Dokumen apa saja yang dibutuhkan dalam prosedur stock opname atau sistem pencatatan persediaan barang di gudang? Simak penjelasannya di Blog Mekari Jurnal!
Dalam prosedur stock opname dibutuhkan beberapa dokumen seperti kartu stok barang, bukti barang masuk dan keluar, dan lainnya.
Perhitungan persediaan (stock opname) adalah satu teknik pengendalian barang dalam bisnis perdagangan untuk mengontrol kesesuaian antara jumlah barang fisik dengan catatan pembukuan atau data di sistem mesin pencatat (komputer).
Perhitungan persediaan ini dilakukan dengan tujuan memperoleh data yang sebenarnya, antara data pencatatan di dalam pembukuan dengan jumlah persediaan barang yang ada di gudang.
Dengan melaksanakan perhitungan ini, Anda dapat mengetahui adakah kesalahan dalam pencatatan persediaan barang saat terjadi barang masuk atau barang keluar, bahkan Anda dapat melihat apakah dalam suatu perusahaan terdapat kecurangan.
Agar pelaksanaan kegiatan ini menjadi lebih mudah, tentunya dibutuhkan dokumen pencatatan dan beberapa cara melakukan opname stok secara efektif.
Apa saja dokumen yang dibutuhkan untuk melakukan stock opname? Dan bagaimana tips melakukan stock opname secara efektif?
Mari kita simak informasi lengkapnya di bawah ini.
Dokumen yang Dibutuhkan dalam Kegiatan Stock Opname
Menurut Ma’ruf (2017), untuk melakukan stock opname dengan baik maka diperlukan beberapa dokumen pelengkap sebagai bukti pencatatan, diantaranya adalah:
1. Kartu Barang/Kartu Persediaan
Dokumen ini memberikan informasi spesifik terkait pergerakan suatu barang sejenis.
Dokumen stock opname ini diperlukan pada saat karyawan ingin melihat aktivitas suatu barang dengan mudah karena khusus menyediakan informasi tentang suatu barang tertentu.
2. Bukti Barang Masuk
Catatan yang berisi informasi tentang supplier penyedia barang berasal, harga awal dan kategori lainnya yang dimiliki suatu barang.
Dokumen ini dapat digunakan untuk mencocokkan data pembukuan dengan barang yang ada di gudang.
3. Bukti Barang Keluar
Bukti catatan barang keluar adalah catatan yang berisi informasi tentang tanggal, jumlah, harga, dan kemana barang persediaan tersebut berpindah tangan atau dijual.
Baca juga: Cara Membuat Laporan Stock Opname Barang dengan Excel
4. Bukti Keluar Masuk Barang
Dokumen ini digunakan pada saat ingin melihat data pencatatan barang yang masuk atau keluar secara lengkap dibandingkan dengan kedua dokumen stock opname sebelumnya.
5. Kartu Count Tag
Dokumen ini digunakan pada saat terjadi pelaksanaan stock opname.
Kartu ini akan menyediakan informasi tentang nama barang, tipe barang, lokasi barang, dan lokasi kosong untuk jumlah, jenis kemasan satuan, tanda tangan orang gudang, non-gudang, dan auditor.
Pada pelaksanaannya, kartu count tag ini dibuat dua rangkap, di mana yang asli diberikan kepada tim admin dan copy-count tag akan ditempelkan pada barang yang sudah dihitung.
Dan pada tahapan terakhir, dibutuhkan juga berita acara stock opname persediaan barang.
Tips Melakukan Stock Opname yang Efektif
Kegiatan stock opname selalu membutuhkan beberapa perhatian dan waktu secara khusus, agar kegiatan dapat berjalan secara efektif dan efisien.
Selain menyiapkan dokumen yang tepat, sebaiknya manfaatkan juga aplikasi inventory berbasis web untuk mempermudah pencatatan agar lebih akurat.
Berikut beberapa tips dari Nadi (2018) yang dapat Anda terapkan saat melakukan stock opname.
Tentukan Waktu yang Tepat
Stock opname biasanya membutuhkan waktu yang cukup lama, yaitu sekitar 2-5 jam untuk melakukan pengecekan inventaris dalam sebuah bisnis.
Pilihlah waktu yang tepat untuk melakukannya, karena semakin besar jumlah inventaris yang ada, semakin lama pula waktu yang akan Anda butuhkan.
Pada umumnya, stock opname dilakukan saat suatu bisnis sedang tidak beroperasi, misalnya pada pagi hari sebelum toko buka, atau malam hari setelah toko tutup.
