Contoh Surat Penjualan Berbagai Sektor: Definisi, Struktur, dan Cara Membuat

Penjualan pada umumnya dikatakan sah bila satu pihak dan pihak lainnya telah sepaham terkait jual beli barang. Namun keberadaan surat penjualan bisa membuatnya jauh lebih sempurna. Sebelum menggunakannya, Anda bisa memahami contoh surat penjualan terlebih dulu. 

Adanya surat penjualan juga bisa dijadikan pegangan bila nantinya ternyata terjadi hal yang kurang mengenakan. Potensi kesalahpahaman mungkin bisa diselesaikan dengan keberadaan surat satu ini.

Definisi Surat Penjualan

Surat penjualan adalah jenis dokumen yang memuat penawaran, hasil jual hingga jenis transaksi lainnya antara dua pihak. Seperti namanya, surat ini hanya berlaku hanya saat hendak melakukan penjualan. 

Tidak sembarangan, surat ini perlu memuat berbagai aspek dengan struktur yang lengkap. Walaupun Anda bisa melihat contoh surat penjualan dengan isi yang berbagai macam, intinya data dan strukturnya tetap harus sesuai. 

Struktur Surat Penjualan

Struktur ini tidak hanya berlaku pada contoh surat penjualan saja tapi juga berlaku pada bentuk asli surat. Anda juga perlu menyisipkan setiap bagiannya dalam surat penjualan yang dibuat baik manual maupun tidak. Berikut struktur  yang perlu ada di setiap surat penjualan.

1. Kop Surat

Pada bagian ini dimuat identitas instansi, perusahaan atau pribadi sebagai pihak penjual. Dalam format yang lebih formal Anda bisa menyematkan kop surat dengan logo instansi, nama instansi, kontak instansi, alamat hingga fax bila ada. 

Bagian ini sebenarnya dibuat bukan hanya untuk memperjelas siapa yang mengirim surat. Terutama bagian kop digunakan sebagai petunjuk bila pembaca ingin membalas surat harus mengirimnya ke mana.

2. Tanggal Surat

Tanggal perlu ditulis sebagai bentuk kesesuaian isi surat hingga digunakan sebagai alat mengecek keaslian penulisan. Waktu penulisan surat ini bisa dicantumkan di bawah kop tepatnya di sebelah kanan. Bahkan di contoh surat penjualan sekalipun bagian ini tetap ada. 

3. Identitas Penerima Surat

Tidak kalah penting dari penyematan waktu tulis surat, identitas penerima harus ditulis dengan jelas dan sesuai. Dalam bagian ini bisa langsung ditulis nama bagian penerima, nama penerimanya langsung atau nama perusahaan secara general. 

Jangan sampai salah menulis identitas penerima surat agar tidak pihak penerima tidak tersinggung. Apalagi surat yang dikirimkan cukup penting. Selain itu penulisan penerima dengan baik dan benar bisa dinilai sebagai keseriusan ingin melakukan transaksi.

4. Isi

Bagian ini terbilang sebagai bagian yang paling krusial. Dimana maksud penulis akan disampaikan sejelas dan sesingkat mungkin pada bagian ini. Anda bisa menampilkan detail transaksi atau detail penjualan yang sesuai.

Bagian ini ditulis dengan pembukaan berupa salam hormat. Anda bisa menuliskan salam umum seperti “dengan hormat” atau menulisnya dengan kata lain yang tidak kalah baiknya. Ada baiknya gunakan kata-kata formal saat menulis bagian ini. 

5. Paragraf Penutup

Dalam contoh surat penjualan Anda bisa menemukan berbagai jenis paragraf penutup. Berbagai contoh tersebut bisa disesuaikan dengan kriteria penulisan surat penjualan atau penawaran yang Anda buat.

Dalam bagian ini Anda bisa menghaturkan terima kasih atau jenis kalimat lain yang ditujukan untuk atensi pembaca. Gunakan bahasa yang formal dan tidak terlalu panjang, maksimal tulis 1 paragraf penutup saja. 

