Dalam setiap kegiatan yang berhubungan dengan pindah tangan barang, diperlukan bukti tertulis sebagai pertanggung jawaban. Hal ini yang mendasari dibutuhkannya contoh surat serah terima barang inventaris kantor.
Surat tersebut akan menjadi bukti sah transaksi perpindahan barang, dokumen, uang ataupun inventaris antar divisi dalam sebuah perusahaan maupun antar instansi.
Oleh sebab itulah contoh surat serah terima barang inventaris kantor akan selalu dicari. Bahkan dalam pembuatannya juga harus mengikuti format pembuatan surat resmi.
Manfaatkan juga aplikasi perkantoran untuk mengurus inventory kantor dengan lebih mudah.
Pengertian Surat Serah Terima Barang Inventaris Kantor
Sebelum membahas manfaat juga cara pembuatannya, Anda harus paham terlebih dahulu apa itu yang dimaksud dengan surat serah terima.
Surat serah terima atau biasa juga disebut berita acara serah terima , banyak digunakan dalam aktivitas pengadaan barang, penyerahan inventaris, uang, dokumen berharga bahkan jabatan.
Surat ini menjadi dokumen legalitas sekaligus bukti dari transaksi atau kejadian tertentu.
Oleh karena itu, isinya lebih berupa poin pernyataan serta alasan terjadinya transaksi tersebut.
Detail isinya tergantung pada jenis serah terima yang dilakukan.
Oleh karena kita membahas contoh surat serah terima barang inventaris kantor, maka isinya adalah detail inventarisasi kantor termasuk pula spesifikasi barangnya.
Mengingat pentingnya jenis surat ini, tentu tidak lepas dari manfaat yang dimiliki. Anda bisa ketahui apa saja manfaatnya, melalui uraian singkat di bawah ini.
Baca juga: Contoh Daftar Inventaris untuk Mencatat Persediaan Barang
Apa manfaatnya?
Seperti yang sudah sempat disinggung di atas, bahwa contoh surat serah terima barang inventaris kantor menjadi bukti tertulis yang sah atas kegiatan pindah tangan baik berupa barang, dokumen berharga, uang, inventaris juga jabatan.
Namun, manfaat yang bisa Anda dapat dari surat ini bukan itu saja. Berikut ini beberapa manfaat lainnya:
- Menjadi lampiran dalam laporan stok barang inventaris berupa transparansi juga akuntabilitas
- Meminimalkan kemungkinan adanya selisih barang saat diadakan stok opname
- Menghindarkan risiko kecurangan atas transaksi serah terima yang sudah dilakukan. Seperti tidak mengakui bahwa telah menerima barang, atau menyerahkan barang dalam kondisi yang tidak sesuai harapan
- Berperan sebagai bukti tertulis yang dapat menjadi penengah jika terjadi perselisihan suatu hari nanti
Baca juga: Contoh Surat Pengajuan Barang Inventaris Kantor
Dari beberapa manfaat di atas, dapat kita simpulkan bahwa contoh surat serah terima barang inventaris kantor lebih fokus digunakan untuk mengantisipasi berbagai kemungkinan permasalah yang muncul di kemudian hari.
Oleh sebab itu mengapa perusahaan tiap kali melakukan serah terima berupa apapun hendaknya tidak hanya secara lisan.
Namun juga disertai pembuatan bukti tertulis berupa berita acara atau surat serah terima sesuai format yang diberlakukan.
Umumnya setiap perusahaan atau instansi sudah menyiapkan format sendiri dalam pembuatan surat ini. Sebab format yang digunakan tidak seperti undangan resmi yang biasa digunakan antar instansi.
Diperlukan isi yang detail serta terperinci dan disahkan dengan tanda tangan pihak yang bersangkutan untuk bisa dijadikan sebagai bukti pertanggungjawaban.
Permudah pengelolaan inventaris kantor dengan menggunakan aplikasi inventaris dari Mekari Jurnal. Buktikan langsung dengan coba gratis Jurnal sekarang juga!
Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!
atau
Konsultasi Dengan Sales Jurnal Sekarang!
Cara Membuat Surat Serah Terima Barang
Mengacu pada fungsinya sebagai bukti sah atas sebuah transaksi atau kondisi, maka format surat ini tergolong surat resmi.
Isinya mengarah pada pernyataan, pengesahan juga bisa menjadi dokumentasi pekerjaan yang sudah diselesaikan.
Meski beberapa perusahaan sudah menyiapkan format sendiri, Anda juga bisa membuat sendiri dengan panduan berikut ini.
- Gunakan kepala surat jika yang membuat atau menerbitkan surat ini merupakan lembaga resmi. Namun jika merupakan lembaga non resmi, maka bisa juga diganti dengan judul surat
- Menggunakan Bahasa Indonesia formal sesuai KBBI dan EYD. Penggunaan frasa juga jelas, tidak membingungkan.
