Bagaimana cara menulis invoice yang baik agar pelanggan dapat membayar tepat waktu? Simak tips ini!
Invoice adalah salah satu bukti transaksi yang akan berpengaruh pada laporan keuangan Anda.
Sehingga setelah menyelesaikan pesanan dan mengirimkan barang atau jasa, selanjutnya Anda harus segera mengirimkan invoice sebagai tagihan atau bon faktur.
Dengan begitu, saat Anda mendapatkan pembayaran maka Anda dapat memasukan nya sebagai pendapatan di laporan keuangan.
Namun, Anda juga perlu memperhatikan pada contoh invoice biasanya ada jangka waktu yang bermacam-macam, mulai dari harian, mingguan hingga bulanan dimana Anda harus menunggu pembayaran selama jangka waktu perjanjian atau kesepakatan.
Adanya jangka waktu pada invoice ini dapat menjadi sebuah masalah, ya jangka waktu yang terlalu lama tentu akan mengganggu arus kas perusahaan yang tercatat dalam laporan kas Anda.
Terlebih jika konsumen atau pelanggan tidak membayar tepat waktu, terlambat, atau malah menghilang.
Untuk menghindari hal tersebut, berikut tips menulis invoice yang efektif agar pelanggan membayar tepat waktu.
1. Menulis Invoice Secara Jelas
Untuk memudahkan pelanggan atau konsumen membaca invoice, pastikan Anda menulis atau membuat format invoice yang jelas.
Tulis tempat dan tanggal kapan transaksi terjadi sehingga dapat mempermudah proses pembukuan nantinya, pelanggan juga dapat mengetahui lebih mudah mengenai riwayat transaksinya.
Selain tanggal transaksi, terdapat beberapa tanggal yang perlu Anda perhatikan juga dalam invoice, seperti tanggal dikeluarkannya invoice, tanggal durasi pemberian layanan langganan, dan tanggal jatuh tempo pembayaran.
Anda juga jangan melupakan nomor invoice untuk memudahkan pengarsipan riwayat transaksi pembayaran dan pembelian.
Cantumkan Informasi Barang atau Jasa yang dipesan
Tulislah daftar barang secara lengkap seperti nama barang/jasa, ukuran, jenis, bahan, harga, kuantitas, dan lain sebagainya, untuk lebih akurat, gunakan aplikasi pembuat invoice.
Biasanya informasi barang atau jasa dibentuk dalam daftar tabel sehingga pelanggan akan mudah membacanya dan mengingat untuk segera melunasi tagihannya.
Cantumkan Informasi Pemilik Bisnis atau Perusahaan
Selanjutnya, jangan lupa untuk menyertakan alamat atau informasi lengkap tentang bisnis atau perusahaan Anda.
Dengan ditulisnya data secara lengkap, konsumen akan melihat invoice sebagai dokumen penting.
Cantumkan Informasi Pembeli Juga
Selain informasi mengenai perusahaan, Anda juga memiliki kewajiban untuk mencantumkan informasi pembeli baik individu maupun entitas perusahaan.
Ini sekaligus membantu Anda sebagai pemiliki bisnis untuk mengelola arsip-arsip riwayat transaksi mengenai detail dengan siapa Anda bertransaksi bisnis.
Tentunya Anda juga akan lebih mudah untuk melakukan penagihan setelah waktu jatuh tempo sudah terjadi.
Untuk cara membuat invoice menggunakan template profesional Anda juga dapat menggunakan Mekari Jurnal software akuntansi online.
Baik, Saya Mau Coba Fitur Invoice Mekari Jurnal
atau
Saya Mau Bertanya Kepada Sales Mekari Jurnal!
2. Perhatikan Jangka Waktu Ketika Menulis Invoice
Salah satu masalah invoice yakni jika pelanggan Anda terlambat melakukan pembayaran.
Oleh karena itu jangan lupa untuk memberikan perhatian terhadap jangka waktu yang diberikan.
Untuk menghindari pembayaran yang telat, Anda dapat menulis jangka waktu yang lebih cepat dari seharusnya.
Misalnya, jangka waktu yang Anda inginkan adalah 30 hari maka jangan menulis 30 hari di invoice tetapi tulislah 25 hari atau berapapun kurang dari 30 hari.
Selain itu, Anda juga dapat menerapkan sanksi kepada pelanggan jika mereka membayar tagihan melebihi tanggal jatuh tempo.
Kebijakan tersebut bertujuan untuk menghindari pelanggan yang telat membayar invoice serta agar arus kas perusahaan berjalan dengan normal.
Beberapa perusahaan memberlakukandenda kepada konsumen yang terlambat membayar terlalu lama.
Dengan begitu konsumen akan lebih berhati-hati dan tidak terlambat membayar.
Dengan Jurnal, Anda dapat membuat kebijakan atau syarat pembayaran piutang, sehingga dapat mengurangi risiko piutang yang tak tertagih.
Bukan hanya itu, Jurnal juga dilengkapi dengan fitur Invoice Reminder.
Dengan mengaktifkan fitur Pengingat Faktur atau Invoice Reminder, pelanggan akan mendapatkan email secara otomatis berupa faktur penjualan yang akan atau telah jatuh tempo.
Baca Juga : Pengertian, Jenis, Format, Contoh Laporan Keuangan Adalah Berikut
3. Berikan Pilihan Metode Pembayaran
Tips ketiga yang perlu Anda perhatikan yakni tentang metode pembayaran yang Anda tawarkan kepada pelanggan.
Hal ini karena metode pembayaran berpengaruh terhadap lama tidaknya mereka melunasi tagihan invoice yang Anda berikan.
Untuk itu berikan metode pembayaran yang memudahkan pelanggan Anda, misalnya dengan internet banking atau apapun yang mana mereka dapat melakukan pembayaran di mana pun dan kapan pun. Ada banyak pilihan pembayaran saat ini.
Tentunya akan memudahkan konsumen membayar tagihan dengan lancar.
Dengan mengaktifkan Jurnal Pay, Anda dapat memberikan kemudahan pelanggan dalam melakukan pembayaran.
Di mana, pelanggan dapat memilih 2 metode yang bisa dilakukan kapan dan di mana saja, yaitu Virtual Account dan Kartu Kredit.
Anda juga akan mendapatkan notifikasi ketika pelanggan telah sukses melakukan pembayaran, sehingga Anda dapat menghemat waktu dalam proses pengecekan.
Baca Juga : Pengertian Akuntansi dan Pentingnya dalam Bisnis Adalah Sebagai Berikut
4. Setelah Menulis, Mengirim Invoice dengan Tepat
Agar pembayaran tagihan invoice dibayar, Anda juga perlu memastikan bahwa invoice yang dikirimkan tepat kepada pelanggan Anda.
Ini akan sangat berpengaruh pada perusahaan-perusahaan besar yang memiliki karyawan dengan tugas spesifik.
Misalnya, Anda jangan salah mengirimkan invoice pada orang yang bukan mengurusi masalah pembayaran.
Dikhawatirkan dia akan lupa karena bukan tugasnya, akibatnya invoice Anda tidak diproses.
Jadi pastikan informasi pelanggan yang akan Anda kirimkan atau berikan invoice sudah benar.
Baca Juga : Aplikasi Pencatatan, Pengatur, Pengelola Keuangan Online Perusahaan
5. Jangan Menunggu
Jangan menunggu ini maksudnya pada saat Anda sudah menyerahkan barang atau jasa yang diminta oleh konsumen maka segera kirimkan atau berikan invoice penagihan.
Karena jika Anda yang suka telat atau lupa, berarti Anda yang salah.
Maka dari itu, mengirimkan invoice dengan segera dapat mengurangi risiko pelanggan atau konsumen telat membayar.
Disarankan langsung memberikan invoice agar proses pembayaran juga lancar dan tidak terlambat.
Baca juga: Masih Bingung dengan Purchase Order (PO) dan Invoice? Cari Tahu Perbedaannya!
6. Kirimkan Notifikasi atau Pemberitahuan
Tips terakhir agar invoice efektif, maka Anda perlu mengirimkan notifikasi semacam pemberitahuan jika tanggal jatuh tempo akan tiba.
Sehingga pelanggan yang lupa atau sibuk akan mempersiapkan pembayaran invoice dengan tepat.
Notifikasi ini dapat Anda kirimkan secara otomatis melalui email, dengan begitu Anda tidak perlu repot untuk mengeluarkan tenaga ataupun biaya.
Bila semakin mendekati jatuh tempo atau mulai terlambat, Anda bisa melakukan penagihan melalui telepon.
Pastikan Anda menelepon bagian yang tepat yaitu bagian yang mengurus finance.
Cara Membuat Invoice Melalui Mekari Pay
Mekari Pay merupakan sebuah fitur pada Mekari Jurnal yang memudahkan Anda untuk menerima pembayaran dari pelanggan melalui berbagai metode transaksi yang dapat diterima oleh Mekari Pay.
Saat ini Anda dapat membuat dan mengirim invoice secara massal kepada pelanggan. Berikut langkah dan cara membuat bulk invoice pada Mekari Pay.
- Masuk ke Dashboard Mekari pay.
- Pilih Received menu.
- Pilih tab Bulk Invoice.
- Klik “Create Bulk Invoice”.
- Pilih Nama Pelanggan dan Faktur yang ingin Anda buat secara massal.
- Setelah itu, klik “Create Bulk Invoice” untuk membuat invoice secara massal.
- Bulk Invoice akan langsung terbuat.
- Kemudian, apabila Anda ingin membatalkan bulk invoice yang sudah terbuat, Anda dapat klik “Action” dan pilih Cancel bulk invoice. Maka status akan berubah menjadi “Canceled”.
- Kemudian, Anda juga dapat mengirimkan bulk invoice kepada pelanggan melalui email, dengan cara klik “View Payment Info”
- klik “Send Payment Info” untuk mengisi informasi pembayaran.
- Isi alamat Email, CC Email (Jika ada) dan Body Email.
- Jika semua informasi telah diisi, kemudian klik “Send“ untuk pesan pengingat tagihan kepada pelanggan.
- Pada bagian kolom Status, Anda dapat memantau status pengingat tagihan yang telah dikirimkan kepada pelanggan.
Itulah tips jitu menulis invoice agar pelanggan Anda membayar tagihannya tepat waktu.
Ingat invoice adalah merupakan alat bantu untuk mendapatkan pemasukan dari hak Anda.
Jadi sebaiknya Anda menulis invoice dengan benar, tepat, dan jelas.
Ada banyak contoh invoice yang dapat Anda lihat di Internet.
Jika Anda bingung membuat invoice yang tepat, Anda bisa menggunakan Jurnal software akuntansi.
Manfaatkan juga program ERP untuk membantu pekerjaan Anda.
Jurnal sebagai aplikasi yang juga menyediakan invoice design yang mudah, praktis dan efektif untuk melakukan penagihan. Informasi lebih lengkap, kunjungi laman website kami..
