Jurnal Enterpreneur

Laporan Pertanggungjawaban, Begini Cara Membuatnya!

Dalam sebuah kegiatan operasional yang diselenggarakan organisasi atau perusahaan pasti tidak lepas hubungannya dengan laporan pertanggungjawaban.

Bagi Anda yang sewaktu di bangku kuliah pernah aktif dalam organisasi, pasti sudah tidak asing dengan jenis laporan ini.

Laporan pertanggungjawaban (LPJ) adalah laporan dalam bentuk dokumen tertulis untuk melaporkan pelaksanaan sebuah kegiatan.

Penyusunan laporan ini dilakukan oleh suatu unit organisasi atau kelompok kepada organisasi lainnya yang memiliki tingkatan lebih tinggi atau minimal sederajat.

Fungsi dari laporan pertanggungjawaban adalah sebagai bahan evaluasi terhadap seluruh proses pelaksanaan kegiatan yang telah berjalan.

Nantinya, hasil evaluasi ini akan digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk melakukan perbaikan atau peningkatan kualitas kegiatan di masa mendatang.

Di dalam laporan pertanggungjawaban juga memuat laporan mengenai pelaksanaan kegiatan dan penggunaan dana.

Laporan pelaksanaan kegiatan memuat laporan yang berisi latar belakang, tujuan, dan manfaat hingga waktu pelaksanaan secara rinci.

Sementara itu, laporan penggunaan dana berisi rincian alokasi dana yang digunakan selama kegiatan berlangsung.

Fungsi laporan keuangan ini adalah untuk mempermudah pembukuan bagian keuangan perusahaan atau organisasi.

Laporan pertanggungjawaban dibuat ketika suatu unit telah menyelesaikan satu proyek atau pekerjaan dalam satu periode atau waktu tertentu.

Bisa saja Anda membuat laporan pertanggungjawaban tiga kali dalam sebulan.

Atau hanya menyusun laporan sekali setahun tergantung proyek yang dilaksanakan atau perintah dari penanggung jawab unit atau proyek.

laporan pertanggungjawaban

Tujuan Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban

Tujuan penyusunan laporan pertanggungjawaban antara lain:

  1. Memaparkan secara rinci keseluruhan proses pelaksanaan kegiatan, mulai dari persiapan sebelum kegiatan dimulai, saat berlangsung, hingga setelah kegiatan selesai.
  2. Menggambarkan masalah yang dihadapi oleh seluruh panitia pelaksana selama kegiatan.
  3. Dapat dijadikan bahan pembelajaran untuk kegiatan di masa mendatang.
  4. Mengukur kemampuan tim pelaksana kegiatan dalam mempertanggungjawabkan hasil kerja masing-masing pihak.

Baca juga: Mengenal Tentang Laporan Pajak Tahunan di Indonesia

Prinsip-Prinsip Pembuatan Laporan Pertanggungjawaban

Agar laporan pertanggungjawaban yang dibuat dapat meyakinkan semua pihak yang berkepentingan, maka setidaknya mengacu pada prinsip-prinsip berikut ini:

  1. Sistematis dan terpadu, sesuai dengan urutan dan tidak boleh ada bagian yang terlewati dan bagian satu dengan bagian yang lain juga harus saling berkaitan.
  2. Memuat informasi rinci mengenai pelaksanaan kegiatan dan penggunaan dana. Semua data harus dituliskan secara lengkap dan jelas, tidak boleh ada satu data pun yang terlewat atau tidak dilampirkan.
  3. Transparan,  dibuat dengan apa adanya tanpa ada yang dilebih-lebihkan atau dikurangkan khususnya pada bagian penggunaan dana. Sebagai bukti yang valid, boleh dilampirkan kwitansi atau struk pembelanjaan di bagian akhir laporan ini.
  4. Komprehensif, memuat keseluruhan informasi yang perlu diketahui dari sebuah acara atau kegiatan serta mampu menjawab pertanyaan 5W dan 1H, yakni What, Who , Why, When, Where, dan How.

cara membuat laporan pertanggungjawaban

Format dan Sistematika Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban

Untuk membuat laporan pertanggungjawaban yang baik dan benar, dibutuhkan sebuah format dan sistematika agar mudah dibaca dan dipahami.

Berikut format penulisan yang umum digunakan untuk menyusun laporan pertanggungjawaban:

  • Menggunakan kertas berukuran F4;
  • Ukuran margin atas 3, kiri 4, kanan 3, dan bawah 3;
  • Penulisan LPJ menggunakan tipe huruf Times New Roman;
  • Ukuran huruf yang digunakan adalah 12;
  • Spasi 1;
  • Paragraf 1.5;
  • Alignment justify:

Sedangkan urutan pembuatan laporan pertanggungjawaban (LPJ) yaitu:

Bab I: Pendahuluan

Bab ini memuat alasan yang melatarbelakangi diselenggarakannya sebuah acara.

Ada tiga sub-bab dalam bab pendahuluan yaitu, latar belakang, nama kegiatan, maksud dan tujuan kegiatan.

Berikut contoh laporan pertanggungjawaban untuk salah satu kegiatan seminar atau workshop pembelajaran, selengkapnya bisa Anda lihat di sini.

contoh laporan pertanggungjawaban

Bab II: Rencana Pelaksanaan Kegiatan

Bab ini berisi penjelasan tentang rencana pelaksanaan kegiatan.

Rencana tersebut berisi keterangan waktu, target peserta, fasilitas, dan sebagainya.

Bab ini dibagi ke dalam tiga sub-bab yaitu, rencana mekanisme kegiatan, rencana anggaran biaya, dan susunan panitia.

contoh laporan pertanggungjawaban 3

Bab III: Pelaksanaan Kegiatan

Pada bab ini menjelaskan tentang pelaksanaan kegiatan seperti yang telah direncanakan pada bab II.

Di sini kita bisa melihat apakah rencana yang sudah disusun sesuai dengan pelaksanaan kegiatannya di lapangan.

contoh laporan pertanggungjawaban 2

Bab IV: Evaluasi dan Hasil Pelaksanaan

Bab dalama laporan pertanggungjawaban ini berisi hasil pelaksanaan kegiatan, seperti apa saja yang membuat kegiatan berjalan sesuai rencana dan apa saja yang menjadi faktor penghambat.

Di sini juga dijelaskan bagaimana secara umum kesimpulan dari hasil pelaksanaan dan apa saja yang harus dievaluasi ke depannya.

Di bab ini terdapat 2 sub-bab yaitu hasil pelaksanaan seperti yang terjadi di lapangan dan evaluasi serta kesimpulan dari kegiatan tersebut.

Bab V: Penutup

Bab penutup biasanya berisi ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah mendukung kegiatan tersebut serta permohonan maaf atas segala kesalahan dan kekurangan dalam pengadaan kegiatan.

Lampiran

Terakhir, perlu melampirkan segala dokumen penting bagi penerima laporan pertanggungjawaban (LPJ). Lampiran biasanya berupa:

  • Media Publikasi (Pamphlet atau Leaflet, dan Brosur)

Dokumen selanjutnya untuk dimasukkan ke dalam lampiran LPJ adalah media publikasi apa yang digunakan sepanjang kegiatan ini berjalan.

Misalnya, memasukkan contoh pamphlet ataupun leaflet dan brosur yang digunakan sebagai media publikasi dan promosi kegiatan.

  • Dokumentasi

Selain media publikasi, ternyata dokumentasi juga menjadi hal penting yang perlu diperhatikan, lho!

Dengan memasukkan foto-foto kegiatan, akan semakin memperkuat dan membuktikan bahwa sebuah acara telah sukses terselenggara.

  • Makalah atau Semacamnya

Kemudian, kita juga harus memasukkan makalah atau semacamnya.

Makalah yang dimaksudkan di sini adalah sumber-sumber terpercaya yang digunakan untuk memperkuat landasan latar belakang atau bagian pendahuluannya.

  • Surat-surat

Surat-surat juga tak kalah penting untuk dilampirkan pada LPJ.

Misalnya surat peminjaman barang, hingga surat izin penggunaan tempat, bisa kamu masukkan di dalam lampiran ini, lho!

  • Rincian Realisasi Penggunaan Dana

Hal penting lain yang tidak boleh terlewat adalah rincian realisasi penggunaan dana.

Laporan realisasi anggaran atau penggunaan dana, harus dibuat semirip mungkin dengan apa yang telah diajukan dalam proposal kegiatan.

Semakin mirip dan sesuai dengan proposal kegiatan, berarti semakin efisien penggunaan dana untuk kegiatan tersebut.

  • Bukti-Bukti Pembelanjaan dan Pengeluaran Sesuai Dengan Ketentuan yang Berlaku

Terakhir, Anda harus melampirkan bukti-bukti pembelanjaan dan pengeluaran sesuai dengan anggaran dana yang disetujui.

Aturan penyusunannya pun beraneka ragam, disesuaikan dengan kebijakan masing-masing organisasi/perusahaan.

Salah satu komponen penting dalam penyusunan laporan pertanggungjawaban adalah adanya laporan keuangan yang sistematis.

Membuat laporan keuangan kini lebih mudah dan akurat dengan bantuan software akuntansi online seperti Mekari Jurnal.

Jurnal merupakan software akuntansi online yang memberikan solusi panduan laporan keuangan, laporan kas, pembukuan dan pengelolaan bisnis.

Jurnal juga mampu membantu Anda menyederhanakan proses pembuatan laporan keuangan.

Dengan sistem cloud computing, Jurnal membantu Anda memonitor kondisi keuangan di manapun secara real time.

Coba gratis Jurnal sekarang atau hubungi sales kami untuk menjadwalkan demo!

Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!

software akuntansi online terpercaya

Itulah penjelasan tentang apa yang dimaksud dengan laporan pertanggungjawaban serta cara membuatnya.

Laporan ini harus dibuat sebaik mungkin karena merinci kegiatan yang berkaitan dengan keuangan, termasuk pemasukan dan pengeluaran selama kegiatan juga perlu dipertanggungjawabkan.

Semakin rinci semakin baik, sehingga bisa meyakinkan semua orang yang berkepentingan terhadap laporan tersebut.

Kategori : Bisnis

Kembangkan bisnis Anda dengan Mekari Jurnal sekarang

https://www.jurnal.id/wp-content/uploads/2021/04/ic-invite-to-office.svg

Coba Gratis

Akses seluruh fitur Mekari Jurnal selama 14 hari tanpa biaya apapun

Coba Gratis 14 hari
https://www.jurnal.id/wp-content/uploads/2021/04/ic-demo-interaktif.svg

Jadwalkan Demo

Jadwalkan sesi demo dan konsultasikan kebutuhan Anda langsung dengan sales kami

Jadwalkan Demo