini penting sekali karena bila tidak lengkap penulisan namanya, maka bila suatu saat ada masalah terkait dengan hal tersebut, buktinya menjadi tidak lengkap.
- Nominal
Tujuan pembuatan bukti transaksi adalah untuk menjelaskan besarnya nominal pembayaran.
Nominal dapat ditulis dalam bentuk lambang bilangan rupiah atau mata uang yang digunakan, dan ditambahkan dalam bentuk kalimat.
Sehingga dari awal transaksi, semuanya sudah jelas berapa nilai pembayaran yang dilakukan.
- Tanggal
Tanggal terjadinya pembayaran wajib ditulis dalam buku kwitansi kosong dengan benar.
Mulai tanggal, bulan dan tahun sehingga jika kemudian hari dibutuhkan pemeriksaan jelas informasinya.
Baca juga: Cara Membuat E-Faktur Paling Mudah, Ikuti Langkah Ini!
- Nama penerima
Nama penerimanya perorangan meski merupakan perwakilan dari sebuah instansi.
Contoh pembayaran sekolah, penerimanya adalah bendahara namun atas nama sekolah.
Begitu juga dengan perusahaan komersil yang diwakili kasir.
- Tujuan pembayaran
Contoh, pembelian barang elektronik pada toko, berapa nominal sesuai harga dan seri atau jenis barang.
Sehingga ketika ada komplain terkait barang yang dijual, maka pembeli bisa lebih mudah melakukan klaim garansi produk.
- Stempel perusahaan
Cap bisa menunjukkan apakah pembayaran lunas atau merupakan cicilan.
Stempel menunjukkan transaksi dilakukan di bawah kewenangan perusahaan sehingga bisa dipastikan bahwa setiap transaksinya valid.
8. Tanda tangan
Wajib ada dan harus sesuai dengan kartu identitas untuk transaksi bernilai besar dan yang melibatkan instansi atau perusahaan.
Tanda tangan penerima nantinya akan dicocokkan pada saat proses audit atau klaim.
9. Materai
Materai yang sering digunakan bernilai Rp 6.000.
Tidak selalu ada, hanya untuk transaksi bernilai besar dan memiliki korelasi dengan hukum.
Misalnya pembelian tanah atau kendaraan bermotor.
Baca juga: Download File Template Nota Kosong, Format Word dan Excel
Ciri-Ciri Kwitansi
Penting untuk mengetahui ciri-ciri dari kwitansi pembayaran agar Anda bisa membedakannya dengan nota biasa.
Berikut karakteristiknya:
- Punya 2 Bagian Penerima dan Pemberi. Bagian penerima biasanya ada di sebelah kiri sedangkan untuk di sebelah kanan untuk bukti orang yang memberikan uang atau produk
- Memiliki Rangkap. Untuk rangkap yang bagian atas diberikan kepada penerima sedangkan yang bawah untuk pemberi yang memuat beberapa informasi di antaranya adalah; Nama lengkap penerima dan pemberi, jumlah uang atau jenis produk yang diberikan;Tanggal dan tempat proses transaksi berlangsung serta tanda tangan.
Jenis-Jenis Kwitansi
Terdapat beberapa jenis kwitansi pembayaran yang digunakan saat ini:
1. Kwitansi sebagai bukti pembayaran
Jenis kwitansi yang satu ini digunakan setelah melakukan transaksi jual beli.
Selain itu untuk jenis yang satu ini juga digunakan sebagai bukti telah melunasi hutang piutang.
2. Kwitansi cash receipt
Untuk jenis kwitansi yang satu ini biasanya digunakan di perusahaan.
Fungsinya adalah untuk menjelaskan jumlah dana keluar atau masuk di perusahaan tersebut.
Selain itu fungsinya juga untuk bahan arsip dan memudahkan dalam cara membuat laporan keuangan.
3. Kwitansi transaksi produk
Sesuai dengan namanya transaksi yang satu ini dijadikan sebagai bahan bukti untuk transaksi produk.
Jadi pembeli menerima kwitansi pembayaran dan produk yang telah diberikan oleh pihak toko.
4. Kwitansi transfer uang
Digunakan untuk menjadi alat bukti penerimaan uang dari pihak tertentu.
Kwitansi ini merupakan bukti sah telah terjadi aktivitas transfer uang.
Jenis terakhir adalah transaksi untuk memberikan uang.
Sama dengan kwitansi sebelumnya, kwitansi ini digunakan untuk penyerahan dan penerimaan uang.
Penggunaan Dokumen Ini dalam Sehari-hari
Ada banyak keperluan menggunakan kwitansi.
Paling utama adalah keperluan jual beli barang.
Syarat paling mutlak adalah nomor, nama kedua belah pihak, nominal, tujuan pembayaran, tanggal transaksi dan tanda tangan.
Di bawah ini adalah contoh penggunaan kwitansi yang benar berdasarkan tujuan transaksinya, antara lain:
1. Kwitansi jual beli tanah dan properti secara perorangan
Tidak ada kop, langsung nomor, nama sampai tanda tangan.
Dilengkapi dengan materai Rp 6.000 yang nantinya digunakan sebagai syarat proses pembuatan sertifikat.
2. Kwitansi toko berskala besar seperti dealer motor atau mobil
Menggunakan kop yang menunjukkan logo perusahaan.
Nomor sudah otomatis dari sistem, diisi mulai dari pembayar, nominal, penerima kemudian stempel perusahaan.
3. Kwitansi untuk pembayaran biaya yang diangsur
Contoh SPP sekolah, sudah ada kolom untuk angsuran keberapa.
Menggunakan kop sekolah, pengesahan dengan tanda tangan pejabat yang berwenang dan stempel dari instansi tersebut
Untuk membuat dokumen tersebut Anda bisa menggunakan berbagai format Word (doc), Excel (xls) dan pdf dengan download aplikasi kwitansi gratis.
Gunakan Software Mekari Jurnal untuk Mengelola Faktur Perusahaan
Jika Anda masih merasa kesulitan dalam mengelola keuangan perusahaan, Anda dapat menggunakan software akuntansi online Mekari Jurnal.
Software ini dapat mempermudah Anda dalam mengelola keuangan bisnis dengan tersedianya berbagai fitur, seperti laporan keuangan, persediaan barang, rekonsiliasi transaksi, termasuk pula pencatatan faktur pembelian dan pembayaran.
Kembangkan bisnis Anda dengan memulai pembukuan yang benar mulai sekarang! Dengan beragam fitur yang diberikan, seperti:
- Invoice & PO, buat faktur penjualan, pesanan pembelian, dan surat jalan profesional secara otomatis.
- Laporan cepat & tepat, susun laporan finansial dan aktivitas bisnis secara real-time dengan 1-klik.
- Kontrol stok persediaan, monitor stok serta lakukan stok opname untuk laporan tepat.
- Kolaborasi real-time, tambah pengguna lainnya untuk performa kerja multi-tasking.
- Online live chat tiap Saat, hubungi kami kapan saja, tim support kami siap membantu Anda.
Di atas adalah penjelasan tentang apa itu buku kwitansi kosong, fungsi, jenis, cara membuat, dan contoh yang akan dijelaskan oleh Blog Mekari Jurnal!
Dengan memahami penjelasan di atas, diharapkan bisa membantu Anda untuk mengenal fungsi kwitansi lebih jauh.
