Nota Debit (Debet): Pengertian, Cara Membuat, dan Contoh Berikut ini adalah penjelasan tentang apa itu nota debit (debet), fungsi, cara membuat, dan contoh komponen yang akan dijelaskan oleh Blog Mekari Jurnal! Di dalam dunia bisnis khususnya yang berhubungan dengan penjualan juga masalah pembelian, nota adalah sebuah dokumen yang begitu penting. Nota ini nantinya akan dipakai untuk merekap beberapa pembelian dan juga penjualan. Bukan hanya itu saja, namun nota juga bisa dipakai untuk melihat apakah ada koreksi atau tidak. Yang dimaksud dari koreksi yaitu mengenai perubahan pada harga barang dalam jangka waktu tertentu. Apa yang Dimaksud Dengan Nota Debit? Secara umum, nota debit adalah bukti transaksi yang digunakan untuk memberitahu pihak lain bahwa akun mereka telah didebit oleh pihak pengirim. Artinya, perusahaan yang mengirim nota debit mengklaim adanya pengurangan nilai utang atau meminta penggantian. Nota sendiri merupakan sebuah bukti transaksi yang sudah dilakukan secara tunai. Nota ini pun umumnya dibuat oleh penjual lalu nanti akan diberikan kepada pembeli. Jika diperhatikan transaksi di sebuah toko maka umumnya nota dijadikan menjadi rangkap dua. Dimana satu untuk pemilik toko dan satu lagi untuk pembeli. Sehingga keduanya sama-sama memegang struk tersebut. Itulah kenapa nota ini menjadi salah satu bukti yang sah dalam sebuah transaksi. Hal ini pun nyatanya sudah diakui oleh berbagai pihak. Selain itu, nota juga bisa dijadikan sebagai bukti ketika terjadi kesalahpahaman pada saat melakukan transaksi. Nota inilah yang nantinya akan menjadi bukti yang kuat. Penjual biasanya akan menggunakan nota bukan hanya untuk penjualan tunai namun juga juga untuk transaksi lainnya. Salah satu transaksi yang sering digunakan yaitu dengan menggunakan nota debit. Nota debit (debet) adalah sebuah bukti akan adanya pengurangan utang dari si pemilik usaha. Biasanya hal ini disebabkan oleh adanya pengembalian yang dibuat oleh si pembeli. Maka secara sederhana, nota debit ini dipakai untuk mengurangi pinjaman transaksi. Apabila berhubungan dengan masalah menjual dan membeli barang, maka nota debit (debet) ini berperan untuk mengurangi utang si pembeli yang seharusnya sudah dilunasi. Lembar nota debit ini pun umumnya dibuat minimal dua rangkap. Lembar nanti akan dikirimkan si pembeli kepada si penjual disertai dengan dikembalikannya barang yang sudah dibeli sebelumnya. Sehingga masing-masing pihak membawa bukti yang kuat atas transaksi tersebut. Jadi sudah tahukah Anda apa yang dimaksud dengan nota debit (debet), sebelum masuk ke bagian contoh mari kita bahas terlebih dahulu fungsi dokumen ini. Kelola Usaha Mikro Kecil secara Efektif. Pelajari Fitur Mekari Jurnal Selengkapnya di sini! Saya Mau Coba Gratis Mekari Jurnal Sekarang! atau Saya Mau Bertanya Ke Sales Mekari Jurnal Sekarang! Apa Saja Fungsi Nota Debit? Sebuah nota tentulah berisi sebuah catatan dalam transaksi tertentu. Nota pun kini sudah banyak digunakan pada toko baik itu toko grosir maupun toko eceran. Nota debit (debet) ini sendiri sudah menjadi sesuatu yang umum digunakan sebagai bukti dalam transaksi. Apabila nanti ada terdapat barang yang kurang sesuai maka bisa menggunakan nota untuk mengembalikan barang tersebut kepada pemilik toko. Ketika proses pengembalian, pemilik toko nantinya akan memberikan nota lagi dengan jenis nota yang berbeda. Nota inilah yang akan membantu pemilik toko melakukan pengecekan dalam transaksi yang sudah dicatat. Dalam dunia administrasi, nota debit maupun nota kredit mempunyai fungsi yang kurang lebih sama. Meskipun demikian, ada sedikit perbedaan di antara keduanya yang harus Anda pahami. Nota debit (debet) biasanya diberikan oleh pembeli yang tadinya sudah melakukan kerja sama pembelian barang dengan si pemilik usaha. Di bawah ini adalah beberapa fungsi dari nota debit, antara lain: 1. Pengurangan Piutang Penjual Meminta adanya pengurangan utang dari penjual mengenai barang yang dikirimkan. Pengurangan ini nantinya kan menjadikan tagihan semakin kecil dari jumlah yang telah disepakati sebelumnya. Biasanya pengurangan terjadi ketika produk yang sudah dibeli oleh pembeli dalam bentuk piutang kemudian dikembalikan oleh penjual. Sehingga terjadilah pengurangan piutang kepada penjual secara langsung. Jadi, salah satu fungsi utama dari nota debit adalah sebagai bukti pengurangan utang dagang. Dalam praktik bisnis, tidak semua transaksi berjalan mulus. Ada kalanya pembeli harus mengembalikan barang kepada penjual karena alasan tertentu, seperti kerusakan saat pengiriman, jumlah barang tidak sesuai dengan pesanan, atau kualitas barang tidak sesuai dengan kesepakatan. Dalam kasus tersebut, pihak pembeli tidak serta-merta melakukan pembatalan transaksi, melainkan menyusun nota debit sebagai bukti formal bahwa nilai utang kepada pihak penjual telah berkurang. Misalnya, jika awalnya pembeli memiliki utang sebesar Rp10.000.000 karena pembelian barang, namun terdapat retur barang senilai Rp2.000.000, maka pembeli menerbitkan nota debit senilai Rp2.000.000 sebagai pengurang utang yang sah. Dengan demikian, nota debit memiliki fungsi penting sebagai bukti tertulis dan legal bahwa utang telah dikoreksi, dan ini membantu kedua belah pihak dalam menghindari perselisihan di masa mendatang. Penggunaan dokumen ini juga menunjukkan bahwa perusahaan menerapkan tata kelola transaksi yang transparan dan akuntabel. 2. Melakukan Koreksi Harga Produk Berfungsi untuk meminta koreksi harga untuk produk tertentu. Koreksi harga ini bisa terjadi jika barang sudah tidak lagi laku, atau mungkin ada masalah lain yang sudah disepakati bersama. Sehingga butuh koreksi harga produk yang akan dijual tersebut supaya bisa lebih transparan. Dengan begitu baik antar penjual dan pembeli sama-sama diuntungkan. Karena bisa mendapatkan harga produk yang sesuai sebagaimana mestinya (atas kesepakatan bersama). Baca juga: Pengertian, Cara Membuat, dan Contoh Nota Pembelian 3. Melakukan Koreksi Jumlah Barang Berfungsi untuk meminta koreksi jumlah barang yang sudah disepakati. Sebagai contoh ada kekurangan barang yang dikirim. Nota inilah yang dipakai untuk menunjukkan hal itu saat penagihan sehingga tidak memunculkan masalah baru. Setidaknya bila ada kekurangan produk, maka pembeli bisa meminta kekurangannya sambil membawa bukti berupa nota debit tersebut. Sehingga segala transaksi berjalan secara transparan. Karena ada bukti yang kuat memperlihatkan berapa banyak barang yang seharusnya diterima oleh pembeli sesuai dengan nota debit tersebut. Baca juga: Pengertian, Cara Membuat, dan Contoh Nota Penjualan 4. Digunakan Sebagai Dokumen Koreksi Faktur Faktur pembelian yang dikirimkan oleh penjual kepada pembeli biasanya mencantumkan nilai transaksi, jenis barang, jumlah, serta harga per unit. Namun, dalam praktiknya, tidak jarang terjadi kesalahan penginputan data, baik dari sisi kuantitas, harga, maupun total nilai faktur. Kesalahan ini bisa menyebabkan pembeli membayar lebih dari seharusnya jika tidak segera dikoreksi. Untuk memperbaiki ketidaksesuaian tersebut, pembeli menerbitkan nota debit sebagai dokumen koreksi terhadap faktur yang salah. Nota ini menyatakan bahwa terdapat nilai yang harus dikurangi dari tagihan semula, dan akan digunakan untuk menyesuaikan jumlah pembayaran yang seharusnya. Contoh kasus: Faktur menyebutkan pembelian 100 unit barang seharga Rp50.000 per unit, padahal pembeli hanya menerima 90 unit. Maka, pembeli dapat menerbitkan nota debit senilai 10 unit x Rp50.000 = Rp500.000 sebagai koreksi terhadap faktur yang kelebihan jumlah. Melalui mekanisme ini, nota debit berfungsi menjaga keakuratan pencatatan dan integritas laporan keuangan, serta menghindari ketidaksesuaian pembayaran yang bisa berdampak pada hubungan bisnis antar pihak. Koreksi ini juga penting dari sisi audit, karena menunjukkan adanya prosedur yang terstruktur dalam menangani ketidaksesuaian transaksi. 