9 Trik Cepat Memperoleh Invoice Pembayaran, Cari Tahu! Highlights Invoice pembayaran adalah dokumen resmi permintaan pembayaran antara penjual dan pembeli. Invoice pembayaran akan berisi rincian produk atau jasa yang dibeli, seperti mencantumkan jumlah, harga, dan total yang harus dibayar. Biasanya invoice akan dilengkapi dengan informasi jatuh tempo pembayaran. Hal ini penting untuk kelancaran proses transaksi bisnis, karena dapat berguna sebagai bukti yang sah. Dalam menjalankan bisnis kecil maupun besar, Anda harus tetap mengirimkan invoice pembayaran sebagai alat untuk melakukan transaksi penjualan. Jika menjalankan bisnis dengan skala besar, maka sangat memungkinkan bagi Anda untuk mengirimkan puluhan invoice (faktur) ke pelanggan setiap harinya. Tapi pertanyaanya adalah dari semua invoice yang dikirim, berapa banyak yang benar-benar dibayar tepat waktu? Salah satu alasan terbesar untuk pembayaran terlambat datang dari faktur dengan instruksi yang tidak jelas. Untuk menyelamatkan perusahaan dari kesulitan menangani surat pembayaran atau tertunda karena penagihan yang kurang jelas, berikut beberapa tips efektif yang dapat Anda lakukan! Apa Itu Invoice Pembayaran? Invoice pembayaran adalah suatu dokumen yang biasa digunakan untuk meminta pembayaran dari penjual kepada pembeli untuk memperoleh detail transaksi yang sah. Invoice biasanya akan diberikan apabila penjual telah berhasil menjual produk barang/jasanya kepada pembeli dengan jumlah nominal terkait. Setidaknya ada beberapa detail yang kerap tercantum di dalam sebuah invoice pembayaran, di antaranya: Nama Pembeli Deskripsi Barang/Jasa Harga Jumlah yang Dibayarkan Selain itu, invoice pembayaran juga bisa dibilang sebagai bukti transaksi atas setiap penjualan. Baik itu berfungsi sebagai bukti bagi penjual mauapun pembeli. Tetapi dalam penerapannya, ternyata masih banyak para pelaku usaha yang kesulitan untuk langsung mengirimkan invoice, karena pembeli cenderung menunda pembayarannya. Jika sudah seperti itu, apa yang sebaiknya Anda lakukan? Mari kita triknya di bawah ini! Baca Juga: 10+ Jenis Invoice Pembayaran Tagihan Adalah Berikut! 1. Invoice Pembayaran Harus Mudah Dimengerti Sebagai permulaan, pastikan Anda membuat invoice yang sederhana dan mudah dimengerti oleh pelanggan. Pasalnya tidak semua pelanggan merupakan orang yang mengerti apa itu ilmu akuntansi, sehingga penting sekali untuk membuat tagihan invoice atau bon faktur pembayaran yang mudah dipahami. Anda dapat mencantumkan nama barang atau jasa dengan cara yang mudah dimengerti oleh pelanggan dengan menuliskan nama produk secara lengkap sehingga memudahkan pelanggan dalam mengetahui apa barang atau jasa yang mereka pesan meskipun hanya dilihat secara sekilas. Jangan lupa untuk menempatkan logo perusahaan Anda dalam posisi yang tepat untuk membantu pelanggan mengidentifikasi bisnis Anda. Selain itu, dengan mempersonalisasi invoice dengan logo bisnis, ini akan membuat perusahaan Anda terlihat lebih profesional dan meningkatkan peluang untuk mendapatkan pembayaran. Dengan Mekari Jurnal, Anda dapat memasukkan logo perusahaan dengan mudah disetiap invoice yang Anda kirim. Bukan hanya itu, Mekari Jurnal juga menyediakan berbagai contoh invoice dengan 11 template profesional. Seperti misalnya invoice elektronik yang dapat Anda pilih sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda, baik jasa maupun dagang. 2. Kirim ke Orang yang Tepat Saat mengirimkan faktur, Anda harus memastikan bahwa yang menerima invoice adalah orang yang tepat, sehingga dapat segera memprosesnya. Dibutuhkan ketelitian atau minimal dilakukan pengecekan secara berulang sebelum mengirimkan invoice untuk mengurangi risiko kesalahan pembayaran. Ada beberapa kesalahan yang umum terjadi yaitu mengirim ke orang yang salah dan mengirim ke terlalu banyak orang. Mengirimkan invoice pada orang yang salah akan memperbesar kemungkinan bahwa tagihan Anda tidak akan terbayar. Sedangkan mengirimkan ke banyak orang akan membuat penerima menganggap bahwa orang lain akan mengurusnya, sehingga kemungkinan invoice terabaikan akan semakin besar. Baca juga: Download Invoice dengan Format Template Ms Word 3. Beri Batas Pembayaran Lebih Awal Jika Anda mencantumkan batas pembayaran selama 30 hari dalam faktur Anda, selalu ada kemungkinan bahwa pelanggan akan membayarnya 2 minggu lebih lambat dari batas yang telah ditentukan. Jika Anda merasa nilai tagihan Anda ini sangat penting dan sangat memengaruhi uang kas jika dibayar melebihi 30 hari, maka cobalah untuk memajukan batas pembayaran pada invoice tersebut. Hal ini sangatlah adil jika mengingat bisnis Anda telah memberi layanan terbaik untuk para pelanggan. Kelola Kas & Transaksi Lebih Mudah dan Akurat, Pelajari Fitur Mekari Jurnal Selengkapnya! Saya Mau Coba Gratis Mekari Jurnal Sekarang! atau Saya Mau Bertanya Ke Sales Mekari Jurnal Sekarang! 