Pengertian dan Jenis Faktur dalam Kegiatan Bisnis Kenali apa itu pengertian, fungsi, dan jenis jenis faktur dalam kegiatan bisnis, akuntansi, dan keuangan. Baca penjelasannya di Mekari Jurnal! Ketika Anda melakukan transaksi bisnis, biasanya Anda akan menerima dokumen yang berisi rincian transaksi antara penjual dan pembeli seperti jumlah nominal yang harus dibayarkan, metode pembayaran, dan detail lainnya Dokumen ini dikenal dengan istilah faktur. Ada berbagai jenis faktur yang umumnya digunakan dalam kegiatan bisnis seperti faktur penjualan dan pembelian hingga faktur pajak. Nah, untuk itu, mari kita bahas apa saja fungsi dari faktur dan jenis-jenis yang umum digunakan. Apa itu Faktur? Pengertian atau arti dari faktur adalah sebuah dokumen komersial dimana didalamnya merinci transaksi yang terjadi antara pembeli dan penjual, baik itu secara tunai ataupun kredit. Dokumen ini juga dikenal atau disebut dengan nama buku kwitansi, tagihan atau invoice penjualan pada masyarakat umum. Biasanya dokumen ini dibuat dalam format hardcopy dan tercetak pada kertas, lengkap dengan beberapa salinan untuk dipegang oleh penjual ataupun pembeli. Misalnya saja, ketika terjadi transaksi pembelian secara kredit, dokumen ini akan merinci informasi ketentuan dan kesepakatan serta memberikan detail info mengenai metode pembayaran yang tersedia untuk transaksi ini. Jadinya masing masing pembeli dan penjual akan memiliki dokumen ini sebagai catatan transaksi yang bisa digunakan untuk pencatatan atau kebutuhan laporan. Dengan menggunakan aplikasi Mekari Jurnal, Anda dapat membuat faktur atau invoice secara otomatis dengan template profesional. Buktikan dengan coba gratis Mekari Jurnal sekarang! Fungsi Faktur Faktur memiliki banyak fungsi strategis yang menjadikannya lebih dari sekadar dokumen administratif. Dalam dunia usaha, keberadaan faktur memberikan kejelasan dan legitimasi pada setiap transaksi penjualan. Berikut beberapa fungsi utama dari faktur yang perlu dipahami secara mendalam: 1. Sebagai Bukti Transaksi Resmi dan Sah Fungsi pertama dan paling mendasar dari faktur adalah sebagai bukti sah atas transaksi yang terjadi antara penjual dan pembeli. Faktur mencatat secara detail apa yang dijual, berapa jumlahnya, berapa harganya, dan kepada siapa barang atau jasa tersebut dijual. Dokumen ini sangat penting dalam proses pembukuan akuntansi karena menjadi dasar pencatatan pendapatan dan piutang perusahaan. Dengan faktur, setiap transaksi dapat dicatat dengan tepat dalam laporan keuangan dan menjadi acuan saat proses audit dilakukan. 2. Digunakan Sebagai Laporan Penerimaan Barang Faktur juga menjadi dokumen pendukung atas laporan penerimaan barang oleh pembeli. Saat barang diterima, pembeli dapat mencocokkan detail barang di faktur dengan barang yang dikirim untuk memastikan tidak terjadi kesalahan atau ketidaksesuaian. Ini sangat penting dalam pengelolaan gudang dan inventaris. Ketidaksesuaian antara faktur dan barang dapat segera diketahui dan ditindaklanjuti, seperti dengan membuat laporan retur atau penggantian. 3. Menjadi Arsip Penting untuk Administrasi Keuangan Faktur merupakan arsip dokumen keuangan yang wajib disimpan, baik oleh pihak penjual maupun pembeli. Dokumen ini menyimpan berbagai informasi penting seperti data pelanggan, rincian transaksi, dan termin pembayaran yang sangat berguna untuk pengelolaan bisnis ke depan. Penyimpanan arsip faktur juga sangat krusial dalam konteks pelaporan pajak dan pertanggungjawaban hukum. Dalam kasus perselisihan atau audit pajak, faktur akan menjadi bukti transaksi yang tidak terbantahkan. 4. Menyimpan Informasi Tagihan dan Termin Pembayaran Faktur memuat informasi mengenai jumlah tagihan dan batas waktu pembayaran (termin). Ini menjadi acuan pembeli untuk mengetahui berapa yang harus dibayar, kapan tenggat waktunya, dan bagaimana proses pembayarannya dilakukan. Dengan faktur, proses penagihan menjadi lebih sistematis dan profesional. Penjual dapat melacak piutang yang belum dibayar dan mengelola arus kas secara lebih baik. Di sisi pembeli, faktur membantu dalam perencanaan keuangan dan pengelolaan utang usaha. 5. Menjadi Referensi dalam Penjualan Kembali Produk Faktur juga sering digunakan sebagai dokumen referensi untuk penjualan kembali (resale). Misalnya, pedagang grosir yang membeli produk dari pabrik dapat menggunakan faktur sebagai bukti harga pokok dan syarat pembelian saat menjual kembali produk tersebut kepada pihak lain. Faktur ini juga menjadi dasar dalam menentukan margin keuntungan dan menyusun strategi penjualan ulang. 6. Sebagai Bukti Hukum yang Sah Dalam kasus perselisihan atau sengketa bisnis, faktur memiliki kekuatan hukum sebagai bukti tertulis. Apabila pembeli tidak memenuhi kewajiban pembayaran, penjual dapat menggunakan faktur sebagai dasar untuk menuntut penyelesaian secara hukum. Dokumen ini menunjukkan kesepakatan antara kedua belah pihak mengenai produk, harga, serta syarat dan ketentuan lainnya, menjadikannya alat perlindungan hukum yang sangat penting. 7. Alat Analisis Pola Pembelian Konsumen Faktur juga memberikan manfaat dari sisi analisis data. Dengan mengamati faktur-faktur terdahulu, perusahaan dapat mengidentifikasi pola pembelian konsumen, termasuk jenis barang yang paling laku, waktu pembelian paling aktif, hingga jumlah rata-rata pembelian. Data ini sangat berguna untuk merancang strategi pemasaran ke depan, seperti menentukan waktu terbaik untuk melakukan promosi, bundling produk, atau memberikan diskon. Apa Saja Komponen Pembentuknya? Seperti dokumen pada umumnya, dokumen ini memiliki beberapa komponen yang menunjukan kalau ini adalah sebuah dokumen komersial yang sah. Selain fungsi, faktur juga harus disusun dengan struktur yang sistematis dan lengkap. Faktur yang tidak memenuhi komponen tertentu berisiko tidak diakui secara hukum dan tidak valid dalam administrasi akuntansi. Berikut adalah komponen-komponen penting yang wajib ada dalam setiap faktur: 1. Nomor Faktur Setiap faktur harus memiliki nomor unik yang menjadi identifikasi transaksi tersebut. Nomor ini digunakan untuk pelacakan, pencatatan, dan pengarsipan internal maupun eksternal. Penomoran faktur biasanya dilakukan secara kronologis untuk memudahkan audit dan referensi di kemudian hari. 2. Informasi Penjual Bagian ini memuat nama perusahaan, alamat, nomor telepon, alamat email, dan logo perusahaan. Informasi ini berfungsi sebagai identitas resmi penjual dan memastikan bahwa pembeli tahu dengan siapa mereka bertransaksi. Informasi kontak yang lengkap juga memudahkan pembeli menghubungi penjual apabila terjadi kendala dengan barang atau jasa yang diterima. 3. Syarat dan Ketentuan Pembayaran Faktur harus menjelaskan apakah transaksi dilakukan secara tunai, kredit, atau cicilan. Selain itu, informasi tentang rekening bank tujuan pembayaran, batas waktu pembayaran, dan denda keterlambatan jika ada juga harus dicantumkan secara jelas. Ketentuan ini sangat penting untuk menghindari kesalahpahaman antara penjual dan pembeli mengenai tata cara pembayaran. 4. Informasi Diskon dan Potongan Harga Jika penjual memberikan diskon dalam transaksi, maka nilai diskon tersebut harus dicantumkan dalam faktur, baik dalam bentuk nominal maupun persentase. Ini akan memberikan transparansi kepada pembeli dan memastikan bahwa harga yang dibayar sudah sesuai. 5. Rincian Pembayaran Bagian ini mencakup harga per unit barang, jumlah barang, subtotal, pajak, biaya pengiriman, serta total akhir yang harus dibayar. Informasi yang jelas dan rinci akan membantu kedua belah pihak memahami kewajiban pembayaran secara lengkap. Jika ada uang muka yang sudah dibayar sebelumnya, maka itu juga harus dicatat dalam faktur sebagai pengurang dari total pembayaran. 6. Biaya Tambahan Faktur yang baik juga menyebutkan biaya-biaya lain yang relevan, seperti biaya pengiriman, biaya penanganan, dan pajak (misalnya PPN atau PPh). Seluruh informasi ini membantu pembeli memahami seluruh struktur harga yang dibebankan. 7. Tanggal-Tanggal Penting Faktur harus mencantumkan tanggal penerbitan, tanggal jatuh tempo, dan jika berlaku, durasi kredit. Penulisan tanggal ini membantu dalam manajemen kas, pelaporan keuangan, serta memastikan bahwa proses pembayaran berjalan sesuai jadwal. Baca juga: Download Gratis Contoh Template Invoice Format Excel Jenis Jenis Faktur Di bawah ini adalah jenis jenis faktur yang digunakan sebagai bukti transaksi bisnis, apa saja itu? 1. Faktur Biasa Yaitu jenis dokumen yang umum digunakan dalam transaksi yang bersifat sederhana dalam kehidupan sehari-hari atau dalam traksaksi jual beli. Biasanya diberikan pada transaksi secara umum dan memiliki sistem yang sederhana. 2. Proforma Invoice Bagi yang belum tahu, apa itu proforma invoice? Faktur proforma adalah jenis dokumen yang bersifat sementara yang diberikan sebelum penyerahan barang secara keseluruhan. Artinya, dokumen ini digunakan sebagai pengganti sementara dikarenakan barang yang diterima oleh konsumen dikirimkan dengan cara bertahap atau terpisah. Selain itu, dokumen ini diberikan karena pembeli membeli barang, tetapi barang belum diterima secara utuh atau keseluruhan. Apabila seluruh barang yang dipesan telah diterima secara utuh, maka proforma invoice ini akan diganti dengan yang utuh atau biasa. 3. Commercial Invoice Disebut juga sebagai commercial invoice dapat dibilang lebih rumit daripada yang biasa. Ini adalah jenis yang dibuat khusus untuk melakukan perdagangan luar negeri atau ekspor impor. Dokumen ini, harus mendapatkan legalisasi oleh perwakilan negara tujuan pengimpor, yaitu atase perdagangan, kantor konsuler, dan kedutaan besar negara pengimpor yang berkedudukan di negara pengekspor. 4. Invoice Barang Dokumen yang satu ini berisi daftar barang yang dibeli oleh konsumen. Terkadang, penjual juga menyertakan harga. Biasanya, digunakan oleh para kurir untuk mengirimkan barangnya. 5. Invoice Jasa Merupakan sebuah dokumen penagihan atas jasa yang telah disediakan penyedia kepada pengguna. Misalnya, pengguna internet, hosting web dan lain-lain. Biasanya, berisi daftar jasa yang telah diberikan beserta harga dan cara pembayarannya. 6. Faktur Pajak Merupakan jenis yang dikeluarkan oleh instansi pajak. Sesuai dengan namanya, ini berisi bukti pungutan pajak PKP yang melakukan penyerahan Barang Kena Pajak atau penyerahan Jasa Kena Pajak. Dibawah ini merupakan faktur pajak menggunakan aplikasi Klikpajak: 7. Invoice Penjualan Faktur penjualan adalah sebuah bukti yang penjual berikan kepada pembeli atas barang atau jasa yang dijualnya. Biasanya diberikan oleh penjual saat barang telah sampai pada tujuan atau tempat pembeli. Berikut contoh faktur penjualan yang umumnya sering digunakan. 8. Invoice Pembelian Faktur pembelian adalah sebuah bukti yang menyatakan bahwa barang atau jasa yang dibeli sesuai dengan keinginan pembeli. Ini berisi detail barang atau jasa serta harga tagihan yang harus dilunasi oleh konsumen atau pembeli. 