Buku Besar (Genereal Ledger) merupakan salah satu bagian dari Siklus Akuntansi. Secara teknis, Buku Besar adalah buku yang berisi kumpulan data transaksi historis yang termuat di Jurnal Umum dan Jurnal Khusus. Sebenarnya, cara membuat Buku Besar bisa terbilang sederhana. Namun, hal ini akan menjadi sulit ketika suatu bisnis memiliki volume transaksi bisnis yang tidak sedikit.

Buku Besar menampilkan riwayat transaksi dan saldo keuangan pada suatu periode akuntansi. Pada akhir periode, Buku Besar berfungsi sebagai sumber data untuk membuat Laporan Keuangan perusahaan.

Akun di dalam General Ledger

Daftar lengkap akun-akun yang muncul dan digunakan di Jurnal Umum dan entri Buku Besar disebut Chart of Account (CoA). Di dalam Buku Besar, setiap akun-akun aktif dari daftar CoA disusun secara rapi. Akun-akun in diberi nomor yang berurutan sesuai dengan jenis dari akun itu sendiri. Sebagai contoh, karena akun kas, piutang, dan persediaan merupakan bagian dari Aset Lancar, maka umumnya setiap akun tersebut diberi angka awal”1″. Lalu untuk akun seperti bangunan, kendaraan, dan akumulasi penyusutannya yang merupakan bagian dari Aset Tetap umumnya diberi angka awal “2”, dan seterusnya.


Setiap akun memiliki nilai saldo yang dapat naik atau turun saat transaksi terjadi. Ringkasan akun dalam buku besar menunjukkan segala aktivitas transaksi untuk suatu periode yang memengaruhi nilai saldo tiap akun tersebut. Jawaban untuk pertanyaan seperti “Berapa saldo akun kas saat ini?” atau, “Apakah pendapatan penjualan lebih besar dari pengeluaran?” bisa ditemukan di dalam ringkasan akun Buku Besar.

Akun-T pada Buku Besar

Akun-T membantu pembaca Buku Besar untuk melihat ringkasan transaksi yang terjadi dan nilai saldo akhir pada suatu periode di satu akun. Berikut contoh sederhana dari Akun-T untuk akun Kas Tunai:

Tanggal

Akun 1001: “Kas Tunai” Saldo

Debit

Kredit

1 Jan 2019

7.000

15 Jan 2019

5.000 1.400

10.600

21 Jan 2019 9.000

19.600

31 Jan 2019 3.500

16.100

Seperti yang disebutkan sebelumnya, masing-masing akun mempunyai sifat dasar masing-masing terkait pencatatan Double Entry – pencatatan debit dan kredit. Akun Kas Tunai di atas merupakan salah satu bagian dari akun Aset. Yang di mana akun Aset memiliki sifat atau saldo normal di posisi debit. Maka dari itu, setiap terjadi transaksi debit terkait akun Kas, maka itu akan menambah nilai saldo Kas itu sendiri. Sebaliknya, jika ada transaksi kredit terkait akun Kas, maka itu akan mengurangi nilai saldo Kas itu sendiri. Berikut daftar lengkap terkait sifat atau saldo normal dari maisng-masing akun yang ada di Buku Besar dan Laporan Keuangan:

Nama Akun

Saldo Debit

Saldo Kredit

Aset (Lancar & Tetap)

bertambah

berkurang

Liabilitas

berkurang

bertambah

Ekuitas

berkurang

bertambah

Pendapatan

berkurang

bertambah

Biaya/Beban

bertambah

berkurang

Cara Membuat Buku Besar: Entri Jurnal

Sebelum masuk kepada entri Jurnal, asumsikan PT Hujan memiliki daftar CoA berikut ini:

Chart of Accounts PT Hujan

Nomor Akun

Nama Akun

Kategori Akun

1001

Kas Tunai Aset

1002

Piutang Usaha

Aset

1003 Persediaan

Aset

1004

Perlengkapan Umum

Aset

2000

Utang Usaha

Liabilitas

4001

Pendapatan Penjualan

Pendapatan

5001 Harga Pokok Penjualan (HPP)

Biaya

6001

Beban Perlengkapan Umum

Biaya

Contoh Entri Jurnal PT Hujan untuk Tanggal 1 dan 2 Desember 2018

Pada tanggal 1 Desember 2018, PT Hujan menjual produk dagangnya kepada dua pelanggan secara kredit. Pelanggan pertama membeli produk PT Hujan dengan nilai barang sejumlah Rp 4.000.000. Sedangkan pelanggan kedua membeli produk PT Hujan dengan nilai barang sejumlah Rp 3.500.000. PT Hujan kemudian mengirimkan barang pesanan kedua pelanggan pada tanggal 2 Desember 2018. Berikut Entri Jurnalnya:

PT Hujan
Jurnal Umum
Bulan Desember 2018
Tanggal Akun Debit Kredit
01-Des-2018

 

01-Des-2018

 

02-Des-2018

1002  Piutang Usaha

4001      Pendapatan Penjualan

1002   Piutang Usaha

4001      Pendapatan Penjualan

5001   HPP

1003      Persediaan

4.000.000

3.500.000

7.500.000

4.000.000

3.500.000

7.500.000

Contoh Entri Jurnal PT Hujan untuk Tanggal 5 Desember 2018

Pada tanggal 5 Desember 2018, PT Hujan membeli alat-alat kantor secara kredit dengan nilai transaksi sejumlah Rp1.500.000.

Tanggal Akun Debit Kredit
05-Des-2018 1004   Perlengkapan Umum

2000      Utang Usaha

1.500.000

1.500.000

Contoh Entri Jurnal PT Hujan untuk Tanggal 15 Desember 2018

Pada tanggal 15 Desember 2018, PT Hujan menerima pelunasan atas penjualan kredit yang dilakukan oleh pelanggan pertama pada tanggal 1 desember 2018 sebelumnya. Ditambah PT Hujan melunasi utang atas pembelian alat-alat kantor yang dilakukan pada tanggal 5 Desember 2018.

Tanggal Akun Debit Kredit
15-Des-2018

 

15-Des-2018

1001   Kas Tunai

1002      Piutang Usaha

2000   Utang Usaha

1001     Kas Tunai

4.000.000

1.500.000

4.000.000

1.500.000

Contoh Entri Jurnal PT Hujan untuk Tanggal 30 dan 31 Desember 2018

Pada tanggal 30 Desember 2018, pelanggan kedua melunasi pembeliannya kepada PT hujan atas transaksi yang terjadi pada tanggal 1 Desember 2018 sebelumnya. Lalu terdapat pelanggan ketiga yang memesan produk PT Hujan dan membayar secara tunai dengan nilai transaksi sejumlah Rp2.000.000.

Terakhir pada tanggal 31 Desember 2018, alat-alat kantor telah habis terpakai dengan nilai sejumlah Rp600.000. Berikut Jurnal untuk transaksi tanggal 30 dan 31 Desember 2018:

Tanggal Akun Debit Kredit
30-Des-2018

 

30-Des-2018

 

30-Des-2018

 

31-Des-2018

1001  Kas Tunai

1002      Piutang Usaha

1001   Kas Tunai

4001      Pendapatan Penjualan

5001   HPP

1003      Persediaan

6001   Beban Perlengkapan Umum

1004     Perlengkapan Umum

3.500.000

2.000.000

2.000.000

600.000

3.500.000

2.000.000

2.000.000

600.000

Jurnal Umum tidak menunjukkan secara langsung dan komprehensif berapa jumlah keuntungan atau kerugian yang dialami perusahaan. Gambaran itu tidak sepenuhnya terlihat sampai suatu periode akuntansi berakhir dan saldo akun Buku Besar disatukan dalam Laporan Laba Rugi. Namun, gambaran itu menjadi lebih jelas ketika entri Jurnal di atas dimasukkan ke Buku Besar. Buku Besar merangkum transaksi dari Jurnal dan menunjukkan nilai saldo debit dan kredit dari masing-masing akun.

