Cara Membuat Buku Besar Akuntansi Dengan Studi Kasus

Bagaimana cara membuat atau posting buku besar baik dalam bentuk T, skontro, dan staffle serta contoh pencatatan entri jurnal yang tepat? Berikut ulasannya di blog Mekari Jurnal!

Buku besar adalah catatan yang berisi kumpulan data transaksi historis yang termuat pada jurnal umum dan jurnal khusus.

Laporan ini menampilkan riwayat transaksi dan saldo keuangan pada suatu periode akuntansi

Sebenarnya, cara membuat buku besar atau dikenal juga dengan istilah posting baik itu bagi akuntansi perusahaan dagang, jasa, ataupun manufaktur bisa terbilang sederhana.

Namun, hal ini akan menjadi sulit ketika suatu bisnis memiliki volume transaksi bisnis yang tidak sedikit.

Buku besar akan berfungsi sebagai sumber data untuk membuat laporan keuangan perusahaan di akhir periode.

Dasar-dasar Yang Perlu Dipelajari Sebelum Mulai Membuat Buku Besar Dalam Akuntansi

Isi

Buku besar terdiri dari 3 bagian. Pertama merupakan piutang usaha yaitu catatan harian penjualan, penerimaan perusahaan, dan faktur yang belum dibayar klien.

Kedua, utang usaha yaitu catatan harian pembelian dan faktur perusahaan yang masih harus dibayar.

Ketiga, penggajian yaitu catatan kompensasi setiap karyawan, cek yang ditulis untuk membayar karyawan dan pajak penggajian terkait.

Intinya, buku besar seperti buku besar pembantu akan memasukkan segala kegiatan transaksi keuangan sebuah perusahaan.

Tahukah Anda kalau aplikasi akuntansi online Mekari Jurnal bisa memudahkan Anda mengelola keuangan perusahaan secara lebih praktis dan akurat. Buktikan dengan coba gratis aplikasi Mekari Jurnal dengan klik pada tombol atau banner di bawah ini.

Saya Mau Coba Gratis Mekari Jurnal Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Mekari Jurnal Sekarang!

Proses pencatatan 

Pembuatan catatan dalam buku besar dibuat dengan sistem entri ganda.

Jika semua proses pencatatan tersebut dimasukkan dengan benar, maka buku besar perusahaan akan seimbang.

Keseimbangan terbaca jika saldo ditambahkan ke setiap akun maka totalnya akan menjadi nol.

Selain itu, dibuat pula akun neraca yang di dalamnya terdapat pencatatan secara rinci.

Pada akun tersebut juga terdapat halaman terpisah untuk pencatatan setiap aset yang dibeli.

Hal itu menunjukkan penyusutan untuk setiap aset di halaman yang berdekatan.

Terdapat halaman untuk setiap hutang dan pinjaman, juga terdapat banyak entri rangkap antara jurnal dan buku besar seperti buku besar pembantu.

Kelemahan buku besar

Sayangnya, buku besar akuntansi memiliki kelemahan. Kesalahan seringkali terjadi ketika proses pencatatan secara manual sehingga tidak didapatkan keseimbangan dalam buku ini.

Hal ini merugikan karena kemudian banyak waktu yang terbuang hanya untuk mencari penyebab tidak seimbangnya catatan buku secara manual.

Selain itu, buku besar akuntansi berbentuk fisik yang semakin dianggap kuno itu tidak memiliki banyak detail dalam akun pendapatan dan pengeluaran.

Pencatatan dengan sistem manual juga dianggap kurang efektif dan efisien di era yang serba cepat ini.

Mekari Jurnal merupakan salah satu aplikasi akuntansi yang dapat membantu Anda dalam mengelola keuangan, mulai dari pencatatan keuangan hingga pembuatan laporan keuangan.

Selain itu, aplikasi pembukuan keuangan dari Mekari Jurnal juga dapat membantu Anda dalam mengelola dan memastikan kegiatan bisnis berjalan lebih produktif.

Daftar sekarang dan dapatkan free trial selama 7 hari.

Baca juga: Pengertian, Cara Membuat dan Contoh Neraca Lajur

Cara Pembuatan Beberapa Macam Buku Besar

Pada dasarnya terdapat beberapa jenis atau macam-macam buku besar dalam akuntansi yaitu adalah:

Cara Membuat Buku Besar Umum

Buku besar umum yaitu semua perkiraan yang ada dalam suatu periode tertentu seperti kas, piutang usaha, persediaan utang usaha dan modal.

Perkiraan-perkiraan ini saling berdiri sendiri dan berfungsi mengikhtisarkan pengaruh transaksi terhadap perubahan aktiva, kewajiban, dan modal perusahaan.

Pencatatan ke buku besar umum dilakukan secara berkala atau setiap akhir bulan berdasarkan jurnal khusus atau hasil rekapitulasi jurnal khusus.

Posting adalah proses memindahkan catatan dari jurnal ke buku besar.

Adapun langkah-langkah melakukan posting (memindah bukukan) dari jurnal khusus ke buku besar umum adalah sebagai berikut.

a. Menutup jurnal khusus dengan cara menjumlahkan angka dalam kolom masing-masing perkiraan.

b. Memindahkan ke dalam buku besar dari hasil penjumlahan tersebut sesuai dengan perkiraan yang digunakan, baik sebelah debit maupun sebelah kredit.

c. Mengisi kolom ref pada jurnal khusus dengan memberi tanda cek atau nomor kode perkiraan, dan mengisi kolom ref pada buku besar dengan nomor halaman jurnal.

• Jurnal Penerimaan Kas diberi kode JKM.
• Jurnal Pengeluaran Kas diberi kode JKK.
• Jurnal Penjualan diberi kode JP.
• Jurnal Pembelian diberi kode JB.
• Jurnal Umum diberi kode JU.

d. Tanggal posting yang digunakan yaitu tanggal akhir bulan yang bersangkutan.

e. Bentuk buku besarnya sama dengan bentuk yang lazim dipergunakan.

Cara Membuat Buku Besar Pembantu

Buku besar pembantu sering disebut juga buku tambahan, yaitu sekelompok rekening yang khusus mencatat perincian piutang usaha dan utang usaha yang berfungsi memberi informasi yang lebih mendetail.

Buku besar pembantu dibagi menjadi dua jenis yaitu:

a. Buku Besar Pembantu Piutang Usaha

Buku besar pembantu piutang usaha disediakan khusus untuk merinci langganan kredit, kepada siapa sajakah perusahaan melakukan transaksi penjualan kredit, di mana alamatnya dan berapa jumlahnya.

Dalam buku piutang, keadaan tagihan kepada tiap langganan dicatat dalam daftar-daftar tersendiri.

Perubahan piutang secara keseluruhan dicatat pada perkiraan piutang di buku besar umum, sebagai perkiraan induk.

Sedangkan perubahan kepada masing-masing langganan dicatat pada perkiraan masing-masing dalam perkiraan buku besar pembantu piutang.

b. Buku Besar Pembantu Utang

Buku besar pembantu utang disediakan untuk mencatat masing-masing pemasok secara terperinci yang banyaknya ditentukan oleh banyaknya pemasok yang memberikan pinjaman kredit, baik berupa barang dagangan maupun aktiva lainnya.

Dalam buku utang, keadaan utang pada setiap pemasok juga dicatat dalam daftar-daftar tersendiri.

Perubahan utang secara keseluruhan dicatat pada perkiraan utang dalam buku besar umum.

Sedangkan perubahan kepada masing-masing pemasok, dicatat pada perkiraan masing-masing dalam buku besar pembantu utang.

Tahukah Anda bahwa software akuntansi online terbaik Mekari Jurnal dapat memudahkan Anda untuk membuat laporan buku besar perusahaan? Buktikan dengan coba gratis Mekari Jurnal sekarang!

Cara Membuat Berbagai Bentuk Buku Besar Dalam Akuntansi

Sebelum masuk ke bagian cara membuat dan contoh buku besar perusahaan dagang, ada beberapa bentuk dari pencatatan akuntansi ini yang perlu Anda pahami terlebih dahulu, yaitu adalah:

1. Buku Besar Bentuk T

Buku besar perusahaan dengan bentuk T dalam akuntansi atau keuangan merupakan salah satu bentuk yang paling sederhana di mana bentuknya terlihat seperti huruf T besar.

Di sebelah kanan menunjukan sisi kredit, di sebelah kiri menunjukan sisi debit.

Bentuk juga fungsi dari buku ini cukup sederhana dan mudah.

Nama akun diletakkan pada sisi kiri atas dan kode akun diletakkan di sisi kanan atas.

Jumlah akun dan transaksi yang dicatat berbeda-beda untuk setiap perusahaan.

Tergantung pada jenis perusahaan dan jenis transaksi yang terjadi dalam satu periode perusahaan.

Jenis ledger dengan bentuk T tetap memiliki kesamaan meskipun akun yang dicatat berbeda.

Kesamaannya yaitu format tanggal, debit, kredit, dan nama dan nomor akun, total di akhir jumlahnya.

Baca juga: Contoh Pembukuan dalam Akuntansi, Temukan di Sini!

2. Buku Besar Bentuk Skontro

Bentuk skontro biasa disebut bentuk dua kolom.

Skontro sendiri artinya adalah sebelah atau dibagi dua yaitu kanan dan kiri atau debet dan kredit.

Fungsi dari buku besar bentuk skontro cukup penting dan sering digunakan dalam perusahaan.

Skontro adalah merupakan salah satu bentuk buku besar akuntansi perusahaan yang cukup mudah namun tetap detail dalam setiap catatan transaksi dan nominalnya.

3. Bentuk Staffle Berkolom Saldo Tunggal

Buku besar bentuk staffle berkolom saldo tunggal biasanya digunakan dalam perusahaan yang memiliki banyak jumlah transaksi.

Kolom saldo digunakan untuk menuliskan hasil setelah terjadi transaksi debet atau kredit.

Ini akan lebih memudahkan jika jumlah transaksi yang terjadi banyak dalam satu periode.

4. Bentuk Staffle Berkolom Saldo Rangkap

Pengertian dari buku besar bentuk staffle berkolom ganda adalah bentuk yang menyerupai kolom saldo tunggal.

Yang membedakan dari bentuk staffle berkolom tunggal hanyalah dalam kolom saldo, dibagi menjadi 2 kolom lagi yaitu kolom debet dan kolom kredit.

Akun di dalam General Ledger

Daftar lengkap akun-akun yang muncul dan digunakan di jurnal umum dan entri ledger disebut Chart of Account (CoA).

Dalam cara membuat buku besar, setiap akun-akun aktif dari daftar CoA disusun secara rapi.

Akun-akun diberi nomor yang berurutan sesuai dengan jenis dari akun itu sendiri.

Sebagai contoh, karena akun kas, piutang, dan persediaan merupakan bagian dari aset lancar, maka umumnya setiap akun dalam buku besar tersebut diberi angka awal”1″.

Lalu untuk akun seperti bangunan, kendaraan, dan akumulasi penyusutannya yang merupakan bagian dari aset tetap umumnya diberi angka awal “2”, dan seterusnya.

Setiap akun memiliki nilai saldo yang dapat naik atau turun saat transaksi terjadi.

Ringkasan akun dalam buku besar menunjukkan segala aktivitas transaksi untuk suatu periode yang mempengaruhi nilai saldo tiap akun tersebut.

Jawaban untuk pertanyaan seperti “Berapa saldo akun kas saat ini?” atau, “Apakah pendapatan penjualan lebih besar dari pengeluaran?” Dapat ditemukan di dalam ringkasan akun ledger.

Selain itu, Akun-T membantu pembaca untuk melihat ringkasan transaksi yang terjadi dan nilai saldo akhir pada suatu periode di satu akun.

Seperti yang disebutkan sebelumnya, masing-masing akun mempunyai sifat dasar masing-masing terkait sistem pembukuan double entry – pencatatan debit dan kredit.

Akun Kas Tunai di atas merupakan salah satu bagian dari akun Aset, di mana akun Aset memiliki sifat atau saldo normal di posisi debit.