4. Kirim Invoice Pembayaran Secepatnya Setelah menyelesaikan semua pengiriman barang dan membereskan perjanjian bisnis, ada baiknya Anda segera mengirimkan pada pelanggan Anda. Mengirim invoice secepat mungkin, akan membantu mendorong mereka untuk membayar lebih cepat. Selain itu, dengan mengirimkan faktur lebih cepat akan memungkinkan pelanggan mengingat pelayanan yang telah Anda lakukan, sehingga mendorong mereka untuk segera melakukan pembayaran. Dengan Mekari Jurnal, Anda juga dapat mengirimkan faktur secara langsung tanpa harus mendownloadnya terlebih dahulu. 5. Tawarkan Metode Pembayaran yang Fleksibel Salah satu alasan mengapa pelanggan cenderung menunda pembayaran invoice adalah karena tidak adanya akses pembayaran yang mudah. Biasanya pelanggan harus transfer atau jika jumlahnya sangat besar, maka harus pergi ke bank terdekat. Bayangkan saja betapa repotnya jika hal ini terjadi mengingat masih banyak pekerjaan lain yang harus diselesaikan. Dengan menawarkan banyak metode atau syarat pembayaran invoice bagi pelanggan, Anda dapat mempermudah pembayaran mereka. Dengan cara ini, mereka akan merasa senang dan terbantu untuk melakukan bisnisnya, karena kemudahan dan efisiensi adalah segalanya dalam dunia bisnis. Dengan Jurnal Pay, Anda dapat memudahkan pelanggan Anda dalam proses pembayaran invoice. Pelanggan dapat memilih metode pembayaran melalui virtual account ataupun kartu kredit. Dengan melakukan pembayaran melalui 2 metode itu, pelanggan tidak perlu melakukan konfirmasi kepada perusahaan, karena secara otomatis perusahaan Anda akan mendapatkan notifikasi bahwa pelanggan tersebut telah melakukan pembayaran. Dengan menggunakan Jurnal Pay, Anda juga tidak perlu repot untuk melakukan pencatatan disetiap invoice, karena sistem Mekari Jurnal akan mencatat transaksi tersebut secara otomatis. 6. Berikan Insentif untuk Pembayaran Lebih Awal Jika Anda memerhatikan bahwa pelanggan Anda menunda pembayaran sampai tanggal terakhir, mungkin sudah waktunya untuk mulai memberi insentif syarat pembayaran lebih awal. Yaitu dengan menawarkan diskon kecil untuk invoice yang dibayar di muka sebagai penghargaan. Dengan memberi penghargaan kepada pelanggan Anda untuk bisnis mereka, Anda akan dapat mendorong kesetiaan pelanggan dan memastikan mereka segera membayar tagihannya. 7. Denda untuk Keterlambatan Pembayaran Invoice Jika memberi insentif pada pembayaran awal adalah sebuah hadiah untuk mendorong pembayaran segera, maka Anda juga bisa memberikan denda untuk setiap keterlambatan pembayaran. Dengan menambahkan biaya keterlambatan ke dalam invoice, Anda akan menekankan unsur penting pada tagihan tersebut. Baca Juga: 10+ Jenis Contoh Invoice Pembayaran Tagihan 8. Jangan Sungkan Mengirim Pengingat Beberapa pelanggan mungkin lupa terhadap invoice yang ditujukkan kepadanya. Seiring dengan banyaknya tugas dan tanggung jawab, bisa jadi novice yang Anda kirimkan sudah jatuh tempo. Jika tanggal jatuh tempo telah berlalu dan belum ada pembayaran, maka saatnya mengirimkan pengingat seperti email pribadi, teks, atau panggilan telepon. Dengan mengirimkan pengingat ini, Anda membantu mengingatkan pelanggan terhadap tagihan yang belum mereka bayar, dan menunjukkan keseriusan Anda dalam melakukan penagihan invoice. 9. Gunakan Sistem Cloud Beberapa pemilik bisnis menghabiskan hingga 10% waktu kerja mereka untuk pembuatan faktur. Jika Anda merasa menghabiskan banyak waktu untuk menagih klien dan mengejar pembayaran, mungkin sudah saatnya mulai mencari software akuntansi yang menggunakan sistem cloud, yang didalamnya ada fitur lengkap terkait dengan invoice software. Mekari Jurnal adalah software akuntansi online yang bisa membantu Anda membuat dan mengirim invoice dengan mudah, cepat, dan aman. Pakai Mekari Jurnal untuk Kelola Invoice Pembayaran Anda Dengan Mekari Jurnal, Anda juga dapat mengirim faktur kapan pun dan di manapun. Bukan hanya mengelola faktur, Jurnal sebagai aplikasi accounting juga dapat membantu mengelola menjadi sebuah laporan keuangan perusahaan yang dapat Anda gunakan sebagai acuan dalam pembuatan inovasi bagi bisnis dengan tepat. Temukan keuntungan mengirim invoice menggunakan fitur aplikasi invoice Jurnal dan dapatkan free trial Jurnal lebih lanjut di sini. Saya Mau Coba Gratis Mekari Jurnal Sekarang! atau Saya Mau Bertanya Ke Sales Mekari Jurnal Sekarang! Itulah penjelasan mengenai apa itu invoice pembayaran dan beberapa tips yang bisa Anda lakukan agar pembayaran dilakukan dengan cepat. Mudah-mudahan informasi di atas bermanfaat. Ikuti media sosial Mekari Jurnal untuk informasi lain tentang bisnis, keuangan, dan akuntansi.
