Dokumen yang Dibutuhkan dan Tips Melakukan Stock Opname Secara Efektif

Perhitungan persediaan (stock opname) adalah satu teknik pengendalian barang dalam bisnis perdagangan untuk mengontrol kesesuaian antara jumlah barang fisik dengan catatan pembukuan atau data di sistem mesin pencatat (komputer). Perhitungan persediaan ini dilakukan dengan tujuan memperoleh data yang sebenarnya, antara data pencatatan di dalam pembukuan dengan jumlah persediaan barang yang ada di gudang.

 

Dengan melaksanakan perhitungan ini, Anda dapat mengetahui adakah kesalahan dalam pencatatan persediaan barang saat terjadi barang masuk atau barang keluar, bahkan Anda dapat melihat apakah dalam suatu perusahaan terdapat kecurangan. Agar pelaksanaan stock opname ini menjadi lebih mudah, tentunya dibutuhkan dokumen pencatatan dan beberapa cara melakukannya secara efektif. Apa saja dokumen yang dibutuhkan untuk melakukan stock opname? Dan bagaimana tips melakukan stock opname secara efektif? Mari kita simak informasi lengkapnya di bawah ini.

 

Dokumen Stock Opname

Menurut Ma’ruf (2017), untuk melakukan stock opname dengan baik maka diperlukan beberapa dokumen pelengkap sebagai bukti pencatatan, diantaranya adalah:

a. Kartu Barang/Kartu Persediaan

Dokumen ini memberikan informasi spesifik terkait pergerakan suatu barang sejenis. Dokumen ini diperlukan pada saat karyawan ingin melihat aktivitas suatu barang dengan mudah karena khusus menyediakan informasi tentang suatu barang tertentu.

b. Bukti Barang Masuk

Catatan yang berisi informasi tentang supplier penyedia barang berasal, harga awal dan kategori lainnya yang dimiliki suatu barang. Dokumen ini dapat digunakan untuk mencocokkan data pembukuan dengan barang yang ada di gudang.

c. Bukti Barang Keluar

Bukti catatan barang keluar adalah catatan yang berisi informasi tentang tanggal, jumlah, harga, dan kemana barang persediaan tersebut berpindah tangan atau dijual.

d. Bukti Keluar Masuk Barang

Dokumen ini digunakan pada saat ingin melihat data pencatatan barang yang masuk atau keluar secara lengkap dibandingkan dengan kedua dokumen sebelumnya.

e. Kartu Count Tag

Dokumen ini digunakan pada saat terjadi pelaksanaan stock opname. Kartu ini akan menyediakan informasi tentang nama barang, tipe barang, lokasi barang, dan lokasi kosong untuk jumlah, jenis kemasan satuan, tanda tangan orang gudang, non-gudang, dan auditor. Pada pelaksanaannya, kartu count tag ini dibuat dua rangkap, di mana yang asli diberikan kepada tim admin dan copy-count tag akan ditempelkan pada barang yang sudah dihitung.

 

Tips Melakukan Stock Opname yang Efektif

Kegiatan stock opname selalu membutuhkan beberapa perhatian dan waktu secara khusus, agar kegiatan dapat berjalan secara efektif dan efisien. Berikut beberapa tips dari Nadi (2018) yang dapat Anda terapkan saat melakukan stock opname.

a. Tentukan Waktu yang Tepat

Stock opname biasanya membutuhkan waktu yang cukup lama, yaitu sekitar 2-5 jam untuk melakukan inventaris dalam sebuah bisnis. Pilihlah waktu yang tepat untuk melakukannya, karena semakin besar jumlah inventaris yang ada, semakin lama pula waktu yang akan Anda butuhkan.

Pada umumnya, stock opname dilakukan saat suatu bisnis sedang tidak beroperasi, misalnya pada pagi hari sebelum toko buka, atau malam hari setelah toko tutup. Jika sebuah bisnis toko memiliki hari libur teratur, misalnya 1 minggu sekali, maka stock opname lebih baik dilakukan saat hari libur tersebut. Jangan melakukan stock opname pada jam operasional bisnis. Selain berpotensi mengganggu keberlangsungan operasional, kesalahan perhitungan persediaan/barang inventaris juga sangat rentan terjadi.

 

b. Lakukan Stock Opname Secara Rutin

Hal lain yang perlu diperhatikan dalam melakukan stock opname adalah sangat perlu untuk dijadwalkan dan dilakukan secara berkala dan rutin.

Dengan menjadwalkan stock opname secara rutin, akan lebih mudah bagi Anda untuk menemukan kesalahan atau kecurangan dalam persediaan stok barang yang Anda miliki, sehingga menghindari kemungkinan terjadinya kerugian atau selisih barang sedini mungkin.

c. Kelompokkan Persediaan yang Anda Analisis

Lakukan pengelompokkan persediaan di gudang berdasarkan kategori dari produk itu sendiri. Anda dapat mengatur barang yang pertama masuk pada posisi yang lebih mudah diambil. Pengelompokkan persediaan barang dengan prinsip ini sering dikenal dengan sebutan First In First Out atau FIFO, atau bisa juga pengelompokkan produk diletakkan berdasarkan yang paling laris. Keuntungan dari pengelompokkan ini adalah untuk menghindari terjadinya kerusakan persediaan, sekaligus mempermudah proses stock opname.

d. Lakukan Pembagian Tugas, Gunakan Daftar Nama Persediaan

Lakukan pembagian tugas stock opname kepada karyawan dalam beberapa kelompok untuk melakukan penghitungan persediaan. Misalnya, bagi ke dalam beberapa kelompok karyawan, lalu lakukan perhitungan ke beberapa lokasi yang berbeda. Untuk menghindari penulisan nama yang keliru, berilah daftar nama inventaris kepada karyawan yang bertugas melakukan pencatatan. Anda dapat meminta karyawan untuk bertanya terlebih dahulu jika ada barang yang tidak mereka kenali, agar tidak salah dalam melakukan pencatatan. Anda juga dapat memberikan form pengisian stock opname kepada karyawan yang bertugas untuk mencatat, agar tidak tidak keliru dan lebih rapi dalam melakukan pencatatan. Penggunaan daftar nama persediaan juga dapat menghindari potensi kesalahan input data persediaan double.

e. Lakukan Secara Teliti

Jangan hanya mengestimasi, pastikan Anda telah melakukan perhitungan fisik terhadap seluruh persediaan gudang yang ada. Jika barang-barang tersebut berada di dalam kardus, cek satu per satu kardus tersebut, baik dari merek, kualitas, maupun kuantitasnya. Pastikan agar seluruh persediaan sesuai dengan kondisi dan kuantitas yang seharusnya.

f. Lakukan Pencatatan Hasil Stock Opname ke Komputer

Sistem komputerisasi akan sangat membantu dalam menjaga data-data penting agar tidak hilang. Dengan mengetahui jumlah fisik barang yang sebenarnya, Anda dapat mengetahui berapa jumlah barang inventaris yang harus diganti, baik karena hilang, pecah, maupun rusak. Biasakan untuk selalu melakukan penginputan data persediaan ke komputer. Gunakan dukungan software akuntansi online semacam Jurnal Untuk memudahkan proses komputerisasi stock opname.

Jurnal akan memudahkan Anda untuk melakukan integrasi terhadap pencatatan stok, penyimpanan multi lokasi, penggabungan stok, dan melakukan penyesuaian stok barang. Dengan begitu, Anda dapat dengan mudah melakukan stock opname dengan jumlah persediaan secara realtime di luar proses stock opname yang dilakukan perusahaan. Untuk mendapatkan informasi lengkap tentang Jurnal, Anda bisa klik di sini.


PUBLISHED28 Sep 2018
Novia Widya Utami
Novia Widya Utami

SHARE THIS ARTICLE: