Pentingnya Bukti Transaksi dalam Pencatatan Keuangan

Pencatatan transaksi keuangan adalah kegiatan penting yang harus dilakukan oleh sebuah bisnis. Dalam akuntansi, pencatatan transaksi keuangan adalah hal mendasar yang harus dilakukan. Dengan adanya catatan tersebut, semua transaksi keuangan bisnis dapat dipertanggungjawabkan dan dibawa ke laporan keuangan,  termasuk bukti transaksi.

Transaksi keuangan menurut Mardi (2011) merupakan aktivitas ekonomi dalam sub-sistem perusahaan atau kejadian yang terjadi pada unit perusahaan yang dimiliki. Di mana, objek pengukurannya dapat dinilai dengan nilai mata uang, serta dapat memengaruhi laporan keuangan yang dibuat dalam sistem akuntansi.

Transaksi keuangan mempunyai nilai atau dinyatakan dalam satuan uang yang sangat berpengaruh terhadap kondisi keuangan perusahaan atau unit organisasi. Dengan adanya transaksi, kita dapat melihat bagaimana perusahaan menggunakan sumber daya ekonomi dan bagaimana cara memperoleh dana yang dapat digunakan untuk membiayai kegiatan tersebut.

Karena pentingnya sebuah transaksi keuangan dalam perusahaan, maka perusahaan perlu mengadakan pencatatan. Lalu, seberapa pentingnya pencatatan transaksi keuangan dilakukan? Untuk menjawab pertanyaan tersebut, berikut ini penjelasan yang bisa Anda pahami.

Tujuan Pencatatan Transaksi Keuangan

Kegiatan mencatat transaksi keuangan bukanlah tanpa tujuan. Dari kegiatan ini, perusahaan dapat:

  1. Memberikan informasi yang berkaitan dengan sumber-sumber ekonomi, modal perusahaan, serta kewajiban.
  2. Memberikan informasi detail mengenai perubahan pada sumber ekonomi akibat adanya aktivitas usaha yang dilakukan untuk mendapat keuntungan.
  3. Mengungkapkan informasi yang berkaitan dengan laporan keuangan perusahaan yang relevan kepada pengguna laporan.
  4. Memberikan informasi keuangan yang dapat membantu perusahaan untuk memperkirakan potensi perusahaan untuk mendapatkan keuntungan kedepannya.

Untuk melengkapi sebuah pencatatan transaksi keuangan, maka bukti-bukti transaksi harus disimpan agar dapat digunakan jika terjadi selisih atau kesalahan dalam pencatatan.

Baca juga: 5 Manfaat Membuat & Mengirimkan Invoice Melalui Jurnal

Macam-Macam Bukti Transaksi Keuangan

Dilihat dari sumbernya, bukti transaksi dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu.

Bukti Internal

Bukti internal adalah bukti transaksi keuangan yang dibuat oleh pihak di dalam perusahaan dan untuk internal perusahaan. Sederhananya adalah berupa memo dari pimpinan ataupun orang tertentu. Berikut adalah macam-macam bukti internal:

  1. Bukti kas masuk: bukti bahwa perusahaan telah menerima uang secara tunai.
  2. Bukti kas keluar: bukti bahwa perusahaan telah mengeluarkan uang tunai, misalnya untuk membayar gaji, utang, dan lain-lain.
  3. Memo: bukti pencatatan antar bagian atau manajer dengan bagi-bagi yang ada di lingkungan perusahaan.

