Apa itu invoice? Invoice atau faktur adalah dokumen yang digunakan sebagai suatu bukti pembelian yang berisi jumlah pembayaran yang harus dibayar oleh pembeli.
Ini termasuk biaya produk yang dibeli atau layanan yang diberikan kepada pembeli.
Invoice juga dapat berfungsi sebagai catatan hukum, jika berisi nama penjual dan klien, deskripsi dan harga barang atau jasa, dan syarat pembayaran.
Mari kita pelajari lebih lanjut pengertian invoice, jenis, manfaat, unsur atau komponen yang ada di dalamnya, serta contoh dari dokumen ini.
Kelola Invoice Terintegrasi Ke Dalam Laporan Keuangan Anda dengan Jurnal!
Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!
atau
Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!
Pengertian Invoice Adalah?
Invoice adalah dokumen yang dibuat oleh penjual dan ditujukan kepada pembeli.
Dokumen ini berisi bukti pemesanan untuk menagih pembayaran kepada pembeli atas barang yang dibeli.
Keberadaan faktur sangat penting untuk merekam barang dan jasa yang telah dibeli oleh pelanggan di mana jika dihubungkan dengan keuangan, juga sangat penting untuk mempermudah perhitungan laba sebuah bisnis.
Yang perlu Anda lakukan adalah mengirim invoice sebagai tagihan pembayaran setelah pembeli menyelesaikan pesanan dan Anda mengirimkan barang dan jasa tersebut.
Jika lembar tersebut sudah diberikan, maka Anda akan dengan mudah memasukkan pembayaran ke dalam laporan keuangan.
Pada umumnya ada 3 jenis invoice yaitu adalah:
- Invoice Biasa. Digunakan pada transaksi sederhana dan biasanya hanya berisi rincian item, jumlah yang dibeli, harga per item dan harga total.
- Invoice Proforma. Dibuat karena barang pesanan pelanggan dikirim secara bertahap. Sebelum barang tersebut dikirimkan seluruhnya, memiliki fungsi sebagai pengganti bukti ketika pelanggan melakukan pembayaran.
- Invoice Konsuler. Khusus yang biasanya digunakan pada perdagangan internasional atau ekspor impor.
Manfaat Invoice bagi Perusahaan Adalah?
Berikut adalah beberapa manfaat invoice bagi perusahaan, yaitu:
Memberikan Visibilitas bagi Perusahaan Terkait Pengeluaran
Invoice adalah dokumen penting yang biasanya dibutuhkan oleh setiap perusahaan saat melakukan transaksi, terutama untuk pembelian dalam jumlah besar.
Faktur berisi rincian pembelian dengan detail dan tepat sehingga pengeluaran yang dilakukan oleh perusahaan dapat diketahui secara transparan.
Mengelola Pembayaran
Dokumen ini juga berfungsi untuk melacak pembayaran secara tertulis karena menunjukkan berapa banyak uang yang sudah dikeluarkan dan tagihan apa saja yang belum dilunasi oleh perusahaan Anda.
Menagih Pembayaran Atas Barang atau Jasa
Invoice adalah dokumen yang sah untuk menagih pembayaran kepada pembeli. Sejumlah perusahaan biasanya tidak mau mengeluarkan uang jika ditagih melalui e-mail atau telepon saja.
Oleh karena itu, keberadaan dokumen ini sangat membantu karena berisi informasi yang rinci mengenai pembayaran yang harus dibayarkan oleh suatu perusahaan.
Contoh Komponen/ Rincian Invoice Adalah
Berikut ini adalah komponen atau rincian yang terdapat di dalam invoice:
- Tanggal invoice
- Nama dan alamat penjual
- Nama dan alamat pembeli
- Nomor invoice
- Nomor purchase order, jika PO (purchase order) dikeluarkan
- Rincian dan jumlah barang dan jasa yang diberikan
- Harga yang disepakati
- Diskon dan pajak
- Jumlah total yang harus dibayarkan
- Syarat dan ketentuan transaksi (opsional)
- Tanggal jatuh tempo pembayaran
Beberapa Contoh Invoice Adalah
Baca juga: Contoh Template Invoice Format Excel dan Word, Download Yuk!
9 Trik Cerdas Memperoleh Invoice Pembayaran dengan Cepat
Dalam menjalankan bisnis kecil maupun besar, Anda harus tetap mengirimkan invoice setiap ada transaksi penjualan.
Jika menjalankan bisnis besar, kemungkinan Anda akan mengirimkan puluhan invoice (faktur) ke pelanggan setiap harinya. Tapi dari semua invoice yang dikirim, berapa banyak yang benar-benar dibayar tepat waktu?
