Hindari Piutang Tak Tertagih dengan Invoice Reminder dari Jurnal

Piutang adalah salah satu jenis transaksi yang terjadi karena perusahaan memberikan penjualan secara kredit kepada pelanggannya. Namun, ada beberapa pelanggan yang diberikan piutang tapi tidak sanggup membayar atau melunasinya. Hal inilah yang dapat membuat perusahaan rugi.


Piutang juga bisa membuat kinerja perusahaan tersendat. Terutama jika perusahaan bergerak di bidang manufaktur. Kerugian piutang tak teragih bisa memberikan akibat jangka panjang yang buruk kepada perusahaan. Proses produksi perusahaan bisa tersendat jika perusahaan terlalu banyak memiliki piutang tak tertagih.

Oleh karena itu, untuk menghindari kerugian piutang tak tertagih, perusahaan harus dapat mengelola piutangnya dengan baik. Selain untuk menghindari piutang tak tertagih, manajemen piutang yang baik juga dapat membantu perusahaan terhindar dari risiko kecurangan piutang.

Manfaat Manajemen Piutang

Manajemen piutang dilakukan juga untuk menghindari risiko yang terjadi dalam piutang seperti kegagalan dalam menagih piutang ke pelanggan, kesalahan dalam penagihan, kesalahan memasukkan data ketika memperbarui piutang, pencurian kas, kehilangan data, dan kinerja yang buruk.

 

Namun, hal ini dapat terhindar jika perusahaan melakukan manajemen piutang yang baik seperti perencanaan jumlah dan pengumpulan piutang, pengendalian piutang, penyaringan langganan, penentuan risiko kredit, penentuan potong-potongan, penetapan ketentuan-ketentuan dalam menghadapi para penunggak, pelaksanaan administrasi yang berhubungan dengan penarikan kredit.

 

Mengelola Piutang dengan Jurnal

Piutang tak tertagih menjadi salah satu penyebab kerugian di dalam perusahaan karena bisa menghambat proses pemasukan keuangan ke dalam perusahaan. Oleh karena itu diperlukan manajemen piutang yang baik dan tepat agar perusahaan tidak mengalami kerugian.

Sebagai software akuntansi, Jurnal juga menyediakan fitur untuk membantu pemilik usaha mengelola piutang dengan tepat. Hal ini tentu saja memudahkan pemilik usaha untuk lebih teliti tentang mengelola piutang. Berikut beberapa tips yang bisa dipelajari:

a. Atur Maksimal Jumlah Piutang

Tidak dibayarnya piutang secara keseluruhan adalah salah satu risiko yang mungkin terjadi jika Anda tidak menyeleksi pelanggan dengan tepat atau memberikan jumlah piutang yang terlalu besar. Hal ini tentu dapat menyebabkan arus kas perusahaan Anda berjalan dengan tidak baik. Dan jika tidak segera diatasi dapat membuat kerugian hingga kebangkrutan. Untuk mengurangi risiko ini, Anda dapat memberikan limit piutang kepada pelanggan. Dengan Jurnal, Anda dapat menentukan limit piutang yang bisa Anda berikan.

 

1. Masuk ke menu ‘Pelanggan’, dan klik ‘Buat Pelanggan Baru’

2. Isi seluruh data pelangggan dan aktifkan piutang maksimal dengan mengisi jumlah nominal limit piutang yang ingin Anda berikan ke pelanggan tersebut. Kemudian klik ‘Buat Pelanggan Baru’.

3. Anda juga dapat mengaktifkan limit piutang maksimal pelanggan lama Anda. Cobalah pilih pelanggan yang ingin Anda berikan limit piutang.

 

4. Kemudian klik ‘Ubah Pelanggan’.

 

5.  Aktifkan piutang maksimal dengan mengisi jumlah nominal limit piutang yang ingin Anda berikan ke pelanggan tersebut. Kemudian klik ‘Buat Pelanggan Baru’.

 

b. Kirim Invoice Reminder

Untuk menghindari piutang tak tertagih, salah satu hal penting yang harus dilakukan perusahaan adalah menagih piutang yang akan jatuh tempo. Dengan menggunakan Jurnal sebagai software akuntansi online, Anda juga dapat membuat invoice reminder (pengingat). Dengan mengaktifkan invoice reminder, pelanggan akan menerima email secara otomatis berupa invoice/faktur penjualan yang akan jatuh tempo. Anda dapat mengatur invoice reminder sebelum, setelah, atau pada saat jatuh tempo. Untuk mengatur invoice reminder, ikuti caranya di bawah ini.

 

1. Masuk ke menu ‘Setting’, klik tab ‘Penjualan’, dan pilih ‘Pengingat Faktur’.

2. Kemudian aktifkan fitur pengingat faktur dengan menggeser tombol yang tersedia.

3. Kemudian, pada kolom Tipe Faktur, pilih jenis transaksi yang akan dibuatkan pengingat melalui email. Pengingat ini bisa diaktifkan untuk transaksi Faktur Penjualan (Invoice), atau Pemesanan Penjualan (Sales Order) atau Keduanya (Both).

4. Setelah memilih tipe faktur, cobalah atur interval untuk pengingat faktur/invoice. 

5. Dalam mengatur interval pengingat invoice, Anda dapat mengatur template email Anda menggunakan variabel yang tersedia seperti [Nama Perusahaan], [Nama Pelanggan], dan lain sebagainya.

6. Anda juga dapat menyertakan faktur atau invoice dalam bentuk PDF sebagai lampiran pada email.

7. Setelah selesai, klik ‘Simpan’.

8. Untuk mengingatkan pelanggan secara rutin, Anda juga dapat mengirim invoice reminder beberapa kali dengan cara menambahkan interval pengingat.

9. Anda juga dapat mengatur syarat dan kondisi untuk mengirimkan email pengingat ini kepada pelanggan dengan 3 pilihan, yaitu:

 

– Total di bawah: Diisi jika Anda mengisikan angka Rp10.000 seperti pada gambar, artinya sistem tidak akan mengirimkan pengingat lewat email jika nominal sisa tagihan faktur/pemesanan penjualan di bawah angka Rp10.000.

– Pelanggan: Diisi ketika Anda ingin membuat pengecualian terhadap pelanggan. Di mana, sistem tidak akan mengirimkan pengingat lewat email kepada pelanggan tertentu.

– Faktur: Diisi ketika Anda ingin membuat pengecualian terhadap nomor faktur/pemesanan penjualan mana saja yang tidak dikirimkan pengingat lewat email.

Dengan lebih teliti mengelola piutang, tentunya perusahaan akan lebih lancar mendapat pemasukan dan tidak perlu tersendat untuk urusan produksi.

Artikel telah diedit dan mendapat revisi.


PUBLISHED26 Feb 2019
Novia Widya Utami
Novia Widya Utami

SHARE THIS ARTICLE: