Nota Pembayaran: Pengertian, Cara Membuat, dan Contoh

Nota: Pengertian, Cara Membuat, dan Contoh — Nota Pembayaran: Pengertian, Cara Membuat, dan Contoh

Berikut ini adalah penjelasan tentang apa itu nota pembayaran, fungsi, cara membuat, dan contoh komponen yang akan dijelaskan oleh Blog Mekari Jurnal!

Para pelaku usaha tentunya sudah tidak asing lagi mengenai nota pembayaran.

Bisanya pembeli minta dibuatkan nota setelah melakukan transaksi jual beli.

Nantinya, nota akan disimpan oleh pembeli sebagai bukti yang resmi dan sah telah membeli barang.

Nota tersebut menjadi bukti apabila di kemudian hari muncul masalah terkait transaksi jual beli yang pernah terjadi.

Pelajari juga bagaimana aplikasi invoice dapat membantu pekerjaan Anda.

Nah, kali ini kami akan mengulas tentang pengertian nota pembayaran dengan lebih terperinci disertai penjelasan tentang fungsi, komponen, cara membuat dan contoh di bawah ini.

Pengertian Nota Pembayaran Adalah

Nota pembayaran adalah bukti dari transaksi pembayaran yang terjadi antara dua orang.

Biasanya, transaksi ini terjadi antara orang dengan perusahaan yang menciptakan transaksi jual beli.

Contohnya, B melakukan pembelian sejumlah barang lalu membayar dua ratus ribu rupiah kepada B.

Selanjutnya, B akan memberikan nota kepada A sebagai bukti bahwa A sudah melakukan pembayaran sejumlah dua ratus ribu rupiah.

Selain berfungsi sebagai bukti transaksi, nota juga berperan sebagai faktor penting yang mendukung proses penyusunan laporan keuangan agar lebih transparan.

Itu karena nota menjadi sarana penguat untuk melakukan pembuktian terjadinya suatu transaksi dalam perusahaan.

Apabila tidak ada bukti yang menguatkan, transaksi dianggap tidak valid.

Oleh sebab itu, penting bagi para pelaku usaha untuk menyimpan nota karena memiliki banyak fungsi bagi perusahaan.

Sehingga ketika terjadi masalah di kemudian hari, maka bisa diberikan nota sebagai bukti adanya transaksi tersebut.

Kelola Usaha Mikro Kecil secara Efektif. Pelajari Fitur Mekari Jurnal Selengkapnya di sini!

Saya Mau Coba Gratis Mekari Jurnal Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Mekari Jurnal Sekarang!

Fungsi Nota Pembayaran Adalah

Nota pembayaran itu hampir sama dengan nota pembelian.

Keduanya sama-sama penting dalam kegiatan transaksi jual beli suatu produk tertentu.

Berikut ini fungsi-fungsi nota pembayaran dalam transaksi jual beli:

1. Acuan lakukan pengecekan

Nota pembayaran dapat digunakan oleh penjual untuk melakukan pengecekan ulang barang yang dibeli dalam kondisi sebenarnya.

Sehingga penjual tahu barang apa saja yang sudah keluar atau ditransaksikan dengan pembeli lewat nota pembayaran tersebut.

Sebaiknya setiap nota diterima harus disimpan/ diarsipkan karena nantinya akan masuk ke dalam rincian laporan keuangan.

2. Bukti transaksi yang sah

Nota pembayaran juga berfungsi sebagai bukti pembelian atau bukti transaksi yang sah.

Oleh karena itu, nota dapat menjadi sarana untuk membuktikan bahwa pembeli sudah membayar barang yang dibeli.

Apabila ada salah satu pihak yang berlaku curang, nota dapat menjadi bukti penyelesaian masalah tersebut.

Itulah kenapa setiap nota pembayaran selalu didukung dengan cap stempel toko dan tanda tangan sekaligus.

Tujuannya adalah supaya tidak terjadi kecurangan di antara 2 belah pihak yang telah melakukan transaksi.

3. Sarana informasi transaksi yang lengkap

Terdapat berbagai informasi transaksi yang lengkap dalam nota pembayaran, antara lain: nama barang, jumlah pesanan, harga, kode barang, dan masih banyak lagi.

Kita dapat mengetahui semua informasi tersebut dalam nota pembayaran.

Karena dari sinilah setiap transaksi, nama produk, jumlah barang, harga, kode, dan semua yang berkaitan dengan transaksinya akan ditulis lengkap.

Bahkan tanggal terjadinya transaksi juga ditulis lengkap.

Sehingga hal ini memudahkan melakukan complain bila ternyata produk yang dibeli tidak sesuai dengan yang diharapkan oleh pembeli.

4. Membantu pembukuan keuangan

Proses pembukuan menjadi cepat dan mudah dengan adanya nota pembayaran.

Karena nota pembayaran membantu proses membuat pembukuan keuangan dengan lengkap dan akurat.

Bagaimana tidak?

Jika setiap struknya berisi informasi produk, harga, dan tanggal terjadinya transaksi secara detail.

5. Membantu pengecekan barang yang masuk dan keluar

Keterangan dalam nota pembayaran sangat membantu dalam proses pengecekan barang masuk dan keluar.

Ini akan memudahkan Anda dalam mengetahui barang apa saja yang masuk dan keluar disertai rincian catatan yang diperlukan.

Sehingga ketika ternyata ada barang yang hilang, maka penjual langsung tahu dimana terjadi kehilangan tersebut.

6. Sebagai panduan rincian harga dengan jelas

Nota memuat informasi yang sangat detail dan jelas.

Apabila di kemudian hari terdapat kesalahan, Anda akan mudah melacak kesalahan tersebut.

Sehingga permasalahan tersebut bisa segera ditemukan solusinya dengan baik.

7. Sebagai pengingat piutang pembeli

Nota pembayaran berperan penting dalam transaksi yang dilakukan secara kredit yakni sebagai media pengingat bagi penjual pada saat menagih piutang pembeli.

Dengan begitu penjual dapat memperoleh pembayaran berdasarkan kesepakatan yang telah disepakati saat piutang dilakukan.

Sehingga baik antar penjual dan pembeli akan merasa sama-sama diuntungkan.

Karena penjual bisa mendapatkan haknya dari piutang yang dilakukan oleh pembeli.

Jenis-Jenis Nota Pembayaran yang Sering Digunakan untuk Transaksi

Pemahaman mengenai jenis-jenis nota akan membantu kelancaran administrasi dan pencatatan keuangan. Berikut adalah penjelasan rinci mengenai beberapa jenis nota yang umum digunakan:

1. Nota Pembayaran Cash

Nota Kontan adalah bukti transaksi yang diberikan oleh penjual kepada pembeli sebagai tanda bahwa pembayaran atas barang atau jasa telah dilakukan secara tunai atau lunas pada saat transaksi terjadi. Ini adalah bukti pembelian yang paling umum untuk transaksi langsung. Jenis nota ini digunakan ketika pembeli membayar penuh harga barang/jasa secara langsung (tunai, kartu debit, atau transfer langsung yang dikonfirmasi seketika) pada saat barang diserahkan atau jasa diberikan.

Contoh Nota Kontan

2. Nota Pembayaran Kredit

Nota Kredit adalah dokumen yang diterbitkan oleh penjual kepada pembeli untuk memberitahukan bahwa akun pembeli telah dikreditkan (dikurangi utangnya atau diberikan pengembalian dana) sejumlah tertentu. Ini biasanya terjadi karena adanya pengembalian barang (retur penjualan), barang rusak, kelebihan pembayaran, atau pembatalan jasa.

Contoh Nota Kredit

3. Nota Pembayaran Debit

Jenis nota yang ketiga yaitu nota debit. Nota Debit adalah dokumen yang diterbitkan oleh pembeli kepada penjual (atau sebaliknya dalam konteks tertentu) untuk memberitahukan bahwa akun penjual telah didebit (ditambah tagihannya) sejumlah tertentu. Dari sisi pembeli, ini seringkali merupakan pemberitahuan resmi untuk retur pembelian atau klaim atas kekurangan/kerusakan barang yang diterima dari penjual. Namun, penjual juga bisa menerbitkan Nota Debit untuk mengoreksi tagihan yang kurang (undercharge) pada faktur sebelumnya.

Contoh Nota Debit

4. Faktur Proforma

Faktur Proforma adalah faktur awal atau perkiraan yang dikirimkan oleh penjual kepada pembeli sebelum barang dikirim atau jasa dilakukan. Ini bukanlah tagihan resmi, melainkan dokumen yang memberikan gambaran rinci mengenai barang/jasa yang akan dijual, harga, syarat pembayaran, dan kondisi lainnya. Tujuannya adalah untuk memberikan konfirmasi pesanan kepada pembeli dan, dalam beberapa kasus, digunakan untuk keperluan bea cukai atau pengajuan impor/ekspor.

Contoh Faktur Proforma

Komponen-komponen dalam Nota Pembayaran dan Contoh

Dalam membuat nota pembayaran, ada beberapa komponen penting yang harus termuat, yaitu adalah:

1. Identitas perusahaan

Identitas perusahaan berfungsi membuat nota pembayaran terlihat lebih jelas dan terpercaya.

Tampilkan secara lengkap Identitas Perusahaan yang terdiri dari: nama, slogan, logo dan alamat perusahaan.

2. Nama pembeli

Secara lengkap, tulis nama dan alamat pembeli setiap transaksi terjadi.

Ini menjadi data fisik bagi Anda maupun pembeli.

Pastikan penulisan nama pembeli yang benar sehingga bukti pembayaran menjadi sah.

3. Nomor atau kode transaksi

Nomor atau kode transaksi merupakan komponen penting dalam nota pembayaran.

Ini menjadi identitas transaksi yang telah dilakukan dan bermanfaat baik bagi pembeli maupun penjual.

4. Tanggal transaksi

Komponen ini berfungsi memberikan informasi kapan transaksi terjadi.

Anda juga dapat menambahkan keterangan jam berapa transaksi terjadi.

5. Detail transaksi

Detail transaksi menjelaskan semua tentang barang yang dijual seperti nama barang, jumlah, satuan, diskon, harga satuan, dan total harga.

Hal ini untuk memperjelas catatan keuangan Anda yang nantinya berperan membantu penyusunan laporan keuangan.

6. Jumlah Harga yang Dibayar

Jumlah harga yang dibayar terdiri dari subtotal jumlah dari harga setiap barang termasuk didalamnya PPN atau Pajak dari subtotal harga barang.

Komponen ini penting sebagai media transparansi data dengan nominal angka yang jelas termuat dalam nota pembayaran.

7. Nama dan tanda tangan kasir

Berilah ruang untuk pengisian nama dan tanda tangan kasir.

Ini memudahkan proses pengecekan apabila terjadi kesalahan pencatatan.

Dengan mudah Anda mengetahui siapa yang telah melakukan transaksi tersebut.

8. Nama dan tanda tangan penerima

Komponen ini dapat membantu penjual mengetahui kepada siapa barang telah diberikan.

Ini dapat mengurangi resiko munculnya komplain dari pembeli.

9. Stempel perusahaan

Komponen ini sebagai penanda keabsahan atau keaslian nota yang dibuat.

Stempel perusahaan juga berperan mengurangi resiko adanya tindakan pemalsuan dokumen.

10. Keterangan lain

Komponen ini sebagai tambahan dalam pembuatan nota pembayaran.

Keterangan lain menjelaskan tentang syarat dan ketentuan transaksi.

Untuk mengetahui lebih jelas komponen-komponen dalam nota pembayaran, berikut ini kami sampaikan contohnya:

Cukup mudah bukan membuat nota pembayaran seperti contoh di atas?

Inilah ulasan tentang pengertian dan contoh nota pembayaran, fungsi, komponen-komponen. Semoga ulasan ini bermanfaat untuk Anda.

Bagaimana Cara Membuat Nota Pembayaran?

Membuat nota pembayaran dapat dilakukan dengan mudah, baik secara manual (tulis tangan atau pakai Word/Excel) maupun menggunakan software. Di bawah ini adalah panduan lengkap membuat nota pembayaran secara manual dan digital, lengkap dengan struktur dan contoh formatnya.

1. Buat Header/Identitas Usaha

Hal pertama yang harus dilakukan dalam membuat nota adalah mencantumkan informasi usaha pada bagian atas nota.

Nama usaha atau toko.
Alamat dan kontak (opsional).
Logo (jika ada).

2. Tulis Judul Dokumen

Selanjutnya, Anda bisa mencantumkan judul dokumen, seperti:

Nota Pembayaran atau Kwintansi Pembayaran.

3. Sertakan Nomor dan Tanggal Nota Pembayaran

Tahap membuat nota selanjutnya, yaitu mencantumkan tanggal transaksi. Bagian ini sangat penting untuk bukti catatan laporan keuangan. Contohnya:

Nomor nota unik (misal: NP/001/06/2025).
Tanggal pembuatan nota.

4. Berikan Informasi Identitas Pembeli dengan Jelas

Aspek yang penting dalam membuat bukti pembayaran selanjutnya adalah identitas pembeli. Informasi ini berguna untuk menagih pembayaran di kemudian hari.

Nama pembeli atau perusahaan.
Alamat atau nomor kontak (opsional).

5. Tulis Rincian Transaksi

Aspek ini bisa ditulis menggunakan tabel dengan informasi yang memuat:

Nomor.
Nama Barang/Jasa.
Jumlah (Qty).
Harga Satuan.
Subtotal.

6. Total Pembayaran

Informasi yang harus dicantumkan selanjutnya di nota pembayaran adalah jumlah total pembayaran.

Tambahkan subtotal semua barang.
Tambahkan kolom diskon (jika ada).
Tambahkan pajak (PPN, jika dikenakan).
Tampilkan Total Akhir.

7. Metode Pembayaran

Metode pembayaran juga berguna untuk memudahkan pencatatan laporan keuangan untuk menganalisis jalur transaksi.

Tunai / Transfer / QRIS / Kartu Debit/Kredit.
Jika transfer, cantumkan nama bank dan nomor rekening.

8. Tanda Tangan/Stempel

Aspek terkahir ini berguna untuk validasi kebenaran transaksi yang terjadi.

Tanda tangan pihak penerima dan pembayar.
Stempel perusahaan (opsional).

Buat Nota Pembayaran Lebih Cepat Menggunakan Software Akuntansi Mekari Jurnal

Salah satu sofware atau aplikasi yang bisa Anda gunakan untuk membuat nota online untuk pembayaran adalah Mekari Jurnal.

Mekari Jurnal dilengkapi dengan fitur faktur pembelian penjualan dan Anda bisa memanfaatkan setiap fiturnya untuk kebutuhan bisnis Anda.

Proses akuntansi bisnis Anda akan lebih mudah karena faktur penjualan Mekari Jurnal telah terintegrasi dengan sistem laporan keuangan di dalamnya.

Software akuntansi online Mekari Jurnal dapat mempermudah Anda dalam mengelola keuangan bisnis dengan tersedianya berbagai fitur, seperti laporan keuangan, persediaan barang, rekonsiliasi transaksi, aplikasi faktur penjualan, termasuk pula pencatatan faktur pembelian dan pembayaran.

Dapatkan free trial selama 14 hari dengan menekan tombol di bawah ini!