8 Hal Wajib Ada di Nota Penjualan Anda + Contoh per Sektor dan Template Gratis Nota penjualan adalah dokumen tertulis yang digunakan sebagai bukti transaksi sah antara penjual dan pembeli dalam kegiatan perdagangan. Dokumen ini menjadi catatan krusial yang mendokumentasikan rincian barang, jumlah, hingga nominal harga yang harus dibayarkan secara tunai maupun kredit. Dalam operasional bisnis, nota tidak hanya berfungsi sebagai struk belanja biasa, tetapi juga sebagai instrumen audit dan pengawasan stok. Penggunaan nota penjualan yang sistematis akan membantu pengusaha menjaga transparansi data keuangan dan meminimalisir risiko kesalahpahaman dengan pelanggan. Masalahnya, kebanyakan pemilik usaha kecil baru menyadari pentingnya nota yang rapi setelah kejadian serupa menimpa bisnis mereka sendiri. Padahal, sistem penomoran dan format yang benar sejak awal jauh lebih murah dibanding biaya investigasi dan kerugian yang harus ditanggung setelah kecurangan berlangsung berbulan-bulan tanpa terdeteksi. Angka-angka ini menegaskan satu hal, sistem pencatatan transaksi yang lemah adalah pintu masuk paling umum bagi kerugian bisnis, jauh lebih sering dibanding faktor eksternal seperti penurunan penjualan. Artikel ini membahas cara membuat nota penjualan yang benar, format nota penjualan sesuai standar akuntansi, sampai contoh nota penjualan untuk berbagai sektor bisnis di Indonesia. Pengertian dari Nota Penjualan Secara sederhana, nota penjualan atau resi adalah bukti atas sebuah transaksi pembelian barang yang dilakukan secara tunai. Struk ini diberikan penjual kepada pihak pembelinya. Biasanya, dokumen ini terdiri dari dua rangkap. Rangkap pertama diberikan kepada pihak pembeli, sedangkan rangkap satunya disimpan oleh pihak penjual. Tujuan dibuat 2 rangkap tersebut adalah sebagai arsip dokumen untuk keperluan pembukuan laporan keuangan. Di sisi yang lain, contoh nota penjualan juga bisa digunakan untuk mengecek dan membantu pembuat laporan bila didapati ternyata ada kesalahan pada saat membuat laporan penjualan. Oleh karena itu, pihak penjual diwajibkan untuk menyimpan resi tersebut untuk memudahkan keperluan pembukuan perusahaan. Setidaknya struk tersebut bisa membantu penjual untuk melakukan pengecekan terhadap produk yang telah dijualnya tersebut. Baca juga: Contoh Surat Tagihan, Apa Saja Komponen di Dalamnya? Perbedaan Nota Penjualan, Kwitansi, Invoice, dan Faktur Pajak Sebelum membahas format nota penjualan, penting memahami perbedaan nota, kwitansi, invoice, dan faktur pajak. Keempat dokumen ini memiliki fungsi yang berbeda, sehingga penggunaan yang tidak tepat dapat memengaruhi pencatatan transaksi maupun kepatuhan perpajakan. 1. Nota Penjualan Nota penjualan digunakan sebagai bukti transaksi ketika barang diserahkan dan pembayaran dilakukan secara langsung, sehingga umum digunakan pada bisnis ritel, toko, maupun restoran. 2. Kwitansi Kwitansi merupakan bukti bahwa sejumlah uang telah diterima. Dokumen ini biasanya digunakan untuk transaksi jasa, pembayaran cicilan, atau pelunasan yang memerlukan bukti penerimaan dana. 3. Invoice Invoice atau tagihan diterbitkan sebelum pembayaran dilakukan. Dokumen ini umumnya digunakan pada transaksi bisnis dengan sistem kredit atau termin pembayaran tertentu. 4. Faktur Pajak Faktur pajak adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP) sebagai bukti pemungutan Pajak Pertambahan Nilai (PPN) sesuai ketentuan perpajakan yang berlaku. Dengan memahami perbedaan keempat dokumen tersebut, bisnis dapat memilih dokumen yang tepat untuk setiap jenis transaksi sekaligus menjaga akurasi administrasi dan pelaporan keuangan. Fungsi dari Nota Penjualan Fungsi dari Nota Penjualan Bagi pemilik usaha, nota penjualan memiliki beberapa fungsi yang mungkin untuk sebagian orang masih banyak belum diketahui. Oleh karena itu kami akan sedikit menjelaskan fungsinya secara sederhana sebagai berikut yaitu: 1. Sebagai catatan dalam daftar penjualan Menjadikan sebuah catatan dari sebuah daftar penjualan yang di runtut menurut beberapa kategori dari barang atau jasa. Dari daftar penjualan itulah Anda bisa mengetahui dengan jelas barang apa saja yang sudah ditransaksikan. Kemudian Anda bisa mengetahui stok ketersediaan barang tersebut. Bila ternyata didapati stoknya sudah menipis, maka Anda bisa langsung melakukan pengisian stok produk. Baca juga: Buku Stok Barang: Pengertian, Fungsi, dan Manfaatnya 2. Memberikan informasi harga dan barang yang dijual Menampilkan sejumlah informasi yang berisikan jumlah dan harga barang atau jasa yang dijual. Sehingga setiap data informasi transaksinya lebih jelas. Karena setiap penjual dan pembeli mengetahui barang apa yang ditransaksikan, lengkap dengan harganya. Jadi dengan harga itu akan memudahkan mereka membuat laporan keuangan dengan baik. 3. Bukti telah terjadi transaksi Contoh nota penjualan memiliki peran sebagai bukti transaksi resmi bahwa sebuah proses transaksi dari penjualan dan pembelian telah terlaksana. Itulah kenapa setiap nota penjualan selalu didukung dengan cap stempel perusahaan, logo, atau bahkan tanda tangan sebagai penguat transaksi. 