Sebuah studi yang dilakukan oleh Himpunan Pengusaha Muda terkait efisiensi tingkat pembayaran, baru-baru ini menyatakan hanya 63% invoice yang dibayar tepat waktu.
Salah satu alasan terbesar untuk pembayaran terlambat datang dari faktur dengan instruksi yang tidak jelas.
Untuk menyelamatkan perusahaan dari kesulitan menangani surat pembayaran atau tertunda karena penagihan yang kurang jelas, berikut beberapa tips efektif yang dapat dilakukan.
Invoice Pembayaran Harus Mudah Dimengerti
Sebagai permulaan, pastikan Anda membuat invoice yang sederhana dan mudah dimengerti oleh pelanggan.
Pasalnya tidak semua pelanggan merupakan orang yang mengerti apa itu ilmu akuntansi, sehingga penting sekali untuk membuat tagihan invoice pembayaran yang mudah dipahami.
Anda dapat mencantumkan nama barang atau jasa dengan cara yang mudah dimengerti oleh pelanggan dengan menuliskan nama produk secara lengkap sehingga memudahkan pelanggan dalam mengetahui apa barang atau jasa yang mereka pesan meskipun hanya dilihat secara sekilas.
Jangan lupa untuk menempatkan logo perusahaan Anda dalam posisi yang tepat untuk membantu pelanggan mengidentifikasi bisnis Anda.
Selain itu, dengan mempersonalisasi invoice dengan logo bisnis, ini akan membuat perusahaan Anda terlihat lebih profesional dan meningkatkan peluang untuk mendapatkan pembayaran.
Dengan Jurnal, Anda dapat memasukkan logo perusahaan Anda dengan mudah disetiap invoice yang Anda kirim.
Bukan hanya itu, Jurnal juga menyediakan contoh invoice dengan 11 template profesional yang dapat Anda pilih sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda, baik jasa maupun dagang.
Kirim ke Orang yang Tepat
Saat mengirimkan faktur, Anda harus memastikan bahwa yang menerima invoice adalah orang yang tepat, sehingga dapat segera memprosesnya.
Dibutuhkan ketelitian atau minimal dilakukan double check sebelum mengirimkan invoice untuk mengurangi risiko kesalahan pembayaran.
Ada beberapa kesalahan yang umum terjadi yaitu mengirim ke orang yang salah dan mengirim ke terlalu banyak orang.
Mengirimkan invoice pada orang yang salah akan memperbesar kemungkinan bahwa tagihan Anda tidak akan terbayar, sementara mengirimkan ke banyak orang akan membuat penerima menganggap bahwa orang lain akan mengurusnya, sehingga kemungkinan invoice terabaikan akan semakin besar.
Baca juga: Contoh Invoice dengan Format Template Ms Word
Beri Batas Pembayaran Lebih Awal
Jika Anda mencantumkan batas pembayaran selama 30 hari dalam faktur Anda, selalu ada kemungkinan bahwa pelanggan akan membayarnya 2 minggu lebih lambat dari batas yang telah ditentukan.
Jika Anda merasa nilai tagihan Anda ini sangat penting dan sangat memengaruhi uang kas jika dibayar melebihi 30 hari, maka cobalah untuk memajukan batas pembayaran pada invoice tersebut.
Hal ini sangatlah adil jika mengingat bisnis Anda telah memberi layanan terbaik untuk para pelanggan.
Kelola Kas & Transaksi Lebih Mudah dan Akurat, Pelajari Fitur Jurnal Selengkapnya di sini!
Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!
atau
Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!
Kirim Invoice Pembayaran Secepatnya
Setelah menyelesaikan semua pengiriman barang dan membereskan perjanjian bisnis, ada baiknya Anda segera mengirimkan pada pelanggan Anda.
Mengirim invoice secepat mungkin, akan membantu mendorong mereka untuk membayar lebih cepat.
Selain itu, dengan mengirimkan faktur lebih cepat akan memungkinkan pelanggan mengingat pelayanan yang telah Anda lakukan, sehingga mendorong mereka untuk segera melakukan pembayaran.
Dengan Jurnal, Anda juga dapat mengirimkan faktur secara langsung tanpa harus mendownloadnya terlebih dahulu.
Baca juga : Pentingnya Menentukan Syarat Pembayaran atas Invoice Pelanggan
Tawarkan Metode Pembayaran yang Fleksibel
Salah satu alasan mengapa pelanggan cenderung menunda pembayaran invoice adalah karena tidak adanya akses pembayaran yang mudah. Biasanya pelanggan harus transfer atau jika jumlahnya sangat besar, maka harus pergi ke bank terdekat.
