Cara Membuat Buku Besar Lengkap dengan Contoh!

Apa itu buku besar (general ledger) dalam akuntansi perusahaan dagang dan lainnya? Bagaimana cara membuat atau posting buku besar baik dalam bentuk T, skontro, dan staffle serta contoh pencatatan entri jurnal yang tepat? Berikut ulasannya di blog Mekari Jurnal!

Buku besar adalah catatan yang berisi kumpulan data transaksi historis yang termuat pada jurnal umum dan jurnal khusus.

Laporan ini menampilkan riwayat transaksi dan saldo keuangan pada suatu periode akuntansi

Sebenarnya, cara membuat buku besar atau dikenal juga dengan istilah posting baik itu bagi akuntansi perusahaan dagang, jasa, ataupun manufaktur bisa terbilang sederhana.

Namun, hal ini akan menjadi sulit ketika suatu bisnis memiliki volume transaksi bisnis yang tidak sedikit.

Buku besar akan berfungsi sebagai sumber data untuk membuat laporan keuangan perusahaan di akhir periode.

Apa itu Buku Besar?

Yang dimaksud dengan buku besar akuntansi (general ledger) adalah suatu kumpulan akun-akun yang digunakan untuk meringkas transaksi yang telah dicatat dalam jurnal.

Buku besar akuntansi perusahaan juga dapat diartikan sebagai sebuah tahapan catatan terakhir dalam akuntansi atau book of final entry yang menampung ringkasan data yang sudah dikelompokan atau diklasifikasikan yang berasal dari jurnal.

Buku ini berisi tentang perkiraan-perkiraan yang mengikhtisarkan pengaruh adanya transaksi keuangan terhadap perubahan sejumlah akun.

Akun akun yang tercatat di dalamnya merupakan akun akun yang berbeda seperti akun aktiva, kewajiban, dan modal perusahaan.

Penting diingat bahwa banyaknya jumlah perkiraan yang dibutuhkan/dicatat perusahaan berbeda-beda, karena tergantung kepada kekayaan dan keuangan perusahaan, jenis kegiatan, volume transaksi dan informasi yang diinginkan perusahaan.

Fungsi setiap akun-akun yang terdapat di buku besar akuntansi perusahaan berbeda sesuai dengan kondisi perusahaan masing-masing.

Data dalam ledger akuntansi belum terperinci karena akun terkadang tidak mencerminkan data secara rinci, seperti rekening utang, piutang, dan persediaan barang dagang.

Untuk melihat rekening-rekening tersebut diperlukan rekening lain yang dikelompokkan dalam suatu buku atau kumpulan kartu-kartu yang disebut buku besar pembantu atau subsidiary ledger.

Dengan begitu maka ada buku besar pembantu utang, pembantu piutang, dan pembantu barang dagang.

Baca juga: Pengertian, Cara Membuat dan Contoh Neraca Lajur

Apa Manfaat serta Fungsi dari Buku Besar?

Fungsi buku besar baik itu dalam bentuk T, skontro, dan staffle sangat krusial dalam proses akuntansi terutama dalam penyusunan laporan keuangan tahunan perusahaan.

Masing-masing bentuk buku besar perusahaan memiliki kegunaan tersendiri. Hal ini bergantung pada setiap perusahaan.

Anda harus menyesuaikan dengan perusahaan Anda dan melihat berapa banyak transaksi di dalam perusahaan Anda.

Beberapa fungsi dari buku besar dalam akuntansi yaitu adalah sebagai berikut ini:

1. Sebagai alat untuk meringkas data transaksi yang telah dicatat dalam jurnal ( umum ).
2. Sebagai alat untuk menggolongkan data keuangan serta dapat untuk mengetahui jumlah atau keadaan rekening (akun) yang sebenarnya apakah ada perbedaan atau tidak.
3. Sebagai dasar penggolongan transaksi yang ada atau telah dicatat dalam jurnal.
4. Sebagai bahan atau informasi untuk menyusun laporan keuangan.
5. Sebagai bukti atau validasi dari semua data yang telah terkumpul.
6. Pembaharuan terhadap akun yang terdapat pada buku besar umum dan berkas berkas data transaksi.
7. Sebagai pencatatan penyesuaian terhadap akun akun perusahaan.
8. Persiapan laporan keuangan sederhana excel di akhir periode akuntansi.
9. Media klasifikasi dan pencatatan kode data transaksi yang bersumber dari akun-akun perusahaan.

