Akuntansi penggajian atau payroll accounting adalah proses pencatatan gaji, upah, atau kompensasi yang diberikan kepada karyawan seperti uang pesangon.
Blog Mekari Jurnal akan menjelaskan secara lengkap bagaimana tahapan, prosedur, serta hal yang perlu Anda perhatikan dalam akuntansi penggajian (payroll accounting).
Salah satu tantangan yang kerap dihadapi oleh perusahaan adalah melakukan pencatatan akuntansi yang berhubungan dengan penggajian atau payroll karyawan.
Hal ini karena ada banyak komponen dalam payroll karyawan yang memiliki cara pencatatan atau entri penjurnalan yang juga berbeda.
Accounting program dapat membantu anda agar dapat mengatur payroll karyawan dengan mudah.
Oleh karena itu, perusahaan perlu memastikan bahwa proses pencatatan akuntansi dalam hal penggajian berjalan dengan baik.
Integrasi Jurnal dan Talenta Membuat Proses Akuntansi Penggajian (Payroll Accounting) Jadi Lebih Mudah dan Efisien!
Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!
atau
Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!
Apa Itu Akuntansi Penggajian (Payroll Accounting)?
Akuntansi penggajian (payroll accounting) adalah sistem pelacakan dan pencatatan pengeluaran bisnis yang terkait dengan penggajian (payroll).
Hal ini termasuk kompensasi karyawan individu serta pajak gaji, pembayaran tunjangan karyawan dan potongan lainnya.
Sistem akuntansi penggajian memastikan bahwa Anda tidak hanya melacak dengan cermat pengeluaran penggajian Anda, tetapi juga mematuhi undang-undang ketenagakerjaan negara agar tidak melanggar peraturan pajak apa pun.
Tanpa akuntansi penggajian, Anda tidak bisa mendapatkan gambaran akurat tentang total biaya karyawan Anda.
Hal ini membuat bisnis Anda kesulitan dalam memahami biaya tambahan dari setiap karyawan yang Anda pekerjakan, dan juga untuk memutuskan apakah akan mempekerjakan karyawan penuh waktu, kontraktor, atau pekerja paruh waktu per jam saat Anda perlu menambah tenaga kerja Anda.
Kelola usaha Anda dengan aplikasi akuntansi Mekari Jurnal
Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!
atau
Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!
Komponen yang Termasuk dalam Akuntansi Penggajian (Payroll Accounting)
Untuk memahami lebih dalam tentang akuntansi penggajian (payroll accounting), ada baiknya Anda mengetahui terlebih dahulu apa saja komponen pembentuk gaji yang perlu dihitung.
Selain upah atau gaji, ada juga potongan-potongan lainnya berdasarkan jam kerja, pinjaman, jamsostek, tunjangan, dan pajak penghasilan (PPh pasal 21).
Berikut ini adalah beberapa komponen payroll yang wajib diperhatikan dalam akuntansi penggajian (payroll accounting):
- Gaji Pokok. Imbalan dasar yang dibayarkan kepada pekerja menurut golongan di mana besarannya ditentukan sesuai kesepakatan.
- Tunjangan Tetap. Pembayaran yang dilakukan secara teratur dan tidak berkaitan dengan absensi online, offline atau kinerja. Contoh: tunjangan kesehatan, tunjangan hari raya (THR), pensiun dll.
- Tunjangan Tidak Tetap. Contohnya seperti tunjangan makan atau transportasi.
- Potongan dan Iuran Wajib. Seperti pajak pendapatan penghasilan, BPJS ketenagakerjaan, premi asuransi, denda keterlambatan, dll.
- Upah Lembur. Upah tambahan yang diberikan sebagai imbalan kerja yang dilakukan di luar jam kerja resmi.
- Bonus. Contohnya seperti bonus prestasi atau kinerja, bonus tahunan, dan pembagian laba.
Baca juga: Cara Menghitung Payroll Gaji Karyawan Tidak Tetap
Langkah-langkah dalam Akuntansi Penggajian (Payroll Accounting)
Berikut ini adalah langkah atau tahapan yang dalam menjalankan proses akuntansi penggajian (payroll accounting):
1. Siapkan Bagan Akun
Proses pencatatan payroll ke dalam pembukuan usaha Anda melibatkan memastikan bahwa jumlah tersebut secara akurat diposting ke akun payroll.
Sebelum Anda dapat mencatat penggajian, Anda perlu menyiapkan akun penggajian pada daftar bagan akun (Chart of Account).
Akun yang perlu Anda siapkan untuk melacak penggajian umumnya akan menjadi akun beban (expense) atau akun kewajiban (liability).
Akun beban adalah jenis biaya yang Anda keluarkan sebagai akibat dari menjalankan bisnis, seperti untuk biaya upah dan asuransi kesehatan.
Sedangkan kewajiban adalah uang yang Anda berutang kepada orang lain. Biaya pengeluaran bisa menjadi kewajiban, meskipun bersifat sementara sampai akhirnya dibayarkan.
Baca juga: Pemindahbukuan Pajak: Pengertian, Cara, dan Syarat Pengajuan
2. Kumpulkan Laporan Penggajian
Setelah Anda membuat bagan akun, langkah selanjutnya adalah mencatat entri jurnal akuntansi penggajian (payroll accounting).
Tentu saja sebelum Anda benar-benar memposting transaksi ke dalam pembukuan, transaksi penggajian harus telah dilakukan.
Transaksi yang harus Anda posting adalah entri jurnal penggajian yang dibuat setelah memproses penggajian sehingga catatan didasarkan pada peristiwa aktual yang telah terjadi.
Anda harus mengumpulkan dokumen sumber yang solid, seperti daftar penggajian dan laporan penggajian lainnya sebelum memasukkan informasi apa pun.
Pantau Bisnis Anda Kapan Saja dan Dimana Saja dengan Jurnal. Pelajari Program Akuntansi Jurnal Selengkapnya di sini!
Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!
atau
Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!
3. Catat Entri Jurnal Penggajian
Entri jurnal umum mencakup tanggal efektif, jumlah debit, dan jumlah kredit.
Saat Anda mencatat penggajian, Anda biasanya akan mencatat beban gaji kotor pada debit, dan mencatat semua akun kewajiban di sisi kredit, termasuk bagian kredit pada akun kas.
Gaji kotor akan masuk ke dalam laporan rugi laba Anda, sedangkan akun kewajiban dan kas akan disertakan dalam laporan neraca.
4. Posting Entri Jurnal Penggajian ke Buku Besar
Setelah Anda selesai memasukkan entri jurnal, Anda harus mengecek kembali apakah sudah akurat sebelum memposting ke buku besar akuntansi.
Periksa angka-angka tersebut dengan data yang Anda kumpulkan dari sistem penggajian Anda, apakah entri total biaya gaji kotor sesuai dengan total biaya penggajian Anda untuk periode tersebut.
Periksa kembali apakah akun debit telah seimbang sama dengan akun kredit.
5. Rekonsiliasi Payroll ke Buku Besar
Langkah terakhir dalam akuntansi penggajian (payroll accounting) adalah melakukan rekonsiliasi penggajian.
Rekonsiliasi penggajian adalah proses yang dibutuhkan untuk memastikan akun penggajian Anda dalam buku besar secara akurat mencerminkan transaksi yang terjadi dalam sistem penggajian.
Sebagian besar perusahaan melakukannya setidaknya setiap bulan dan di akhir tahun.
Melakukan rekonsiliasi bulanan akan memastikan Anda memiliki waktu yang cukup untuk memasukkan entri data jurnal penyesuaian sebelum buku ditutup untuk periode bulan tersebut serta melakukan audit penggajian.
Baca Juga : Pengertian Akuntansi dan Pentingnya dalam Bisnis Adalah Sebagai Berikut
Integrasi Jurnal dan Talenta Memudahkan Anda dalam Melakukan Proses Akuntansi Penggajian
Pencatatan akuntansi terutama dalam hal penggajian atau payroll adalah salah satu proses yang cukup krusial dalam perusahaan.
Prosesnya pun rumit dikarenakan Anda harus benar-benar memperhitungkan masing-masing komponen dalam payroll karyawan yang kemudian harus diposting ke dalam buku besar.
Sekarang, Anda tidak perlu khawatir lagi karena Anda dapat menggunakan software akuntansi online seperti Mekari Jurnal yang terintegrasi dengan salah satu software payroll terbaik di Indonesia yaitu Talenta.
Manfaat yang bisa Anda nikmati dari Integrasi antara Jurnal dan Talenta dalam hal akuntansi penggajian (payroll accounting) adalah:
- Hemat waktu dengan sinkronisasi otomatis antara Bagan Akun (Chart of Accounts) Jurnal dan laporan payroll Talenta
Anda tidak perlu lagi melakukan input data payroll beserta komponen di dalamnya secara manual (2x kerja) ketika melakukan pencatatan ke dalam bagan akun.
Hal ini karena laporan payroll yang dihasilkan oleh Talenta akan tersinkronisasi langsung dengan bagan akun pada sistem Jurnal sehingga juga dapat mengurangi risiko human error.
- Input kategori akun secara otomatis berdasarkan komponen yang sesuai dengan Bagan Akun (Chart of Accounts)
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, terdapat banyak sekali komponen dalam sistem payroll seperti gaji, tunjungan, potongan pajak.
Ada komponen yang harus dicatat di akun beban, ada juga yang harus dicatat sebagai kewajiban. Jika Anda tidak memiliki pemahaman yang baik terhadap dasar akuntansi penggajian (payroll accounting), maka Anda akan kesulitan dalam menentukan akun yang tepat.
Dengan integrasi Jurnal dan Talenta, komponen dari payroll akan dikategorikan secara otomatis ke akun yang sesuai sehingga laporan yang dihasilkan juga akurat.
Jurnal Jadikan Proses Bisnis Lebih Efisien melalui Tools Terintegrasi. Pelajari Fitur Jurnal Selengkapnya di sini!
Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!
atau
Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!
- Proses payroll, reimbursement, dan pencatatan hutang karyawan dapat dimonitor secara real time
Seperti yang Anda ketahui, payroll maupun reimbursement yang masuk ke HR akan diproses oleh bagian Finance.
Kedua divisi ini saling berkaitan, namun yang sering terjadi di lapangan adalah request oleh HR harus diproses oleh Finance secara manual sehingga membutuhkan waktu dan tenaga.
Dengan menghubungan Jurnal dengan Talenta, setiap aktivitas dan request dapat dilakukan oleh karyawan langsung, yang kemudian disetujui oleh HR, dan kemudia secara otomatis akan diteruskan untuk diproses oleh tim finance.
Semuanya dilakukan dalam satu platform dan proses monitoring akan jadi lebih mudah.
Selain itu, Anda tidak perlu lagi menunggu sampai akhir periode penggajian dan menerima laporan dari HR untuk memulai menutup pembukuan.
- Melacak dan mencairkan gaji secara akurat berdasarkan jam kerja
Keuntungan lain dalam menggunakan integrasi Jurnal dan Talenta adalah kemudahan dalam melacak dan mencatat insentif masing-masing karyawan berdasarkan jam kerja atau lembur ke dalam catatan akuntansi.
Hal ini karena, perhitungan insentif akan dilakukan dan dicatat secara otomatis ke dalam akun yang sesuai.
Baca juga: Mengupas Lebih Dalam Perbedaan Pembukuan dan Pencatatan
- Penghitungan pajak gaji secara otomatis dengan Talenta
Anda tidak perlu repot menghitung pajak gaji secara manual karena dengan menggunakan fitur perhitungan payroll dari Talenta, seluruh komponen gaji seperti PPh 21, bonus, tunjangan, BPJS, angsuran pinjaman akan dihitung secara otomatis.
- Rekam, setujui, dan cairkan klaim dalam satu platform
Salah satu permasalahan yang kerap terjadi adalah sulitnya melacak kembali klaim atau pengeluaran karyawan karena tidak adanya sistem yang baik dalam menyimpan, membuat kode, dan memelihara formulir pengajuan atau bukti transaksi/tanda terima.
Dengan menggunakan fitur dari Jurnal, Anda bisa menyimpan bukti pengeluaran (untuk mengajukan klaim) secara digital di satu platform.
Anda tidak akan kehilangan dokumen yang berhubungan dengan pengajuan klaim sehingga proses pencairan jadi lebih mudah.
Untuk mengetahui fitur lain yang bisa Anda manfaatkan, silahkan pelajar lebih lanjut tentang Jurnal x Talenta.
Coba aplikasi Jurnal secara gratis selama 14 hari atau langsung hubungi sales kami!
Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!
atau
Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!
Di atas adalah penjelasan singkat tentang apa itu akuntansi penggajian (payroll accounting), tahapan serta prosedur dalam melakukannya, dan bagaimana Anda bisa memanfaatkan software seperti Jurnal dan Talenta untuk mempermudah proses tersebut.
Mudah-mudahan informasi di atas bermanfaat. Ikuti media sosial Mekari Jurnal untuk informasi lain tentang bisnis, keuangan, dan akuntansi.