6. Kolom Pengirim

Terakhir, di bagian akhir surat Anda perlu menyematkan kolom pengirim baik di bagian bawah kanan ataupun kiri. Dalam kolom ini Anda bisa menuliskan nama lengkap pengirim beserta jabatannya bila memang diperlukan.

Gunakan juga tanda tangan pihak penjual saja atau kedua belah pihak sekaligus bila memang diperlukan. Hal ini tidak hanya dilakukan untuk melengkapi bentuk surat tapi juga sebagai sarana mempertegas penawaran atau penjualan yang dituliskan di bagian isi surat.

Baca juga: Contoh Surat Tagihan, Apa Saja Komponen di Dalamnya?

Dokumen Penunjang Surat Penjualan   

Untuk menambah keabsahan penjualan, Anda bisa menggunakan dokumen penunjang sebagai lampiran. Terutama bagi Anda yang terlibat dalam penjualan barang penting dan berharga, tentunya dokumen berikut bukan hanya penunjang tapi bisa jadi dokumen paten yang harus ada di antaranya:

• List detail barang yang dijual termasuk harganya.
• List detail penawaran, seperti diskon dan jaminannya.
• Detail opsi pengiriman barang, pembayaran, dan lainnya.
• Dokumen asli atau copy NPWP.
• Dokumen asli atau copy SIUP.
• Dokumen akta barang bila memang diperlukan.
• Surat pernyataan tertentu bila memang diperlukan.

Dokumen pendukung yang disebutkan di atas memang jarang ditemukan pada contoh surat penjualan. Namun, Anda bisa melengkapi data selengkap mungkin bergantung pada jenis transaksi atau penawaran apa yang Anda lakukan lewat surat yang dikirim.

Semakin tinggi nilai aset yang ditransaksikan maka akan semakin lengkap dokumen yang dibutuhkan. Surat ini salah satunya bekerja sebagai kelengkapan sah yang bisa menentukan apakah transaksi lanjut atau berhenti. 

Contoh Surat Penjualan

Surat penjualan bisa digunakan untuk berbagai aspek penjualan. Baik menjual barang maupun jasa, semuanya bisa diwakilkan dengan satu surat saja agar lebih sah dan bisa jadi berbadan hukum. Berikut contoh surat jual yang bisa dijadikan referensi. 

1. Contoh Surat Penjualan Aset Perusahaan

TRADING MULTI NATIONAL
BSD Boulevard, Jakarta
No.      : 5/SL/V/2022
Hal      : Surat Penjualan Aset Perusahaan

Lamp. : 5 (lima) lembar

Jakarta, 5 Mei 2022

Kepada Yth,
Jake Willin Kusuma
di Tempat

Dengan hormat,

Bersamaan dengan surat penjualan ini, kami CO. TRADING MULTI NATIONAL selaku pihak penjual aset negara ingin mempertegas transaksi yang berlaku pada pihak pembeli sebagai:

Nama     : Jake Willon Kusuma

Aset       : Saham Perusahaan CO. TRADING MULTI NASIONAL

Jumlah   : 5000 lot

Untuk mempertegas transaksi kami sematkan lampiran akta kesepahaman transaksi kedua belah pihak. Kami juga menyematkan dokumen pendukung sebagai bahan pertimbangan lebih lanjut.

Demikian surat penjualan ini dibuat, agar kedua pihak sepaham. Mohon konfirmasi Lewat email tertera bila terdapat hal yang ingin dibahas lebih lanjut. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih. 

Lead Marketing Manager,

Richard Lou

2. Contoh Surat Penjualan Tanah

Bandung, 16 Juli 2019

Kepada Yth,
Hapsah Adi Wijaya
di Tempat

Dengan hormat, 

Bersamaan dengan surat penjualan ini, saya:

Nama                        : Arza Aksa Kamehan

Pemilik                      : 1 bidang tanah seluas 2 Ha, Komp. Citra Dago No. 81, Bandung

No. Sertifikat Tanah  : K/Bdg/2005- 017383.9393/SR

Menyatakan telah menjual aset pribadi berupa tanah dengan No. Sertifikat tersebut kepada saudara Hapsah Adi Wijaya. Dengan ketentuan perjanjian penjualan tertera pada lampiran. Penjualan tanah merupakan transaksi sah dengan melibatkan dokumen yang lengkap.

Demikian surat penjualan ini dibuat untuk digunakan semestinya.

Pihak penjual,

Arza Aksa Kamehan

3. Contoh Surat Penjualan Mobil

Padang, 19 Februari 2020

No. Surat  : 19/IVC/2020

Lamp.       : 1 (satu) berkas

Hal            : Surat Penawaran

Kepada Yth. 

Panitia Pengadaan Kendaraan untuk

Main Even National Culture Exhibition

di Palembang

Yang membuat pernyataan di bawah ini:

Nama    : Winwin Wanarsih

Jabatan : Direktur Trenggin Autos Global

Alamat   : Jl. Rambutan No. 388, Komplek Bisnis blok C, Padang

Sesuai dengan data penjualan yang dikeluarkan dengan seri PM/2020-2-18/10u/CH menyatakan:

1. Telah menyetujui dokumen jual beli antara kedua belah pihak, maka dengan ini pihak kami akan menyediakan 10 buah mobil seri A dengan target unit tiba di lokasi tanggal 21 Februari 2020.
2. Uang sejumlah Rp 10.000.000.000,- (sepuluh milyar rupiah) telah diterima sebagai uang muka yang sah.
3. Tes mesin akan dilakukan sesaat setelah semua mobil datang pada lokasi.
4. Dilarang membuka segel kendaraan mobil sebelum semua unit sampai.
5. Semua transaksi akan dilandaskan pada ketentuan berniaga barang atau jasa, diantaranya Kepres No. 88 tahun 2003 dan 2008 dan Kepres No. 80 tahun 2003.
6. Transaksi diawasi oleh lembaga berwajib dan dengan bantuan notaris yang sah.
7. Masing-masing pihak akan mendapat dokumen yang asli (bukan copy). 

Demikian surat penjualan ini dibuat untuk bisa digunakan semestinya. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Trenggin Autos Global

Winwin Wanarsih

Direktur Utama Pemasaran

4. Contoh Surat Penjualan Rumah

Banten, 25 Mei 2021

Kepada Yth,
Dwiyanan Adi
di Tempat

Dengan hormat, 

Bersamaan dengan surat penjualan ini, saya:

Nama                        : Surachman Gunadi

Pemilik                      : 1 unit rumah tipe 210, Komp. Gandaria No. 177, Batam

No. Sertifikat Tanah  : K/Bdg/2005- 017383.9393/SR

Menyatakan telah menjual aset pribadi berupa tanah dengan No. Sertifikat tersebut kepada saudara Dwiyanan Adi. Dengan ketentuan perjanjian penjualan tertera pada lampiran. Penjualan tanah merupakan transaksi sah dengan melibatkan dokumen yang lengkap.

Demikian surat penjualan ini dibuat untuk digunakan semestinya.

Pihak penjual,

Surachman Gunadi

5. Contoh Surat Penjualan Lain

(KOP SURAT)

Alamat

No.       : –

Perihal : Surat Penjualan

Lamp.  : –

Sehubung dengan dibuatnya surat ini, kami PT Adi Karsa Persada ingin mengajukan penawaran kerja sama dengan bentuk penyediaan bahan baku produksi. Adapun bahan baku yang kami sediakan merupakan bahan berkualitas dan harga yang terjangkau. 

Yang bertanda tangan di bawah ini: 

Nama     : Aisyah Babudu

No. Telp : 0812 8234 6565

Jabatan  : Head Marketing

Selanjutnya bertindak sebagai penjual (Pihak I)

Nama     : Yulian Dwi Akbar

No. Telp : 085 7379 8393

Jabatan  : Head QuC

Selanjutnya bertindak sebagai pembeli (Pihak II)

Pada hari ini, Rabu 20 Juli 2021 kedua pihak membuat kesepakatan transaksi sebagai penjual dan pembeli bahan baku produksi. Kesepakatan mencakup:

1. Pihak penjual akan selalu memasok bahan baku produksi sesuai kesepakatan yang tertulis.
2. Pihak penjual menjamin selalu kualitas bahan baku yang dikirimkan.
3. Pihak penjual bersedia bertanggung jawab atas segala bentuk kerusakan atau ketidaktersediaan bahan baku. 

