Jurnal Enterpreneur

6 Hal yang Dapat Mempermudah Cara Membuat Invoice

Salah satu bukti transaksi yang penting dalam bisnis adalah invoice atau faktur. Apa itu invoice? Bagaimana cara membuat invoice? Pelajari selengkapnya di blog Jurnal by Mekari.

Sering kali orang-orang tidak menyadari betapa pentingnya bukti pembayaran dalam sebuah proses transaksi. Saat transaksi selesai tentu kebanyakan dari kita langsung akan membuang atau bahkan merobek kertas tersebut.

Padahal hal ini cukup penting perannya terutama apabila ada kesalahan dalam transaksi yang sudah dilakukan, faktur tersebut lah yang dapat menjadi bukti klaim.

Tidak jauh berbeda dengan bukti pembayaran tersebut, dalam transaksi sebuah perusahaan juga biasanya terdapat bukti transaksi agar proses bisnis yang dilakukan lebih aman.

Bukti transaksi tersebut adalah Invoice. Manfaatkan aplikasi invoice dan faktur untuk mengamankan data transaksi perusahaan.

Mungkin beberapa diantara kalian ada yang sudah mengetahui secara jelas namun belum secara dalam atau bahkan beberapa ada yang belum mengetahuinya. Karena itu kita akan membahas apa itu invoice dan cara membuat dokumen tersebut.

Kelola Invoice Terintegrasi Ke Dalam Laporan Keuangan Anda, Pelajari Fitur Jurnal Selengkapnya di sini!

Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!

Apa Itu Invoice?

Invoice adalah sebuah dokumen yang tertulis dan digunakan sebagai suatu bukti pembelian yang berisi jumlah pembayaran yang harus dibayarkan oleh pembeli.

Invoice ini diberikan oleh pihak penjual kepada pembeli sebagai bukti transaksi yang dilakukan antara kedua pihak.

Pada umumnya invoice dibuat dalam rangkap tiga. Ini dilakukan karena setiap rangkapnya diberikan kepada pembeli, penjual dan yang terakhir untuk arsip perusahaan.

Invoice biasanya digunakan untuk sebuah transaksi yang berbentuk angsuran atau kredit. Namun, seiring perkembangannya invoice sering digunakan untuk berbagai macam transaksi.

Invoice merupakan lembaran yang berisi tagihan pembayaran atau pembiayaan setelah terjadinya transaksi barang atau jasa. Seluruh rincian tagihan akan dituliskan di dalam invoice tersebut.

Umumnya, perusahaan akan membuat invoice sebagai cara atau alat penagihan pembayaran terhadap pelanggannya. Jika Anda masih baru berkecimpung di dunia bisnis, tentunya pembuatan invoice ini merupakan hal asing yang sebaiknya segera kamu pelajari.

Ada berbagai cara untuk membuat invoice yang bisa kamu gunakan. Selain itu, kamu bisa melihat bentuk invoice melalui penjelasan di bawah ini.

Baca juga: Proses Pembuatan Invoice Bisnis Lebih Mudah Secara Online

Tujuan Pembuatan Invoice

Kemampuan membuat invoice yang baik dan benar sangat penting bagi kredibilitas perusahaan Anda.

Pembuatan invoice ini tentunya memiliki tujuan yaitu sebagai kwitansi bagi pembeli dan sebagai dokumen akutansi perusahaan.

Sampai saat ini, belum ada hal lain yang bisa menggantikan efektifitas invoice dalam penerapannya di perusahaan.

1. Bukti Pembayaran atau Kuitansi untuk pelanggan

Invoice bagi pelanggan bertujuan sebagai kuitansi. Invoice yang diberikan pada pelanggan berfungsi sebagai dokumen instruksional yang membantu pembayaran atas pembelian barang atau penggunaan jasa yang telah dilakukan sebelumnya.

Umumnya, invoice dibuat ketika tagihan cukup besar sehingga kwitansi sangat dibutuhkan.

2. Dokumen akutansi perusahaan

Bagi perusahaan tujuan pembuatan invoice tentu untuk jejak akutansi.

Hal ini cukup penting mengingat sebuah perusahaan yang kredibel semestinya menyimpan berbagai arsip keuangan dengan rinci sehingga jika suatu saat dibutuhkan bisa ditemukan dengan mudah.

Kelola Kas & Transaksi Lebih Mudah dan Akurat, Pelajari Fitur Jurnal Selengkapnya di sini!

Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!

Hal-Hal yang Biasanya Tercantum dalam Invoice

Invoice dibuat untuk transaksi barang maupun jasa. Keduanya bisa dibuat dengan bentuk seperti di bawah ini.

Komponen dalam invoice di antaranya yaitu judul, nama dan alamat, daftar pembeliaan, tanggal, nomor invoice, serta ketentuan pembayaran perlu Anda sertakan dalam bagian cara membuat invoice.

a. Judul invoice

Anda bisa menuliskan judul di bagian atas tengah dengan huruf kapital. Misalnya: INVOICE PEMBELIAN BIJI KOPI SOLO.

Hal ini bertujuan untuk memudahkan pelanggan Anda ketika mereka sedang mengurus banyak dokumen sehingga menyadari bahwa yang Anda kirimkan adalah dokumen invoice.

Dengan begitu, pelanggan Anda bisa mendahulukan mengurus pembayaran dalam dokumen invoice tersebut dibandingkan mengurus dokumen lain yang tidak terlalu buru-buru.

b. Nama dan alamat yang akan membayar 

Perusahaan atau orang yang mengeluarkan pembayaran, bersama dengan alamat surat, harus dicantumkan.

Informasi ini akan membantu pelanggan Anda memahami bahwa dokumen itu sebenarnya ditujukan untuk mereka.

c. Nama dan alamat penerima pembayaran 

Nama orang atau perusahaan yang akan menerima pembayaran harus dicantumkan, bersama dengan alamat penerima pembayaran juga sudah cukup. Informasi ini akan memudahkan pelanggan Anda mengirimkan cek kepada Anda.

d. Daftar barang atau layanan

Daftar barang atau layanan harus dicantumkan secara rinci dalam invoice. Misalnya, invoice untuk produk tertentu maka cantumkan deskripsi nama produk, jumlah, harga per unit, dan total harga yang harus dibayarkan.

Pastikan Anda menggunakan kolom sehingga rincian deskripsi lebih mudah dibaca. Hal ini cukup penting untuk dokumentasi akutansi pelanggan Anda.

Jika invoice untuk layanan seperti proyek desain atau penulisan, maka tuliskan secara rinci nama proyek, deksripsi jenis pekerjaan, dan tarif per jam atau dengan perhitungan sesuai perjanjian.

Pastikan deskripsi mengenai tarif dibuat serinci mungkin sehingga tidak menimbulkan kebingungan di kemudian hari.

Coba Fitur Laporan Keuangan dan Bisnis untuk Keputusan Bisnis Lebih Cepat dan Akurat

Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!

e. Tanggal dalam invoice

Hal lain yang sebaiknya disertakan dalam invoice yaitu tanggal. Beberapa jenis tanggal yang dituliskan di invoice yaitu tanggal dikeluarkannya invoice, tanggal pembelian produk atau penggunaan jasa, serta tanggal pembayaran maksimal.

Untuk tanggal pembayaran maksimal, Anda bisa mendiskusikannya dengan pelanggan sehingga mendapatkan kesepakatan dan menyenangkan hati kedua belah pihak.

f. Nomor invoice

Tidak semua invoice menyertakan nomor. Namun, alangkah baiknya jika invoice yang Anda buat menyertakan nomor sehingga memudahkan pengarsipan invoice.

Jika Anda membuat nomor invoice menjadi semacam kode khusus, beritahukan hal tersebut kepada pelanggan sehingga mereka tidak kebingungan.

g. Ketentuan pembayaran

Anda pasti ingin mencatat ketentuan pembayaran. Antah itu pihak pembayar atau penerima pembayaran, penting bahwa setiap orang mendapat kepastian waktu pembayaran akan dilakukan.

Sebagian besar invoice memiliki jangka waktu 30 hari, yang artinya invoice tersebut harus dibayar dalam waktu 30 hari sejak diterima untuk menghindari biaya keterlambatan atau penalti.

Ini biasanya ditulis sebagai “Net 30” pada invoice. Namun setiap perusahaan berhak menetapkan ketentuan pembayaran mereka sendiri. Ha tersebut tergantung pada jenis bisnis yang mereka lakukan dan jenis vendor yang diajak bekerja sama.