Bayangkan saja betapa repotnya jika hal ini terjadi mengingat masih banyak pekerjaan lain yang harus diselesaikan.
Dengan menawarkan banyak metode atau syarat pembayaran bagi pelanggan, Anda dapat mempermudah pembayaran mereka.
Dengan cara ini, mereka akan merasa senang dan terbantu untuk melakukan bisnisnya, karena kemudahan dan efisiensi adalah segalanya dalam dunia bisnis.
Dengan Jurnal Pay, Anda dapat memudahkan pelanggan Anda dalam proses pembayaran invoice. Pelanggan dapat memilih metode pembayaran melalui Virtual Account ataupun Kartu Kredit.
Dengan melakukan pembayaran melalui 2 metode itu, pelanggan tidak perlu melakukan konfirmasi kepada perusahaan, karena secara otomatis perusahaan Anda akan mendapatkan notifikasi bahwa pelanggan tersebut telah melakukan pembayaran.
Dengan menggunakan Jurnal Pay, Anda juga tidak perlu repot untuk melakukan pencatatan disetiap invoice, karena sistem Jurnal akan mencatat transaksi tersebut secara otomatis.
Berikan Insentif untuk Pembayaran Lebih Awal
Jika Anda memerhatikan bahwa pelanggan Anda menunda pembayaran sampai tanggal terakhir, mungkin sudah waktunya untuk mulai memberi insentif syarat pembayaran lebih awal dengan menawarkan diskon kecil untuk invoice yang dibayar di muka sebagai penghargaan.
Dengan memberi penghargaan kepada pelanggan Anda untuk bisnis mereka, Anda akan dapat mendorong kesetiaan pelanggan dan memastikan mereka segera membayar tagihannya.
Denda untuk Keterlambatan Pembayaran Invoice
Jika memberi insentif pada pembayaran awal adalah sebuah hadiah untuk mendorong pembayaran segera, maka Anda juga bisa memberikan denda untuk keterlambatan pembayaran.
Dengan menambahkan biaya keterlambatan ke dalam invoice, Anda akan menekankan unsur penting pada tagihan tersebut.
Optimalkan Bisnis Anda dengan Jurnal Enterprise+. Pelajar Fitur Jurnal Selengkapnya di sini!
Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!
atau
Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!
Jangan Sungkan Mengirim Pengingat
Beberapa pelanggan mungkin lupa terhadap invoice yang ditujukkan kepadanya. Seiring dengan banyaknya tugas dan tanggung jawab, bisa jadi novice yang Anda kirimkan sudah jatuh tempo.
Jika tanggal jatuh tempo telah berlalu dan belum ada pembayaran, maka saatnya mengirimkan pengingat seperti email pribadi, teks, atau panggilan telepon.
Dengan mengirimkan pengingat ini, Anda membantu mengingatkan pelanggan terhadap tagihan yang belum mereka bayar, dan menunjukkan keseriusan Anda dalam melakukan penagihan invoice.
Unduh ebook Jurnal secara gratis tentang penyusunan keuangan bisnis di sini.
Gunakan Sistem Cloud
Beberapa pemilik bisnis menghabiskan hingga 10% waktu kerja mereka untuk pembuatan faktur.
Jika Anda merasa menghabiskan banyak waktu untuk menagih klien dan mengejar pembayaran, mungkin sudah saatnya mulai mencari software akuntansi yang menggunakan sistem cloud, yang didalamnya ada fitur lengkap terkait dengan invoice software.
Kemajuan teknologi bisa Anda manfaatkan untuk kemudahan perkembangan bisnis Anda. Jurnal adalah software akuntansi online yang membantu Anda membuat dan mengirim invoice dengan mudah, cepat, dan aman.
Dengan Jurnal, Anda juga dapat mengirim faktur kapan pun dan di manapun.
Bukan hanya mengelola faktur, Jurnal sebagai aplikasi accounting juga dapat membantu mengelola menjadi sebuah laporan keuangan perusahaan yang dapat Anda gunakan sebagai acuan dalam pembuatan inovasi bagi bisnis dengan tepat.
Temukan keuntungan mengirim invoice menggunakan fitur aplikasi invoice Jurnal dan dapatkan free trial Jurnal lebih lanjut di sini.
Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!
atau
Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!
Itulah penjelasan mengenai apa itu invoice pembayaran dan beberapa tips yang bisa Anda lakukan agar pembayaran dilakukan dengan cepat.
Mudah-mudahan informasi di atas bermanfaat. Ikuti media sosial Jurnal by Mekari untuk informasi lain tentang bisnis, keuangan, dan akuntansi.