4. Alat penguat kepercayaan konsumen Selanjutnya sebagai alat penguat kepercayaan konsumen kepada pihak pemilik usaha selaku penyedia barang atau jasa. Baca juga: Bagaimana Cara Scan Faktur? Cari Tahu Langkahnya di Sini! 5. Berperan untuk sumber data pembukuan Bisa berperan sebagai sumber data dalam pembukuan keuangan toko dalam suatu periode tertentu. Bagi pembeli, contoh nota penjualan ini bisa menjadi referensi terkait pembelian barang atau jasa yang telah dipakai. Referensi bukti tersebut umumnya dapat digunakan sebagai bukti dokumen data pendukung dalam kegiatan pembuatan laporan kegiatan. 6. Sebagai dokumen pendukung untuk cross check Sebagai dokumen untuk melakukan cross-check yaitu pada saat sebuah perusahaan membandingkan jumlah barang yang terjual berdasarkan data di nota tersebut dengan keadaan barang yang sebenarnya ada di gudang. Nota penjualan ini bagi pihak pembeli akan dapat dijadikan sebagai alat bukti pembelian yang sah. Komponen dari Nota Penjualan Agar dapat berfungsi sebagai bukti transaksi sekaligus memudahkan proses pembukuan, nota penjualan harus memuat informasi yang lengkap dan konsisten. Selain membantu pencatatan penjualan, nota juga menjadi dokumen pendukung saat melakukan rekonsiliasi kas, pengendalian persediaan, hingga penyusunan laporan keuangan. Nota penjualan memiliki beberapa komponen yang sangat penting bagi perusahaan. Ini biasanya akan dijadikan dokumen acuan saat perusahaan membuat laporan keuangan. Karena contoh nota penjual merupakan sebuah dokumen alat bukti transaksi yang dikeluarkan oleh pihak pemilik bisnis atau pihak penjual kepada pihak pembeli. Nota kontan ini sering kali akan diberikan secara langsung kepada si pihak pembeli yang melakukan transaksi pembelian secara langsung. Dalam nota penjualan ini, ada beberapa komponen yang harus dimasukan, yaitu antara lain adalah sebagai berikut ini: 1. Identitas Usaha Bagian header memuat nama usaha, logo (jika ada), alamat, nomor telepon, maupun informasi kontak lainnya. Identitas ini memudahkan pelanggan menghubungi penjual apabila terjadi komplain, retur, atau kebutuhan layanan purna jual. 2. Nomor Seri dan Tanggal Transaksi Setiap nota sebaiknya memiliki nomor seri yang unik dan berurutan disertai tanggal transaksi. Penomoran berurutan membantu proses audit internal, memudahkan penelusuran transaksi, sekaligus mengurangi risiko transaksi yang tidak tercatat (unrecorded sales). 3. Informasi Pelanggan (Opsional) Untuk transaksi bisnis atau pelanggan tetap, nota dapat mencantumkan nama pelanggan maupun nama perusahaan. Informasi ini memudahkan pencocokan transaksi dengan piutang atau riwayat pembelian. Baca juga: Nota Pembelian: Pengertian, Cara Membuat, dan Contoh 4. Daftar Barang atau Jasa Bagian ini berisi rincian barang atau jasa yang dijual, meliputi nama atau kode produk, jumlah, harga satuan, serta subtotal masing-masing item. Informasi tersebut menjadi dasar dalam menghitung nilai penjualan sekaligus mengurangi stok persediaan. 5. Ringkasan Nilai Transaksi Setelah seluruh item dicantumkan, nota perlu menampilkan subtotal, potongan harga (diskon) jika ada, PPN atau pajak lainnya bila berlaku, serta total pembayaran yang harus dibayar pelanggan. 6. Metode Pembayaran Cantumkan informasi mengenai metode pembayaran, seperti tunai, transfer bank, kartu debit, kartu kredit, QRIS, maupun dompet digital. Jika transaksi dilakukan secara tunai, sertakan pula nominal pembayaran dan jumlah kembalian. 7. Tanda Tangan atau Validasi Transaksi Sebagai bukti bahwa transaksi telah selesai diproses, nota dapat dilengkapi dengan tanda tangan kasir, stempel perusahaan, atau validasi digital pada sistem POS. Komponen ini memperkuat fungsi nota sebagai dokumen pendukung administrasi dan pembukuan. 8. Catatan Tambahan (Opsional) Bagian footer dapat digunakan untuk mencantumkan syarat retur barang, kebijakan penukaran, ucapan terima kasih kepada pelanggan, maupun informasi promosi yang masih berlaku. Tips: Jika bisnis memiliki lebih dari satu cabang, gunakan nomor nota yang mencantumkan kode cabang, misalnya NT-JKT-2026/08/0001 atau NT-BDG-2026/08/0001. Format ini memudahkan pemilik usaha melacak transaksi setiap lokasi sekaligus mempercepat proses konsolidasi laporan keuangan ketika bisnis berkembang menjadi multi-cabang. Jurnal Jadikan Proses Bisnis Lebih Efisien melalui Tools Terintegrasi. Pelajari Fitur Selengkapnya di sini! Saya Mau Coba Gratis Mekari Jurnal Sekarang! Cara Membuat Nota Penjualan yang Benar Selain membeli dalam bentuk yang sudah siap dikerjakan, anda dapat membuat nota penjualan sendiri. Oleh karena itu langsung saja disimak, cara membuat nota penjualan yang benar yang kami kumpulkan dari berbagai sumber diantaranya sebagai berikut; 1. Melalui internet Pada internet terdapat banyak template yang bisa Anda gunakan hanya dapat menyadur dan mengubah sedikit sesuai kebutuhan 2. Membuat Nota Penjualan Secara Manual Pembuatan nota menggunakan Microsoft Excel atau Word masih banyak digunakan oleh usaha mikro dan bisnis yang volume transaksinya belum terlalu tinggi. Cara ini relatif murah dan mudah disesuaikan dengan kebutuhan, tetapi seluruh proses penomoran, pencatatan transaksi, hingga pembaruan stok harus dilakukan secara manual sehingga lebih rentan terhadap kesalahan. 3. Menggunakan Generator Nota Otomatis Generator nota pada aplikasi kasir atau software akuntansi mampu membuat nota secara otomatis setiap kali transaksi terjadi. Nomor nota akan dibuat secara berurutan, stok barang langsung berkurang sesuai penjualan, dan transaksi dapat langsung tercatat ke pembukuan tanpa perlu input ulang. Pendekatan ini membantu mengurangi risiko human error, mempercepat proses administrasi, dan menjaga konsistensi data ketika volume transaksi semakin besar. 4. Menggunakan Software Akuntansi seperti Mekari Jurnal Contoh nota penjualan kredit dengan menggunakan software akuntansi Mekari Jurnal. Lebih mudah lagi jika Anda memanfaatkan software akuntansi seperti Mekari Jurnal, di mana salah satu kegunaannya adalah membuat faktur dan nota penjualan secara otomatis. Mekari Jurnal menyediakan 11 template desain profesional yang bisa disesuaikan dengan keperluan bisnis Anda. Melalui Mekari Jurnal, Anda juga dapat mengirimkan faktur secara langsung kepada pelanggan dengan cepat dan mudah. Selain itu, faktur Mekari Jurnal juga dapat digunakan sebagai pelaporan faktur pajak sehingga Anda tidak perlu repot lagi. Coba gratis Mekari Jurnal selama 7 hari dengan menekan tombol di bawah ini. Saya Mau Coba Gratis Mekari Jurnal Sekarang! Contoh Nota Penjualan yang benar Beberapa contoh nota penjualan ini merupakan sebuah nota yang biasa semua orang gunakan maupun sebagai pembeli ataupun sebagai penjual. Dibawah ini kami berikan contoh nota penjualan sederhana dengan format word yang juga bisa Anda download: [ DOWNLOAD DI SINI ] Contoh Nota Penjualan Khas Berbagai Sektor Bisnis Format nota yang ideal tidak seragam untuk semua jenis usaha. Kompleksitas informasi yang perlu dicantumkan berbeda tergantung karakter transaksinya masing-masing. 1. Nota Penjualan Toko Ritel dan Minimarket Format ritel biasanya ringkas dan dicetak lewat printer thermal, karena volume transaksinya tinggi dan waktu layanan per pelanggan harus singkat. Elemen wajib tetap ada, nomor transaksi, waktu, rincian barang, dan total, tapi disajikan sepadat mungkin. 2. Nota Penjualan Restoran dan F&B Nota F&B punya elemen tambahan yang tidak ada di ritel biasa, yaitu service charge yang dibagikan sebagai insentif karyawan. Komponen ini wajib dipisahkan dari pendapatan penjualan makanan, karena sifat dan tujuannya berbeda, sesuatu yang sering diabaikan resto kecil sampai akhirnya membingungkan saat rekonsiliasi laporan bulanan. 3. Nota Penjualan Grosir dan Distributor Transaksi grosir umumnya melibatkan nilai besar dan termin pembayaran, sehingga format notanya menyertakan tanggal jatuh tempo dan dibuat rangkap, satu lembar untuk pelanggan dan satu lembar arsip toko. Format rangkap atau carbonize ini penting untuk kepentingan audit, terutama kalau suatu saat terjadi perselisihan soal barang yang sudah diterima tapi belum dibayar. Peran Nota Penjualan dalam Pencegahan Fraud Kasir dan Rekonsiliasi Stok Nomor urut pada nota penjualan bukan sekadar formalitas, tetapi berfungsi sebagai alat pengendalian internal untuk memastikan seluruh transaksi tercatat dengan lengkap. Jika terdapat nomor nota yang hilang, terduplikasi, atau dibatalkan tanpa alasan yang jelas, perusahaan dapat segera menelusuri penyebabnya sebelum berdampak pada laporan keuangan. Selain itu, penomoran yang berurutan juga mempermudah proses rekonsiliasi stok dan audit, karena jumlah barang yang keluar dapat dicocokkan dengan seluruh nota yang diterbitkan. Apabila ditemukan selisih antara stok fisik dan transaksi yang tercatat, hal tersebut dapat menjadi indikasi adanya kesalahan pencatatan maupun potensi kecurangan yang perlu segera ditindaklanjuti. Pengelolaan Nota Rangkap untuk Audit Keuangan Untuk bisnis dengan transaksi bernilai besar seperti grosir dan distribusi, nota rangkap tetap relevan meski sistem digital sudah tersedia. Lembar pertama diserahkan ke pelanggan sebagai bukti transaksi, lembar kedua disimpan sebagai arsip internal yang tidak bisa diubah sepihak. Pengelolaan arsip ini idealnya diurutkan berdasarkan nomor nota dan disimpan minimal lima tahun, mengikuti ketentuan umum penyimpanan dokumen keuangan untuk kepentingan pajak. Kalau volume transaksi grosir cukup tinggi, menyimpan salinan digital hasil pindai nota fisik jadi langkah tambahan yang bijak, supaya arsip tidak rentan rusak atau hilang karena faktor fisik seperti kebakaran atau banjir. Ketentuan penyimpanan dokumen pendukung pembukuan ini bukan sekadar kebiasaan baik, melainkan berkaitan langsung dengan kewajiban perpajakan. Undang-Undang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan mewajibkan wajib pajak menyimpan dokumen pembukuan, termasuk nota dan bukti transaksi pendukung lainnya, selama periode tertentu untuk keperluan pemeriksaan. Kalau suatu saat petugas pajak meminta bukti transaksi lama dan ternyata nota fisiknya sudah hilang atau rusak, posisi tawar perusahaan dalam proses pemeriksaan jadi jauh lebih lemah. Kesalahan Umum dalam Menerbitkan Nota Penjualan Beberapa kesalahan berikut masih sering ditemukan pada bisnis yang menggunakan nota penjualan secara manual maupun semi-manual. 1. Menggunakan Nomor Nota yang Tidak Berurutan Nomor nota yang terlewat, terduplikasi, atau digunakan oleh beberapa kasir tanpa pembagian yang jelas menyulitkan proses audit dan penelusuran transaksi. 2. Tidak Mencantumkan Rincian Barang Nota yang hanya menampilkan total pembayaran tanpa daftar barang, jumlah, dan harga satuan akan menyulitkan penyelesaian komplain maupun proses rekonsiliasi penjualan. 3. Tidak Mencatat Nota yang Dibatalkan Nota yang salah cetak atau dibatalkan sebaiknya tetap didokumentasikan sebagai void, sehingga tidak menimbulkan nomor seri yang hilang tanpa penjelasan. 4. Mencampurkan Fungsi Nota dan Kwitansi Menggunakan format yang sama untuk nota penjualan dan kwitansi pembayaran dapat membingungkan proses pencatatan, terutama pada transaksi kredit atau cicilan. 5. Mencampurkan Komponen Penjualan dengan Biaya Lain Menggabungkan service charge, komisi platform, atau biaya tambahan lainnya ke dalam nilai penjualan tanpa pemisahan membuat laporan penjualan dan analisis pendapatan menjadi kurang akurat. Kesimpulan Semoga tulisan ini dapat membantu Anda yang sedang mencari tahu informasi seputar contoh nota penjualan, lengkap dengan pengertian, fungsi, cara membuat. Jika tidak mau repot, Anda bisa menggunakan software akuntansi Mekari Jurnal yang memiliki fitur untuk membuat faktur dan nota secara online. Ikuti media sosial Mekari Jurnal untuk informasi lain tentang bisnis, keuangan, dan akuntansi. Manfaatkan juga aplikasi pembukuan andorid untuk mengakses pembukuan perusahaan Anda kapan pun dan dimana pun. Mekari Jurnal Aplikasi akuntansi dan operasional terintegrasi untuk membantu pemilik bisnis, akuntan, dan tim finance mengelola keuangan, pembukuan, serta operasional bisnis secara lebih efisien sekaligus. Pelajari lebih lanjut Mekari Jurnal menjadi bagian dari ekosistem software terpadu Mekari dengan berbagai produk lainnya, seperti: Semua Platform Akuntansi & keuangan Customer People Services Operasional & digitalisasi Mekari Software as a Service Platform Mekari Officeless Platform Integrasi & App Builder Platform Mekari Airene AI Core Lintas Produk Mekari Platform Mekari Jurnal Akuntansi & Operasional Akuntansi & keuangan Mekari Klikpajak Manajemen Pajak Akuntansi & keuangan Mekari Expense Manajemen Pengeluaran Bisnis Akuntansi & keuangan Mekari POS Point Of Sale Akuntansi & keuangan Mekari Qontak Customer Engagement Platform Customer Mekari Talenta HCM People Mekari Flex Benefit Karyawan People Payroll Service Payroll Outsource Services Mekari Sign Tanda Tangan Digital & E-Meterai Operasional & digitalisasi Mekari Desty Omnichannel Commerce Operasional & digitalisasi Lihat lebih banyak Tidak ada produk di kategori ini. Kategori : Cost Accounting Sebelumnya Selanjutnya Dapatkan kurasi newsletter terkait pembukuan dan Akuntansi Subscribe Ikuti akun media sosial resmi dari Mekari Jurnal Facebook Instagram LinkedIn YouTube Dapatkan kurasi newsletter terkait pembukuan dan Akuntansi Subscribe Bagikan artikelWhatsAppLinkedinFacebook
