Masih ingat bagaimana perasaan Anda ketika pertama kali ‘pecah telur; alias berhasil menjual produk pertama kalinya? Tidak bisa digambarkan bukan betapa bahagianya Anda saat itu? Namun, sebagai pemilik usaha, melakukan penjualan bukanlah hal seberapa, ini adalah hal kecil di tengah pertempuran dan perjuangan bisnis yang sesungguhnya. Selain melakukan penjualan, Anda juga harus mengambil langkah untuk memastikan bahwa invoice atau tagihan bisa diterima bisnis tepat waktu.

Membuat ketentuan dalam pembayaran menentukan periode waktu pelanggan harus menyelesaikan saldo terutang, serta metode pengembalian yang dapat diterima. Selain itu, ketentuan pembayaran ini juga mencakup diskon yang dapat dinikmati pelanggan dengan melunasi faktur sebelum tanggal yang diberikan. Sebagai pemilik bisnis kecil, Anda tidak hanya harus memilih dan menetapkan persyaratan pembayaran untuk pelanggan, melainkan juga harus mematuhi persyaratan yang diberikan oleh vendor dan pemasok.

Pentingnya Ketentuan Pembayaran

Transaksi penjualan tidak akan ada maknanya jika bisnis Anda belum mendapatkan uang alias masih tertahan di pelanggan. Karena itulah menetapkan ketentuan pembayaran yang jelas akan membantu Anda memastikan bisnis tersebut akan menerima uang yang dibutuhkan untuk memenuhi pengeluaran bisnis Anda

Selain itu, ini juga bisa memberikan manfaat lainnya seperti membantu Anda memfasilitasi segala sesuatu mulai dari penganggaran, pembayaran gaji, dan lainnya. Tanpa jadwal dan ketentuan, pelanggan dapat memilih untuk membayar faktur sesuai jadwal mereka sendiri yang tentunya bisa membawa masalah pada bisnis Anda, salah satunya masalah arus kas yang serius dan bisa menghambat operasional bisnis itu sendiri. Selain itu, bisnis yang tidak menetapkan ketentuan pembayaran yang jelas juga tidak memiliki sumber daya untuk mengumpulkan biaya keterlambatan.

Penting untuk diingat bahwa memilih dan mendefinisikan persyaratan pembayaran tidak berarti harus membuat pelanggan marah dan kecewa. Ini justru menawarkan opsi tambahan kepada pelanggan untuk melunasi utangnya, seperti diskon dan jalur kredit. Dalam beberapa kasus, penawaran seperti ini jauh lebih baik bahkan dapat menarik bisnis dari pesaing.

Tipe-Tipe Ketentuan Pembayaran Terpopuler

Jika Anda tidak memiliki ide atau masih bingung menentukan ketentuan atas pembayaran invoice pelanggan Anda, di bawah ini Jurnal akan memberikan beberapa ketentuan pembayaran paling populer dan sering ditampilkan pada faktur bisnis.

1. Pembayaran langsung

Tipe ketentuan ini berarti pelanggan atau pembeli harus segera melakukan pembayaran dan akan jatuh tempo saat produk dikirim. Dalam artian “Pembayaran Tunai” (COD) atau “Utang pada Penerimaan.” Jika pembeli gagal melakukan pembayaran pada saat itu, berarti penjual berhak mengambil kembali barang-barangnya.

Tipe pembayaran ini sangat memberikan manfaat bagi pemilik bisnis, namun akan sedikit membuat pelanggan tidak nyaman. Dalam beberapa kasus, pelanggan dapat memilih untuk menggunakan supplier yang berbeda yang memungkinkan mereka untuk mengevaluasi produk dan layanan yang mereka terima sebelum memberikan pembayaran.

2. Net 30

Ini merupakan ketentuan pembayaran yang paling umum, yaitu net 30 hari atau n/30. Artinya pembeli harus menyelesaikan pembayaran dalam waktu 30 hari dari tanggal tercantum pada faktur. Penting untuk diingat bahwa 30 hari bukan berarti 1 bulan, melainkan hitungan haro. Misalnya, ketika faktur ditulis pada tanggal 1 Januari, maka pelanggan bertanggung jawab untuk melunasi pembayaran pada atau sebelum 31 Januari.

Selain net 30, Anda juga bisa menetapkan ketentuan lain, misalnya net 60, net 90, dan sebagainya. Ini semua bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda saat ini, dan kesepakatan antara Anda dan pelanggan. 

3. 2/10 Net 30

Ketentuan ini hampir sama dengan ketentuan di atas, di mana pelanggan harus melakukan pembayaran maksimal 30 hari sejak faktur diterima. Namun, jenis ketentuan ini juga menawarkan diskon 2% untuk pelanggan yang melunasi pembayaran dalam waktu 10 hari. Dengan begitu, pelanggan dengan arus kas yang cukup akan lebih memilih membayar maksimal 10 hari demi mendapatkan diskon dan mengurangi biaya yang dikeluarkan. Ini tentu juga menjadi baik bagi perusahaan atau bisnis Anda bukan?

4. Pembayaran dengan Sistem Cicilan

Seperti yang Anda harapkan, ketentuan pembayaran kredit menawarkan kredit kepada pembeli untuk produk dan layanan yang mereka beli. Lebih populer di kalangan perusahaan besar, jenis pembayaran ini memberikan faktur bulanan kepada setiap pembeli, yang kemudian dibayarkan melalui cek atau transfer bank. Anda bisa melakukan perjanjian dan kesepakatan sebelum memutuskan untuk pembayaran dengan sistem cicilan. Misalnya dengan memberikan bunga yang jumlahnya tentu lebih kecil dibanding bank.

5. Mengirim Faktur

Sebagai pemilik bisnis kecil, Anda mungkin akan mengirimkan beberapa faktur setiap bulan. Namun, mengeluarkan faktur hanyalah tantangan awal. Selanjutnya, Anda harus mengambil langkah untuk memastikan faktur akan dibayar tepat waktu oleh pelanggan. Untuk meningkatkan peluang dibayar tepat waktu, pastikan untuk mendiskusikan persyaratan pembayaran sebelum mendistribusikan produk atau layanan kepada pelanggan. Misalnya, memberi informasi ke pelanggan, apakah pembayaran tunai sudah jatuh tempo pada saat pengiriman dan apakah boleh menggunakan kartu kredit untuk melunasi saldo mereka. Ini menjadi ide yang bagus, mengingat standar industri saat memilih jenis pembayaran.

Untuk menyederhanakan pengiriman faktur, Anda juga bisa memanfaatkan software akuntansi Jurnal yang dapat membantu Anda membuat sekaligus mengirim faktur atau invoice secara otomatis, kapan dan di mana saja. Di mana, faktur ini juga akan otomatis tercatat di dalam pembukuan bisnis. Bukan hanya itu, Jurnal juga dapat membantu Anda menerima pembayaran lebih cepat melalui fitur Jurnal Pay.

Menerima Faktur

Sebagian besar pemilik bisnis kecil akan berurusan dengan faktur keluar dan masuk secara teratur. Jika Anda menerima faktur dari vendor, penting untuk memperhatikan opsi pembayaran sehingga Anda tidak berisiko kehilangannya. Sementara beberapa faktur supplier menetapkan pedoman pembayaran yang kaku seperti meminta uang tunai pada saat pengiriman, sedangkan opsi lainnya adalah mendapatkan diskon dengan membayar lebih awal.

Meski membayar lebih awal dapat menghemat uang dalam jangka panjang, bisnis juga harus mengambil langkah-langkah untuk memastikan bahwa hal itu tidak akan membuat Anda kekurangan uang tunai. Jika pelanggan Anda membayar menggunakan persyaratan Net-30 atau Net-60, Anda mungkin menemukan diri Anda kekurangan uang tunai yang diperlukan untuk menyelesaikan utang vendor. Jika vendor Anda menawarkan beberapa opsi pembayaran, Anda mungkin ingin mengingat arus kas ketika memilih preferensi Anda.

Komunikasikan Ketentuan Pembayaran kepada Pelanggan dengan Jelas

Bukan rahasia lagi bahwa pemilik usaha kecil harus bersaing dengan jadwal yang padat. Meskipun pembenahan sistem faktur mungkin tampak seperti satu beban, kenyataannya adalah merampingkan teknik invoice dapat menghemat waktu Anda dalam jangka panjang.

Siapkan sistem faktur yang jelas dan spesifik, juga komunikasikan ketentuan pembayaran kepada pelanggan secara menyeluruh. Misalnya, bisnis Anda hanya menerima uang tunai. Selain itu, usaha kecil harus berusaha untuk mengirimkan faktur saat itu juga saat pembelian baru terjadi dan baru selesai dilakukan. 

Itulah beberapa hal terkait syarat dan ketentuan pembayaran yang harus Anda ketahui dengan baik. Dengan memahami hal tersebut, Anda jadi lebih mudah dalam melakukan penagihan dan membuat ketentuan dalam setiap transaksi bisnis.

Dengan software akuntansi Jurnal, Anda dapat mengatur syarat pembayaran ini secara langsung di dalam sistem, dan membantu Anda membedakan syarat pembayaran antar setiap pelanggan. Selain itu, Jurnal juga membantu Anda mengirimkan invoice reminder ketika tanggal jatuh tempo akan segera datang ataupun sudah terlambat. Ini secara otomatis akan membantu Anda menerima pembayaran pelanggan dan mengurangi risiko dari invoice tidak tertagih. Jadi tunggu apalagi? Coba Jurnal sekarang dan nikmati free trial 14 hari!