Buku Stok Barang: Pengertian, Fungsi, dan Manfaatnya Buku stok barang adalah salah satu dokumen yang penting untuk keperluan kegiatan persediaan barang di sebuah gudang atau perusahaan, oleh karena itu, simak pengertian, manfaat, cara membuat serta contoh buku ini di Blog Mekari Jurnal! Jika tidak ada buku ini, maka pendataan stok barang bisa menjadi kacau. Nah, jika Anda ingin tahu lebih lanjut tentang buku stok, yuk simak ulasannya berikut ini. Pengertian Buku Stok Barang Kegiatan stok barang di gudang merupakan kegiatan yang menghitung jumlah barang yang tersedia di gudang secara fisik. Kegiatan ini bertujuan untuk bisa mengetahui pencatatan untuk pembukuan barang secara akurat. Sehingga nantinya pembukuan perusahaan juga menjadi akurat datanya. Buku stok barang sendiri adalah buku yang mencatat seluruh data stok barang yang ada di gudang. Selain buku tersebut, ada juga kartu stok barang. Kartu stok barang adalah lembaran yang berfungsi untuk melacak penjualan, pembelian, dan transaksi barang lainnya. Secara umum, kegiatan stok barang memang terkesan melelahkan dan membutuhkan waktu lama untuk menghitung barang yang tersedia serta memeriksa kondisi barang di gudang, apakah ada kerusakan atau cacat. Untuk mempermudah dalam proses stok barang, perusahaan juga bisa menggunakan barcode di barang. Barcode tersebut juga bermanfaat untuk mengurangi kesalahan dalam menghitung jumlah barang, pencatatan barang, dan membantu perusahaan. Baca Juga: Laporan Stok Barang: Pengertian, Manfaat, Contoh, Cara Membuat Cara Mengatur Stok Barang di Gudang Anda juga perlu mengetahui cara mengatur stok barang di gudang untuk menghindari kerugian atau selisih. Lantas, bagaimana caranya? Pertama, Anda harus menyiapkan gudang penyimpanan. Gudang ini akan digunakan untuk menyimpan stok barang yang tersedia. Kedua, Anda harus mempersiapkan data dengan memiliki hasil pencatatan yang akurat. Selanjutnya, Anda harus membuat perkiraan tentang persediaan stok barang yang ada dan jumlah stok barang yang dibutuhkan setiap tahunnya. Lakukan pengecekan terlebih dahulu sebelum barang disimpan ke gudang dan berilah kode khusus ke setiap barang. Hal ini bertujuan untuk mempermudah penataan barang yang mengetahui jumlah stok barang. Terakhir, Anda harus melakukan pendataan secara rutin jika ada barang masuk dan keluar. Semua cara di atas bisa membantu Anda dalam meminimalisir kesalahan ketika membuat laporan untuk stok barang. Simak lebih lanjut: Cara Mengelola Stok Barang di Gudang, Ini Tipsnya! Mengapa Perlu Membuat Buku Stok Barang? Tujuan dari membuat buku stok barang di gudang untuk perusahaan tidak hanya bertujuan untuk mengetahui jumlah barang yang tersedia. Namun, hal tersebut juga bertujuan untuk menilai selisih kelebihan atau kekurangan dari persediaan barang di gudang. Untuk sebuah perusahaan manufaktur, melakukan inventory control (kontrol stok barang) sangat bermanfaat untuk mengetahui berapa jumlah dari stok barang untuk bahan baku, bahan penolong, barang setengah jadi, dan jenis bahan lainnya. Hal ini dilakukan agar pencatatan stok barang menjadi lebih akurat, sehingga apabila ada selisih ketika melakukan stok barang, maka tidak berakibat pada jurnal penyesuaian perusahaan jasa dan lainnya. Hal ini juga bermanfaat agar tidak usah melakukan pemeriksaan ulang terhadap buku besar dan jurnal di laporan keuangan. Itulah alasan mengapa buku untuk stok barang sangat penting dalam dunia bisnis. Cara Membuat Buku Stok Barang Membuat buku untuk stok barang dapat menggunakan Microsoft Excel. Membuat buku ini harus teliti dan sabar karena data yang dihasilkan harus akurat. Nah, terdapat tips untuk mempermudah cara membuat laporan stok barang, yang pertama yaitu mengelompokkan barang sesuai jenisnya. Apabila Anda memiliki usaha dengan barang yang bermacam jenisnya, maka sortir dan kelompokkanlah barang-barang tersebut berdasarkan jenisnya. Sebagai contoh, jika Anda berjualan makanan atau kebutuhan pokok, maka gunakanlah rak A untuk menyimpan barang khusus tepung, seperti tepung sagu, terigu, tapioka, dan lainnya. Selanjutnya, gunakanlah rak B untuk menyimpan jenis coklat, seperti coklat batangan, coklat bubuk, coklat meses, dan lain sebagainya. Tips kedua yaitu kumpulkan semua nota penjualan dan pembelian yang ada. Hal ini karena manusia adalah tempatnya salah, sehingga tak jarang terjadi kesalahan pencatatan data stok barang. Nah, untuk menghindari hal ini, maka Anda bisa mengecek stok barang melalui bukti pencacatan. Contohnya melalui nota penjualan dan pembelian dalam satu hari. Dengan demikian, pembuatan buku stok barang pun menjadi lebih mudah, bukan? Baca juga: Download Contoh Laporan Stok Barang Gudang Excel Fungsi Buku Persediaan Barang Selain Anda perlu tahu pengertian dan urgensi dari buku ini, yuk ketahui juga fungsi dari buku persediaan barang berikut ini. 1. Mencatat Pergerakan Stok Fungsi pertama dari buku ini adalah untuk mencatat pergerakan stok sebagai dasar untuk melakukan pembelian barang. Selain mencatat pergerakan stok dari pembelian barang, buku ini juga berfungsi untuk mencatat transaksi barang masuk, return pelanggan, pemakaian barang, dan transaksi harian perusahaan lainnya. 2. Mengontrol Stok Barang Fungsi selanjutnya yaitu bisa mengontrol stok barang dengan efektif. Jadi, jika Anda menemukan suatu hal yang janggal karena kelalaian manusia atau kesalahan sistem, Anda bisa menyelesaikan masalah tersebut dengan cepat. Baca juga: Memahami Manajemen Persediaan Produk dalam Bisnis 3. Mencegah Kecurangan Dalam sebuah perusahaan atau badan usaha, tidak bisa dipungkiri kalau ada oknum atau pihak tertentu yang tidak bertanggung jawab dan ingin mendapatkan keuntungan pribadi. Oknum tersebut bisa saja melakukan kecurangan dengan cara memanipulasi barang atau data. Maka dari itu, buku ini berfungsi untuk mencegah adanya kecurangan atau penyelewengan barang di gudang. 4. Sebagai Alat Audit Perbandingan Fungsi terakhir dari buku ini adalah untuk alat audit perbandingan dengan seluruh dokumen transaksi yang sudah ada. Selain itu, buku ini juga berfungsi untuk mencegah adanya manipulasi dari oknum-oknum yang tidak bertanggung jawab. 5. Dokumen Pelacakan Mutasi Barang Karena buku stok menyimpan dan mencatat seluruh perputaran stok barang, jadi buku ini sangat penting sebagai dokumen untuk melacak mutasi barang dari satu gudang ke gudang lainnya atau mutasi barang yang sudah terjual. Manfaat Buku Stok Barang Selain beberapa tujuan yang disebutkan di atas, buku ini juga memiliki beberapa manfaat seperti penjelasan berikut ini. 1. Mencocokkan Jumlah Barang Buku stok barang bermanfaat untuk mencocokkan jumlah barang di gudang dengan kuantitas barang yang ada di catatan pembukuan. 2. Meminimalisir Penyimpangan Tidak bisa dipungkiri kalau manusia bisa saja lalai ketika menyimpan barang di gudang. Maka dari itu, buku ini bermanfaat untuk meminimalisir hal tersebut. 3. Mempercepat Pengambilan Keputusan Jika ada barang yang rusak atau hilang, maka Anda bisa mempercepat proses pengambilan keputusan dengan menggunakan buku tersebut. 4. Menghitung Piutang, Aktiva, dan Kas Buku stok barang juga berfungsi untuk menghitung aktiva, kas, piutang, dan hutang dari sebuah perusahaan. 5. Menganalisis Perkembangan Usaha Buku untuk stok barang juga bermanfaat untuk menganalisis perkembangan perusahaan, karena Anda bisa membandingkan jumlah stok barang yang dimiliki sebelumnya dan tahun ini. Baca juga: Contoh Daftar Inventaris Barang Kantor 6. Menghindari Kesalahan Stok Manfaat lainnya dari buku stok adalah untuk menghindari kesalahan stok barang yang diakibatkan oleh kerusakan, kehilangan, atau adanya penyelewengan dari oknum tertentu. 7. Mengetahui Arus Kas Masuk dan Keluar Manfaat dari buku stok barang yang terakhir yaitu bisa mengetahui arus dari kas masuk dan keluar untuk barang yang tersedia. Tinggalkan Cara Manual dan Gunakan Software Mekari Jurnal untuk Mencatat Stok Barang Salah satu hal yang perlu Anda pertimbangkan agar bisnis Anda semakin berkembang adalah dengan beralih ke cara yang lebih efektif dan efisien baik dari sisi operasional maupun proses lainnya. Anda dapat memanfaatkan teknologi seperti sistem manajemen supply chain seperti yang terdapat di Mekari Jurnal. Terdapat juga fitur manajemen inventaris sehingga Anda bisa monitor laporan stok barang secara real time, selain itu juga dapat menghitung komponen seperti harga pokok penjualan, depresiasi aset, dan lainnya. Melalui fitur-fitur tersebut, pencatatan persediaan barang jadi lebih mudah dan cepat sehingga dapat menghemat tenaga dan waktu. Tunggu apa lagi? Coba Mekari Jurnal secara gratis selama 7 hari dengan menekan tombol di bawah ini! Saya Mau Coba Gratis Mekari Jurnal Sekarang! Semoga artikel ini bermanfaat untuk Anda. Ikuti media sosial Mekari Jurnal untuk informasi lain seputar akuntansi, keuangan, dan supply chain. Referensi: Shopify, “Inventory Reporting: A Beginner’s Guide”.