8 Hal Wajib Ada di Nota Penjualan Anda + Contoh per Sektor dan Template Gratis Nota penjualan adalah dokumen tertulis yang digunakan sebagai bukti transaksi sah antara penjual dan pembeli dalam kegiatan perdagangan. Dokumen ini menjadi catatan krusial yang mendokumentasikan rincian barang, jumlah, hingga nominal harga yang harus dibayarkan secara tunai maupun kredit. Dalam operasional bisnis, nota tidak hanya berfungsi sebagai struk belanja biasa, tetapi juga sebagai instrumen audit dan pengawasan stok. Penggunaan nota penjualan yang sistematis akan membantu pengusaha menjaga transparansi data keuangan dan meminimalisir risiko kesalahpahaman dengan pelanggan. Masalahnya, kebanyakan pemilik usaha kecil baru menyadari pentingnya nota yang rapi setelah kejadian serupa menimpa bisnis mereka sendiri. Padahal, sistem penomoran dan format yang benar sejak awal jauh lebih murah dibanding biaya investigasi dan kerugian yang harus ditanggung setelah kecurangan berlangsung berbulan-bulan tanpa terdeteksi. Angka-angka ini menegaskan satu hal, sistem pencatatan transaksi yang lemah adalah pintu masuk paling umum bagi kerugian bisnis, jauh lebih sering dibanding faktor eksternal seperti penurunan penjualan. Artikel ini membahas cara membuat nota penjualan yang benar, format nota penjualan sesuai standar akuntansi, sampai contoh nota penjualan untuk berbagai sektor bisnis di Indonesia. Pengertian dari Nota Penjualan Secara sederhana, nota penjualan atau resi adalah bukti atas sebuah transaksi pembelian barang yang dilakukan secara tunai. Struk ini diberikan penjual kepada pihak pembelinya. Biasanya, dokumen ini terdiri dari dua rangkap. Rangkap pertama diberikan kepada pihak pembeli, sedangkan rangkap satunya disimpan oleh pihak penjual. Tujuan dibuat 2 rangkap tersebut adalah sebagai arsip dokumen untuk keperluan pembukuan laporan keuangan. Di sisi yang lain, contoh nota penjualan juga bisa digunakan untuk mengecek dan membantu pembuat laporan bila didapati ternyata ada kesalahan pada saat membuat laporan penjualan. Oleh karena itu, pihak penjual diwajibkan untuk menyimpan resi tersebut untuk memudahkan keperluan pembukuan perusahaan. Setidaknya struk tersebut bisa membantu penjual untuk melakukan pengecekan terhadap produk yang telah dijualnya tersebut. Baca juga: Contoh Surat Tagihan, Apa Saja Komponen di Dalamnya? Perbedaan Nota Penjualan, Kwitansi, Invoice, dan Faktur Pajak Sebelum membahas format nota penjualan, penting memahami perbedaan nota, kwitansi, invoice, dan faktur pajak. Keempat dokumen ini memiliki fungsi yang berbeda, sehingga penggunaan yang tidak tepat dapat memengaruhi pencatatan transaksi maupun kepatuhan perpajakan. 1. Nota Penjualan Nota penjualan digunakan sebagai bukti transaksi ketika barang diserahkan dan pembayaran dilakukan secara langsung, sehingga umum digunakan pada bisnis ritel, toko, maupun restoran. 2. Kwitansi Kwitansi merupakan bukti bahwa sejumlah uang telah diterima. Dokumen ini biasanya digunakan untuk transaksi jasa, pembayaran cicilan, atau pelunasan yang memerlukan bukti penerimaan dana. 3. Invoice Invoice atau tagihan diterbitkan sebelum pembayaran dilakukan. Dokumen ini umumnya digunakan pada transaksi bisnis dengan sistem kredit atau termin pembayaran tertentu. 4. Faktur Pajak Faktur pajak adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP) sebagai bukti pemungutan Pajak Pertambahan Nilai (PPN) sesuai ketentuan perpajakan yang berlaku. Dengan memahami perbedaan keempat dokumen tersebut, bisnis dapat memilih dokumen yang tepat untuk setiap jenis transaksi sekaligus menjaga akurasi administrasi dan pelaporan keuangan. Fungsi dari Nota Penjualan Fungsi dari Nota Penjualan Bagi pemilik usaha, nota penjualan memiliki beberapa fungsi yang mungkin untuk sebagian orang masih banyak belum diketahui. Oleh karena itu kami akan sedikit menjelaskan fungsinya secara sederhana sebagai berikut yaitu: 1. Sebagai catatan dalam daftar penjualan Menjadikan sebuah catatan dari sebuah daftar penjualan yang di runtut menurut beberapa kategori dari barang atau jasa. Dari daftar penjualan itulah Anda bisa mengetahui dengan jelas barang apa saja yang sudah ditransaksikan. Kemudian Anda bisa mengetahui stok ketersediaan barang tersebut. Bila ternyata didapati stoknya sudah menipis, maka Anda bisa langsung melakukan pengisian stok produk. Baca juga: Buku Stok Barang: Pengertian, Fungsi, dan Manfaatnya 2. Memberikan informasi harga dan barang yang dijual Menampilkan sejumlah informasi yang berisikan jumlah dan harga barang atau jasa yang dijual. Sehingga setiap data informasi transaksinya lebih jelas. Karena setiap penjual dan pembeli mengetahui barang apa yang ditransaksikan, lengkap dengan harganya. Jadi dengan harga itu akan memudahkan mereka membuat laporan keuangan dengan baik. 3. Bukti telah terjadi transaksi Contoh nota penjualan memiliki peran sebagai bukti transaksi resmi bahwa sebuah proses transaksi dari penjualan dan pembelian telah terlaksana. Itulah kenapa setiap nota penjualan selalu didukung dengan cap stempel perusahaan, logo, atau bahkan tanda tangan sebagai penguat transaksi. 4. Alat penguat kepercayaan konsumen Selanjutnya sebagai alat penguat kepercayaan konsumen kepada pihak pemilik usaha selaku penyedia barang atau jasa. Baca juga: Bagaimana Cara Scan Faktur? Cari Tahu Langkahnya di Sini! 5. Berperan untuk sumber data pembukuan Bisa berperan sebagai sumber data dalam pembukuan keuangan toko dalam suatu periode tertentu. Bagi pembeli, contoh nota penjualan ini bisa menjadi referensi terkait pembelian barang atau jasa yang telah dipakai. Referensi bukti tersebut umumnya dapat digunakan sebagai bukti dokumen data pendukung dalam kegiatan pembuatan laporan kegiatan. 6. Sebagai dokumen pendukung untuk cross check Sebagai dokumen untuk melakukan cross-check yaitu pada saat sebuah perusahaan membandingkan jumlah barang yang terjual berdasarkan data di nota tersebut dengan keadaan barang yang sebenarnya ada di gudang. Nota penjualan ini bagi pihak pembeli akan dapat dijadikan sebagai alat bukti pembelian yang sah. Komponen dari Nota Penjualan Agar dapat berfungsi sebagai bukti transaksi sekaligus memudahkan proses pembukuan, nota penjualan harus memuat informasi yang lengkap dan konsisten. Selain membantu pencatatan penjualan, nota juga menjadi dokumen pendukung saat melakukan rekonsiliasi kas, pengendalian persediaan, hingga penyusunan laporan keuangan. Nota penjualan memiliki beberapa komponen yang sangat penting bagi perusahaan. Ini biasanya akan dijadikan dokumen acuan saat perusahaan membuat laporan keuangan. Karena contoh nota penjual merupakan sebuah dokumen alat bukti transaksi yang dikeluarkan oleh pihak pemilik bisnis atau pihak penjual kepada pihak pembeli. Nota kontan ini sering kali akan diberikan secara langsung kepada si pihak pembeli yang melakukan transaksi pembelian secara langsung. Dalam nota penjualan ini, ada beberapa komponen yang harus dimasukan, yaitu antara lain adalah sebagai berikut ini: 1. Identitas Usaha Bagian header memuat nama usaha, logo (jika ada), alamat, nomor telepon, maupun informasi kontak lainnya. Identitas ini memudahkan pelanggan menghubungi penjual apabila terjadi komplain, retur, atau kebutuhan layanan purna jual. 2. Nomor Seri dan Tanggal Transaksi Setiap nota sebaiknya memiliki nomor seri yang unik dan berurutan disertai tanggal transaksi. Penomoran berurutan membantu proses audit internal, memudahkan penelusuran transaksi, sekaligus mengurangi risiko transaksi yang tidak tercatat (unrecorded sales). 3. Informasi Pelanggan (Opsional) Untuk transaksi bisnis atau pelanggan tetap, nota dapat mencantumkan nama pelanggan maupun nama perusahaan. Informasi ini memudahkan pencocokan transaksi dengan piutang atau riwayat pembelian. Baca juga: Nota Pembelian: Pengertian, Cara Membuat, dan Contoh 4. Daftar Barang atau Jasa Bagian ini berisi rincian barang atau jasa yang dijual, meliputi nama atau kode produk, jumlah, harga satuan, serta subtotal masing-masing item. Informasi tersebut menjadi dasar dalam menghitung nilai penjualan sekaligus mengurangi stok persediaan. 5. Ringkasan Nilai Transaksi Setelah seluruh item dicantumkan, nota perlu menampilkan subtotal, potongan harga (diskon) jika ada, PPN atau pajak lainnya bila berlaku, serta total pembayaran yang harus dibayar pelanggan. 6. Metode Pembayaran Cantumkan informasi mengenai metode pembayaran, seperti tunai, transfer bank, kartu debit, kartu kredit, QRIS, maupun dompet digital. Jika transaksi dilakukan secara tunai, sertakan pula nominal pembayaran dan jumlah kembalian. 7. Tanda Tangan atau Validasi Transaksi Sebagai bukti bahwa transaksi telah selesai diproses, nota dapat dilengkapi dengan tanda tangan kasir, stempel perusahaan, atau validasi digital pada sistem POS. Komponen ini memperkuat fungsi nota sebagai dokumen pendukung administrasi dan pembukuan. 8. Catatan Tambahan (Opsional) Bagian footer dapat digunakan untuk mencantumkan syarat retur barang, kebijakan penukaran, ucapan terima kasih kepada pelanggan, maupun informasi promosi yang masih berlaku. Tips: Jika bisnis memiliki lebih dari satu cabang, gunakan nomor nota yang mencantumkan kode cabang, misalnya NT-JKT-2026/08/0001 atau NT-BDG-2026/08/0001. Format ini memudahkan pemilik usaha melacak transaksi setiap lokasi sekaligus mempercepat proses konsolidasi laporan keuangan ketika bisnis berkembang menjadi multi-cabang. Jurnal Jadikan Proses Bisnis Lebih Efisien melalui Tools Terintegrasi. Pelajari Fitur Selengkapnya di sini! Saya Mau Coba Gratis Mekari Jurnal Sekarang! Cara Membuat Nota Penjualan yang Benar Selain membeli dalam bentuk yang sudah siap dikerjakan, anda dapat membuat nota penjualan sendiri. Oleh karena itu langsung saja disimak, cara membuat nota penjualan yang benar yang kami kumpulkan dari berbagai sumber diantaranya sebagai berikut; 1. Melalui internet Pada internet terdapat banyak template yang bisa Anda gunakan hanya dapat menyadur dan mengubah sedikit sesuai kebutuhan 2. Membuat Nota Penjualan Secara Manual Pembuatan nota menggunakan Microsoft Excel atau Word masih banyak digunakan oleh usaha mikro dan bisnis yang volume transaksinya belum terlalu tinggi. Cara ini relatif murah dan mudah disesuaikan dengan kebutuhan, tetapi seluruh proses penomoran, pencatatan transaksi, hingga pembaruan stok harus dilakukan secara manual sehingga lebih rentan terhadap kesalahan. 3. Menggunakan Generator Nota Otomatis Generator nota pada aplikasi kasir atau software akuntansi mampu membuat nota secara otomatis setiap kali transaksi terjadi. Nomor nota akan dibuat secara berurutan, stok barang langsung berkurang sesuai penjualan, dan transaksi dapat langsung tercatat ke pembukuan tanpa perlu input ulang. Pendekatan ini membantu mengurangi risiko human error, mempercepat proses administrasi, dan menjaga konsistensi data ketika volume transaksi semakin besar. 4. Menggunakan Software Akuntansi seperti Mekari Jurnal Contoh nota penjualan kredit dengan menggunakan software akuntansi Mekari Jurnal. Lebih mudah lagi jika Anda memanfaatkan software akuntansi seperti Mekari Jurnal, di mana salah satu kegunaannya adalah membuat faktur dan nota penjualan secara otomatis. Mekari Jurnal menyediakan 11 template desain profesional yang bisa disesuaikan dengan keperluan bisnis Anda. Melalui Mekari Jurnal, Anda juga dapat mengirimkan faktur secara langsung kepada pelanggan dengan cepat dan mudah. Selain itu, faktur Mekari Jurnal juga dapat digunakan sebagai pelaporan faktur pajak sehingga Anda tidak perlu repot lagi. Coba gratis Mekari Jurnal selama 7 hari dengan menekan tombol di bawah ini. Saya Mau Coba Gratis Mekari Jurnal Sekarang! Contoh Nota Penjualan yang benar Beberapa contoh nota penjualan ini merupakan sebuah nota yang biasa semua orang gunakan maupun sebagai pembeli ataupun sebagai penjual. Dibawah ini kami berikan contoh nota penjualan sederhana dengan format word yang juga bisa Anda download: [ DOWNLOAD DI SINI ] Contoh Nota Penjualan Khas Berbagai Sektor Bisnis Format nota yang ideal tidak seragam untuk semua jenis usaha. Kompleksitas informasi yang perlu dicantumkan berbeda tergantung karakter transaksinya masing-masing. 1. Nota Penjualan Toko Ritel dan Minimarket Format ritel biasanya ringkas dan dicetak lewat printer thermal, karena volume transaksinya tinggi dan waktu layanan per pelanggan harus singkat. Elemen wajib tetap ada, nomor transaksi, waktu, rincian barang, dan total, tapi disajikan sepadat mungkin. 2. Nota Penjualan Restoran dan F&B Nota F&B punya elemen tambahan yang tidak ada di ritel biasa, yaitu service charge yang dibagikan sebagai insentif karyawan. Komponen ini wajib dipisahkan dari pendapatan penjualan makanan, karena sifat dan tujuannya berbeda, sesuatu yang sering diabaikan resto kecil sampai akhirnya membingungkan saat rekonsiliasi laporan bulanan. 3. Nota Penjualan Grosir dan Distributor Transaksi grosir umumnya melibatkan nilai besar dan termin pembayaran, sehingga format notanya menyertakan tanggal jatuh tempo dan dibuat rangkap, satu lembar untuk pelanggan dan satu lembar arsip toko. Format rangkap atau carbonize ini penting untuk kepentingan audit, terutama kalau suatu saat terjadi perselisihan soal barang yang sudah diterima tapi belum dibayar. Peran Nota Penjualan dalam Pencegahan Fraud Kasir dan Rekonsiliasi Stok Nomor urut pada nota penjualan bukan sekadar formalitas, tetapi berfungsi sebagai alat pengendalian internal untuk memastikan seluruh transaksi tercatat dengan lengkap. Jika terdapat nomor nota yang hilang, terduplikasi, atau dibatalkan tanpa alasan yang jelas, perusahaan dapat segera menelusuri penyebabnya sebelum berdampak pada laporan keuangan. Selain itu, penomoran yang berurutan juga mempermudah proses rekonsiliasi stok dan audit, karena jumlah barang yang keluar dapat dicocokkan dengan seluruh nota yang diterbitkan. Apabila ditemukan selisih antara stok fisik dan transaksi yang tercatat, hal tersebut dapat menjadi indikasi adanya kesalahan pencatatan maupun potensi kecurangan yang perlu segera ditindaklanjuti. Pengelolaan Nota Rangkap untuk Audit Keuangan Untuk bisnis dengan transaksi bernilai besar seperti grosir dan distribusi, nota rangkap tetap relevan meski sistem digital sudah tersedia. Lembar pertama diserahkan ke pelanggan sebagai bukti transaksi, lembar kedua disimpan sebagai arsip internal yang tidak bisa diubah sepihak. Pengelolaan arsip ini idealnya diurutkan berdasarkan nomor nota dan disimpan minimal lima tahun, mengikuti ketentuan umum penyimpanan dokumen keuangan untuk kepentingan pajak. Kalau volume transaksi grosir cukup tinggi, menyimpan salinan digital hasil pindai nota fisik jadi langkah tambahan yang bijak, supaya arsip tidak rentan rusak atau hilang karena faktor fisik seperti kebakaran atau banjir. Ketentuan penyimpanan dokumen pendukung pembukuan ini bukan sekadar kebiasaan baik, melainkan berkaitan langsung dengan kewajiban perpajakan. Undang-Undang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan mewajibkan wajib pajak menyimpan dokumen pembukuan, termasuk nota dan bukti transaksi pendukung lainnya, selama periode tertentu untuk keperluan pemeriksaan. Kalau suatu saat petugas pajak meminta bukti transaksi lama dan ternyata nota fisiknya sudah hilang atau rusak, posisi tawar perusahaan dalam proses pemeriksaan jadi jauh lebih lemah. Kesalahan Umum dalam Menerbitkan Nota Penjualan Beberapa kesalahan berikut masih sering ditemukan pada bisnis yang menggunakan nota penjualan secara manual maupun semi-manual. 1. Menggunakan Nomor Nota yang Tidak Berurutan Nomor nota yang terlewat, terduplikasi, atau digunakan oleh beberapa kasir tanpa pembagian yang jelas menyulitkan proses audit dan penelusuran transaksi. 2. Tidak Mencantumkan Rincian Barang Nota yang hanya menampilkan total pembayaran tanpa daftar barang, jumlah, dan harga satuan akan menyulitkan penyelesaian komplain maupun proses rekonsiliasi penjualan. 3. Tidak Mencatat Nota yang Dibatalkan Nota yang salah cetak atau dibatalkan sebaiknya tetap didokumentasikan sebagai void, sehingga tidak menimbulkan nomor seri yang hilang tanpa penjelasan. 4. Mencampurkan Fungsi Nota dan Kwitansi Menggunakan format yang sama untuk nota penjualan dan kwitansi pembayaran dapat membingungkan proses pencatatan, terutama pada transaksi kredit atau cicilan. 5. Mencampurkan Komponen Penjualan dengan Biaya Lain Menggabungkan service charge, komisi platform, atau biaya tambahan lainnya ke dalam nilai penjualan tanpa pemisahan membuat laporan penjualan dan analisis pendapatan menjadi kurang akurat. Kesimpulan Semoga tulisan ini dapat membantu Anda yang sedang mencari tahu informasi seputar contoh nota penjualan, lengkap dengan pengertian, fungsi, cara membuat. Jika tidak mau repot, Anda bisa menggunakan software akuntansi Mekari Jurnal yang memiliki fitur untuk membuat faktur dan nota secara online. Ikuti media sosial Mekari Jurnal untuk informasi lain tentang bisnis, keuangan, dan akuntansi. Manfaatkan juga aplikasi pembukuan andorid untuk mengakses pembukuan perusahaan Anda kapan pun dan dimana pun. Mekari Jurnal Aplikasi akuntansi dan operasional terintegrasi untuk membantu pemilik bisnis, akuntan, dan tim finance mengelola keuangan, pembukuan, serta operasional bisnis secara lebih efisien sekaligus. Pelajari lebih lanjut Mekari Jurnal menjadi bagian dari ekosistem software terpadu Mekari dengan berbagai produk lainnya, seperti: Semua Platform Akuntansi & keuangan Customer People Services Operasional & digitalisasi Mekari Software as a Service Platform Mekari Officeless Platform Integrasi & App Builder Platform Mekari Airene AI Core Lintas Produk Mekari Platform Mekari Jurnal Akuntansi & Operasional Akuntansi & keuangan Mekari Klikpajak Manajemen Pajak Akuntansi & keuangan Mekari Expense Manajemen Pengeluaran Bisnis Akuntansi & keuangan Mekari POS Point Of Sale Akuntansi & keuangan Mekari Qontak Customer Engagement Platform Customer Mekari Talenta HCM People Mekari Flex Benefit Karyawan People Payroll Service Payroll Outsource Services Mekari Sign Tanda Tangan Digital & E-Meterai Operasional & digitalisasi Mekari Desty Omnichannel Commerce Operasional & digitalisasi Lihat lebih banyak Tidak ada produk di kategori ini.
