Kenali Jenis dan Contoh Invoice yang Penting untuk Bisnis

Dalam dunia bisnis,  faktur atau invoice adalah bagian dari keseharian berjalannya bisnis tersebut. Namun apakah Anda sudah mengetahui arti apa yang dimaksud dengan invoice, jenis, manfaat, unsur atau komponen yang ada di dalamnya, serta contoh dari dokumen ini?

Keberadaan bukti transaksi ini sangat penting untuk merekam barang dan jasa yang telah dibeli oleh pelanggan.

Jika dihubungkan dengan keuangan, juga sangat penting untuk mempermudah perhitungan laba sebuah bisnis.

Yang perlu Anda lakukan adalah mengirim faktur sebagai tagihan pembayaran setelah pembeli menyelesaikan pesanan dan Anda mengirimkan barang dan jasa tersebut.

Jika lembar tersebut sudah diberikan, maka Anda akan dengan mudah memasukkan pembayaran ke dalam laporan keuangan.

Perlu diperhatikan pada faktur biasanya ada jangka waktu pembayaran yang disepakati, mulai dari harian, mingguan hingga bulanan.

Dan Anda harus menunggu pembayaran selama jangka waktu yang telah disepakati.

Apa itu Invoice?

Invoice adalah sebuah dokumen yang tertulis dan digunakan sebagai suatu bukti pembelian yang berisi informasi seperti daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan catatan nama, dan jumlah pembayaran yang harus dibayarkan oleh pembeli.

Dokumen diberikan oleh pihak penjual kepada pembeli sebagai bukti transaksi yang dilakukan antara kedua pihak.

Pada umumnya invoice dibuat dalam rangkap tiga.

Ini dilakukan karena setiap rangkapnya diberikan kepada pembeli, penjual dan yang terakhir untuk arsip perusahaan.

Invoice biasanya digunakan untuk sebuah transaksi yang berbentuk angsuran atau kredit.

Namun, seiring perkembangannya dokumen ini juga sering digunakan untuk berbagai macam transaksi.

Seluruh rincian tagihan akan dituliskan di dalam dokumen tersebut.

Ada beberapa jenis dan contoh invoice yang kerap digunakan oleh sebuah bisnis arti pemilihan tersebut tergantung pada jenis tranksaksi dan bisnis yang dijalankan.

Bagi Anda yang belum mengetahui bentuknya, Anda dapat menemukan banyak sekali template invoice yang tersebar di dunia maya dan dapat dijadikan acuan dalam pembuatannya.

Baca juga: 6 Aplikasi Nota Online Jadikan Bisnis Lebih Mudah!

Fungsi Invoice

Sebagai dokumen yang dimiliki oleh sebuah perusahaan bisnis, tentu saja invoice mempunyai fungsinya sendiri, yaitu adalah sebagai berikut.

  1. Sebagai dokumen yang memuat komponen dalam rincian pembelian, fungsi utama dari invoice adalah untuk menagih konsumen atau pelanggan agar segera melakukan pembayaran.
  2. Dapat dijadikan sebagai sumber informasi tentang barang maupun jasa yang dibeli oleh konsumen atau pelanggan.
  3. Memuat informasi tentang kalkulasi dari pembelian dan bagaimana pembayaran tersebut dilakukan. Metode pembayaran atau penagihan biasanya dilakukan sesuai dengan PO yang sebelumnya telah disepakati.
  4. Pembukuan keuangan bisnis dapat dilakukan dengan lebih mudah. Hal tersebut akan memudahkan para pebisnis dalam memantau perkembangan bisnis yang sedang dirintis.
  5. Dapat dijadikan sebagai rujukan apabila ingin menjual kembali barang yang telah dibeli. Bahkan dalam beberapa kasus, invoice dapat dijadikan sebagai rujukan apabila terjadi ketidaksesuaian antara penagihan dan pengiriman barang.

Manfaat Invoice bagi Perusahaan

Berikut adalah beberapa manfaat invoice bagi perusahaan, yaitu:

Memberikan Visibilitas bagi Perusahaan Terkait Pengeluaran 

Invoice adalah dokumen penting yang biasanya dibutuhkan oleh setiap perusahaan saat melakukan transaksi, terutama untuk contoh pembelian dalam jumlah besar.

Faktur berisi rincian pembelian dengan detail dan tepat sehingga pengeluaran yang dilakukan oleh perusahaan dapat diketahui secara transparan. 

Mengelola Pembayaran

Dokumen ini juga berfungsi untuk melacak pembayaran secara tertulis karena menunjukkan berapa banyak uang yang sudah dikeluarkan dan tagihan apa saja yang belum dilunasi oleh perusahaan Anda.

Menagih Pembayaran Atas Barang atau Jasa

Invoice adalah dokumen yang sah untuk menagih pembayaran kepada pembeli. Sejumlah perusahaan biasanya tidak mau mengeluarkan uang jika ditagih melalui e-mail atau telepon saja.

Oleh karena itu, keberadaan dokumen ini sangat membantu karena berisi informasi yang rinci mengenai pembayaran yang harus dibayarkan oleh suatu perusahaan.

Komponen Invoice

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, pemilihan jenis dan format faktur disesuaikan dengan transaksi dan bisnis yang dijalankan.

Namun, ada beberapa komponen invoice yang harus ada agar informasi di dalamnya lengkap dan sesuai, apa saja itu?

Komponen-komponen tersebut antara lain:

  1. Nomor urut
  2. Purchase order/ nomor order
  3. DO/ SJ atau kode nomor transaksi DO/ SJ
  4. Detail barang
  5. Sub Total
  6. Diskon (bila ada)
  7. Biaya pengiriman (bila ada)
  8. Biaya PPN
  9. Total Biaya

Jenis-Jenis Invoice

Jenis-jenis invoice antara lain adalah:

  1. Invoice Biasa

Seperti namanya, artinya adalah invoice biasa yang digunakan pada transaksi sederhana.

Biasanya hanya berisi rincian item, jumlah yang dibeli, harga per item dan harga total. Jenis ini diberikan pada pembeli seama transaksi secara umum.

  1. Invoice Proforma

Faktur yang satu ini bersifat sementara karena hanya sebagai faktur pengganti. Mengapa disebut sebagai pengganti?

Invoice proforma dibuat karena barang pesanan pelanggan dikirim secara bertahap.

Sebelum barang tersebut dikirimkan seluruhnya, memiliki fungsi sebagai pengganti bukti ketika pelanggan melakukan pembayaran.

Apabila barang tersebut telah sampai kepada pelanggan secara lengkap, maka penjual akan menggantinya menjadi faktur biasa.

  1. Invoice Konsuler

Jenis terakhir ini merupakan jenis khusus yang biasanya digunakan pada perdagangan internsional atau ekspor impor.

Dokumen ini baru dinyatakan sah apabila telah disetujui oleh perwakilan negara yang mengimpor yaitu atase perdagangan, kantor konsuler dan kedutaan besar negara pengimpor yang berada di negara pengekspor.

Cek juga bagaimana Jurnal Enterprise membantu usaha dengan fitur akuntansi terlengkap.

Contoh Invoice

Sebagai gambaran bagaimana bentuk faktur pada umumnya, berikut ini adalah beberapa contoh invoice dalam berbagai format yang berbeda.

Contoh Invoice Pembayaran Sederhana

Invoice pembayaran sederhana memiliki komponen yang telah disebutkan sebelumnya seperti nomor, tanggal, detail barang, total biaya, dan metode pembayaran.

Anda bisa melihat contohnya di bawah ini:

 

 

pengertian, jenis, dan contoh invoice

 

Contoh Invoice Penagihan / Tagihan

Sesuai namanya, invoice penagihan atau tagihan adalah lembaran yang diberikan kepada pelanggan untuk transaksi tertentu.

Biasanya,  surat tagihan ini diterima oleh pelanggan sebelum tanggal jatuh tempo.

