Pengertian dan Cara Pembuatan Faktur Penjualan

Berikut ini adalah pengertian juga cara membuat faktur penjualan yang akan diulas oleh Blog Mekari Jurnal di sini.

Dalam sebuah transaksi bisnis, sudah sewajarnya jika penjual menerbitkan catatan bukti transaksi berupa nota atau faktur.

Jika perusahaan Anda bergerak di bidang perdagangan, maka salah satu bukti transaksi yang sering dikeluarkan adalah faktur penjualan.

Beberapa orang mungkin masih kebingungan membedakan antara faktur penjualan dan faktur pembelian sehingga sering keliru dalam penggunaannya.

Artikel berikut ini akan menjelaskan tentang faktur ini dan cara pembuatannya.

Pengertian atau Definisi Faktur Penjualan

Faktur penjualan sering juga disebut dengan sales invoice, yaitu bukti transaksi berupa tagihan atau bon faktur yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli.

Dokumen ini dibuat sebagai bukti transaksi yang menyatakan bahwa barang atau jasa telah dibeli oleh pembeli, baik itu dalam bentuk cash maupun kredit.

Faktur penjualan memuat data-data penting yang diperlukan mulai dari nama barang, harga, tanggal transaksi, potongan harga, serta harga akhir yang harus dibayarkan oleh pembeli fsn biasanya dikirimkan kepada pembeli bersamaan dengan pengiriman barang.

Selain itu, bisa juga digunakan sebagai bukti sah jika pembeli ingin komplain terhadap produk yang dibeli.

Seiring perkembangan teknologi, kini sales invoice tidak lagi berbentuk lembaran kertas. Saat ini sudah tersedia faktur digital yang bisa dikirimkan melalui email kapan saja dan di mana saja. Lihat software invoice disini.

Fungsi Sales Invoice

Secara rinci, pengertian fungsi dari faktur penjualan atau sales invoice adalah sebagai berikut:

1. Sebagai bukti tertulis atas transaksi jual beli yang terjadi.
2. Informasi barang atau jasa yang sudah dibeli oleh pelanggan. Informasi ini biasanya memuat tentang deskripsi produk atas jasa, harga, dan kuantitas.
3. Digunakan untuk memberikan informasi tagihan dan termin pembayaran yang harus dilakukan oleh pelanggan.
4. Dapat digunakan sebagai bukti bahwa barang atau jasa telah selesai diberikan kepada pelanggan;
5. Bagi pembeli atau pelanggan, dokumen ini bisa digunakan sebagai alat komplain yang sah jika barang yang diterima tidak sesuai dengan kesepakatan awal.
6. Digunakan sebagai dokumen rujukan yang sah jika barang atau jasa akan dijual kembali.
7. Faktur adalah bukti valid yang digunakan untuk menyusun laporan keuangan sederhana excel.
8. Merupakan bukti yang sah untuk pelaporan pajak.
9. Informasi nilai tagihan yang tertera dan harus dibayar oleh pembeli baik secara cash maupun kredit.
10. Sebagai bukti penjualan, bahwa barang atau jasa telah terjual secara sah sesuai dengan pesanan yang dibuat oleh pembeli.
11. Sebagai bukti pembelian, di mana  dapat menjadi bukti yang sah bagi pembeli untuk mengajukan ganti rugi maupun komplain jika di kemudian hari barang atau jasa yang dibeli mengalami kesalahan atau kerusakan.

Baca juga : Panduan Lengkap Kelola Stock Opname untuk Bisnis Ritel

Jenis-Jenis Faktur Penjualan 

Berdasarkan jenisnya, faktur penjualan terbagi menjadi empat jenis, yaitu faktur standar, proforma, komersial, dan berulang atau repeating.

Keempat jenis faktur tersebut dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan perusahaan, berikut ini adalah penjelasan lebih lanjut:

• Faktur Standar

Faktur standar merupakan jenis dokumen yang umum Anda jumpai karena mudah dibuat.

Anda dapat membuatnya di kertas (manual) atau dalam format digital.

Selain itu, sifatnya yang fleksibel untuk berbagai macam transaksi dan konsumen juga membuat jenis ini banyak digunakan.

Komponen informasi yang terdapat pada faktur penjualan jenis ini termasuk komponen dasar, seperti tanggal transaksi, informasi pihak penjual, nomor referensi, informasi pihak pembeli, daftar produk atau jasa yang dibeli, harga, informasi pilihan metode pembayaran, dan lain-lain.

• Faktur Proforma

Pro forma invoice adalah  jenis yang diberikan kepada pihak penjual dan pembeli sebelum barang atau jasa diberikan kepada pembeli sehingga dapat menjadi dokumen pengingat pelanggan untuk membayar tagihannya.

Jenis ini berbeda dengan lainnya, di mana jika biasanya invoice diberikan untuk menagihkan pembayaran atas produk atau jasa yang diterima, pro-forma akan diberikan dahulu sebelum produk atau jasa diberikan.

Sehingga informasi yang ada sedikit berbeda, seperti sifat produk, layanan yang akan diberikan seperti apa, transportasi, dan seterusnya.

Jadi yang penting atau ditekankan dari pengertian faktur penjualan pro-forma adalah penilaian awal pekerjaan yang akan dilakukan, bukan pada biaya tagihannya.

• Faktur Komersial Internasional

Jenis ini merupakan khusus untuk transaksi pembelian maupun penjualan di mancanegara.

Faktur komersial juga berfungsi sebagai dokumentasi pada perdagangan luar negeri, serta informasi pajak dari nilai pabean.

Dokumen ini biasanya digunakan untuk  transaksi barang impor.

Untuk dapat masuk dalam negara barang impor memerlukan dokumen khusus yang disetujui oleh pabean yang juga akan menilai pajak dan biaya bea.

Dari format yang umum kemudian akan ada tambahan informasi yang lengkap tentang kuantitas pengiriman, volume atau berat, format pengemasan, deskripsi barang, unit dan nilai total, waktu pengiriman yang berlaku, asuransi, biaya tambahan, dan sebagainya.

• Faktur Repeating

Berbeda dengan yang sebelumnya, jenis ini dibuat secara otomatis serta terjadwal.

Tidak hanya itu,  juga berfungsi sebagai penagihan kepada pelanggan berdasarkan transaksi pada periode tertentu.

• Faktur Otomatis

Seperti namanya, jenis invoice ini bekerja secara otomatis. Jadi penggunaannya menggunakan perangkat komputer dan jaringan internet.

Karenanya sangat cocok untuk bisnis yang tidak mau ribet dengan hal-hal penagihan.

Jenis ini dapat mengirimkan tagihan atau pemberitahuan kepada konsumen Anda secara otomatis.

Yang Anda perlukan hanyalah menginput data secara teratur setiap kali ada penjualan, terutama penjualan kredit.

Informasi yang ada pada jenis ini sebenarnya mirip dengan format standar seperti informasi tentang pembeli, informasi tentang penjual, produk atau layanan.

Baca juga : Cara Melakukan Pencatatan Transaksi Keuangan yang Rapi dan Mudah

Cara Pembuatan Faktur Penjualan 

Membuat faktur penjualan dapat dilakukan secara manual, menggunakan bantuan rumus microsoft excel, atau software akuntansi online.

Pada dasarnya tidak ada aturan baku dalam menyusun sales invoice.

Setidaknya, dalam satu faktur penjualan memuat kolom dengan informasi yaitu adalah sebagai berikut:

1. Identitas perusahaan yang berisi nama perusahaan, logo, alamat, dan nomor telepon.
2. Identitas lengkap pembeli , seperti nama, alamat, dan nomor telepon yang bisa dihubungi.
3. Kode faktur atau nomor transaksi, ini merupakan informasi sangat penting bagi penjual agar bisa membedakan dengan transaksi lainnya.
4. Tanggal transaksi.
5. Detail barang yang ditransaksikan. Biasanya tersedia kolom yang cukup besar untuk menuliskan deskripsi barang yang dijual, harga satuan, dan diskon jika ada.
6. Nominal yang harus dibayar. Nominal ini mencakup sub total, PPN, dan total yang harus dibayarkan. Informasi tentang PPN harus dicantumkan karena konsumen berhak mengetahui besaran PPN Pajak Pertambahan Nilai yang harus mereka tanggung.
7. Nama dan tanda tangan kasir, serta tanda tangan konsumen. Dengan adanya tanda tangan ini berarti dokumen yang dibuat berdasarkan kesepakatan antara kedua belah pihak. Dan antara penjual dan pembeli telah sama-sama mengetahui..

Pembuatan dokumen ini harus dilakukan dengan cermat dan seksama agar transaksi yang terjadi dapat terdokumentasi dengan baik dan benar, serta akan disertakan sebagai laporan keuangan jurnal.

Baca juga: Contoh Template Invoice Format Excel dan Word, Download Yuk!

Kelola Bukti Transaksi Lebih Mudah Dengan Aplikasi Mekari Jurnal

Di atas adalah template contoh faktur penjualan yang ada pada aplikasi Mekari Jurnal! Jika berminat, Anda bisa mencobanya sendiri.

Software akuntansi online Jurnal dapat mempermudah Anda dalam mengelola keuangan bisnis dengan tersedianya berbagai fitur, seperti contoh laporan keuangan excel, kelola stok persediaan barang, rekonsiliasi bank dan transaksi lain termasuk pula pencatatan sales invoice.

Dengan menggunakan aplikasi faktur penjualan dan aplikasi accounting online Mekari Jurnal, Anda bisa menghemat biaya, waktu, dan energi karena data keuangan bisnis diproses dengan baik.

Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!

Di atas adalah penjelasan tentang pengertian, manfaat, jenis, dan cara membuat faktur penjualan.

Semoga bisa bermanfaat, dan silahkan untuk membaagikannya ke sosial media.