Baca juga: Pentingnya Menentukan Syarat Pembayaran atas Invoice Pelanggan

Jadi, Bagaimana Sih Cara Membuat Invoice yang Benar?

Berikut ini adalah beberapa tips dan cara bagaimana membuat invoice yang benar:

Gunakan Invoice Online

Pertama untuk mencari tahu cara membuat invoice adalah dengan menggunakan invoice online. Pada umumnya tentu orang-orang menggunakan excel, spreadsheet atau bahkan manual untuk mengelola invoicenya.

Tinggalkan itu semua dan mulailah beralih ke sistem tagihan elektronik yang dapat memungkinkan kamu membuat dan melakukan pengiriman invoice secara online.

Dengan menggunakan sistem berbasis cloud juga dapat lebih efisien dan aman karena lebih menghemat biaya dan tentunya lebih aman karena disimpan dengan baik menggunakan cloud tersebut.

Selain itu dengan penggunaan sistem berbasis cloud ini, kamu dapat melakukan pengelolaan dimanapun dan kapanpun. Mulai dari menyiapkan pembayaran secara rutin, pengingat pembayaran dan kemudahan lainnya.

Baca juga: [Invoice Financing] Mengenal Cara Kerja dan Keuntungannya untuk Bisnis

Perbanyak Otomatisasi Sebagai Cara Membuat Invoice

Otomatisasi juga adalah cara membuat invoice yang perlu kamu lakukan. Di era perkembangan digital saat ini, sudah bukan zamannya mengirim faktur secara manual.

Dengan munculnya beberapa aplikasi penagihan secara online semua dapat dilakukan dengan lebih mudah dan efisien.

Untuk klien dan pelanggan yang memiliki pesanan secara reguler, kamu dapat melakukannya dengan lebih mudah karena aplikasi tersebut memiliki template yang secara otomatis dapat melakukan hal tersebut secara berulang atau schedulling.

Hal ini tentu mempercepat proses yang dilakukan.

Beberapa program sistem invoicing sekarang juga banyak yang sudah dapat menyimpan dan melacak apakah faktur tersebut sudah dibayarkan atau belum, sehingga kamu tidak perlu melakukan pengecekan, biasanya fitur ini mengirimkan sebuah notifikasi ketika kamu menerima pembayaran sesuai dengan batas waktunya.

Ingat! Jangan sampai menunggu jatuh tempo pembayaran habis atau malah sampai terlewat.

Apabila sudah menggunakan sebuah software sistem invoice yang berbasiskan cloud, ini dapat mempermudah kamu mengurangi masalah yang dapat timbul seperti telat melakukan pembayaran.

Buat Ketentuan Ketika Membuat Invoice

Ini juga penting saat ingin membuat sebuah invoice yang benar, maka buatlah persyaratan dan kebijakan yang jelas kapan dan bagaimana invoice akan dibayarkan.

Apabila kamu seorang freelancer, ada baiknya untuk melakukan diskusi terlebih dahulu dengan klien terlebih dahulu. Hal ini perlu dilakukan agar mereka tidak kaget ketika melihat tagihan yang diberikan.

Selain itu, kamu juga perlu mengetahui jadwal pembayaran dan cara yang digunakan apakah cara tersebut disukai klien atau tidak.

Dengan persyaratan dan ketentuan yang mudah tentu akan lebih mempermudah klien untuk melakukan pembayaran tagihan dengan lebih mudah.

Keuntungan untukmu juga dengan menetapkan ketentuan pembayaran ini dapat mempermudah pengaturan arus kas kamu dan membuat arus kas lebih lancar sehingga dapat lebih jelas.

Baca juga: Kenali Jenis dan Contoh Invoice yang Penting untuk Bisnis

Buat Desain yang Profesional

Desain atau tampilan dari invoice kamu adalah hal yang penting karena jika desain yang kamu buat berantakan apalagi tidak jelas tentu dapat membuat klien tidak lagi percaya dan menganggap usaha yang dijalani terlihat seperti ‘main-main’.

Karena itu ada baiknya untuk membuat invoice dengan cara mementingkan desain sehingga lebih terlihat profesional.

Baiknya desain invoice kamu memiliki hal-hal seperti di bawah ini:

  • Logo atau Brand
  • Warna Logo atau Brand
  • Ketentuan pembayaran yang jelas
  • Daftar item / produk / layanan
  • Kontak informasi
  • Nomor invoice
  • Batas tanggal akhir

Itulah beberapa hal yang membuat klien yakin bahwa invoice yang dibuat benar-benar terpercaya.

Memiliki Sistem Pencatatan yang Baik

Memiliki sebuah sistem yang dapat melakukan pencatatan dengan baik, ini berguna agar invoice yang dibuat dengan cara benar, jelas dan dapat dipahami.

Mulai dari melakukan pengecekan basis per jam, catatan waktu yang dapat membuktikan apa yang ditagihkan dan catatan-catatan penting lainnya yang berhubungan dengan invoice milikmu.

Hal ini perlu dilakukan agar dapat mencadangkan klaim kamu apabila klien mempermasalahkan tagihannya.

Selain itu jangan lupa untuk menyimpan kontrak dan materi lain yang kemungkinan akan berguna kembali. Atur kembali dokumen dan dokumentasi yang ada dengan hati-hati.

Cantumkan Selengkap Mungkin Data yang Dibutuhkan adalah Salah Satu Cara Membuat Invoice yang Benar

Seperti yang sudah dibahas pada poin-poin sebelumnya, bahwa cara membuat invoice yang keluar harus mencakup informasi-informasi seperti di bawah ini.

  • Nama & Alamat
  • ID Pajak
  • Nomor Telepon
  • Nomor Invoice
  • Detail Produk dan Layanan
  • Total Tagihan
  • Batas Pembayaran Tagihan

Permudah Pengelolaan Inventori dan Stok Barang dengan Jurnal. Baca Fitur Jurnal Selengkapnya di sini!

Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!

Cara Mudah Membuat & Mengirim Invoice dengan Jurnal

Kini, Anda tidak perlu lagi membuat invoice dan melakukan penagihan secara manual.

Dengan menggunakan software akuntansi online seperti Jurnal by Mekari, Anda bisa membuat invoice dengan cara otomatis dan mengirimkannya langsung kepada pelanggan.

Selain membuat dan mengirim invoice secara langsung, Jurnal juga dilengkapi dengan fitur Invoice Reminder atau Pengingat Faktur yang membantu Anda menagih piutang yang akan jatuh tempo.

Dengan begitu, bisnis Anda akan terhindar dari piutang tak tertagih yang dapat menyebabkan kegagalan bisnis.

Selain itu, dengan Jurnal by Mekari Anda juga dapat mengatur jadwal pengingat faktur sebelum, setelah, atau saat jatuh tempo, serta menentukan batas minimal piutang beserta pelanggan yang akan menerima pengingat faktur otomatis.

Software Jurnal dapat mempermudah Anda dalam mengelola keuangan bisnis dengan tersedianya berbagai fitur, seperti laporan keuangan, persediaan barang, rekonsiliasi transaksi, termasuk pula pencatatan faktur pembelian dan pembayaran.

Dengan menggunakan aplikasi accounting online Jurnal by Mekari, Anda bisa menghemat biaya, waktu, dan energi karena data keuangan bisnis diproses dengan baik.

Untuk info selengkapnya, Anda bisa mengunjungi website Jurnal atau mencoba demo gratis selama 14 hari dengan mengetuk banner di bawah ini.

Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!

Pastikan Anda Sudah Pakai Jurnal, Software Akuntansi Online Terpercaya!

Itulah beberapa hal yang perlu kamu pahami seputar apa itu invoice, bagaimana cara membuat invoice yang benar, apa saja informasi yang harus tercantum dalam invoice dan beberapa hal penting lainnya dalam invoice.

Untuk kamu yang sudah memiliki usaha, terutama UKM perlu sekali memahami invoice beserta fungsi dari invoice tersebut agar dapat membuat usaha kamu berjalan lebih optimal.

Kategori : Keuangan

Kembangkan bisnis Anda dengan Jurnal sekarang

https://d39otahjdwbcpl.cloudfront.net/wp-content/uploads/2021/04/ic-invite-to-office.svg

Coba Gratis

Akses seluruh fitur Jurnal by Mekari selama 14 hari tanpa biaya apapun

Coba Gratis 14 hari
https://d39otahjdwbcpl.cloudfront.net/wp-content/uploads/2021/04/ic-demo-interaktif.svg

Jadwalkan Demo

Jadwalkan sesi demo dan konsultasikan kebutuhan Anda langsung dengan sales kami

Jadwalkan Demo