Ketika Anda melakukan transaksi penjualan, ini akan masuk ke dalam catatan buku akuntansi, kemudian kesepakatan antara Anda sebagai penjual secara otomatis selesai. Namun, ini belum tentu juga. Karena kesepakatan antara penjual dan pembeli dinyatakan selesai ketika transaksi tersebut benar-benar menghasilkan uang. Di mana, setelah Anda mengirimkan produk atau memberikan pelayanan ke pelanggan, Anda akan mengirimkan tagihan berupa faktur atau invoice dan mengirimkannya kepada pelanggan. Faktur ini merupakan tagihan yang menyatakan pekerjaan telah Anda lakukan, dan berisi biaya yang harus dibayarken pelanggan serta tanggal jatuh tempo pembayaran tersebut.

Meski terlihat sederhana di atas kertas, namun banyak pelanggan yang melakukan pembayaran ini secara utang. Secara sederhana ini juga dikenal sebagai piutang bagi bisnis Anda dan dapat membantu meningkatkan kemampuan bisnis untuk bertransaksi lebih banyak. Namun, jika tidak dikelola dengan baik, ini bisa menjadi masalah penting bagi bisnis Anda dan bisa menyebabkan kegagalan bisnis.

Dalam laporan keuangan, piutang dapat dikategorikan sebagai aset karena secara tidak langsung akan menjadi uang tunai di masa depan, ketika pelanggan telah melakukan pembayaran atas invoice yang sudah Anda kirimkan

Apa itu Piutang?

Piutang muncul ketika bisnis menjual barang atau jasanya kepada pelanggan secara kredit atau utang. Di mana, pelanggan tidak diharuskan untuk membayar pada saat barang dikirimkan atau layanan diberikan. Bertransaksi bisnis dengan kredit dapat membuat perusahaan lebih mudah mendapatkan pekerjaan baru. Sedangkan pelanggan mendapat manfaat dari mendapatkan barang atau layanan saat itu juga dan melakukan pembayaran di kemudian hari.

Meskipun membantu menutup lebih banyak penjualan, memberikan penawaran kredit kepada pelanggan memang menimbulkan risiko bisnis.

Risiko paling jelas adalah risiko bahwa mungkin bisnis Anda akan dibayar secara lambat atau  lebih buruknya tidak dibayar sama sekali ataupun bisa dibilang piutang tak tertagih. Meski, perusahaan Anda bisa menuliskan adanya transaksi penjualan pada laporan laba rugi, Anda juga harus menambah jumlah terutang dari pelanggan. Sementara piutang dilaporkan sebagai aset, jika piutang tidak dibayar akan menjadi “beban utang tidak tertagih” atau dicatat sebagai kerugian kredit pada laporan laba rugi dan pengurangan dari akun aset piutang.

Piutang, Kunci Penting dalam Arus Kas

“Lebih baik terlambat daripada tidak pernah sama sekali”, ini bisa jadi salah satu mindset Anda sebagai pengusaha dan bisa menjadi pendekatan yang dapat diterima untuk menagih piutang Anda kepada pelanggan. Namun, keterlambatan dalam mengumpulkan piutang dapat menimbulkan beberapa masalah. Karena itulah Anda bisa mempertimbangkan beberapa hal seperti berikut ini.

Misalnya, perusahaan Anda bergerak dibidang konstruksi dan berhasil menjual layanan kepada pelanggan dengan kontrak satu tahun. Ketika kesepakatan dibuat, pelanggan memberikan uang muka pembayaran sebesar 25%. Arus kas ini kemudian Anda gunakan untuk merekrut karyawan dan menyewa ruang kantor selama 1 tahun.

Namun, di bulan ketiga ternyata pelanggan Anda mengalami masalah keuangan dan berhenti melakukan pembayaran bulanan. Padahal, Anda masih harus membayar sewa kantor dan gaji karyawan baru tersebut. Kemudian, pelanggan meyakinkan Anda bahwa mereka akan menutup piutang, namun meminta keringanan untuk mulai kembali mencicil di bulan keenam. Namun, bagaimana jika ternyata pelanggan tidak membayarnya? Tentu ini akan membuat perusahaan Anda merugi, dan bahkan bisa membuat risiko kegagalan hingga kebangkrutan.

Apple Setuju Bahwa Piutang adalah Risiko Terbesar Bisnis

Bukan hanya bisnis kecil, bisnis sebesar Apple pun mengakui bahwa piutang bisa membawa risiko besar. Meski begitu, risiko terkait piutang dagang bukanlah sesuatu yang tidak bisa diabaikan bisnis. Seperti yang dijelaskan dalam penjelasan sebelumnya, piutang yang buruk atau tertunda dapat menyebabkan pembayaran sewa hilang atau gaji hilang.

Jangan tergoda untuk berpikir bahwa kamu bisa melakukan penjualan melalui risiko piutang. Meski termasuk bisnis yang sangat besar, perusahaan Apple ini diharuskan untuk mencantumkan “faktor-faktor risiko” dalam laporan tahunannya setiap untuk memberi tahu investor tentang risiko yang dapat berdampak buruk bagi perusahaan tersebut.

Dari semua “faktor risiko” yang dapat memengaruhi raksasa teknologi global seperti Apple misalnya kondisi ekonomi makro, perubahan teknologi yang cepat, pasokan komponen yang cukup, dan sebagainya. Dan tahukah Anda? Apple mendaftarkan Piutang Usaha sebagai salah satu dari 27 faktor risiko teratas dalam laporan tahunan terbarunya.

Saat menjelaskan faktor risiko piutang, Apple menunjukkan bahwa itu bergantung pada pengecer dan distributor untuk menghasilkan pendapatan, yaitu pengecer dan distributor membeli dari Apple secara kredit. Berapa biaya kredit itu? Laporan tahunan yang sama yang disebutkan di atas melaporkan piutang Apple lebih dari US$15 miliar pada tahun 2016.

Pelanggan Berutang, Apa yang Harus Anda Lakukan?

Banyak bisnis menawarkan insentif untuk mendorong pembayaran invoice tepat waktu. Pembayaran awal, dan paket pra-bayar, hingga menawarkan diskon pada seluruh faktur jika pelanggan membayar di muka atau dalam jumlah hari tertentu.

Struktur diskon pembayaran awal umumnya akan terlihat seperti “2% 10, net 45.” Apa artinya ini bagi pelanggan? Kode tersebut berarti, pelanggan harus melunasi pembayaran maksimal 45 hari, dan perusahaan Anda akan memberikan diskon 2% ketika pelanggan melakukan pembayaran maksimal di hari kesepuluh setelah invoice dikirimkan.

Dengan begitu, Anda bisa mendapatkan keuntungan maksimal, mulai dari meningkatkan peluang dibayar dengan cara yang lebih tepat waktu atau pelanggan mampu membayar dalam waktu 10 hari demi diskon. 

Insentif umum yang bisa Anda berikan adalah dengan opsi membayar cicilan bulanan senilai satu tahun di muka. Model insentif ini sangat umum di industri jasa yang sedang berlangsung seperti asuransi, dan insustri Saas seperti software akuntansi, software HR, maupun aplikasi perpajakan

Informasikan Ketentuan & Kejelasan untuk Pelanggan

Ada baiknya Anda menginformasikan kepada pelanggan mengenai insentif yang akan diterima pelanggan ketika melakukan pembayaran tepat waktu. Anda bisa menuliskannya secara jelas ke dalam kontrak, sehingga pelanggan akan terikat dengan ketentuan pembayaran yang Anda inginkan.

Ini akan membuat pelanggan merasa bahwa bisnis Anda lebih transparan dan terbuka. Sehingga mempermudah Anda ketika ingin melakukan penagihan piutang. Sertakan juga prosedur pembayaran dalam kontrak, pesanan pembelian, pemasok, dan faktur Anda. Berikan informasi yang jelas dan sebanyak mungkin dengan cara yang wajar. Diskusikan persyaratan secara langsung atau melalui telepon sebelum Anda memulai pekerjaan. Setiap orang harus memahami berapa banyak yang harus dibayar dan kapan akan dibayarkan.

Pastikan juga Anda berbicara dengan orang yang bertanggung jawab atas pembayaran tersebut. Kemudian, tangani pembayaran yang terlambat sebelum terjadi dan jelaskan ketentuan jika terjadi keterlambatan pembayaran atau penagihan akan dilakukan. Komunikasikan masalah ini dengan jelas dan buat ini terikat secara hukum dengan memasukkan seluruhnya ke dalam kontrak atau perjanjian bisnis. 

Menutupi Piutang dengan Pendanaan Jangka Pendek

Bagaimana Anda mengelola kesenjangan antara modal kerja yang dibutuhkan yang harus dipenuhi dengan penjualan barang dan jasa, serta penagihan pembayaran yang tertunda melalui strategi piutang usaha? Tentu ada beberapa pilihan, salah satunya dengan memperpanjang jalur kredit yang dijamin kepada bank dengan jumlah dan jatuh tempo piutang.
Banyak bisnis tetap bebas utang jangka panjang hanya dengan mendanai modal kerja dalam jangka pendek dengan fasilitas kredit dan kemudian membayar ketika piutang dikumpulkan. Seiringnya waktu, bisnis dapat membangun reputasi kredit yang memungkinkan persetujuan pembiayaan yang lebih besar jika investasi modal yang lebih besar diperlukan. Opsi pembayaran yang fleksibel juga dapat membantu Anda mengumpulkan dana lebih awal.

Saat ini banyak fintech P2P Lending yang dapat membantu Anda untuk mendapatkan dana yang cukup hanya bermodalkan invoice. Sehingga, ketika Anda butuh modal, Anda hanya perlu menjaminkan invoice yang belum dibayar pelanggan dan Anda bisa mendapatkan tambahan dana dari situ.

Namun, pastikan juga bahwa Anda mampu melunasi pinjaman tersebut. Jangan sampai ini justru membuat bisnis Anda jauh lebih merugi. Salah satu caranya adalah dengan mengecek kondisi keuangan perusahaan. Apakah dalam keadaan baik atau tidak? Jangan lupa juga persiapkan laporan keuangan. Karena salah satu syarat mengajukan pinjaman dana adalah dengan memberikan laporan keuangan minimal 3 bulan.

Jadi, sebelum mengajukan pinjaman modal, pastikan Anda telah memiliki laporan keuangan yang akurat dan tepercaya. Anda bisa membuatnya dengan mudah melalui Jurnal. Selain membuat laporan keuangan, Jurnal juga bisa membantu Anda melakukan penagihan piutang tak tertagih dan mengelola piutang perusahaan dengan lebih mudah! Yuk daftar Jurnal sekarang dan dapatkan free trial hingga 14 hari!