Pengertian, Tujuan, Metode dan Contoh Kas Kecil

Setiap bisnis, baik itu bisnis dalam skala kecil, menengah (UKM) atau pun bisnis besar, pastinya menyadari bahwa manajemen keuangan perusahaan merupakan faktor krusial untuk diperhatikan. Pasalnya, perusahaan dapat melihat secara jelas mengenai perkembangan bisnis mereka dari besarnya pengeluaran atau pemasukan, dan data-data tersebut hanya dapat dilihat dari hasil pengelolaan keuangan. Untuk mengelola keuangan perusahaan dengan baik, para staf dari divisi keuangan harus membangun sistem yang tepat dan cocok dengan budaya perusahaan. Ada beberapa cara yang lazim digunakan, mulai dari penggunaan invoice untuk berbagai kebutuhan seperti pengadaan barang dan kebutuhan lainnya. Selain invoice, kas kecil adalah satu model lainnya yang digunakan dalam mengelola keuangan bahkan di perusahaan besar.

1. Pengertian Kas Kecil

Pengertian Kas Kecil

Dalam melakukan transaksi bisnis, perusahaan tidak selalu mengeluarkan dana besar untuk membayar sesuatu. Namun, tanpa disadari ternyata perusahaan juga dapat mengeluarkan uang dengan nominal yang kecil, tapi dengan kuantitas yang banyak. Meskipun demikian, setiap uang yang keluar tetap harus dibuat di dalam sebuah buku (pembukuan) untuk mempermudah akuntan perusahaan mencatat keuangan perusahaan.

Pembukuan inilah yang akan mencatat setiap pengeluaran yang dilakukan perusahaan dalam nominal yang tidak terlalu banyak atau biasa disebut dengan kas kecil atau petty cash. Petty cash biasanya digunakan untuk pembiayaan operasional perusahaan ataupun hal-hal yang berkaitan dengan aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan.Kas kecil (Petty Cash) adalah sejumlah dana yang dibentuk khusus untuk pengeluaran yang bersifat rutin dan relatif kecil jumlahnya.

Kas kecil digunakan untuk mendanai pengeluaran-pengeluaran pimpinan yang jumlahnya relatif kecil seperti dana entertain klien atau rekan kerja pimpinan, dana konsumsi untuk kepentingan rapat, dan lain sebagainya. Sebagai orang yang dipercaya pimpinan untuk mengelola kas kecil, sekretaris harus dapat mengatur dan merencanakan penggunaan dana kas kecil dan membuat catatan keuangan yang dibukukan kembali oleh bagian keuangan perusahaan.

Pengelolaan kas kecil keuangan dilakukan oleh Biro Kesekretariatan atau petugas keuangan tingkat pemula atas pengeluaran-pengeluaran tunai. Hal ini dilakukan untuk mendukung tugas pelaksanaan yang ada. Maksud diadakannya kas kecil adalah agar kesekretariatan tidak perlu meminta dana kebagian keuangan setiap kali ingin mengeluarkan dana. Karena umumnya, perusahaan akan sering mengeluarkan dana yang relatif kecil untuk berbagai kepentingan.

2. Tujuan Kas Kecil

Tujuan Kas Kecil

Ada beberapa tujuan kas kecil, berikut di antaranya:

  1. Menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dialami oleh suatu bagian di kantor.
  2. Menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak praktis atas pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak.
  3. Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal kepada pelanggan juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan.
  4. Mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara mendadak dan juga tidak terencana sebelumnya.

Baca juga : Cara Mudah Kembangkan Bisnis Lewat Pengelolaan Arus Kas

3. Metode dalam Pengelolaan Kas Kecil

Metode dalam Pengelolaan Kas Kecil

Metode ini mencakup tahapan-tahapan pengelolaan dalam penggunaan dana yang ada, sehingga ketika laporan penggunaan kas kecil diminta oleh pihak-pihak yang terkait dapat ditunjukkan dengan segera dan lengkap tanpa ada kesalahan. Metode pencatatan kas kecil ada 2 (dua). Berikut ini penjelasannya.

1. Metode Tetap (Imprest Fund System)

Metode Tetap adalah metode pembukuan kas kecil di mana rekening kas kecil jumlahnya selalu tetap. Setiap pengeluaran kas terjadi, pemegang petty cash tidak serta merta langsung mencatatnya, tetapi hanya sekedar mengumpulkan bukti transaksi pengeluarannya. Ciri-ciri metode tetap antara lain : 

  • Bukti-bukti penggunaan dana kas kecil dikumpulkan oleh pengelola kas kecil.
  • Pengisian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama jumlahnya dengan dana kas kecil yang telah digunakan sehingga jumlah dana kas kecil kembali kepada jumlah yang ditetapkan semula.

Selanjutnya, berikut langkah-langkah yang dilakukan dalam metode tetap :

  • Pembentukan dana kas kecil di mana pemegang kas kecil diberi sejumlah uang tunai yang nantinya untuk pembayaran atas pengeluaran yang diperkirakan bisa memenuhi kebutuhan dalam waktu tertentu.
  • Dana kas kecil dipergunakan untuk pembayaran transaksi pengeluaran.
  • Setelah dana kas kecil habis/hampir habis, kasir membentuk kembali dana kas kecil, mengisinya sebesar jumlah nominal pengeluaran yang terjadi.

2. Metode Berubah-ubah (Fluctuating fund system)

Metode berubah-ubah adalah suatu metode pengisian dan pengendalian kas kecil di mana jumlah kas kecil akan selalu berubah-ubah (sesuai dengan kebutuhan). Sistem ini menghendaki bahwa jumlah nominal kas kecil tidak ditetapkan akan tetapi sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, ketika pertama kali membuat kebijakan, perusahaan menetapkan jumlah nominal kas kecil sebesar Rp5 Juta kemudian digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kemudian kas kecil diisi kembali.

Ketika waktu pengisian, jika perusahaan menggunakan sistem dana tetap, maka jumlah kas kecil harus sama jumlahnya dengan saldo awal kas kecil. Namun pada metode sistem dana berubah (dana mengambang), jumlah pengisian kembali kas kecil tidak harus sama dengan jumlah nominal saldo awalnya, jadi bisa kurang maupun lebih. Ciri-ciri metode berubah-ubah yaitu sebagai berikut ini :

  • Pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil di catat di debit dalam akun kas kecil.
  • Bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam buku jurnal kas kecil dengan mendebit akun-akun yang terkait dengan penggunaan kredit akun kas kecil.
  • Besarnya jumlah dana kas kecil yang disediakan berfluktuasi disesuaikan dengan perkembangan kegiatan bagian-bagian pemakai dana.

4. Dokumen yang Dibutuhkan 

Dokumen yang Dibutuhkan dalam Membuat Kas Kecil

1. Bukti Kas Keluar

Dokumen ini berguna agar perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi pada fungsi kas besar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas Kecil, dokumen ini sangat dubutuhkan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.

2. Cek

Cek adalah dokumen yang dipakai untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau badan yang namanya tercantum pada cek atau pembawa cek.

3. Permintaan pengeluaran kas kecil

Dokumen ini dipakai oleh pengguna kas kecil untuk meminta sejumlah uang kepada pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil dokumen ini berguna sebagai bukti pengeluaran. Dokumen ini akan disimpan oleh pemegang kas kecil menurut nama pengeluaran dana kas kecil.

4. Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini dibuat oleh pengguna dana kas kecil untuk mempertanggung jawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pengguna dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.

5. Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil

Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar untuk pengisian kembali dana kas kecil.

5. Contoh Kas Kecil

Contoh Kas Kecil

Kas kecil bersifat opsional dalam sebuah perusahaan. Artinya, hal ini boleh dilakukan dan boleh juga tidak tergantung dengan kebutuhan. Yang terpenting adalah pembuatan laporan keuangan perusahaan yang tepat. Untuk membuat laporan keuangan dengan mudah dan cepat, kini Anda dapat menggunakan software akuntansi.

Penggunaan software akuntansi membuat Anda tidak perlu direpotkan dengan segala dokumen maupun pembukuan dalam membuat kas kecil atau kas lainnya. Misalnya Jurnal, software akuntansi online yang dapat membantu Anda membuat laporan keuangan instan di mana pun dan kapan pun. Dengan koneksi Internet, Anda juga dapat memonitor keuangan perusahaan di mana pun dan kapan pun. Untuk info lebih lanjut mengenai fitur Jurnal, cek di sini.


PUBLISHED29 Dec 2019
Dina Amalia
Dina Amalia

SHARE THIS ARTICLE: