Pembahasan Syarat Pembayaran yang Tepat Dalam Akuntansi Dari sudut pandang seorang pemilik bisnis, siklus penjualan bisnis Anda tidak selesai hingga di kesepakatan penjualan. Oleh karena itu seorang pemilik bisnis harus menggunakan beberapa cara untuk memastikan bahwa semua faktur penjualan dilunasi tepat waktu. Era globalisasi juga telah mempermudah bagi bisnis untuk memperluas pasarnya di luar daerah. Oleh karena itu, sangat penting bagi Anda untuk memperhatikan kebiasaan syarat-syarat transaksi pembayaran yang ada di daerah yang berbeda-beda untuk memastikan bahwa arus kas bisnis Anda lancar. Syarat pembayaran menjelaskan batas waktu pelunasan faktur penjualan, dan juga kondisi dan persyaratan ganti rugi jika sampai pelunasan dilakukan setelah jangka waktu yang disepakati. Sebagai seorang pemilik bisnis, selain memilih syarat pembayaran yang tepat untuk pelanggan Anda, Anda juga harus mematuhi syarat pembayaran dari vendor maupun pemasok bisnis Anda. Mengapa Syarat Pembayaran Sangat Penting Dalam Akuntansi? Syarat pembayaran dapat membantu sebuah bisnis memiliki jadwal penerimaan pembayaran yang rutin. Hal ini sangat membantu perencanaan finansial perusahaan tersebut, dari proses pembuatan budget usaha hingga pembayaran gaji karyawan. Perlu diketahui bahwa penetapan syarat pembayaran ini tidak selalu akan memberatkan pelanggan yang telah Anda miliki, namun, syarat pembayaran ini dapat menawarkan beberapa pilihan bagi mereka dalam pelunasan hutang usaha, seperti program diskon maupun pembayaran cicilan. Bahkan, jika Anda menawarkan syarat pembayaran yang lebih menguntungkan pelanggan daripada kompetitor, syarat pembayaran ini dapat menjadi nilai jual lebih bisnis Anda. Tahukah Anda kalau aplikasi akuntansi online Mekari Jurnal bisa memudahkan Anda mengelola keuangan perusahaan secara lebih praktis dan akurat dengan bantuan laporan keuangan dari Jurnal. Buktikan dengan coba gratis aplikasi Mekari Jurnal dengan klik pada tombol atau banner di bawah ini. Saya Mau Coba Gratis Mekari Jurnal Sekarang! atau Saya Mau Bertanya Ke Sales Mekari Jurnal Sekarang! Jenis Kondisi Pembayaran Yang Umum dan Penjelasannya Berikut ini adalah beberapa jenis kondisi pembayaran yang biasanya terdapat di faktur penjualan beserta penjelasannya: Pembayaran Langsung Pembayaran langsung artinya adalah sebuah transaksi di mana pembayaran harus dilakukan pada saat barang diterima. Kondisi pembayaran ini biasanya banyak dikenal sebagai CoD, atau Cash on Delivery. Di kondisi pembayaran ini, jika sang pembeli tidak dapat melunasi pembeliannya pada saat pengantaran barang, sang penjual memiliki hak untuk mengambil kembali barang tersebut. Kondisi pembayaran ini sangat menguntungkan pemilik bisnis kecil namun kurang disenangi pembeli. Net 30 Net/30 merupakan salah satu syarat pembayaran yang paling umum digunakan. Net30, atau terkadang ditulis sebagai N/30, berarti pihak pembeli harus membayar dalam kurun waktu 30 hari dari tanggal faktur. Selain Net 30, ada pula kondisi pembayaran Net 45 atau Net 60, yang dapat ditetapkan tergantung kesepakatan pembeli dan penjual. 