Di dalam sebuah perusahaan, terdapat banyak inventaris yang mendukung operasional usaha. Inventaris tersebut bagian dari aset yang harus dijaga dan harus menggunakan contoh surat pengajuan barang inventaris kantor untuk penambahannya.
Kegiatan surat menyurat dalam sebuah perusahaan atau instansi tidak dapat dihindarkan. Hal ini menjadi bagian dari prosedur yang sudah ditetapkan dan harus dijalankan.
Tujuannya, yaitu untuk menghormati struktural jabatan dalam perusahaan. Selain itu juga sebagai bukti tertulis yang bisa dijadikan bahan pertanggung jawaban.
Untuk informasi lebih lengkapnya, Anda bisa simak ringkasan pengertian, fungsi atau manfaat, serta contoh dari surat pengajuan barang inventaris kantor di bawah ini.
Pengertian dan Fungsi Surat Pengajuan Barang Inventaris Kantor
Setiap perusahaan, memiliki peraturan atau kebijakan yang berbeda-beda.
Namun, untuk setiap kegiatan yang berhubungan dengan operasional perusahaan, umumnya semua menerapkan penggunaan surat permohonan yang bersifat resmi.
Termasuk juga di dalamnya yaitu kegiatan pengadaan barang inventaris kantor.
Hal ini berhubungan dengan tanggung jawab divisi perlengkapan atau inventaris.
Maka ketika memerlukan pengajuan barang atau permohonan pengadaan maka harus dilakukan secara resmi dan bukan secara lisan saja.
Pengajuan barang inventaris dilakukan dengan kegiatan surat menyurat, untuk memperoleh pengesahan dari pihak berwenang.
Dalam perusahaan biasanya ditujukan kepada kepala bagian sarana prasarana.
Surat pengajuan barang inventaris kantor merupakan surat internal dalam sebuah instansi atau perusahaan.
Dimana tujuannya ialah memperoleh pengesahan atau izin dari pihak yang berwenang untuk menambahkan jumlah inventaris yang diperlukan.
Oleh karena sifatnya resmi, maka surat pengajuan barang inventaris kantor dibuat menggunakan bahasa yang formal.
Bentuknya menyerupai lembaran dokumen, berisi permintaan atau permohonan kepada pihak yang berkaitan secara resmi dalam sebuah perusahaan.
Baca juga: Contoh Laporan Stok Barang Gudang, Download File Excel Di Sini!
Fungsi dari dibuatnya surat pengajuan barang inventaris kantor adalah untuk memberikan bukti tertulis atas kebutuhan inventaris kepada pihak yang berwenang menyediakan barang tersebut.
Selain itu, dengan adanya surat pengajuan secara resmi akan menjadi dokumen tertulis yang bisa dijadikan bahan pertanggung jawaban oleh divisi yang melayangkan surat pengajuan tersebut.
Pengajuan barang inventaris menjadi hal penting dalam sebuah perusahaan. Hal itu karena berhubungan dengan kelancaran operasional perusahaan itu sendiri.
Dalam pembuatan surat pengajuan inventaris terdapat beberapa syarat yang harus dipenuhi. Tujuannya agar pihak penerima surat memperoleh gambaran serta keterangan yang jelas atas isi surat tersebut.
Ini juga akan mempengaruhi, seberapa besar kemungkinan surat tersebut akan disetujui.
Permudah pengelolaan inventaris kantor dengan menggunakan aplikasi inventaris dari Mekari Jurnal. Buktikan langsung dengan coba gratis Jurnal sekarang juga!
Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!
atau
Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!
Syarat dalam Pembuatan Surat Pengajuan Barang Inventaris Kantor
Surat pengajuan barang inventaris kantor termasuk dalam surat resmi yang di dalamnya terdapat struktur sistematis.
Oleh karena itu, dalam pembuatannya harus memperhatikan beberapa syarat penulisan.
Syarat-syarat penulisan tersebut harus dipenuhi agar informasi yang terkandung dalam surat bisa sampai pada penerima dengan jelas. Berikut ini syarat-syarat yang harus Anda perhatikan dalam membuat surat pengajuan barang inventaris kantor.
1. Mencantumkan Identitas
Pada saat mengirim atau menyampaikan surat pengajuan, Anda harus mencantumkan identitas.
Meski sifatnya surat internal perusahaan, identitas pengirim maupun penerima harus tetap disertakan.
Hal ini untuk memastikan surat tersebut tepat sasaran dan penerima dapat lebih mudah mengidentifikasi isi juga maksud dari surat tersebut.
2. Tata Letak yang Tepat
Dikarenakan surat ini tergolong surat resmi, maka pengaturan tata letaknya sangat penting diperhatikan.
Pengaturan dari tata letak tersebut diantaranya meliputi kop surat, identitas, salam pembuka, serta isi dan juga penutup yang harus ditulis secara runut. Namun biasanya beberapa perusahaan sudah menyiapkan format surat sesuai keperluan.
Dengan begitu Anda hanya perlu mengisi identitas serta isi surat sesuai tujuan.
Baca juga: Contoh Berita Acara Stock Opname Barang Persediaan, Yuk Download!
3. Format Penulisan yang Benar
Sebagai surat resmi, maka sudah pasti menggunakan Bahasa Indonesia baku dan sesuai EYD.
Penggunaan frasa juga harus diperhatikan, jangan membingungkan dan berputar-putar.
Buat surat pengajuan yang singkat dan jelas, agar tujuan dari surat tersebut lebih mudah dipahami.
4. Tujuan Jelas dan Dapat Dipertanggung Jawabkan
Tujuan dari pembuatan surat pengajuan barang inventaris kantor harus ditulis dengan jelas.
Jangan lupa sertakan alasan yang melatar belakangi dibutuhkannya pengadaan barang tersebut.
Alasan harus masuk akal dan dapat dipertanggung jawabkan kevalidannya.
Hal itu dikarenakan, pengadaan inventaris berhubungan dengan pengeluaran anggaran belanja perusahaan yang seharusnya diperuntukkan bagi kelancaran operasional.
Baca juga: Contoh Surat Serah Terima Barang Inventaris Kantor
5. Mencantumkan Batas Waktu
Surat pengajuan dibuat karena adanya kebutuhan akan suatu barang.
Oleh sebab itu, selain mencantumkan tanggal pembuatan surat, Anda juga harus mencantumkan tanggal batas waktu balasan.
Hal ini dapat meminimalkan kemungkinan surat pengajuan yang Anda buat diabaikan.
Dengan begitu, respon dari pihak berwenang yang menerima surat pengajuan tersebut bisa segera Anda dapatkan.
Cara Membuat Contoh Surat Pengajuan Barang Inventaris Kantor
Meski beberapa perusahaan sudah mempersiapkan templates untuk surat pengajuan barang inventaris kantor, akan tetapi Anda juga perlu memahami cara pembuatannya. Berikut ini susunan yang bisa Anda terapkan.
- Mencantumkan kepala surat di bagian atas dengan format rata tengah. Kepala surat biasanya hanya digunakan oleh lembaga resmi. Jika bukan maka bisa diganti dengan judul surat
- Waktu pembuatan surat. Anda bisa mencantumkan di bagian atas setelah kop surat atau bisa juga di bagian bawah usai penutup. Selain waktu pembuatan, sertakan juga waktu atau batas akhir untuk merespon surat itu
- Nomor surat di bagian kiri bawah kop surat. Anda bisa juga menuliskannya di atas lampiran jika ada. Namun jika tidak terdapat berkas tambahan, maka tidak perlu mencantumkan lampiran
- Salam pembuka di bagian awal sebelum isi surat dan salam penutup sebelum tanda tangan serta nama pengirim
- Identitas pengirim juga penerima surat. Umumnya dituliskan di bagian atas sebelum salam pembuka
- Isi surat yang singkat dan jelas. Biasanya terdiri dari 1-2 paragraf yang menjelaskan tujuan juga alasan dibuatnya surat tersebut. Anda harus bisa memberi penjelasan yang rinci tanpa bertele-tele
- Tanda tangan dan nama jelas pengirim. Dituliskan setelah salam penutup di bagian bawah sebelah kanan. Hal ini menjadi bukti validitas surat tersebut.
Baca juga: Simak Pengertian dan Komponen Laporan Pertanggungjawaban
Contoh Surat Pengajuan Barang Inventaris Kantor
Dengan memahami struktur atau urutan dalam menulis surat pengajuan inventaris kantor, Anda akan lebih mudah dalam membuatnya.
Terlebih jika memang perusahaan tempat Anda bekerja tidak menyediakan format atau templates khusus surat tersebut.
Agar Anda memperoleh gambaran yang lebih jelas, maka kami cantumkan contoh surat pengajuan barang inventaris kantor di bawah ini.
Dari contoh surat pengajuan barang inventaris di atas, dapat kita lihat bahwasanya syarat dan juga struktur dari surat resmi diterapkan di dalamnya.
Anda bisa menjadikannya sebagai salah satu referensi dalam hal surat menyurat. Silahkan download filenya di bawah ini:
[ DOWNLOAD DI SINI ]
Bagaimanapun juga, dalam sebuah perusahaan kegiatan surat menyurat baik yang bersifat internal maupun eksternal akan selalu diperlukan.
Hal itu dikarenakan setiap kegiatan dalam perusahaan membutuhkan bukti tertulis yang akan disimpan dalam arsip perusahaan.
Terlebih mengenai pengajuan barang inventaris yang memerlukan kesesuaian data arsip dengan fakta di lapangan sebelum dilakukan pengadaan barang.
Kelola Stok Barang Lebih Mudah dengan Mekari Jurnal!
Manfaatkan software akuntansi Mekari Jurnal untuk mengelola stok gudang Anda.
Jurnal memiliki fitur yang memudahkan Anda dalam mengelola stok gudang ataupun persediaan barang.
Tidak hanya itu saja, dengan Jurnal, Anda juga bisa mengintegrasikan jumlah dan nilai stok barang dan menghitung berapa harga pokok penjualan di mana Anda kemudian dapat membuat laporan keuangan yang sesuai.
Anda juga bisa melakukan stock opname melalui aplikasi perkantoran dengan lebih mudah. Silakan coba aplikasi Jurnal secara gratis selama 14 hari.
Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!
atau
Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!
Di atas adalah pengertian, manfaat, cara membuat, serta contoh surat pengajuan barang inventaris yang bisa Anda buat. Mudah-mudahan informasi di atas bermanfaat.
Ikuti media sosial Mekari Jurnal untuk informasi lain tentang bisnis, keuangan, dan akuntansi.