Maka itu, setiap terjadi transaksi debit terkait akun Kas, maka itu akan menambah nilai saldo Kas itu sendiri.

Sebaliknya, jika ada transaksi kredit terkait akun Kas, maka itu akan mengurangi nilai saldo Kas itu sendiri.

Berikut daftar lengkap terkait sifat atau saldo normal dari masing-masing akun yang ada di buku besar dan laporan keuangan akuntansi:

Studi Kasus Cara Membuat Buku Besar Akuntansi Perusahaan Dagang

Bagaimana cara membuat buku besar akuntansi perusahaan dagang? Berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Sediakan template/format buku besar, baik itu secara manual atau menggunakan lembaran kerja pada Ms. Excel.
2. Masukan entri jurnal sesuai dengan tanggal dan kolom transaksi.
3. Tulis saldo awal akun pada kolom buku yang dapat diambil dari laporan neraca akhir tahun.
4. Isi keterangan transaksi
5. Tulis nomor referensi sesuai dengan jenis jurnal
6. Masukkan nilai transaksi pada kolom debit ataupun debit.
7. Jumlahkan saldo dari tiap transaksi untuk memperoleh saldo akhir buku besar.

Baca Juga : Tahapan Pencatatan Transaksi Keuangan Menjadi Buku Besar

1. Pencatatan Entri Jurnal Umum dan Posting ke Buku Besar

Untuk lebih memahami bagaimana cara membuat buku besar perusahaan dagang , perhatikan contoh soal di bawah ini:

Sebelum masuk kepada entri Jurnal, asumsikan PT Hujan memiliki daftar CoA berikut ini:

Pada tanggal 1 Desember 2021, PT Hujan menjual produk dagangnya kepada dua pelanggan secara kredit.

Pelanggan pertama membeli produk PT Hujan dengan nilai barang sejumlah Rp 4.000.000.

Sedangkan pelanggan kedua membeli produk PT Hujan dengan nilai barang sejumlah Rp 3.500.000.

PT Hujan kemudian mengirimkan barang pesanan kedua pelanggan pada tanggal 2 Desember 2021.

2. Entri Jurnal Perusahaan Dagang PT Hujan Tanggal 1 dan 2 Desember 2021

3. Entri Jurnal Perusahaan Dagang PT Hujan 5 Desember 2021

Pada tanggal 5 Desember 2021, PT Hujan membeli alat-alat kantor secara kredit dengan nilai transaksi sejumlah Rp 1.500.000.

4. Entri Jurnal PT Hujan 15 Desember 2021

Pada tanggal 15 Desember 2021, PT Hujan menerima pelunasan atas penjualan kredit yang dilakukan oleh pelanggan pertama pada tanggal 1 desember 2021 sebelumnya.

Ditambah PT Hujan melunasi utang atas pembelian alat-alat kantor yang dilakukan pada tanggal 5 Desember 2021.

5. Entri Jurnal PT Hujan 30 dan 31 Desember 2021

Pada tanggal 30 Desember 2018, pelanggan kedua melunasi pembeliannya kepada PT hujan atas transaksi yang terjadi pada tanggal 1 Desember 2021 sebelumnya.

Lalu terdapat pelanggan ketiga yang memesan produk PT Hujan dan membayar secara tunai dengan nilai transaksi sejumlah Rp 2.000.000.

Terakhir pada tanggal 31 Desember 2021, alat-alat kantor telah habis terpakai dengan nilai sejumlah Rp 600.000.

Berikut Jurnal untuk transaksi tanggal 30 dan 31 Desember 2021:

Jurnal umum tidak menunjukkan secara langsung dan komprehensif berapa jumlah keuntungan atau kerugian yang dialami perusahaan.

Gambaran itu tidak sepenuhnya terlihat sampai suatu periode akuntansi berakhir dan saldo akun disatukan dalam laporan laba rugi.

Namun, gambaran itu menjadi lebih jelas ketika entri jurnal di atas dimasukkan ke buku besar

Laporan ini merangkum transaksi dari Jurnal dan menunjukkan nilai saldo debit dan kredit dari masing-masing akun.

Baca juga: Buku Kas: Pengertian, Jenis, dan Manfaat

Studi Kasus Cara Membuat Buku Besar / Ledger Akuntansi

Langkah kedua dalam siklus akuntansi adalah memposting entri Jurnal Umum ke Buku Besar.

Awalnya, ketika entri Jurnal dan postingan  dilakukan secara manual – ditulis tangan – data dari Jurnal hanya diposting ke ledger hanya pada waktu tertentu.

Itu berarti bahwa nilai saldo akhir suatu akun hanya diketahui setelah postingan dilakukan secara manual.

Namun pada saat ini dengan menggunakan software akuntansi terkini, postingan dari Jurnal Umum ke Buku Besar dilakukan secara otomatis dan realtime.

Dengan demikian, saldo akun dari setiap transaksi bisnis akan selalu ter-update setiap saat.

Kembali kepada contoh transaksi yang dilakukan oleh PT Hujan, berikut ringkasan terkait entri jurnal umum yang dilakukan ke dalam buku besar perusahan dagang: 

Download Contoh Buku Besar dalam Format Excel

Ledger adalah salah satu bagian penting dalam sistem akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi bisnis secara rinci.

Berikut adalah contoh sederhana ledger untuk beberapa akun dalam bisnis fiktif:

Studi Kasus Cara Membuat Buku Besar Perusahaan Dagang PT Sejahtera Jaya

Dalam contoh di atas, kita memiliki beberapa akun yang dicatat dalam Buku Besar, seperti “Kas,” “Pembelian Barang,” “Hutang Usaha,” “Penjualan Barang,” “Gaji Karyawan,” dan “Pembelian Perlengkapan.”

Setiap transaksi dicatat dengan tanggal, keterangan, dan jumlah Debet atau Kredit sesuai dengan jenis transaksi tersebut.

Buku ini membantu bisnis untuk melacak dan memantau perubahan dalam akun-akun keuangan mereka seiring waktu, yang nantinya akan digunakan untuk menyusun Laporan Keuangan seperti Laporan Laba Rugi, Neraca, dan Laporan Arus Kas.

Baca juga: Pelajari Berbagai Jenis Laporan Keuangan Lengkap untuk Berbagai Usaha!

Cara Membuat Buku Besar Lebih Mudah dengan Software Akuntansi Mekari Jurnal

Contoh laporan keuangan / ledger dengan menggunakan Mekari Jurnal

Di atas merupakan gambaran umum mengenai cara membuat atau posting buku besar sebagai langkah kedua dalam siklus akuntansi secara sederhana.

Laporan ini merupakan salah satu dokumen penting perusahaan yang tidak bisa diabaikan.

Penulisan harus detail dan jelas agar memudahkan pelaporan transaksi keuangan dalam perusahaan.

Bayangkan jika Anda menjalankan suatu bisnis dengan segudang jenis transaksi dengan cara manual (konvensional).

Dapat dipastikan Anda akan kewalahan dalam membuatnya.

Saat ini, sudah banyak software akuntansi yang memberikan fitur pembuatan ledger sampai tahap pembuatan laporan keuangan secara otomatis dan realtime.

Salah satunya adalah aplikasi Mekari Jurnal, software akuntansi online terbaik yang memberikan fitur-fitur akuntansi lengkap.

Jurnal sebagai aplikasi keuangan perusahaan memberikan kemudahan dalam pembuatan laporan keuangan secara instan.

Anda bisa memonitor kondisi bisnis secara realtime dengan coba gratis Jurnal sekarang!

Oke, Saya Mau Coba Gratis Mekari Jurnal Sekarang!

Untuk memahami dan  implementasinya secara lebih dalam, Anda dapat mengikuti pelatihan dan kelas online Gratis di Mekari University.

Nah, sekarang Anda sudah tahu bagaimana cara membuat, posting entri jurnal, serta contoh buku besar perusahaan atau ledger akuntansi.

Semoga informasi ini bisa bermanfaat untuk Anda yang membutuhkannya.

Jangan lupa untuk dibagikan di sosial media ya.