Invoice merupakan salah satu bukti transaksi yang akan berpengaruh pada laporan keuangan Anda. Sehingga setelah menyelesaikan pesanan dan mengirimkan barang atau jasa, selanjutnya Anda harus segera  mengirimkan invoice sebagai tagihan pembayaran. Dengan begitu, saat Anda mendapatkan pembayaran maka Anda dapat memasukan nya sebagai pendapatan di laporan keuangan. Namun, Anda juga perlu memperhatikan pada contoh invoice biasanya ada jangka waktu yang bermacam-macam, mulai dari harian, mingguan hingga bulanan dimana Anda harus menunggu pembayaran selama jangka waktu perjanjian atau kesepakatan.

Adanya jangka waktu pada invoice ini dapat menjadi sebuah masalah, ya jangka waktu yang terlalu lama tentu akan mengganggu arus kas perusahaan Anda. Terlebih jika konsumen atau pelanggan tidak membayar tepat waktu, terlambat, atau malah menghilang.  Untuk menghindari hal tersebut, berikut tips menulis invoice yang efektif agar pelanggan membayar tepat waktu.

Tulis Invoice Secara Jelas

Untuk memudahkan pelanggan atau konsumen membaca invoice, pastikan Anda menulis atau membuat format invoice yang jelas. Tulislah daftar barang secara lengkap seperti nama barang/jasa, ukuran, jenis, bahan, harga, kuantitas, dan lain sebagainya. Sehingga pelanggan akan mudah membacanya dan mengingat untuk segera melunasi tagihannya. Dan jangan lupa untuk menyertakan alamat atau informasi lengkap tentang perusahaan Anda. Untuk membuat invoice menggunakan template profesional Anda juga dapat menggunakan Jurnal software akuntansi online.

Perhatikan Jangka Waktu

Salah satu masalah invoice yakni jika pelanggan Anda terlambat melakukan pembayaran. Oleh karena itu jangan lupa untuk memberikan perhatian terhadap jangka waktu yang diberikan. Untuk menghindari pembayaran yang telat, Anda dapat menulis jangka waktu yang lebih cepat dari seharusnya. Misalnya, jangka waktu yang Anda inginkan adalah 30 hari maka jangan menulis 30 hari di invoice tetapi tulislah 25 hari atau berapapun kurang dari 30 hari. Selain itu, Anda juga dapat menerapkan sanksi kepada pelanggan jika mereka membayar tagihan melebihi tanggal jatuh tempo. Kebijakan tersebut bertujuan untuk menghindari pelanggan yang telat membayar invoice  serta agar arus kas perusahaan berjalan dengan normal. Dengan Jurnal, Anda dapat membuat kebijakan atau syarat pembayaran piutang, sehingga dapat mengurangi risiko piutang yang tak tertagih. Bukan hanya itu, Jurnal juga dilengkapi dengan fitur Invoice Reminder. Dengan mengaktifkan fitur Pengingat Faktur atau Invoice Reminder, pelanggan akan mendapatkan email secara otomatis berupa faktur penjualan yang akan atau telah jatuh tempo.

Berikan Pilihan Metode Pembayaran

Tips ketiga yang perlu Anda perhatikan yakni tentang metode pembayaran yang Anda tawarkan kepada pelanggan. Hal ini karena metode pembayaran berpengaruh terhadap lama tidaknya mereka melunasi tagihan invoice yang Anda berikan. Untuk itu berikan metode pembayaran yang memudahkan pelanggan Anda, misalnya dengan internet banking atau apapun yang mana mereka dapat melakukan pembayaran di mana pun dan kapan pun. Dengan mengaktifkan Jurnal Pay, Anda dapat memberikan kemudahan pelanggan dalam melakukan pembayaran. Di mana, pelanggan dapat memilih 2 metode yang bisa dilakukan kapan dan di mana saja, yaitu Virtual Account dan Kartu Kredit. Anda juga akan mendapatkan notifikasi ketika pelanggan telah sukses melakukan pembayaran, sehingga Anda dapat menghemat waktu dalam proses pengecekan.

Mengirim Invoice dengan Tepat

Agar pembayaran tagihan invoice dibayar, Anda juga perlu memastikan bahwa invoice yang dikirimkan tepat kepada pelanggan Anda. Ini akan sangat berpengaruh pada perusahaan-perusahaan besar yang memiliki karyawan dengan tugas spesifik. Misalnya, Anda jangan salah mengirimkan invoice pada orang yang bukan mengurusi masalah pembayaran. Dikhawatirkan dia akan lupa karena bukan tugasnya, akibatnya invoice Anda tidak diproses. Jadi pastikan informasi pelanggan yang akan Anda kirimkan atau berikan invoice sudah benar.

Jangan Menunggu

Jangan menunggu ini maksudnya pada saat Anda sudah menyerahkan barang atau jasa yang diminta oleh konsumen maka segera kirimkan atau berikan  invoice penagihan. Karena jika Anda yang suka telat atau lupa, berarti Anda yang salah. Maka dari itu, mengirimkan invoice dengan segera dapat mengurangi risiko pelanggan atau konsumen telat membayar.

Kirimkan Notifikasi atau Pemberitahuan

Tips terakhir agar invoice efektif, maka Anda perlu mengirimkan notifikasi semacam pemberitahuan jika tanggal jatuh tempo akan tiba. Sehingga pelanggan yang lupa atau sibuk akan mempersiapkan pembayaran dengan tepat. Notifikasi ini dapat Anda kirimkan secara otomatis melalui email, dengan begitu Anda tidak perlu repot untuk mengeluarkan tenaga ataupun biaya.

Itulah tips jitu menulis invoice agar pelanggan Anda membayar tagihannya tepat waktu. Ingat invoice merupakan alat bantu untuk mendapatkan pemasukan dari hak Anda. Jadi tulislah invoice dengan benar, tepat, dan jelas. Ada banyak contoh invoice yang dapat Anda lihat di Internet. Jika Anda bingung membuat invoice yang tepat, Anda bisa menggunakan Jurnal software akuntansi. Jurnal menyediakan template yang mudah, praktis dan efektif untuk melakukan penagihan. Informasi lebih lengkap, klik di sini.