5. Digunakan Sebagai Dokumen Pendukung Jurnal Akuntansi Nota debit juga memiliki fungsi akuntansi yang signifikan, yakni sebagai dokumen pendukung dalam pencatatan jurnal transaksi. Dalam siklus akuntansi, setiap aktivitas bisnis yang mempengaruhi posisi keuangan harus dicatat secara sistematis dalam jurnal. Saat terjadi retur pembelian atau koreksi tagihan, nota debit menjadi lampiran bukti transaksi yang digunakan oleh staf akuntansi saat membuat entri jurnal. Sebagai contoh, jika perusahaan mengembalikan sebagian barang kepada pemasok senilai Rp1.000.000, maka akan dicatat dalam jurnal sebagai pengurangan pada akun utang dagang dan pengurangan pada akun persediaan. Nota debit yang diterbitkan berfungsi sebagai bukti pendukung transaksi tersebut, yang akan disimpan bersama dokumen akuntansi lainnya untuk keperluan pemeriksaan internal, eksternal, maupun audit. Selain untuk dokumentasi, nota debit juga penting dalam proses rekonsiliasi antar departemen, seperti keuangan, pembelian, dan gudang. Dengan dokumen ini, tim keuangan dapat mencocokkan data antara barang yang dikembalikan, pengurangan utang, serta pencatatan akuntansi, sehingga tercipta transparansi dan konsistensi data keuangan dalam perusahaan. 6. Sebagai Media Komunikasi Formal Antar Perusahaan Dalam hubungan bisnis antara perusahaan, setiap komunikasi yang terkait dengan transaksi keuangan perlu dilakukan secara formal dan terdokumentasi. Nota debit berfungsi sebagai media komunikasi resmi dari pihak pembeli kepada penjual bahwa ada permintaan penyesuaian atas transaksi yang telah terjadi, khususnya dalam bentuk pengurangan nilai tagihan. Penerbitan nota debit mencerminkan profesionalitas dalam menjalin hubungan bisnis, karena perusahaan tidak serta-merta melakukan pemotongan pembayaran secara sepihak, melainkan melalui proses komunikasi formal dan terdokumentasi. Penjual yang menerima nota debit juga akan menerbitkan nota kredit sebagai bentuk pengakuan terhadap pengurangan utang tersebut. Dengan demikian, kedua belah pihak memiliki dokumentasi yang sah dan saling mengakui atas perubahan nilai transaksi. Fungsi komunikasi ini sangat penting untuk meminimalkan konflik dan membangun kepercayaan jangka panjang antara mitra bisnis. Dalam lingkungan usaha yang kompleks dan penuh dinamika seperti saat ini, dokumen yang jelas, sah, dan dapat diverifikasi seperti nota debit menjadi tulang punggung dalam tata kelola hubungan antar perusahaan. Mekari Jurnal Jadikan Proses Bisnis Lebih Efisien melalui Tools Terintegrasi. Pelajari Fitur Mekari Jurnal Selengkapnya di sini! Saya Mau Coba Gratis Mekari Jurnal Sekarang! atau Saya Mau Bertanya Ke Sales Mekari Jurnal Sekarang! Apa Saja Komponen dari Nota Debit Ini? Dokumen nota debit pada umumnya itu tidak mempunyai template pasti. Pembuatan dokumen ini pun biasanya disesuaikan dengan masing-masing perusahaan yang bersangkutan. Meskipun demikian, ada beberapa hal penting yang perlu tertulis dalam nota debit (debet), beberapa komponen yang dimaksud adalah; Nama PKP si pembeli. Nama PKP si penjual. Nomor nota kredit. Keterangan jumlah barang yang didebitkan. Jenis barang yang didebitkan. Harga barang per unit. Total harga barang yang didebitkan. Tanggal pembuatan nota debit. Nama dan tanda tangan pembeli. Format Umum Nota Debit Informasi Umum Penjelasan Nama & Alamat Pengirim Pihak pembeli Nomor Nota Nomor unik transaksi Tanggal Tanggal nota dibuat Nama & Alamat Penerima Pihak penjual atau pemasok Rincian Barang Nama barang yang dikembalikan atau dikoreksi Jumlah dan Nilai Jumlah unit dan total nilai pengurangan Alasan Pengurangan Misalnya: barang rusak, salah harga, dll. Tanda Tangan Dari pihak yang mengeluarkan nota debit Baca juga: Contoh cara Membuat Faktur Proforma (Proforma Invoice) Bagaimana Cara Membuat Nota Debit? Nota debit merupakan sebuah bukti transaksi pengiriman barang yang dibeli juga penurunan harga barang. Umumnya ini terjadi disebabkan karena barang yang dibeli ada yang mengalami kerusakan atau mungkin juga karena tidak sesuai pesanan. Biasanya pembeli akan membuat nota debit yang kemudian dikirimkan kepada penjual. Dengan dikeluarkannya nota debit, maka bisa diartikan bahwa telah terjadi pengurangan utang usaha pembeli yang harus dilunasi atau dibayar yang ditimbulkan karena adanya pengembalian barang atau penurunan harga barang. Pembeli pun akan mengirimkan lembar kertas yang asli kepada penjual bersama dengan dikembalikannya barang yang dibeli. Sehingga tidak terjadi kerugian antar kedua belah pihak, karena sama-sama tahu bahwa produk tersebut ternyata terjadi penurunan harga atau bahkan mungkin terjadi cacat produk. Untuk cara membuatnya juga sederhana yaitu dengan cara di bawah ini: Kepada Yth: alamat si penjual barang Nomor Nota: nomor urut Nota Tanggal: Tanggal pembuatan Nota Debet No. Dokumen: nomor dokumen yang barangnya ingin dikembalikan atau dipotong harganya Tgl. Dokumen: tanggal transaksi pembelian barang No.: nomor urut barang yang dikembalikan Keterangan: nama barang juga informasi lainnya mengenai barang Jumlah: jumlah harga barang Total: total harga barang yang ingin dikembalikan Contoh Penggunaan Nota Debit Kasus: PT Sinar Makmur membeli 100 unit kursi dari PT Furniture Jaya seharga Rp 1.000.000. Setelah barang diterima, ternyata 10 unit rusak. Tindakan: PT Sinar Makmur mengembalikan 10 unit dan membuat nota debit sebesar Rp 100.000 (10 unit x Rp 10.000) kepada PT Furniture Jaya sebagai pengurang dari total tagihan. Baca juga: Download File Template Nota Kosong, Format Word dan Excel Contoh Nota Debit Bagi Anda yang belum mengetahui seperti apa contoh nota debit (debet), berikut kami lampirkan contohnya. Supaya proses transaksi dan usaha berjalan dengan baik, maka Anda sebagai pelaku usaha disarankan untuk menyediakan segala bentuk nota khususnya mengenai nota debit. Sehingga segala proses transaksi jual beli bisa berjalan dengan lancar. Di bawah ini adalah contoh nota debit/debet: Baca juga: Pengertian, Cara Membuat, dan Contoh Nota Kontan Buat Nota Debit Secara Otomatis Menggunakan Software Akuntansi dan ERP Mekari Jurnal Salah satu sofware atau aplikasi yang bisa Anda gunakan untuk membuat nota debit (debet) maupun kredit adalah software akuntansi Mekari Jurnal. Mekari Jurnal dilengkapi dengan fitur faktur pembelian penjualan dan Anda bisa memanfaatkan setiap fiturnya untuk kebutuhan bisnis Anda. Proses akuntansi bisnis Anda akan lebih mudah karena faktur penjualan Mekari Jurnal telah terintegrasi dengan sistem laporan keuangan di dalamnya. Software Mekari Jurnal dapat mempermudah Anda dalam mengelola keuangan bisnis dengan tersedianya berbagai fitur, seperti laporan keuangan, persediaan barang, rekonsiliasi transaksi, aplikasi faktur penjualan, termasuk pula pencatatan faktur pembelian dan pembayaran. Dapatkan free trial selama 7 hari dengan menekan tombol di bawah ini! Saya Mau Coba Gratis Mekari Jurnal Sekarang! atau Saya Mau Bertanya Ke Sales Mekari Jurnal Sekarang!  Di atas adalah Berikut ini adalah penjelasan tentang apa itu nota debit (debet), fungsi, jenis cara membuat, serta contoh. Mudah-mudahan informasi di atas bermanfaat. Ikuti media sosial Mekari Jurnal untuk informasi lain tentang bisnis, keuangan, dan akuntansi.