- Setiap orang maupun badan usaha yang terlibat atas serah terima tersebut harus disertakan atau ditulis secara detail. Mulai dari nama, jenis kelamin, jabatan, alamat, serta masih banyak lagi
- Isi surat serah terima menyampaikan latar belakang serah terima tersebut, waktu pelaksanaan, poin-poin objek yang diserah terimakan, kondisinya, kuantitasnya, tempat serah terima dan detail lainnya
- Disahkan dengan tanda tangan setiap pihak yang terlibat dalam aktivitas serah terima tersebut
- Menggunakan materai dan juga saksi jika diperlukan. Hal ini tergantung objek yang dipindah tangankan serta tergantung kesepakatan pihak penerima dengan yang menyerahkan
- Periksa surat sebelum digunakan sesuai fungsinya. Pastikan tidak ada kesalahan penulisan maupun tata bahasa yang kurang tepat untuk digunakan. Baik buruknya surat yang dibuat mempengaruhi kredibilitas perusahaan.
Contoh Surat Serah Terima Barang Inventaris Kantor
Sebenarnya Anda bisa dengan mudah mendapatkan beberapa contoh surat serah terima inventaris barang kantor di internet untuk dijadikan referensi.
Hal itu dikarenakan hampir semua perusahaan atau badan usaha memerlukan surat ini.
Sayangnya tidak semua perusahaan atau instansi maupun badan usaha mempersiapkan format khusus dalam pembuatannya.
Dengan begitu divisi yang bertanggung jawab, memerlukan referensi surat serah terima seperti berikut ini.
Contoh Surat Serah Terima Inventaris Kantor Milik Negara
Oleh karena merupakan lembaga resmi, maka dibuat dengan menggunakan kop surat atau kepala surat.
Contoh Surat Serah Terima Barang Inventaris Kantor (Lembaga Non Resmi)
Tidak jauh berbeda dengan contoh surat serah terima sebelumnya, hanya saja tanpa kop surat dan diganti dengan judul surat saja.
Hal ini dikarenakan dibuat oleh lembaga non resmi.
Berikut ini contohnya untuk Anda jadikan referensi.
Contoh Surat Serah Terima Barang Inventaris Kantor (Perusahaan atau Badan Usaha Swasta)
Umumnya dalam sebuah perusahaan, inventarisasi digunakan untuk acuan laporan keuangan dan juga pembukuan divisi sarana prasarana.
Oleh sebab itu, surat serah terima yang dibuat lebih detail.
Ada yang disertai kondisi barang saat dipindah tangankan. Ada pula pernyataan dari si penerima untuk lebih memperkuat surat tersebut.
Dari penjelasan di atas, kesimpulan yang bisa kita tarik mengenai contoh surat serah terima barang investasi kantor adalah bukti tertulis yang sah dari sebuah transaksi atau kondisi.
Dimana transaksi atau kondisi tersebut merupakan aktivitas memindah tangankan sesuatu baik berupa barang, uang, inventaris bahkan jabatan.
Tujuan dibuatnya surat tersebut ialah dijadikan bukti jika terdapat perselisihan di kemudian hari.
Surat serah terima bisa dikatakan valid atau sah, hanya apabila telah ditandatangani oleh semua pihak yang terkait dengan transaksi atau kondisi tersebut.
Selain itu, isi surat harus detail dalam menjelaskan kondisi objek yang diserah terimakan.
Kelola Stok Persediaan Barang dengan Software Mekari Jurnal
Dengan menggunakan aplikasi stok barang, setiap barang masuk dan keluar khususnya pada Mekari Jurnal, maka Anda akan mendapatkan beberapa keuntungan sebagai berikut mendapatkan pemberitahuan dan kalkulasi persediaan barang secara langsung, melacak penjualan produk terbanyak, dan mempermudah stock opname.
Penggunaan aplikasi gudang seperti Jurnal juga akan mempermudah Anda dalam mengelola dan membuat laporan stok barang bagi bisnis Anda.
Silakan coba aplikasi Jurnal secara gratis selama 14 hari.
Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!
atau
Jadwalkan Demo Ke Sales Jurnal Sekarang!
Pembuatan surat serah terima barang inventaris kantor harus dengan format resmi dan sebaik mungkin. Sebab hal ini akan mencerminkan kredibilitas perusahaan.
Buat isi dari surat tersebut terperinci, jelas dan mendetail. Dengan begitu kelak jika terdapat permasalahan dan membutuhkan surat ini sebagai bukti pertanggungjawaban dapat berfungsi secara maksimal.
Jadi, pastikan setiap aktivitas serah terima dalam bentuk apapun disertai dengan pembuatan surat serah terimanya. Dengan demikian Anda memiliki bukti sah jika nantinya timbul masalah.