Jika sebuah bisnis toko memiliki hari libur teratur, misalnya 1 minggu sekali, maka stock opname lebih baik dilakukan saat hari libur tersebut.
Jangan melakukan stock opname pada jam operasional bisnis.
Selain berpotensi mengganggu keberlangsungan operasional, kesalahan perhitungan persediaan/barang inventaris juga sangat rentan terjadi.
Lakukan Stock Opname Secara Rutin
Hal lain yang perlu diperhatikan dalam melakukan stock opname adalah sangat perlu untuk dijadwalkan dan dilakukan secara berkala dan rutin.
Dengan menjadwalkan stock opname secara rutin, akan lebih mudah bagi Anda untuk menemukan kesalahan atau kecurangan dalam persediaan stok barang yang Anda miliki, sehingga menghindari kemungkinan terjadinya kerugian atau selisih barang sedini mungkin.
Kelompokkan Persediaan yang Anda Analisis
Lakukan pengelompokkan persediaan di gudang berdasarkan kategori dari produk itu sendiri.
Anda dapat mengatur barang yang pertama masuk pada posisi yang lebih mudah diambil.
Pengelompokkan persediaan barang dengan prinsip ini sering dikenal dengan sebutan First In First Out atau FIFO, atau bisa juga pengelompokkan produk diletakkan berdasarkan yang paling laris.
Keuntungan dari pengelompokkan ini adalah untuk menghindari terjadinya kerusakan persediaan, sekaligus mempermudah proses stock opname.
Lakukan Pembagian Tugas, Gunakan Daftar Nama Persediaan
Lakukan pembagian tugas stock opname kepada karyawan dalam beberapa kelompok untuk melakukan penghitungan persediaan.
Misalnya, bagi ke dalam beberapa kelompok karyawan, lalu lakukan perhitungan ke beberapa lokasi yang berbeda.
Untuk menghindari penulisan nama yang keliru, berilah daftar nama inventaris kepada karyawan yang bertugas melakukan pencatatan.
Anda dapat meminta karyawan untuk bertanya terlebih dahulu jika ada dokumen atau barang yang tidak mereka kenali ketika melakukan stock opname, agar tidak salah dalam melakukan pencatatan.
Anda juga dapat memberikan dokumen form pengisian stock opname kepada karyawan yang bertugas untuk mencatat, agar tidak tidak keliru dan lebih rapi dalam melakukan pencatatan.
Penggunaan daftar nama persediaan juga dapat menghindari potensi kesalahan input data persediaan double.
Lakukan Secara Teliti
Jangan hanya mengestimasi, pastikan Anda telah melakukan perhitungan fisik terhadap seluruh persediaan gudang yang ada.
Jika barang-barang tersebut berada di dalam kardus, cek satu per satu kardus tersebut, baik dari merek, kualitas, maupun kuantitasnya.
Pastikan agar seluruh persediaan sesuai dengan kondisi dan kuantitas yang seharusnya.
Lakukan Pencatatan Hasil Stock Opname ke Komputer
Sistem komputerisasi akan sangat membantu dalam menjaga data-data penting agar tidak hilang.
Dengan mengetahui jumlah fisik barang yang sebenarnya, Anda dapat mengetahui berapa jumlah barang inventaris yang harus diganti, baik karena hilang, pecah, maupun rusak.
Biasakan untuk selalu melakukan penginputan data persediaan ke komputer.
Gunakan dukungan aplikasi inventory barang seperti Jurnal Untuk memudahkan proses komputerisasi stock opname.
Jurnal sebagai software akuntansi terbaik akan memudahkan Anda untuk melakukan integrasi terhadap pencatatan stok, penyimpanan multi lokasi, penggabungan stok, dan melakukan penyesuaian stok barang.
Dengan begitu, Anda dapat dengan mudah melakukan stock opname dengan jumlah persediaan secara realtime di luar proses stock opname yang dilakukan perusahaan.
Dapatkan informasi lebih lanjut tentang aplikasi stok gudang dari Jurnal.
Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!
atau
Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!
Nah, itulah dokumen apa saja yang dibutuhkan dalam proses stock opname atau sistem pencatatan persediaan barang di gudang, termasuk kartu bukti keluar masuk barang, dan lainnya yang telah kami jelaskan di artikel ini
Mudah-mudahan informasi di atas bermanfaat.
Ikuti media sosial Jurnal untuk tips lain tentang bisnis, keuangan, dan akuntansi.