9. Invoice Penagihan Merupakan dokumen yang bertujuan untuk menagih biaya yang harus dibayarkan oleh pembeli baik itu barang ataupun jasa. Baca juga: Contoh Surat Tagihan, Apa Saja Komponen di Dalamnya? Apa Itu Bon Faktur? Bon faktur atau tagihan yaitu adalah rincian pengiriman barang yang didalamnya terdapat catatan daftar barang, harga serta lainnya yang berhubungan dengan pembayaran. Adapun di setiap pembayaran ini mempunyai bukti transaksi yang berbeda yang sesuai dengan kebutuhannya. Jadi secara umum dokumen ini adalah bukti surat dagang yang berisikan rincian barang yang dikirim ke pihak tertentu. Dokumen ini dapat diartikan juga sebagai bukti surat dagang yang isinya barang-barang yang akan dikirim ke pihak tertentu. Sehingga fungsinya sangat penting sekali untuk kebutuhan bisnis. Karena ini adalah bukti pembelian barang dengan cara tunai. Selain itu, bon faktur disebut juga dengan nota atau buku penagihan. Umumnya cara pembuatannya diisi dengan 2 rangkap. Mengapa bon faktur dibuat rangkap 2? Hal ini karena lembaran pertama dari bon faktur diberikan untuk pembeli, sedangkan lembar kedua diberikan untuk penjual. Pembuatan Faktur secara Umum Setelah mengetahui pengertian dan jenis jenis faktur, selanjutnya akan dibahas mengenai cara pembuatan dokumen ini secara umum. Biasanya pembuatan invoice dilakukan rangkap 3 (tiga). Salinan lembaran pertama faktur asli yang berwarna putih diserahkan kepada pembeli. Salinan lembar kedua disimpan penjual setelah ditandatangani pembeli dan akan dijadikan lampiran saat penagihan dikemudian hari. Sedangkan salinan ketiga disimpan di dalam buku. Berikut ini adalah tahapan pembuatan bon faktur secara umum, antara lain: Mengisi data supplier. Mengisi data detail produk. Memasukkan data pembeli. Menambahkan informasi tambahan, jika ada. Membuat catatan pengiriman. Baca juga: Nota Toko: Pengertian, Cara Membuat, dan Contoh Kelola Dokumen Ini Lebih Mudah Dengan Aplikasi Mekari Jurnal Dengan menggunakan software nota seperti Mekari Jurnal, Anda dapat membuat invoice secara mudah dan cepat. Untuk faktur, gunakan fitur faktur pada aplikasi Mekari Jurnal. Tersedia 11 tamplate desain profesional yang dapat disesuaikan dengan keperluan bisnis Anda. Anda juga dapat mengirimkan secara langsung kepada pelanggan dengan cepat dan mudah. Selain itu, invoice pada aplikasi Jurnal dapat dibuat secara otomatis juga dapat digunakan menjadi faktur pajak. Temukan informasi lengkapnya pada penjelasan tentang fitur aplikasi Mekari Jurnal di sini. Saya Mau Coba Gratis Mekari Jurnal Sekarang! atau Konsultasi dengan Sales Mekari Jurnal Sekarang! Pertanyaan yang Sering Diajukan Seputar Faktur Masih bingung tentang dokumen ini? Simak pertanyaan dan jawabannya berikut untuk lebih memahami tentang faktur: Apa yang dimaksud dengan faktur? Faktur atau dikenal juga sebagai invoice adalah sebuah dokumen komersial dimana didalamnya merinci transaksi yang terjadi antara pembeli dan penjual, baik itu secara tunai ataupun kredit. Isi faktur memuat apa saja? Dokumen ini berisi informasi seperti nomor, kontak penjual, produk yang terjual, rincian dan ketentuan pembayaran, biaya atau harga, serta tanggal. Faktur dibedakan menjadi apa saja? Jenis invoice dapat dibedakan menjadi faktur pembelian, penjualan, komersial, proforma, pajak, jasa, barang, dan lainnya. Siapa yang menerima faktur? Konsumen atau pihak pembeli akan menerima faktur dari pihak penjual. Namun, pihak penjual juga akan menyimpan salinan dari dokumen ini sebagai bukti transaksi. Apa perbedaan antara faktur dan kuitansi? Umumnya faktur digunakan sebagai bukti transaksi, sedangkan kwitansi adalah tanda bukti bahwa si penjual telah menerima uang. Selain itu, perbedaannya juga terdapat pada jumlah rangkap atau salinan dimana invoice biasanya berisi 3 rangkap, sedangkan kuitansi hanya 2 rangkap. Apakah faktur termasuk utang? Ya, jika Anda adalah pembeli, maka nilai transaksi dalam faktur akan menjadi utang usaha yang harus dibayarkan. Di atas adalah penjelasan tentang apa itu yang dimaksud dengan faktur, jenis jenis, contoh, dan dokumen ini digunakan untuk apa saja. Semoga informasi ini bisa bermanfaat, dan silahkan untuk membagikannya ke sosial media.