Cara Membuat Buku Besar: Memasukkan Entri Jurnal Umum ke Buku Besar

Langkah kedua dalam Siklus Akuntansi adalah memosting entri Jurnal Umum ke Buku Besar. Awalnya, ketika entri Jurnal dan postingan ke Buku Besar dilakukan secara manual – ditulis tangan – data dari Jurnal hanya diposting ke Buku Besar hanya pada waktu tertentu. Itu berarti bahwa nilai saldo akhir suatu akun hanya diketahui setelah postingan dilakukan secara manual. Namun pada saat ini dengan menggunaakn Software Akuntansi terkini, postingan dari Jurnal Umum ke Buku Besar dilakukan secara otomatis dan realtime. Dengan demikian, saldo akun dari setiap transaksi bisnis akan selalu ter-update setiap saat.

Kembali kepada contoh transaksi yang dilakukan oleh PT Hujan, berikut Ringkasan Buku Besar terkait entri Jurnal Umum yang dilakukan oleh PT Hujan:

Tanggal

Akun 1001: Kas Tunai

Saldo

Debit

Kredit

01-Des-2018 5.000.000 (Asumsi)
15 -Des-2018 4.000.000 1.500.000 7.000.000
30-Des-2018 3.500.000 10.500.000
30-Des-2018 2.000.000 12.500.000

 

Tanggal

Akun 1002: Piutang Usaha

Saldo

Debit

Kredit

01-Des-2018 2.500.000 (Asumsi)
01-Des-2018 4.000.000 6.500.000
01-Des-2018 3.500.000 10.000.000
15-Des-2018

30-Des-2018

4.000.000

3.500.000

6.000.000

2.500.000

Tanggal

Akun 1003: Persediaan

Saldo

Debit

Kredit

01-Des-2018 12.000.000 (Asumsi)
02-Des-2018 7.500.000 4.500.000
30-Des-2018 2.000.000 2.500.000

 

Tanggal

Akun 1004: Perlengkapan Umum

Saldo

Debit

Kredit

01-Des-2018 3.000.000 (Asumsi)
05-Des-2018 1.500.000 4.500.000
30-Des-2018 600.000 3.900.000

 

Tanggal

Akun 2000: Utang Usaha

Saldo

Debit

Kredit

01-Des-2018 4.000.000 (Asumsi)
05-Des-2018 1.500.000 5.500.000
15-Des-2018 1.500.000 4.000.000

 

Tanggal

Akun 4001: Pendapatan Penjualan

Saldo

Debit

Kredit

01-Des-2018 25.000.000 (Asumsi)
01-Des-2018 4.000.000 29.000.000
01-Des-2018 3.500.000 32.500.000
30-Des-2018 2.000.000 34.500.000

 

Tanggal

Akun 5001: HPP

Saldo

Debit

Kredit

01-Des-2018 3.600.000 (Asumsi)
02-Des-2018 7.500.000 11.100.000
30-Des-2018 2.000.000 13.100.000

 

Tanggal

Akun 6001: Biaya Perlengkapan Umum

Saldo

Debit

Kredit

01-Des-2018 300.000 (Asumsi)
31-Des-2018 600.000 900.000

Kesimpulan

Berikut adalah gambaran umum mengenai cara membuat Buku Besar sebagai langkah kedua dalam Siklus Akuntansi secara sederhana. Bayangkan jika Anda menjalankan suatu bisnis dengan segudang jenis transaksi dengan cara manual (konvensional). Dapat dipastikan Anda akan kewalahan dalam membuat Buku Besar. Saat ini, sudah banyak Software Akuntansi yang memberikan fitur pembuatan Buku Besar sampai tahap pembuatan Laporan Keuangan secara otomatis dan realtime. Salah satunya adalah Jurnal, Software Akuntansi Online yang memberikan fitur-fitur Akuntansi lengkap. Jurnal memberikan kemudahan dalam pembuatan Laporan Keuangan secara instan. Mulai dari Laporan Neraca, Laba Rugi, Perubahan Modal, Arus Kas, dan masih banyak lagi. Sehingga Anda bisa memonitor kondisi bisnis secara realtime. Terkait Laporan Buku Besar, Anda bisa melihat Guidebook Laporan Buku Besar pada Jurnal di sini.