Selain fungsi-fungsi dari buku besar akuntansi perusahaan di atas, ada pula manfaat baik dalam bentuk T, skontro, dan staffle, di antaranya adalah:

1. Pencatatan data transaksi bisnis yang akurat yang terjadi selama periode akuntansi. Setiap data tersebut akan lebih mudah dipertanggung jawabkan ketika akhir periode yaitu pada saat pembuatan laporan keuangan. Dengan catatan data transaksi yang tepat dan akurat, maka pembuatan laporan keuangan akan lebih mudah juga.
2. Memposting semua transaksi yang terjadi dalam bisnis dengan benar berdasarkan akun akun perusahaan.
3. Menyeimbangkan debet dan kredit dalam akun perusahaan.
4. Mempermudah proses pembuatan jurnal penyesuaian dengan catatan data transaksi yang akurat.

Tahukah Anda bahwa software akuntansi online terbaik Mekari Jurnal dapat memudahkan Anda untuk membuat laporan buku besar perusahaan? Buktikan dengan coba gratis Jurnal sekarang!

Bentuk Buku Besar

Sebelum masuk ke bagian cara membuat dan contoh buku besar perusahaan dagang, ada beberapa bentuk dari pencatatan akuntansi ini yang perlu Anda pahami terlebih dahulu, yaitu adalah:

1. Buku Besar Bentuk T

Buku besar perusahaan dengan bentuk T dalam akuntansi atau keuangan merupakan salah satu bentuk yang paling sederhana di mana bentuknya terlihat seperti huruf T besar.

Di sebelah kanan menunjukan sisi kredit, di sebelah kiri menunjukan sisi debit.

Bentuk juga fungsi dari buku besar ini cukup sederhana dan mudah.

Nama akun diletakkan pada sisi kiri atas dan kode akun diletakkan di sisi kanan atas.

Jumlah akun dan transaksi yang dicatat berbeda-beda untuk setiap perusahaan.

Tergantung pada jenis perusahaan dan jenis transaksi yang terjadi dalam satu periode perusahaan.

Jenis ledger dengan bentuk T tetap memiliki kesamaan meskipun akun yang dicatat berbeda.

Kesamaannya yaitu format tanggal, debit, kredit, dan nama dan nomor akun, total di akhir jumlahnya.

Baca juga: Contoh Pembukuan dalam Akuntansi, Temukan di Sini!

2. Buku Besar Bentuk Skontro

Bentuk skontro biasa disebut bentuk dua kolom.

Skontro sendiri artinya adalah sebelah atau dibagi dua yaitu kanan dan kiri atau debet dan kredit.

Fungsi dari buku besar bentuk skontro cukup penting dan sering digunakan dalam perusahaan.

Skontro adalah merupakan salah satu bentuk buku besar akuntansi perusahaan yang cukup mudah namun tetap detail dalam setiap catatan transaksi dan nominalnya.

3. Bentuk Staffle Berkolom Saldo Tunggal

Buku besar bentuk staffle berkolom saldo tunggal biasanya digunakan dalam perusahaan yang memiliki banyak jumlah transaksi.

Kolom saldo digunakan untuk menuliskan hasil setelah terjadi transaksi debet atau kredit.

Ini akan lebih memudahkan jika jumlah transaksi yang terjadi banyak dalam satu periode.

4. Bentuk Staffle Berkolom Saldo Rangkap

Pengertian dari buku besar bentuk staffle berkolom ganda adalah bentuk yang menyerupai kolom saldo tunggal.

Yang membedakan dari bentuk staffle berkolom tunggal hanyalah dalam kolom saldo, dibagi menjadi 2 kolom lagi yaitu kolom debet dan kolom kredit.

Akun di dalam General Ledger

Daftar lengkap akun-akun yang muncul dan digunakan di jurnal umum dan entri ledger disebut Chart of Account (CoA).

Dalam cara membuat buku besar,  setiap akun-akun aktif dari daftar CoA disusun secara rapi.

Akun-akun diberi nomor yang berurutan sesuai dengan jenis dari akun itu sendiri.

Sebagai contoh, karena akun kas, piutang, dan persediaan merupakan bagian dari aset lancar, maka umumnya setiap akun dalam buku besar tersebut diberi angka awal”1″.

Lalu untuk akun seperti bangunan, kendaraan, dan akumulasi penyusutannya yang merupakan bagian dari aset tetap umumnya diberi angka awal “2”, dan seterusnya.

Setiap akun memiliki nilai saldo yang dapat naik atau turun saat transaksi terjadi.

Ringkasan akun dalam buku besar menunjukkan segala aktivitas transaksi untuk suatu periode yang mempengaruhi nilai saldo tiap akun tersebut.

Jawaban untuk pertanyaan seperti “Berapa saldo akun kas saat ini?” atau, “Apakah pendapatan penjualan lebih besar dari pengeluaran?” Dapat ditemukan di dalam ringkasan akun ledger.

Selain itu, Akun-T membantu pembaca untuk melihat ringkasan transaksi yang terjadi dan nilai saldo akhir pada suatu periode di satu akun.

Seperti yang disebutkan sebelumnya, masing-masing akun mempunyai sifat dasar masing-masing terkait sistem pembukuan double entry – pencatatan debit dan kredit.

Akun Kas Tunai di atas merupakan salah satu bagian dari akun Aset, di mana akun Aset memiliki sifat atau saldo normal di posisi debit.

Maka itu, setiap terjadi transaksi debit terkait akun Kas, maka itu akan menambah nilai saldo Kas itu sendiri.

Sebaliknya, jika ada transaksi kredit terkait akun Kas, maka itu akan mengurangi nilai saldo Kas itu sendiri.

Berikut daftar lengkap terkait sifat atau saldo normal dari masing-masing akun yang ada di buku besar dan laporan keuangan akuntansi:

Cara Membuat Buku Besar Akuntansi Perusahaan Dagang

Bagaimana cara membuat buku besar akuntansi perusahaan dagang? Berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Sediakan template/format buku besar, baik itu secara manual atau menggunakan lembaran kerja pada Ms. Excel.
2. Masukan entri jurnal sesuai dengan tanggal dan kolom transaksi.
3. Tulis saldo awal akun pada kolom buku besar yang dapat diambil dari laporan neraca akhir tahun.
4. Isi keterangan transaksi
5. Tulis nomor referensi sesuai dengan jenis jurnal
6. Masukkan nilai transaksi pada kolom debit ataupun debit.
7. Jumlahkan saldo dari tiap transaksi untuk memperoleh saldo akhir buku besar.

Baca Juga : Tahapan Pencatatan Transaksi Keuangan Menjadi Buku Besar

Pencatatan Entri Jurnal Umum dan Posting ke Buku Besar

Untuk lebih memahami bagaimana cara membuat buku besar, perhatikan contoh soal di bawah ini:

Sebelum masuk kepada entri Jurnal, asumsikan PT Hujan memiliki daftar CoA berikut ini:

Pada tanggal 1 Desember 2021, PT Hujan menjual produk dagangnya kepada dua pelanggan secara kredit.

Pelanggan pertama membeli produk PT Hujan dengan nilai barang sejumlah Rp 4.000.000.

Sedangkan pelanggan kedua membeli produk PT Hujan dengan nilai barang sejumlah Rp 3.500.000.

PT Hujan kemudian mengirimkan barang pesanan kedua pelanggan pada tanggal 2 Desember 2021.

Entri Jurnal Perusahaan Dagang PT Hujan Tanggal 1 dan 2 Desember 2021

Entri Jurnal Perusahaan Dagang PT Hujan 5 Desember 2021

Pada tanggal 5 Desember 2021, PT Hujan membeli alat-alat kantor secara kredit dengan nilai transaksi sejumlah Rp 1.500.000.

Entri Jurnal PT Hujan 15 Desember 2021

Pada tanggal 15 Desember 2021, PT Hujan menerima pelunasan atas penjualan kredit yang dilakukan oleh pelanggan pertama pada tanggal 1 desember 2021 sebelumnya.

Ditambah PT Hujan melunasi utang atas pembelian alat-alat kantor yang dilakukan pada tanggal 5 Desember 2021.

Entri Jurnal PT Hujan 30 dan 31 Desember 2021

Pada tanggal 30 Desember 2018, pelanggan kedua melunasi pembeliannya kepada PT hujan atas transaksi yang terjadi pada tanggal 1 Desember 2021 sebelumnya.

Lalu terdapat pelanggan ketiga yang memesan produk PT Hujan dan membayar secara tunai dengan nilai transaksi sejumlah Rp 2.000.000.

Terakhir pada tanggal 31 Desember 2021, alat-alat kantor telah habis terpakai dengan nilai sejumlah Rp 600.000.

Berikut Jurnal untuk transaksi tanggal 30 dan 31 Desember 2021:

Jurnal umum tidak menunjukkan secara langsung dan komprehensif berapa jumlah keuntungan atau kerugian yang dialami perusahaan.

Gambaran itu tidak sepenuhnya terlihat sampai suatu periode akuntansi berakhir dan saldo akun disatukan dalam laporan laba rugi.

Namun, gambaran itu menjadi lebih jelas ketika entri jurnal di atas dimasukkan ke buku besar

Laporan ini merangkum transaksi dari Jurnal dan menunjukkan nilai saldo debit dan kredit dari masing-masing akun.

Baca juga: Buku Kas: Pengertian, Jenis, dan Manfaat

Contoh Buku Besar / Ledger Akuntansi

Langkah kedua dalam siklus akuntansi adalah memposting entri Jurnal Umum ke Buku Besar.

Awalnya, ketika entri Jurnal dan postingan  dilakukan secara manual – ditulis tangan – data dari Jurnal hanya diposting ke buku besar hanya pada waktu tertentu.

Itu berarti bahwa nilai saldo akhir suatu akun hanya diketahui setelah postingan dilakukan secara manual.

Namun pada saat ini dengan menggunakan software akuntansi terkini, postingan dari Jurnal Umum ke Buku Besar dilakukan secara otomatis dan realtime.

Dengan demikian, saldo akun dari setiap transaksi bisnis akan selalu ter-update setiap saat.

Kembali kepada contoh transaksi yang dilakukan oleh PT Hujan, berikut ringkasan terkait entri jurnal umum yang dilakukan  ke dalam buku besar: 

Download Contoh dalam Bentuk Excel

Baca juga: Pelajari 17 Contoh Laporan Keuangan Lengkap untuk Berbagai Usaha!

Membuat Buku Besar Lebih Mudah dengan Software Akuntansi Jurnal

Contoh laporan keuangan buku besar menggunakan Jurnal

Di atas merupakan gambaran umum mengenai cara membuat atau posting buku besar sebagai langkah kedua dalam siklus akuntansi secara sederhana.

Laporan ini merupakan salah satu dokumen penting perusahaan yang tidak bisa diabaikan.

Penulisan harus detail dan jelas agar memudahkan pelaporan transaksi keuangan dalam perusahaan.

Bayangkan jika Anda menjalankan suatu bisnis dengan segudang jenis transaksi dengan cara manual (konvensional).

Dapat dipastikan Anda akan kewalahan dalam membuatnya.

Saat ini, sudah banyak software akuntansi yang memberikan fitur pembuatan buku besar sampai tahap pembuatan laporan keuangan secara otomatis dan realtime.

Salah satunya adalah aplikasi akuntansi Mekari Jurnal, software akuntansi online yang memberikan fitur-fitur akuntansi lengkap.

Jurnal sebagai aplikasi keuangan perusahaan memberikan kemudahan dalam pembuatan laporan keuangan secara instan.

Anda bisa memonitor kondisi bisnis secara realtime dengan coba gratis Jurnal sekarang!

Oke, Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!

Untuk memahami dan  implementasinya secara lebih dalam, Anda dapat mengikuti pelatihan dan kelas online Gratis di Mekari University.

Nah, sekarang Anda sudah tahu bagaimana cara membuat, posting entri jurnal, serta contoh buku besar perusahaan dagang atau ledger akuntansi.

Semoga informasi ini bisa bermanfaat untuk Anda yang membutuhkannya.

Jangan lupa untuk dibagikan di sosial media ya.