2/10 Net 30 Seperti Net-30, di 2/10 Net30 para pembeli diwajibkan untuk membayar dalam kurun waktu 30 hari dari pembelian. Namun, pembeli juga mendapat diskon sebesar 2% jika membayar dalam kurun waktu 10 hari dari pembelian. Hal ini memberikan keuntungan tambahan bagi pembeli dan penjual; pembeli dapat menghemat uang dan penjual menerima pembayaran lebih awal. Baca Juga : 4 Tanda Ini Menunjukkan Bahwa Bisnis Anda Punya Kondisi Keuangan Yang Sehat Apa Saja Syarat Pembayaran Dalam Akuntansi? Dalam akuntansi, syarat pembayaran mengacu pada ketentuan atau perjanjian yang dibuat antara penjual dan pembeli terkait waktu dan cara pembayaran atas barang atau jasa yang diperdagangkan. Syarat ini penting karena berpengaruh pada arus kas, pengakuan pendapatan, dan pencatatan utang-piutang dalam laporan keuangan. Berikut adalah beberapa konsep penting terkait syarat pembayaran dalam akuntansi: 1. Termin Pembayaran (Payment Terms) Termin pembayaran adalah kesepakatan antara penjual dan pembeli mengenai periode waktu yang diberikan untuk melunasi pembayaran. Ada beberapa jenis termin pembayaran yang sering digunakan dalam bisnis: N/30: Pembayaran harus dilakukan dalam waktu 30 hari setelah tanggal faktur (invoice). ‘N’ berarti ‘net,’ yang menunjukkan bahwa tidak ada diskon yang diberikan, dan pembayaran penuh jatuh tempo dalam periode tersebut. 2/10, N/30: Pembeli mendapat diskon 2% jika pembayaran dilakukan dalam waktu 10 hari setelah tanggal faktur. Jika tidak, pembayaran penuh jatuh tempo dalam 30 hari. COD (Cash On Delivery): Pembayaran dilakukan saat barang atau jasa diterima oleh pembeli. CIA (Cash In Advance): Pembeli harus membayar penuh sebelum barang dikirimkan atau jasa diberikan. EOM (End of Month): Pembayaran jatuh tempo pada akhir bulan di mana transaksi terjadi. Misalnya, jika barang dibeli pada tanggal 5, maka pembayaran harus dilakukan pada akhir bulan tersebut. N/60 atau N/90: Syarat ini memberikan lebih banyak waktu bagi pembeli untuk melunasi tagihan, seperti 60 atau 90 hari setelah tanggal faktur. 2. Diskon Tunai (Cash Discounts) Diskon tunai adalah insentif yang diberikan oleh penjual kepada pembeli untuk mendorong pembayaran lebih awal dari jangka waktu yang ditentukan. Diskon ini sering dinyatakan dalam bentuk persentase dan periode waktu. Contoh umum diskon tunai adalah 2/10, N/30, yang berarti pembeli akan mendapatkan diskon 2% jika mereka membayar dalam 10 hari, dan jika tidak, jumlah penuh jatuh tempo dalam 30 hari. Tujuan: Penjual menawarkan diskon tunai untuk mempercepat arus kas masuk dan mengurangi risiko piutang tak tertagih. Keuntungan bagi pembeli: Dengan memanfaatkan diskon tunai, pembeli bisa mengurangi total biaya pembelian. 3. Metode Pembayaran Metode pembayaran mengacu pada cara yang digunakan untuk melakukan pembayaran. Ada beberapa metode yang umum digunakan dalam transaksi bisnis, antara lain: Transfer Bank: Pembayaran dilakukan melalui transfer antar bank, baik domestik maupun internasional. Cek: Pembayaran dilakukan dengan mengirimkan cek kepada penjual. Penggunaan cek biasanya lebih lambat dibanding metode lain, tetapi masih digunakan di beberapa sektor bisnis. Kartu Kredit: Pembayaran dapat dilakukan menggunakan kartu kredit, yang memberikan fleksibilitas kepada pembeli dan sering kali menawarkan insentif seperti poin atau cashback. Pembayaran Elektronik: Platform seperti PayPal, Stripe, atau layanan perbankan digital semakin populer karena mempermudah dan mempercepat proses pembayaran. 4. Nota Kredit dan Nota Debit Nota kredit dan nota debit sering kali muncul dalam konteks pembayaran sebagai bagian dari penyesuaian transaksi: Nota Kredit: Dikeluarkan oleh penjual untuk memberikan pengurangan pada saldo yang terhutang oleh pembeli, biasanya karena pengembalian barang atau potongan harga yang disetujui. Nota Debit: Digunakan untuk menambahkan saldo piutang pada pembeli, sering kali disebabkan oleh biaya tambahan yang belum termasuk dalam faktur awal. 5. Jatuh Tempo dan Denda Keterlambatan Dalam syarat pembayaran, jatuh tempo mengacu pada tanggal terakhir yang disepakati untuk melunasi pembayaran. Jika pembeli gagal melakukan pembayaran sebelum atau pada tanggal jatuh tempo, mereka mungkin dikenakan denda keterlambatan atau bunga. Beberapa perusahaan menetapkan persentase bunga keterlambatan, yang diterapkan pada saldo yang belum dibayar. Denda Keterlambatan: Biasanya dinyatakan sebagai persentase dari total faktur yang belum dibayar. Misalnya, 1% per bulan dari saldo yang belum dibayar. Klausul Keterlambatan Pembayaran: Beberapa kontrak bisnis memasukkan klausul tentang denda atau tindakan hukum jika pembayaran tidak dilakukan sesuai ketentuan. 6. Piutang dan Hutang dalam Akuntansi Piutang dan hutang adalah dua aspek yang dipengaruhi langsung oleh syarat pembayaran: Piutang Usaha (Accounts Receivable): Pencatatan piutang dilakukan saat penjual memberikan barang atau jasa kepada pembeli dengan pembayaran yang ditangguhkan. Selama piutang belum dibayar, saldo piutang akan dicatat di neraca (balance sheet) sebagai aset. Hutang Usaha (Accounts Payable): Di sisi lain, pembeli yang belum membayar tagihan akan mencatat hutang sebagai kewajiban (liabilities) di neraca mereka. Hutang tersebut harus dilunasi sesuai dengan syarat pembayaran yang disepakati. 7. Pembayaran Cicilan (Installment Payments) Dalam beberapa kasus, penjual dan pembeli mungkin menyetujui syarat pembayaran cicilan, di mana pembayaran dilakukan secara bertahap dalam jangka waktu tertentu. Angsuran: Jumlah yang harus dibayar setiap bulan atau periode tertentu. Ini biasanya diterapkan dalam pembelian barang-barang besar seperti properti atau peralatan berat. Bunga Cicilan: Penjual mungkin mengenakan bunga atas cicilan, dan suku bunga ini harus dijelaskan dengan jelas dalam kontrak penjualan. 8. Perjanjian Pembayaran (Payment Agreement) Dalam beberapa transaksi, perjanjian pembayaran tertulis mungkin diperlukan untuk memperjelas syarat-syarat pembayaran, terutama jika melibatkan jumlah besar atau kondisi pembayaran khusus. Kontrak Pembayaran: Perjanjian formal yang mencakup tanggal jatuh tempo, metode pembayaran, denda keterlambatan, dan rincian lainnya terkait kewajiban pembayaran. Faktur Proforma (Proforma Invoice): Dokumen yang sering digunakan untuk memberikan informasi kepada pembeli mengenai total biaya dan syarat pembayaran sebelum barang atau jasa dikirimkan. 9. Faktur (Invoice) Faktur adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti penjualan barang atau jasa. Faktur memuat rincian tentang jumlah yang harus dibayar, tanggal faktur, syarat pembayaran, dan tanggal jatuh tempo. Nomor Faktur: Nomor unik yang digunakan untuk melacak transaksi. Rincian Pembayaran: Faktur harus mencakup informasi mengenai cara dan syarat pembayaran yang disepakati. Baca Juga : Pentingnya Menentukan Syarat Pembayaran atas Invoice Pelanggan Syarat Pembayaran Faktur Syarat pembayaran faktur adalah ketentuan yang tercantum dalam faktur terkait dengan bagaimana, kapan, dan dalam kondisi apa pembeli harus melakukan pembayaran kepada penjual setelah menerima barang atau jasa. Syarat ini mengatur waktu pembayaran, diskon, serta ketentuan lain yang relevan untuk memastikan transaksi berjalan lancar. Memahami syarat pembayaran dalam faktur sangat penting bagi pengelolaan piutang dan hutang dalam akuntansi, serta menjaga arus kas yang sehat bagi kedua belah pihak. Berikut adalah elemen-elemen penting dari syarat pembayaran faktur: 1. Termin Pembayaran (Payment Terms) Termin pembayaran menentukan jangka waktu yang diberikan kepada pembeli untuk melunasi pembayaran setelah faktur diterbitkan. Beberapa istilah umum dalam termin pembayaran meliputi: N/30 (Net 30 Days): Pembeli harus membayar seluruh jumlah faktur dalam waktu 30 hari setelah faktur diterbitkan. “Net” berarti total jumlah yang harus dibayar tanpa diskon. 2/10, N/30: Pembeli mendapatkan diskon 2% jika mereka membayar dalam waktu 10 hari setelah tanggal faktur. Jika pembayaran dilakukan setelah 10 hari, maka pembayaran penuh harus dilakukan dalam waktu 30 hari. COD (Cash On Delivery): Pembayaran harus dilakukan ketika barang atau jasa diterima oleh pembeli. CIA (Cash In Advance): Pembayaran harus dilakukan sebelum barang atau jasa dikirimkan atau diberikan. EOM (End of Month): Pembayaran jatuh tempo pada akhir bulan setelah faktur diterbitkan, terlepas dari tanggal kapan transaksi dilakukan. N/60 atau N/90: Pembeli diberikan jangka waktu lebih lama untuk melunasi pembayaran, yaitu 60 atau 90 hari setelah faktur diterbitkan. 2. Diskon Pembayaran Dini (Early Payment Discounts) Diskon pembayaran dini adalah insentif yang ditawarkan oleh penjual kepada pembeli untuk mendorong pembayaran lebih awal. Penjual biasanya mencantumkan persentase diskon dan jangka waktu di mana diskon berlaku dalam faktur. Contoh: Syarat 2/10, N/30 berarti pembeli mendapatkan diskon 2% jika pembayaran dilakukan dalam waktu 10 hari, tetapi jika tidak, pembayaran penuh harus dilakukan dalam 30 hari. Keuntungan bagi penjual adalah mereka bisa mendapatkan arus kas lebih cepat, sementara bagi pembeli, ini bisa berarti penghematan biaya. 3. Tanggal Faktur dan Jatuh Tempo (Invoice Date and Due Date) Faktur biasanya mencantumkan tanggal faktur (tanggal saat faktur diterbitkan) dan tanggal jatuh tempo (batas waktu pembayaran harus dilakukan sesuai dengan syarat yang ditetapkan). Mengetahui tanggal faktur dan tanggal jatuh tempo penting bagi pembeli untuk menghindari keterlambatan pembayaran yang dapat menyebabkan denda atau penalti. Contoh: Jika faktur diterbitkan pada 1 Januari dengan syarat N/30, maka tanggal jatuh tempo adalah 30 Januari. 4. Cara Pembayaran (Payment Methods) Faktur biasanya mencantumkan metode pembayaran yang diterima oleh penjual. Beberapa metode yang umum digunakan dalam transaksi bisnis meliputi: Transfer Bank: Pembayaran dilakukan melalui transfer antar bank. Penjual biasanya menyertakan rincian rekening bank dalam faktur. Cek: Pembayaran dapat dilakukan dengan mengirimkan cek fisik ke alamat penjual. Kartu Kredit: Beberapa penjual menerima pembayaran menggunakan kartu kredit, meskipun ini mungkin memerlukan biaya transaksi tambahan. Pembayaran Elektronik: Platform pembayaran digital seperti PayPal, Stripe, atau metode lain yang disepakati juga bisa digunakan. Baca Juga: Pelajari Komponen dan Manfaat Faktur Penjualan Online 5. Denda Keterlambatan (Late Payment Penalties) Jika pembeli tidak melakukan pembayaran sesuai dengan syarat yang ditetapkan, penjual mungkin mengenakan denda keterlambatan. Denda ini biasanya dihitung sebagai persentase dari jumlah faktur yang belum dibayar dan ditambahkan setiap bulan atau periode tertentu setelah tanggal jatuh tempo. Contoh: Syarat denda keterlambatan bisa berbunyi “1,5% per bulan” untuk faktur yang belum dibayar setelah tanggal jatuh tempo. Tujuan: Denda ini dimaksudkan untuk mendorong pembeli melakukan pembayaran tepat waktu dan menghindari keterlambatan yang dapat merusak hubungan bisnis. 