Penjual akan mengirimkan surat tagihan dalam jangka waktu tertentu (misalnya tanggal 25 setiap bulannya) untuk mengingatkan pelanggan supaya melakukan pembayaran

Surat ini terdiri dari tiga bagian, yakni awalan, isi surat dan akhiran dan harus menyertakan logo perusahaan, tanggal, nomor surat, perihal serta pihak yang dituju.

Di bawah ini adalah contoh dari invoice penagihan / tagihan:

pengertian, jenis, dan contoh invoice adalah

Contoh Invoice Penjualan Barang

Merupakan jenis faktur yang dikeluarkan untuk pembayaran atas benda atau barang.

Biasanya terdiri dari komponen seperti nama produk/ barang, keterangan satuan, jumlah, harga, diskon dan pajak (jika ada) dan total keseluruhan yang harus dibayarkan oleh pembeli.

Di bawah ini adalah contoh invoice penjualan barang:

pengertian, jenis, dan contoh invoice adalah

Contoh Invoice Jasa

Jenis invoice ini dapat Anda gunakan jika bergerak dalam bisnis jasa seperti konsultan marketing, penerjemah, illustrator, fotografer, dan lain-lain.

Komponennya kurang lebih sama dengan jenis lain selain keterangan tentang produk yang Anda tawarkan, karena lebih berupa jasa daripada barang asli.

Jenis faktur yang dikeluarkan untuk pembayaran berupa jasa disebut dengan invoice jasa. Beberapa jenis contoh invoice jasa ini bisa ditemukan pada penyedia jasa desain gambar, jasa penerjemahan, pelatihan, dan berbagai bentuk jasa lainnya. Adapun elemen penting yang wajib ada pada invoice jasa ini adalah sebagai berikut:

pengertian, jenis, dan contoh invoice adalah

Contoh Invoice Menggunakan Jurnal

Jurnal adalah software akuntansi online yang menyediakan template yang mudah, praktis dan efektif untuk melakukan penagihan.

Jurnal memiliki menu pembelian di mana didalamnya terdapat fitur pembuatan fakturyang rinci dan lengkap. Sehingga Anda dapat lebih mudah, cepat, dan aman mengelola bisnis Anda.

Di bawah ini adalah contoh invoice dengan menggunakan  Jurnal:

contoh invoice jurnal

Contoh Invoice Hotel

Digunakan dalam usaha perhotelan, invoice ini memiliki keterangan yang berisi nama tamu, tanggal check in dan check out, tipe kamar serta fasilitas-fasilitas yang termasuk di dalamnya.

Selain itu, dalam lembaran ini juga bisa ditambahkan dengan syarat dan ketentuan yang berlaku misalnya jika terjadi pembatalan, dll.

Di bawah ini adalah salah satu contoh invoice yang digunakan dalam bisnis hotel:

contoh invoice hotel

Contoh Invoice Tour & Travel

Merupakan invoice yang dibuat oleh agen travel atau biro perjalanan.

Karena produk yang ditawarkan jasa tour and travel cukup beragam, bisa berupa paket tur, atraksi wisata, tiket pesawat, rental mobil, ataupun bookingan hotel, maka detail yang disajikan harus lebih detail.

Dalam invoice ini terdapat kode paket perjalanan yang dipilih, jumlah, serta keterangan harga.

Berikut adalah contoh invoice untuk bisnis tour & travel atau biro perjalanan:

contoh invoice tour and travel

 

Manfaat Membuat & Mengirim Invoice Menggunakan Jurnal

contoh invoice

 

Jika Anda bingung cara membuat invoice yang tepat, Anda bisa menggunakan software akuntansi Jurnal.

Jurnal, software akuntansi online yang memberikan kemudahan dalam membuat dan mengirim faktur secara langsung dan otomatis untuk kebermanfaatan bisnis Anda.

Inilah manfaat yang dapat Anda rasakan saat memercayakan Jurnal untuk pembuatan dan pengiriman faktur usaha Anda.

  • Membuat Transaksi Berulang

Dalam transaksi penjualan, membuat invoice merupakan aktivitas yang harus dilakukan.

Bagi Anda yang memiliki bisnis di bidang jasa seperti tempat kursus, layanan TV kabel, jasa hosting website, layanan catering bulanan, Internet berlangganan atau usaha lainnya yang memiliki banyak transaksi penjualan berulang (recurring) dan harus mengirimkan faktur secara periodik ke pelanggan yang sama akan dengan mudah menggunakan layanan dari Jurnal.

Jurnal membantu membuatkan transaksi yang sama secara berulang dan menjadwalkan pengiriman faktur secara otomatis.

  • Mencatat Transaksi Otomatis

Setelah membuat faktur, biasanya Anda harus melakukan pencatatan (penjurnalan) atas transaksi pembelian dan penjualan untuk dijadikan laporan keuangan.

Dengan software akuntansi Jurnal, Anda tidak perlu repot lagi melakukan pencatatan pembelian dan penjualan.

Jurnal akan membantu mencatatkan jurnal transaksi pembelian dan penjualan Anda secara otomatis ke dalam sistem, sehingga menghemat waktu dalam membuat laporan keuangan.

  • Mengirim Faktur Secara Otomatis

Dengan Jurnal, Anda dapat mengirimkan contoh invoice secara otomatis melalui email sesuai jadwal yang telah ditentukan, artinya dapat menghindari terjadinya human error.

Hal ini dapat mengurangi risiko lupa mengirimkan faktur dan juga terhindar dari keterlambatan pembayaran dari pelanggan yang mengakibatnya arus kas (cash flow) dan operasional perusahaan terganggu.

  • Melampirkan Dokumen Pendukung

Jurnal juga memiliki fitur di mana Anda dapat melampirkan dokumen pendukung seperti memo, purchase order, surat jalan, dan dokumen pendukung lainnya yang berkaitan dengan sebuah faktur.

Dokumen pendukung ini secara otomatis akan tersimpan ke dalam sistem Jurnal pada saat Anda melampirkan dan mengirimkan ke pelanggan, sehingga dapat mengurangi risiko hilangnya bukti transaksi.

  • Desain Profesional

Salah satu fitur yang menjadi favorit pengguna Jurnal adalah 11 desain profesional yang dapat Anda pilih. Upload logo perusahaan dengan mudah ke dalam komponen faktur pilihan Anda untuk mendapatkan faktur perusahaan sendiri yang terlihat profesional.

Hal ini tentunya dapat menambah kredibilitas perusahaan di mata pelanggan maupun supplier Anda.

Jurnal adalah aplikasi invoice yang membantu mengelola keuangan bisnis lebih mudah, cepat, aman, dan nyaman.

Dengan menggunakan software akuntansi Jurnal, Anda akan mendapatkan laporan keuangan secara instan dan real-time. Info lebih lanjut mengenai aplikasi inventaris barang milik Jurnal dapat Anda lihat website Jurnal.

 

Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!

Berikut tadi adalah beberapa contoh invoice yang umum di gunakan oleh bisnis, artinya bisa digunakan sebagai acuan karena pembuatannya haruslah benar, tepat, dan jelas.

Ikuti media sosial Jurnal untuk informasi lainnya mengenai bisnis, keuangan, dan akuntansi.

Kategori : Akuntansi

Kembangkan bisnis Anda dengan Mekari Jurnal sekarang

https://www.jurnal.id/wp-content/uploads/2021/04/ic-invite-to-office.svg

Coba Gratis

Akses seluruh fitur Mekari Jurnal selama 14 hari tanpa biaya apapun

Coba Gratis 14 hari
https://www.jurnal.id/wp-content/uploads/2021/04/ic-demo-interaktif.svg

Jadwalkan Demo

Jadwalkan sesi demo dan konsultasikan kebutuhan Anda langsung dengan sales kami

Jadwalkan Demo