Bukti Eksternal

Yang dimaksud dengan bukti eksternal adalah bukti transaksi yang berhubungan dengan pihak di luar perusahaan. Berikut ini adalah macam-macam bukti eksternal:

  1. Faktur (invoice): bukti transaksi pembelian atau penjualan secara kredit. Faktur biasanya dibuat rangkap dua, yaitu asli dan copy-an. Faktur asli diberikan kepada pembeli yaitu sebagai bukti pencatatan pembelian kredit. Sedangkan faktur copy dibawa oleh penjual sebagai bukti pencatatan penjualan secara kredit. 
  2. Kuitansi: bukti transaksi penerimaan uang atas pembayaran suatu hal yang dilakukan secara tunai atau kontan. Kwitansi dibuat dan ditanda tangani oleh kedua belah pihak baik pihak yang menerima uang maupun pihak yang sudah melakukan pembayaran. 
  3. Nota: bukti transaksi yang diberikan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti pembelian tunai.
  4. Nota debit: bukti transaksi yang dibuat oleh perusahaan untuk dikirim kepada pihak di luar perusahaan karena ada suatu barang atau jasa yang tidak sesuai dengan pesanan/pembelian atau rusak. Dengan nota debet, penjual dapat memberitahukan kepada konsumen bahwa akunnya sudah didebet dengan jumlah tertentu. Penerima nota debet dapat mencatat pada akun pihak pengirim nota yang terdapat pada sisi kredit.
  5. Nota kredit: bukti pemberitahuan atau penghitungan yang dikirim suatu perusahaan kepada kepada pelanggannya bahwa akunnya telah dikredit sejumlah tertentu. Nota kredit diberikan kepada konsumen supaya konsumen tersebut tahu bahwa akunnya sudah dikredit dengan jumlah tertentu. Penerima nota kredit tersebut akan mencatat pada akun pihak pengirim nota. 
  6. Cek: surat perintah yang dibuat oleh pihak yang mempunyai rekening di bank agar bank tersebut membayar sejumlah uang kepada pihak yang disebut oleh pemilik rekening bank. Cek ditandatangi oleh pihak yang menjadi nasabah, kemudian nasabah tersebut memiliki simpanan pada bank dalam bentuk giro. 
  7. Bilyet giro: surat perintah dari nasabah bank kepada bank yang bersangkutan untuk memindah bukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank yang lain.
  8. Rekening koran: bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh bank untuk para nasabahnya dan digunakan sebagai dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut perusahaan dan saldo kas menurut bank.

Dengan adanya kepentingan untuk melakukan pencatatan terhadap transaksi keuangan, maka perusahaan telah dihadapkan pada perlunya seorang tenaga akuntan. Akan tetapi, tenaga tambahan ini cukup menghabiskan biaya lebih besar bagi perusahaan. Untungnya, saat ini perusahaan bisa menggunakan bantuan software akuntansi online yang dapat membantu melakukan pencatatan kapan pun dan di mana pun transaksi terjadi.

Note: Ingin memulai usaha dan butuh pinjaman modal? baca ebook dari kami Panduan Mudah Mendapatkan Pinjaman Modal untuk UKM yang dapat Anda akses secara gratis!

Kemajuan teknologi saat ini tentunya memberikan dampak yang cukup besar salah satunya pemanfaatan software akuntansi online. Salah satu software akuntansi online yang bisa digunakan yaitu Jurnal. Jurnal merupakan software akuntansi online yang memiliki beberapa fitur untuk mencatat, menghitung, dan mengelola urusan keuangan perusahaan.

Salah satu fiturnya berfungsi untuk mencatat bukti transaksi keuangan. Jurnal sebagai software akuntansi online juga telah dilengkapi dengan aplikasi tambahan yang dapat membantu Anda menyimpan bukti transaksi dengan aman dan nyaman. Jurnal Snap adalah aplikasi berbasis Android yang berfungsi untuk menyimpan semua bukti transaksi perusahaan Anda.

Melalui Jurnal Snap, Anda tidak perlu lagi khawatir akan kehilangan bukti transaksi. Hanya dengan meng-upload bukti transaksi dengan Jurnal Snap, Anda dapat membantu akuntan dalam melakukan proses audit dan validasi keuangan perusahaan lebih mudah. Untuk informasi lebih lanjut tentang Jurnal Snap, bisa Anda dapatkan di sini. Segera daftarkan perusahaan Anda dengan Jurnal dan nikmati free trial hingga 14 hari.


PUBLISHED19 Jan 2020
Novia Widya Utami
Novia Widya Utami

SHARE THIS ARTICLE: