Panduan Lengkap Kelola Stock Opname untuk Bisnis Ritel

Berbagai aktivitas terkait persediaan barang menjadi nadi perkembangan pelaku bisnis ritel karena merupakan sumber pendapatan sektor tersebut. Dalam pengelolaan stok barang, pelaku usaha biasanya melakukan Stock Opname sebagai upaya pengendalian berkala. 

Dalam hal ini, dibutuhkan panduan lengkap terkait cara pengelolaan Stock Opname, khususnya untuk bisnis ritel. Berikut penjelasan selengkapnya dari Jurnal by Mekari.

Baca Juga: Aplikasi Stok Barang: Manajemen Stok Barang pada Bisnis

Definisi Stock Opname

Stock Opname merupakan strategi penghitungan stok barang yang akurat untuk keperluan pencatatan pembukuan. Aktivitas ini biasanya dijalankan oleh pelaku bisnis ritel.

Stock opname dilakukan dengan cara menyesuaikan perhitungan jumlah stok yang tercatat pada Jurnal dengan jumlah stok fisik yang sebenarnya. 

Aktivitas stok opname cukup menyita waktu karena Anda harus memeriksa kondisi stok barang perusahaan secara langsung. Maka itu, perusahaan harus memiliki strategi pelaksanaan dan mengatur waktu agar lebih efisien dalam melakukan proses stok opname.

Salah satu komponen penting agar stok opname lebih mudah, efisien, dan akurat adalah dengan penggunaan Stock Keeping Unit (SKU). Penerapan SKU juga diyakini membantu perusahaan mengurangi kesalahan pencatatan dan perhitungan stok barang. 

Stock Keeping Unit atau SKU merupakan identitas berupa kode unik pada setiap barang ritel untuk memudahkan pihak perusahaan mengenal jenis-jenis stok barang. SKU antara satu jenis barang dengan barang lain akan berbeda sebagai penanda. 

Kode yang digunakan biasanya terkait dengan unsur merek, warna, ukuran, dan tipe barang. Secara teknis, SKU biasanya dicetak dalam barcode untuk memudahkan perusahaan melakukan inventarisasi atau stok opname.

Aplikasi Stok Barang: Manajemen Stok Barang Pada Bisnis

Tujuan Stock Opname 

Pada dasarnya, Stock Opname dilakukan bertujuan untuk memastikan persediaan barang tercatat secara akurat pada pembukuan perusahaan. Hal ini dilakukan sebagai upaya pengendalian internal stok barang secara khusus, dan pengendalian proses bisnis secara umum. 

Dalam perkembangannya, stok opname tidak hanya dilakukan untuk mengetahui jumlah persediaan, tetapi juga membantu proses penghitungan kas, aset, utang, dan piutang.

Baca Juga: Manfaat Stock Opname Bagi Bisnis dan Perusahaan

Subjek Pelaksana Stock Opname

Petugas yang melakukan stok opname biasanya adalah petugas audit yang bukan personil pencatat persediaan dari internal perusahaan. Dengan demikian, proses pemeriksaan bisa dilakukan secara independen dan memberi hasil yang objektif serta akurat. 

Petugas audit yang dimaksud biasanya berasal dari divisi accounting atau divisi yang terkait dengan keuangan perusahaan. Hal ini sesuai dengan tujuan stok opname yakni untuk mengetahui jumlah persediaan sebagai bagian membantu proses penghitungan arus kas.

Jika petugas menemukan selisih antara jumlah stok barang dan jumlah yang tercatat di dalam pembukuan, maka tindakan selanjutnya diserahkan pada kebijakan masing-masing perusahaan. 

Baca Juga: Semua Tentang Stock Opname yang Harus Anda Ketahui

Risiko Stock Opname

Proses Stock Opname menimbulkan risiko terjadinya selisih jumlah barang yang ada di gudang persediaan dengan yang ada dalam pembukuan. Beberapa opsi yang biasanya dilakukan jika risiko selisih jumlah adalah hasil selisih stok barang dibebankan kepada perusahaan dengan membuat jurnal penyesuaian. 

Opsi lain, perusahaan membebankan kepada petugas yang bertanggung jawab pada divisi persediaan untuk mengganti kekurangan tersebut. Jika terjadi kelebihan stok barang, petugas disarankan melakukan pemeriksaan ulang untuk mengetahui kemungkinan terdapat transaksi yang belum dicatat. 

Langkah-langkah Stock Opname

Tahap Awal

Tahap awal stok opname dilakukan jauh sebelum hari H atau sepekan sebelum hari H. Biasanya, penanggung jawab di bagian gudang diminta menyiapkan dua stiker berbeda. Gunanya untuk menandai stok yang telah dihitung saat Stock Opname atau menandai stok barang yang tidak dihitung dalam stok opname.

Selanjutnya, petugas gudang sebaiknya menata dan merapikan stok sesuai kode dan jenis barang sehingga proses stok opname bisa dilakukan lebih mudah dan cepat. Stok barang sebaiknya dilengkapi SKU berupa kode barang dan barcode yang sesuai dengan klasifikasinya. Hal ini dilakukan untuk memudahkan penghitungan stok barang. 

Baca Juga: Cermat Kelola Inventori

Tahap Persiapan 

Tahap persiapan biasanya dilakukan mendekati hari H. Beberapa langkah yang dilakukan adalah memanggil tim yang terkait untuk menyiapkan keperluan Stock Opname. Kemudian, menginstruksikan penanggung jawab gudang untuk melengkapi input mutasi barang sampai jam tutup operasional pada H-1. 

Terakhir, menghentikan mutasi barang terhitung sejak tutupnya jam operasional gudang sampai periode Stock Opname

Tahap Stock Opname

Pada tahap paling penting ini, petugas sebaiknya memastikan kembali bahwa semua transaksi terkait stok sudah tercantum di semua program. 

Kemudian, data semua stok dari semua program diberikan kepada petugas di masing-masing tim Stock Opname sebagai pedoman. Usahakan data tak diketahui oleh pihak penanggung jawab stok barang.

Dalam proses Stock Opname, berikan stiker pada setiap persediaan barang yang sudah dihitung agar tak terjadi penghitungan berulang. Data-data stok barang yang telah tercatat disalin ke dalam excel.

Data ini berisi jumlah perbandingan antara stok barang yang ada di gudang dan stok barang dalam pembukuan untuk mengetahui ada selisih atau tidak. 

Setelah itu, lakukan pemeriksaan ulang atas selisih stok. Terakhir, data Stock Opname diserahkan ke bagian divisi accounting untuk dilakukan penyesuaian data.

Baca Juga: Lima Sektor Bisnis Booming saat New Normal Datang

Periode Pelaksanaan Stock Opname

Periode pelaksanaan Stock Opname ditentukan berdasarkan kebijakan masing-masing perusahaan. Periode biasanya disesuaikan dengan tingkat kepentingan perusahaan itu sendiri. 

Pada umumnya, Stock Opname dilakukan setiap akhir tahun atau setiap akhir bulan. Adapula yang menerapkan Stock Opname setiap kuartal atau setiap caturwulan. 

Namun di beberapa perusahaan ritel, Stock Opname justru dilakukan setiap awal bulan. Tujuannya, untuk menekan risiko selisih antara stok dan pencatatan sejak dini. 

Manajemen stok barang

Kelola Stok Barang dengan Software Jurnal

Pengelolaan stok barang bisnis ritel tentu saja tak melulu berjalan lancar. Dalam prosesnya, proses pengaturan barang seringkali menemui kendala, apalagi ketika dilakukan secara manual. 

Maka itu, pelaku bisnis perlu memikirkan pola-pola baru dalam mengelola persediaan barang demi kesuksesan usaha di masa mendatang. Salah satunya menggunakan teknologi software akuntansi online Jurnal by Mekari. Teknologi ini memberi sejumlah keuntungan dalam proses pengelolaan stok barang. Beberapa di antaranya adalah:

Baca Juga: Kelola Stok Barang Kini Lebih Mudah 

Proses Stock Opname Lebih Akurat

Melalui fitur Stock Opname pada software Jurnal, Anda dapat leluasa menyesuaikan jumlah persediaan barang yang tercatat pada Jurnal dengan nilai stok barang fisik yang sebenarnya secara akurat, mudah, dan cepat.

Dengan demikian, Anda dapat memastikan laporan persediaan barang yang tercatat di dalam laporan keuangan perusahaan adalah data yang akurat. 

Monitor Stok Barang Secara Real Time 

Dengan menggunakan fitur pada Jurnal, pelaku usaha bisa mendapat informasi terkait jumlah stok barang apa saja yang ingin Anda ketahui secara real time. Anda juga dapat mengimpor data persediaan dalam jumlah yang besar secara cepat. Hal itu bisa dilakukan baik menggunakan template spreadsheet yang disediakan maupun template milik pribadi.

Dengan demikian, Anda tak perlu kesulitan memeriksa persediaan barang yang tentu berpengaruh para perkembangan bisnis ritel yang sedang Anda jalankan. Pemantauan secara langsung juga dapat memudahkan Anda mengambil keputusan bisnis secara singkat.

Jurnal Stok Barang

Lacak Stok Barang melalui Berbagai Metode

Penggunaan software akuntansi memudahkan Anda melacak keberadaan stok barang secara langsung. Hal itu bisa dilakukan melalui beberapa metode pencarian, yakni:

– Penyimpanan multi lokasi: Mode ini memudahkan Anda melakukan penyimpanan produk di beberapa tempat penyimpanan.

– Penggabungan produk: Membantu Anda mengkombinasikan produk dari unit-unit yang berbeda.

– Penyesuaian stok: Membantu Anda melakukan penyesuaian terhadap stok barang perusahaan. 

Baca Juga: 5 Cara Sederhana Mengelola Stok Barang di Gudang

Notifikasi Stok Kosong

Tak hanya itu, software akuntansi juga membantu mengingatkan Anda jika ada persediaan yang akan segera habis. Dalam hal ini, Jurnal juga menyediakan mode notifikasi sebagai pemberitahuan bagi Anda jika persediaan barang tertentu akan kosong di gudang penyimpanan dalam waktu dekat. 

Periksa Stok Barang Paling Laris Manis

Keberadaan software akuntansi juga mampu membantu Anda utuk memeriksa persediaan barang ritel yang paling laris manis di pasaran melalui pelacakan kinerja penjualan produk terbanyak. Dengan informasi tersebut, Anda bisa menganalisa permintaan konsumen di masa mendatang. 

Pada akhirnya, data analisa jenis barang yang paling laku bisa dijadikan bahan referensi demi meningkatkan pertumbuhan penjualan perusahaan ke depan. 

Software Jurnal by Mekari merupakan pilihan tepat bagi Anda yang membutuhkan bantuan pengelolaan persediaan barang ritel dengan lebih mudah dan praktis. Jurnal tak hanya menyediakan fitur persediaan barang, tetapi juga fitur pendukung laporan keuangan lain yang mampu mendorong perkembangan bisnis ritel Anda. 

Cari tahu selengkapnya mengenai produk Jurnal di website Jurnal dan saksikan live demo Jurnal secara langsung untuk mengetahui fitur-fitur lengkap yang berfungsi bagi bisnis Anda.

CTA promo agustus 2020


PUBLISHED03 Jul 2020
Lavinda
Lavinda

SHARE THIS ARTICLE: