Melakukan inventarisasi barang atau disebut juga kegiatan inventarisasi sangat penting dalam dunia tata usaha perlengkapan kantor atau usaha, termasuk membuat buku induk barang inventaris. Berikut ini adalah hal yang perlu Anda perhatikan dalam cara membuat buku induk barang inventaris. Simak selengkapnya di Blog Mekari Jurnal!
Inventarisasi barang adalah kegiatan yang bertujuan untuk mendapatkan data barang yang diperlukan.
Selanjutnya, data tersebut berguna untuk keperluan administrasi sesuai dengan cara dan aturan yang ditetapkan.
Nah, kegiatan inventarisasi barang inilah yang memerlukan buku induk barang inventaris.
Selain buku induk tersebut, kegiatan ini juga memerlukan buku catatan barang untuk non inventaris dan buku golongan barang inventaris.
Namun, artikel ini hanya akan membahas secara rinci tentang buku induk untuk barang inventaris saja.
Yuk, buat Anda yang ingin tahu pengertian dan cara membuat buku induk barang inventaris, mari simak ulasannya di bawah ini.
Permudah pengelolaan inventaris kantor dengan menggunakan aplikasi inventaris dari Jurnal. Buktikan langsung dengan coba gratis Jurnal sekarang juga!
Pengertian Buku Induk Barang Inventaris
Buat sebagian orang yang belum terlalu paham tentang inventarisasi barang mungkin belum tahu pengertian dari buku induk untuk barang inventaris.
Definisi dari buku induk barang inventaris yaitu sebuah buku yang berfungsi untuk menampung atau mencatat seluruh data barang inventaris milik perusahaan atau organisasi tertentu yang ada di lingkungannya.
Buku induk tersebut juga berguna sebagai sumber informasi tentang semua data terkait barang inventaris perusahaan atau organisasi tersebut.
Data di buku induk tersebut harus diurutkan dengan menyesuaikan tanggal barang itu diterima oleh perusahaan atau organisasi.
Maka dari itu, penting untuk selalu menjaga dan memperbarui informasi data barang inventaris di buku induk ini agar tidak terjadi miscommunication.
Nah, setelah Anda tahu pengertian dari buku induk untuk barang inventaris, Anda juga perlu mengetahui pengertian dari buku golongan barang inventaris.
Buku golongan barang inventaris adalah sebuah buku yang membantu mencatat barang inventaris milik perusahaan atau organisasi tertentu sesuai dengan golongan yang sudah ditentukan.
Jadi, pencatatan data barang dilakukan sesuai dengan kode barang dan klasifikasi barang di lingkungannya.
Selain dua buku tersebut, ada satu buku lainnya yang juga digunakan dalam pendataan barang inventaris di kantor yaitu buku catatan barang non inventaris.
Buku ini adalah buku yang berfungsi untuk mencatat seluruh barang yang dimiliki kantor sebuah perusahaan atau organisasi yang sifatnya non inventaris.
Baca juga: Pentingnya Mengelola Inventaris untuk Kelangsungan Bisnis
Cara Membuat Buku Induk Barang Inventaris
Membuat buku induk barang inventaris memang tidak mudah. Anda harus memiliki ketelitian dan kesabaran yang tinggi agar data yang dihasilkan selalu akurat.
Mendapatkan data yang akurat sangat krusial mengingat fungsinya yang menjadi pusat informasi barang inventaris kantor di suatu perusahaan atau organisasi.
Nah, cara membuat buku induk barang tersebut yaitu dengan menggunakan microsoft excel dan membuat beberapa kolom dan baris, atau Anda bisa download file nya di link berikut ini:
[ DOWNLOAD DI SINI ]
Apa yang harus Anda isi dalam kolom-kolom tersebut?
Untuk kolom 1, kolom ini perlu Anda isi dengan nomor urut pembukuan barang inventaris sesuai dengan adanya bukti penyerahan barang.
Untuk kolom 2, Anda perlu mengisi kolom ini dengan tanggal pencatatan data barang ke buku induk untuk barang inventaris.
Untuk kolom 3 diisi dengan tabel untuk penggolongan kode barang inventaris milik perusahaan atau organisasi.
Selanjutnya, kolom 4 diisi dengan istilah-istilah Bahasa Indonesia yang sudah baku.
Baca juga: Cara Membuat Kartu Stok Barang Lengkap dengan Contoh
Untuk kolom 5, kolom ini harus Anda isi dengan jenis, nomor, merek, dan ukuran dari barang inventaris yang dicatat.
Anda juga bisa menambahkan informasi atau keterangan lainnya terkait barang inventaris di buku induk barang inventaris sesuai dengan kebutuhan.
Kolom 6 adalah kolom untuk mengisi jumlah barang inventaris yang tercatat di buku induk.
Selanjutnya, kolom 7 diisi dengan sebutan seperti stel, M2, lembar, dan lain sebagainya.
Untuk kolom 8, kolom ini harus Anda isi dengan tanggal pembuatan barang inventaris dari pabrik atau dari rumah produksi semacamnya.
Kolom terakhir yaitu kolom 9 yang berisi tentang asal barang inventaris itu diperoleh, seperti dari bantuan, hibah, anggaran rutin dan lain sebagainya.
Kelola Invoice Terintegrasi Ke Dalam Laporan Keuangan Anda, Pelajari Aplikasi Invoice Jurnal Selengkapnya di sini!
Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!
atau
Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!
Tujuan Pengelompokan Barang Inventaris
Seperti penjelasan sebelumnya, terdapat tiga jenis buku dalam pencatatan barang inventaris, yaitu buku induk barang inventaris, buku golongan barang inventaris, dan buku catatan barang non inventaris.
Barang yang tidak habis pakai harus dicatat ke dalam buku induk dan buku golongan barang inventaris, sedangkan barang yang habis pakai masuk dalam pencatatan di buku catatan barang non-inventaris.
Di buku golongan barang inventaris, terdapat penggolongan barang yang bertujuan agar mencatat dan mencari barang menjadi lebih mudah, baik mencari di daftar catatan atau mencari bentuk fisik barang tersebut.
Jadi, barang inventaris tersebut digolongkan menggunakan sandi, lambang, atau kode tertentu, sehingga memudahkan Anda untuk mencari barang tersebut di kemudian hari.
Dengan demikian, pekerjaan menjadi lebih mudah dan cepat serta efisien.
Baca juga: Contoh Berita Acara Stock Opname Barang Persediaan, Yuk Download!
Prosedur Pengadaan Barang Inventaris
Selain Anda harus tahu tentang buku induk barang inventaris, ketahui juga bagaimana cara pengadaan barang inventaris, baik itu barang habis pakai dan tidak habis pakai
Prosedur untuk pengadaan barang yang habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai memiliki perbedaan di setiap perusahaan atau organisasi, baik itu negeri atau swasta.
Mengapa ada perbedaan prosedur pengadaan barang?
Hal ini bisa dikarenakan oleh sejumlah faktor, seperti kebutuhan fasilitas atau peralatan kantor, budaya kerja, tingkat kompetensi karyawan, dan lain sebagainya.
Pada umumnya, ada kesamaan dalam prosedur pengadaan barang inventaris.
Baca juga: Bagaimana Bisa Stok Habis? Begini Cara Kelolanya!
Contoh Barang Habis Pakai dan Tidak Habis Pakai
Barang inventaris terdiri dari dua jenis yaitu barang habis pakai dan barang tidak habis pakai.
Barang habis pakai yaitu jenis barang yang hanya bisa digunakan untuk satu kali penggunaan saja.
Contoh barang habis pakai yaitu kertas, lem, amplop, stabilo, isi stapler, tinta printer, kertas karbon, pensil, pulpen, spidol dan lain sebagainya.
Sedangkan, barang tidak habis pakai adalah kebalikan dari barang habis pakai. Barang jenis ini bisa Anda gunakan dalam jangka waktu lama dan tidak hanya satu kali pemakaian.
Contoh barang tidak habis pakai yaitu meja, kursi, komputer, papan tulis, dan peralatan kantor lainnya.
Baca juga: Mengenal Sistem Inventory & Cara Mudah Pengelolaannya
Nah, berikut ini adalah langkah-langkah untuk prosedur pengadaan barang habis pakai dan barang tidak habis pakai.
1. Barang Habis Pakai
Pertama, Anda harus membuat daftar perlengkapan kantor yang sudah sesuai dengan kebutuhan kantor untuk rencana kegiatan kantor.
Setelah itu, Anda harus menyusun anggaran biaya dari barang yang dibutuhkan tersebut untuk setiap bulan.
Selanjutnya, buatlah rencana untuk pengadaan barang inventaris untuk triwulan/tiga bulan sekali dan untuk rencana tahunan.
2. Barang Tidak Habis Pakai
Untuk prosedur pengadaan barang tidak habis pakai yang pertama yaitu Anda harus menganalisa kebutuhan perlengkapan kantor berdasarkan rencana kegiatan.
Selain itu, analisa juga barang apa saja yang masih layak untuk dipakai.
Selanjutnya, buatlah anggaran biaya untuk barang-barang tersebut sesuai dengan standar.
Langkah terakhir yaitu membuat skala prioritas.
Jadi, sesuaikan urgensi barang berdasarkan dana, urgensi kebutuhan, dan susunlah rencana pengadaan barang tahunan.
Anda dapat menggunakan aplikasi stok barang untuk membantu mengelola barang inventaris.
Baca juga: Bagaimana Cara Melakukan Stock Opname dengan Tepat?
Kelola Inventaris Perusahaan Menggunakan Aplikasi Mekari Jurnal!
Untuk mengelola inventaris perusahaan, Anda dapet menggunakan software akuntansi online Mekari Jurnal.
Software ini dapat mempermudah Anda dalam mengelola keuangan bisnis dengan tersedianya berbagai fitur, seperti laporan keuangan, rekonsiliasi transaksi, termasuk pula pencatatan faktur pembelian, pembayaran dan sistem penjualan barang.
Dengan menggunakan aplikasi akuntansi online Jurnal, Anda bisa menghemat biaya, waktu, dan energi karena data keuangan bisnis diproses dengan baik.
Aplikasi Jurnal bisa di akses dimana saja dan kapan saja.
Biar tidak repot, Anda bisa menggunakan Jurnal untuk menghitung harga pokok penjualan dan unsur lainnya untuk mengatur keuangan dan arus transaksi.
Penggunaan software seperti Jurnal akan mempermudah Anda dalam mengelola arus transaksi dan juga informasi akuntansi bisnis Anda.
Silakan coba aplikasi Jurnal secara gratis.
Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!
atau
Konsultasi dengan Sales Jurnal Sekarang!
Baiklah, sekian penjelasan tentang buku induk barang inventaris dan semoga artikel ini bermanfaat untuk Anda.
Ikuti media sosial Mekari Jurnal untuk informasi lain tentang bisnis, keuangan, dan akuntansi.