6. Klausul Keterlambatan atau Pembatalan Beberapa faktur menyertakan klausul yang memperbolehkan penjual untuk menindaklanjuti keterlambatan pembayaran melalui tindakan hukum atau pembatalan kontrak. Ini juga dapat mencakup hak penjual untuk menahan pengiriman barang tambahan atau layanan hingga pembayaran dilakukan. Contoh: “Jika pembayaran tidak dilakukan dalam 90 hari, penjual berhak menghentikan pengiriman barang atau layanan.” 7. Nota Kredit dan Nota Debit Syarat pembayaran faktur juga mencakup ketentuan terkait nota kredit atau nota debit jika ada penyesuaian yang diperlukan pada nilai faktur. Nota Kredit: Dikeluarkan jika ada pengembalian barang atau kesalahan dalam faktur yang mengurangi jumlah yang terutang. Nota Debit: Digunakan jika ada biaya tambahan atau kesalahan yang menambah nilai faktur, misalnya biaya pengiriman tambahan. 8. Faktur Proforma (Proforma Invoice) Faktur proforma adalah dokumen yang berfungsi sebagai faktur sementara sebelum transaksi resmi terjadi. Biasanya, faktur ini digunakan untuk memberikan informasi awal kepada pembeli tentang biaya yang akan datang, tanpa mencatatnya sebagai piutang atau hutang. Contoh Penggunaan: Dalam perdagangan internasional, faktur proforma sering digunakan untuk memberi tahu pembeli tentang total biaya impor barang sebelum barang tersebut dikirimkan. Anda juga bisa ketahui cara membuat Invoice dengan praktis di sini ya. 9. Retensi (Retention) dan Pembayaran Parsial Dalam beberapa kasus, penjual dan pembeli mungkin menyepakati syarat pembayaran parsial atau retensi, terutama dalam proyek besar seperti konstruksi atau layanan jangka panjang. Pembayaran Parsial: Pembayaran dilakukan secara bertahap berdasarkan pencapaian milestone atau penyelesaian sebagian pekerjaan. Retensi: Sebagian dari jumlah faktur bisa ditahan oleh pembeli hingga seluruh pekerjaan selesai dan disetujui. Misalnya, 10% dari total faktur akan dibayar setelah proyek selesai sepenuhnya. 10. Kesepakatan Khusus (Special Agreements) Dalam beberapa kasus, penjual dan pembeli mungkin menyepakati syarat pembayaran khusus yang tidak termasuk dalam syarat standar, seperti pembayaran dengan barang atau penawaran barter, pembayaran berbasis kinerja, atau persyaratan lain yang disesuaikan. Contoh: Jika dua perusahaan bekerja sama dalam proyek, mereka mungkin setuju bahwa pembayaran dilakukan setelah hasil tertentu tercapai, misalnya peningkatan penjualan atau penyelesaian proyek dalam jangka waktu tertentu. Baca Juga : Simak Perbedaan antara Faktur Penjualan dan Pembelian Apa Yang Harus Pemilik Bisnis Lakukan Ketika Menerima Faktur Penjualan? Tentunya sebagai pemilik bisnis kecil Anda juga akan menerima faktur penjualan atau bukti tagihan transaksi dari vendor. Hal terpenting yang harus dicek pada saat menerima faktur penjualan adalah syarat pembayaran yang ada. Beberapa vendor memiliki persyaratan pembayaran yang ketat seperti cash on delivery, namun ada beberapa vendor yang memberikan diskon untuk pembayaran yang lebih awal. Pastikan bahwa bisnis Anda selalu memiliki uang kas yang cukup untuk melakukan semua pembayaran. Yang pasti, ketika pemilik bisnis menerima faktur penjualan, ada beberapa langkah penting yang harus dilakukan untuk memastikan manajemen keuangan dan akuntansi berjalan dengan baik serta untuk menjaga hubungan bisnis yang baik dengan pemasok atau penjual. Faktur penjualan adalah dokumen penting yang berfungsi sebagai bukti transaksi dan mencantumkan rincian barang atau jasa yang diterima serta jumlah yang harus dibayar. Berikut ini adalah langkah-langkah yang perlu diambil oleh pemilik bisnis ketika menerima faktur penjualan: 1. Verifikasi Faktur Penjualan Langkah pertama yang harus dilakukan setelah menerima faktur adalah memverifikasi isi faktur untuk memastikan kebenaran dan keakuratannya. Beberapa elemen yang perlu diperiksa meliputi: Nama dan Alamat: Pastikan informasi mengenai nama perusahaan dan alamat dalam faktur sesuai dengan data bisnis Anda. Deskripsi Barang atau Jasa: Cek rincian barang atau jasa yang tercantum dalam faktur untuk memastikan bahwa barang/jasa tersebut sesuai dengan pesanan atau kontrak. Jumlah dan Harga: Pastikan jumlah barang atau jasa yang tertera di faktur sesuai dengan yang diterima. Periksa juga apakah harga per unit dan total biaya sesuai dengan kesepakatan awal. Tanggal Faktur dan Jatuh Tempo: Pastikan tanggal penerbitan faktur dan tanggal jatuh tempo pembayaran sesuai dengan syarat pembayaran yang telah disepakati. Diskon atau Biaya Tambahan: Jika ada diskon, biaya pengiriman, pajak, atau biaya tambahan lainnya, periksa apakah semuanya telah dihitung dengan benar. 2. Bandingkan dengan Pesanan atau Kontrak Setelah verifikasi faktur, bandingkan isi faktur dengan pesanan pembelian (purchase order) atau kontrak yang telah dibuat sebelumnya dengan pemasok atau penjual. Langkah ini penting untuk memastikan bahwa: Barang atau jasa yang diterima sesuai dengan spesifikasi dan kuantitas yang dipesan. Harga yang tercantum di faktur sesuai dengan harga yang telah disepakati dalam pesanan pembelian atau kontrak. Syarat pembayaran, termasuk diskon atau termin pembayaran, sesuai dengan ketentuan awal yang disepakati. Jika ada perbedaan antara faktur dan pesanan, segera hubungi pemasok atau penjual untuk melakukan klarifikasi. 3. Periksa Barang atau Jasa yang Diterima Jika faktur berkaitan dengan pengiriman barang, pastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan deskripsi dalam faktur dan pesanan pembelian. Lakukan pemeriksaan fisik terhadap barang-barang tersebut untuk memastikan: Jumlah: Apakah jumlah barang yang diterima sesuai dengan yang tercantum dalam faktur? Kualitas: Apakah barang dalam kondisi baik dan sesuai dengan spesifikasi yang diminta? Kelengkapan: Apakah semua barang atau komponen sudah lengkap? Jika ada kerusakan, kekurangan, atau masalah lain, segera dokumentasikan masalah tersebut dan hubungi pemasok untuk menyelesaikan masalahnya, baik melalui penggantian barang, pengembalian, atau penyesuaian faktur. 4. Pencatatan Faktur dalam Sistem Akuntansi Setelah faktur diverifikasi dan disetujui, langkah selanjutnya adalah mencatatnya dalam sistem akuntansi perusahaan. Ini penting untuk pengelolaan hutang usaha (accounts payable), yang akan memantau kapan pembayaran jatuh tempo dan memastikan keuangan bisnis dikelola dengan baik. Input Data Faktur: Masukkan informasi faktur ke dalam sistem akuntansi, termasuk nomor faktur, tanggal faktur, jumlah yang harus dibayar, dan tanggal jatuh tempo. Penetapan Kode Akun Akuntansi: Pastikan bahwa setiap transaksi terkait faktur dikategorikan dengan benar dalam akun-akun keuangan, seperti pembelian barang dagangan, jasa, atau biaya lain. Sistem Pengingat: Gunakan fitur pengingat dalam sistem akuntansi atau kalender bisnis untuk menandai tanggal jatuh tempo, sehingga pembayaran tidak terlambat. 5. Mengelola Arus Kas dan Menjadwalkan Pembayaran Setelah faktur dicatat dalam sistem akuntansi, pemilik bisnis harus mempertimbangkan dampaknya terhadap arus kas perusahaan. Jika faktur tersebut bernilai signifikan, penting untuk: Merencanakan Pembayaran: Pastikan bahwa ada dana yang cukup tersedia saat pembayaran jatuh tempo, terutama jika bisnis memiliki beberapa faktur dengan jumlah besar yang harus dibayar dalam waktu yang sama. Manfaatkan Diskon: Jika faktur mencakup syarat diskon pembayaran dini (seperti 2/10, N/30), usahakan untuk melakukan pembayaran lebih awal untuk memanfaatkan diskon tersebut, sehingga mengurangi biaya total. Prioritaskan Pembayaran: Jika bisnis memiliki beberapa faktur yang jatuh tempo dalam waktu dekat, prioritaskan pembayaran berdasarkan pentingnya hubungan dengan pemasok, diskon yang ditawarkan, atau kebijakan pembayaran internal. 6. Melakukan Pembayaran Tepat Waktu Salah satu aspek terpenting dalam menerima faktur adalah memastikan bahwa pembayaran dilakukan tepat waktu sesuai dengan syarat pembayaran yang telah disepakati. Keterlambatan pembayaran dapat menimbulkan: Denda Keterlambatan: Beberapa faktur mencantumkan denda atau bunga untuk keterlambatan pembayaran, yang bisa meningkatkan biaya total. Hubungan dengan Pemasok: Keterlambatan dalam pembayaran dapat merusak hubungan baik dengan pemasok, yang pada akhirnya bisa mempengaruhi kelancaran pengadaan barang atau jasa di masa depan. Pastikan pembayaran dilakukan melalui metode yang telah disepakati, seperti transfer bank, cek, atau pembayaran elektronik. 7. Pengarsipan dan Dokumentasi Setelah pembayaran dilakukan, simpan faktur dan bukti pembayaran sebagai bagian dari dokumen akuntansi. Pengarsipan yang baik penting untuk audit, peninjauan laporan keuangan, dan penyelesaian masalah jika ada sengketa dengan pemasok di masa mendatang. Bukti Pembayaran: Simpan salinan bukti pembayaran seperti bukti transfer bank, cek yang dicairkan, atau konfirmasi dari platform pembayaran digital. Dokumentasi Lengkap: Faktur yang telah dibayar, nota pengiriman (jika ada), pesanan pembelian, dan bukti pembayaran harus disimpan dengan baik dan terorganisir untuk memudahkan pencarian di masa mendatang. 8. Melakukan Rekonsiliasi (Reconciliation) Setelah pembayaran dilakukan dan tercatat, lakukan rekonsiliasi antara catatan internal perusahaan dengan catatan dari pemasok. Hal ini penting untuk memastikan bahwa: Pembayaran telah diterima oleh pemasok. Saldo hutang perusahaan tercatat dengan benar. Tidak ada kesalahan atau perbedaan dalam transaksi yang harus diselesaikan. 9. Menindaklanjuti Pengiriman atau Jasa Jika faktur terkait dengan pengiriman barang atau jasa yang berkelanjutan, pastikan untuk memantau apakah pemasok memenuhi kewajibannya dengan tepat. Jika ada masalah, segera komunikasikan dengan pemasok dan, jika perlu, minta penyesuaian pada faktur berikutnya. Baca juga: Kelola Risiko Piutang Tanpa Harus Kehilangan Transaksi Penjualan Kondisi Pembayaran Harus Jelas, Gunakan Mekari Jurnal Untuk Kelola Invoice Sudah merupakan rahasia umum bahwa pemilik bisnis kecil memiliki jadwal yang padat. Mengubah system penjualan Anda tentunya akan merepotkan, namun hal ini dapat mempermudah pekerjaan Anda untuk jangka panjang. Buat dan implementasikan sistem penjualan yang jelas, dan komunikasikan syarat pembayaran ke semua pelanggan dengan jelas. Jika Anda melakukan kedua hal ini dengan baik, kemungkinan besar pelanggan Anda akan melunasi pembayaran tepat waktu. Mekari Jurnal merupakan salah satu penyedia online invoice yang akan banyak membantu bisnis Anda dalam pembuatan faktur, atau tagihan, pengelolaan aset bisnis, hingga membuat laporan keuangan secara instan. Pelajari bagaimana aplikasi invoice Mekari Jurnal dapat membantu pekerjaan Anda. Dengan Mekari Jurnal, keamanan laporan bisnis Anda akan terjamin, serta bisa diakses dari mana saja dan kapan saja.