Adapun pihak II sebagai pembeli bersedia dan menyepakati pembayaran bahan baku menggunakan alur pembayaran:

1. Pembayaran tahap I sebagai tanda jadi.
2. Pembayaran tahap II akan dilakukan setelah dokumen perjanjian jual beli ditandatangani kedua belah pihak.
3. 10% pembayaran akan dilakukan setelah pasokan bahan baku pertama dilakukan.

Demikian surat kesepakatan penjualan ini dibuat dan telah disetujui oleh kedua belah pihak sebagai pembeli dan penjual. 

Baca Juga: Contoh Surat Pengajuan Barang Inventaris Kantor

Kenapa Surat Penjualan Penting?

Pernahkah terpikirkan kenapa selembar surat penjualan penting untuk dimiliki baik oleh pihak jual maupun pihak beli?. Sebenarnya ada banyak aspek yang tertulis bahkan dalam selembar kertas. Berikut alasan kenapa surat penjualan bisa jadi dokumen penting. 

1. Bukti Kelegalan Jual Beli

Surat penjualan dikatakan penting karena bisa digunakan sebagai bukti kelegalan jual beli. Bahkan sebuah transaksi dengan aset berharga hanya bisa dikatakan sah bila kedua pihak telah bersepakat lewat surat jenis ini. 

Surat dijadikan bukti kelegalan karena memuat kesepakatan kedua pihak dan dibubuhi tanda tangan. Dengan adanya tanda tangan baik salah satu maupun kedua belah pihak maka surat bisa dijadikan pegangan yang sah. 

2. Dijadikan Landasan Hukum

Nyatanya surat ini juga bukan hanya bekerja sebagai dokumen kesepakatan melainkan jadi instrumen hukum. Transaksi bagaimanapun bisa menimbulkan kejadian tidak mengenakkan baik bagi pihak pembeli maupun penjual.

Tapi jangan khawatir, surat ini bisa dijadikan pegangan untuk sistem penggunaan aset yang dibeli. Jadi Anda tidak perlu takut lagi bila ternyata terjadi kesalah pahaman atau malah terperangkap dalam modus penipuan.

3. Pegangan Jangka Panjang

Dokumen penting bagaimanapun juga bisa dijadikan pegangan jangka panjang. Misalnya Anda membeli aset sebuah rumah dari seseorang dengan salah satunya kelengkapan surat penjualan yang asli dibuat sendiri.

Maka akan sangat mudah bagi Anda untuk menjualnya kembali pada orang lain. Dokumen berupa surat ini juga bisa jadi bukti riil yang menyebutkan bahwa aset berupa sebuah tanah telah berpindah kepemilikan. 

4. Jadi Instrumen untuk Melakukan Tindakan Lanjutan

Bagaimanapun pembelian atas suatu aset apalagi aset penting tidak akan langsung berhenti saat transaksi selesai dan disepakati kedua belah pihak. Seiring dengan berjalannya waktu Anda akan melakukan tindakan lanjutan. 

Untuk mempermudah tindakan tersebut Anda bisa menyodorkan contoh surat penjualan pada pihak yang terkait. Tidak perlu memberikan surat aslinya, duplikasi surat lebih direkomendasikan untuk penggunaan transaksi lanjutan.

5. Jadi Pendukung Dokumen Lain

Terakhir, dalam proses jual beli suatu aset surat ini berfungsi sebagai salah satu pendukung dokumen lain. Seperti halnya penjualan rumah atau tanah, selain sertifikat hak milik surat tanda penjualan juga dibutuhkan oleh si pembeli. 

Bagian surat yang menyatakan transaksi jual beli didalamnya bisa jadi penguat transaksi yang tidak bisa dibatalkan. Jadi saat dan setelah transaksi selesai dilakukan sebaiknya surat ini disimpan sebaik mungkin. 

Indikator Keabsahan Surat Penjualan

Nyatanya sebuah surat sebagai instrumen jual beli yang sah bisa jadi dinyatakan tidak sah. Hal ini tentu bisa berpengaruh pada proses jual beli atau bahkan berpengaruh pada proses setelahnya. Perlu jadi pertimbangan, berikut indikator keabsahan sebuah surat penjualan. 

1. Kesesuaian Data dalam Surat

Dalam contoh surat penjualan sekalipun kesesuaian data dalam surat jadi hal utama yang perlu ditilik. Sedangkan pada surat asli kesesuaian data dalam surat jadi salah satu indikator keabsahan surat sekalipun surat sudah ditandatangani penjual. 

2. Kesesuaian dengan Data Lapangan

Indikator keabsahan surat penjual juga dinilai dari kesesuaian data dalam surat dengan data lapangan. Anda sebagai penerima surat penjualan baiknya melakukan penyesuaian satu ini agar nilai yang dikeluarkan sepadan dengan aset yang nantinya dimiliki.

3. Informasi Penjualan Detail dan Benar

Surat penjualan yang sah juga memuat informasi penjual secara detail dan benar. Gunakan kesempatan saat bertemu langsung untuk memastikan informasi penjual yang tertera pada surat memang benar dan sesuai. 

4. Tanda Tangan Penjual dan Pembeli

Tanda tangan juga digunakan sebagai instrumen sahnya suatu dokumen. Dalam contoh surat penjualan pasti ditampilkan kolom tanda tangan. Dalam kondisi aslinya pun surat perlu ditandatangani baik oleh penjual, pembeli, keduanya atau tanpa salah satunya.

5. Adanya Materai

Sebagai penunjang akhir, sebuah surat perlu ditempeli materai sebelum tanda tangan. Penggunaan materai sejak dulu bisa diartikan sebagai tanda keabsahan suatu dokumen hingga perjanjian yang dimuat di dalamnya.

Baca Juga: Nota Penjualan: Pengertian, Cara Membuat, dan Contoh

Cara Tepat Membuat Surat Penjualan Sendiri

Surat sendiri masuk dalam jajaran dokumen penting bila dibuat salah satunya dalam rangka mengesahkan suatu transaksi. Tapi ternyata bila memang diperlukan surat bisa dibuat sendiri bila. Berikut tata cara buat surat yang tepat agar hasilnya juga sesuai

• Coba lihat contoh surat penjualan dan pilih yang paling sesuai. 
• Lalu pastikan kelengkapan data penjualan yang akan dimuat.
• Buat surat dengan jenis font dan ukuran yang formal.
• Perhatikan kesesuaian peletakan data, seperti seri nomor dan lainnya.
• Jangan lupa untuk menambahkan kolom tanda tangan.
• Gunakan materai asli bukan materai tempel digital.

Selanjutnya sebelum diberikan ke pihak pembeli pastikan lagi data yang dituliskan telah sesuai dengan fakta lapangan. Jangan sampai transaksi tertunda atau bahkan batal karena salah menuliskan data penting.

Anda juga bisa memberi contoh penulisan dulu pada pihak pembeli secara digital. Bila isi kesepakatan sudah disetujui maka selanjutnya surat bisa dicetak secara fisik dan ditandatangani langsung oleh kedua belah pihak. 

Contoh surat penjualan di atas bisa jadi referensi sesuai dengan sektor penjualan yang sedang dijalani.

Jangan lupa untuk sesuaikan bentuk dan isi surat agar masuk dalam kriteria surat yang sah. Kunjungi jurnal.id untuk tahu jenis surat lain yang lebih lengkap.

Untuk memaksimalkan penjualan Anda nantinya, Anda dapat menggunakan aplikasi stok barang untuk mengontrol semua persediaan barang secara lengkap, serta gunakan aplikasi pembukuan usaha dari Jurnal yang memudahkan pembukuan transaksi secara online, dan capat. Coba langsung secara gratis!