Cara Mudah Membuat Laporan Keluar Masuk Barang

Setiap perusahaan pasti memiliki barang atau jasa yang menjadi produk untuk dijual ke pasar. Apalagi jika perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur dan memproduksi barang. Aktivitas seperti keluar masuknya barang sesuai dengan kebutuhan adalah hal yang biasa terjadi. Pemenuhan barang ini terjadi karena permintaan yang tinggi atau sekedar pemenuhan stok barang. Untuk mengelola aktivitas keluar masuknya barang, Anda harus membuat daftar laporan keluar masuk barang untuk memberikan kemudahan dalam proses pengelolaan dan memonitor ketersediaan barang yang ada di perusahaan.

Banyak perusahaan yang mengabaikan manajemen persediaan dan penyusunan laporan. Padahal, jika persediaan barang tidak sesuai pada saat penjualan, maka perusahaan dapat mengalami kerugian. Oleh karena itu, Anda perlu membuat laporan yang baik dan benar. Jika masih merasa kesulitan, Anda dapat membuat laporan keluar masuk barang terlebih dahulu. Meskipun sederhana, itu akan membantu Anda melakukan pengelolaan persediaan barang dagangan.

Bagaimana Cara Membuat Laporan Keluar Masuk Barang?

Membuat laporan keluar masuk barang sekarang sangat mudah. Apalagi dengan hadirnya bantuan teknologi komputer, proses apapun dapat dilakukan dengan cepat dan otomatis.

Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika akan membuat laporan :

  • Persiapkan Data

Minta seseorang secara khusus bertanggung jawab dalam pencatatan. Orang ini harus melakukannya se-akurat mungkin. Dari sini, Anda dapat tahu data dari periode sebelumnya dan akhirnya menentukan target pemasaran serta ramalan penjualan pada periode saat ini.

  • Buat Forecast

Perkiraan ini dilakukan untuk mencatat jumlah persediaan yang dibutuhkan pada periode ini. Anda harus menentukannya per item.

  • Lakukan Pengecekan Sebelum Barang Disimpan

Lakukan pengecekan sebelum barang dimasukkan ke dalam rak. Beri kode pada barang untuk mengetahui ada atau tidaknya barang yang dicatat. Dalam langkah ini, Anda dapat mengetahui barang mana yang cacat, salah produksi dan kesalahan lainnya.

  • Beri Kode pada Setiap Barang

Jika pelanggan misal menanyakan stok barang dengan kode AA, maka Anda langsung tahu barang apa yang dimaksudkan pelanggan. Kode ini juga berguna untuk membantu penataan barang.

  • Pisahkan Stok Lama dengan Stok Baru

Ini dilakukan agar memudahkan Anda dalam menghitung jumlah stok lama yang terjual dan belum terjual. Anda juga dapat mengklasifikasikan barang yang lama dan yang baru.

Terdapat dua cara untuk membuat laporan keluar masuk barang yaitu dengan menggunakan excel atau software. Kedua cara ini tentu memiliki langkah-langkah yang dapat diterapkan secara mudah bagi siapapun atau yang tidak terlalu mengerti dengan excel atau software sekalipun. Berikut penjelasan langkah-langkah dalam membuat laporan menggunakan tools:

1. Membuat Laporan dengan Excel

  1. Buat kertas kerja excel baru atau sheet dan beri nama. Kemudian Anda buat tabel dengan kolom yang diberi judul kode, nama barang, stok awal, masuk, keluar dan stok akhir.
  2. Buatlah header dengan cara block semua kolom yang sudah dibuat tadi, klik table pada menu insert.
  3. Beri tanda checklist (v) pada pilihan “My tables has header”.
  4. Isikan data sesuai dengan data barang yang ada di perusahaan.
  5. Buat lembar kerja baru (sheet) dan beri nama “barang masuk”.
  6. Buatlah 4 kolom dengan nama: tanggal, kode, nama barang, jumlah.
  7. Buat lembar kerja baru (sheet) dan beri nama “barang keluar”.
  8. Buat kolom yang sama dengan langkah nomor 6 (tanggal, kode, nama barang, jumlah).
  9. Buka atau aktifkan sheet “barang masuk”. Pada kolom nama barang berikan rumus excel “Vlookup”, ini berfungsi untuk memunculkan nama barang jika Anda mengetikan kode barangnya.
  10. Lakukan langkah nomor 9 pada sheet “barang keluar”.
  11. Buka sheet “data barang”. Pada kolom “Masuk” masukan rumus
  12. =Sumif(table6[kode],table8[#thisrow],[kode],table6[jumlah])

Keterangan:

  • Table6[kode] à pilih kode di sheet “barang masuk”
  • Table8[this row] à pilih kode di sheet “data barang”
  • Table6[jumlah] à pilih kolom jumlah di sheet “barang masuk”
  • Pada kolom stok akhir, ketikan rumus”stok awal” ditambah “masuk” dan dikurangi “keluar”.
Contoh Tabel Data Barang
Contoh Tabel Barang Masuk atau Barang Keluar

b. Membuat Laporan dengan Software

Selain dengan excel, Anda juga dapat menggunakan software. Banyak software akuntansi yang dapat digunakan untuk membuat laporan keluar masuk barang. Untuk dapat memaksimalkan setiap laporan yang Anda buat, pilihlah software dengan fitur-fitur yang dapat memberikan kemudahan serta hasil yang akurat.

Akan tetapi, banyaknya software yang dapat memudahkan pekerjaan Anda ini kualitas dan kekakuratannya belum tentu terjamin. Oleh karena itu, Anda dapat memilih Jurnal sebagai software akuntansi dalam membuat laporan keluar masuk barang. Jurnal mengintegrasikan bagian pembelian, penjualan dan persediaan secara otomatis. Anda dapat melakukan pengecekan dan mendapatkan kepastian dan nilai persediaan secara akurat dan realtime karena Jurnal secara langsung akan mengirimkan pemberitahuan dan kalkulasi persediaan secara langsung jika ada perubahan.

Baca juga : Cara Mengelola Stok Barang secara Praktis

Itulah cara membuat laporan keluar masuk barang yang harus Anda pahami. Meskipun mudah, tetapi karena prosesnya menggunakan komputer jada ketelitian juga harus Anda perhatikan. Lihat informasi lengkapnya, klik di sini dan nikmati free trial selama 14 hari. Selamat mencoba!


PUBLISHED10 Jan 2020
Witdya Pangestika
Witdya Pangestika

SHARE THIS ARTICLE: