Sering kali orang berpikir bahwa akuntansi dan pembukuan merupakan dua hal yang sama, padahal keduanya memiliki banyak perbedaan pengertian. Akuntansi merupakan suatu aktivitas pada desain sistem pencatatan, mempersiapkan laporan keuangan berdasarkan data yang ada, dan menginterpretasikan laporan tersebut. Akuntan seringkali memeriksa pekerjaan para pemegang pembukuan keuangan. Di perusahaan besar, para akuntan memiliki tanggung jawab dan otoritas yang lebih besar dibandingkan dengan pemegang pembukuan. Memang pekerjaan akuntansi pada tahap awal juga mencakup pembukuan keuangan, tetapi pada tahap berikutnya para akuntan harus memiliki pengetahuan yang lebih banyak, pemahaman konsep yang lebih baik, serta memiliki kemampuan analitis yang lebih tinggi dibandingkan dengan seorang pemegang pembukuan.

Sedangkan, pembukuan merupakan aktivitas pencatatan data usaha suatu perusahaan dengan suatu cara tertentu. Seorang pemegang pembukuan keuangan mungkin bertanggung jawab terhadap seluruh catatan usaha suatu perusahaan, tetapi mungkin juga hanya bertanggung jawab pada suatu bagian kecil tertentu, seperti catatan penjualan kepada pelanggan perusahaan saja. Sebagian besar pekerjaan pembukuan keuangan merupakan pekerjaan klerikal, dan jika terjadi peningkatan biasanya akan dibantu dengan bantuan komputer. Apa saja tugas dan tanggung jawab seorang pemegang pembukuan keuangan atau biasa disebut Bookkeeper? Dan bagaimana memilih Bookkeeper yang baik? Simak uraian lengkapnya di bawah ini.

Tanggung Jawab Seorang Bookkeeper

Bookkeeper atau pemegang pembukuan keuangan merupakan pusat utama untuk hampir semua informasi keuangan dan penggajian di perusahaan. Seorang Bookkeeper akan ditugaskan untuk membayar tagihan, menagih hutang, menjalankan daftar gaji, serta menyerahkan semua formulir pemerintah, pembayaran pajak penjualan, dan pemotongan gaji. Tanggung jawab seorang Bookkeeper diantaranya adalah sebagai berikut:

  1. Mencatat transaksi keuangan harian dan selesaikan proses pengiriman.
  2. Merekonsiliasi pajak penjualan, pajak gaji, 401k, serta rekening bank pada akhir setiap bulan.
  3. Memantau transaksi dan laporan keuangan.
  4. Memproses piutang dan hutang perusahaan.
  5. Memproses cek dan memahami buku besar.
  6. Jika diperlukan, seorang Bookkeeper dapat bekerja dengan seorang akuntan.
  7. Menangani urusan penggajian bulanan menggunakan perangkat lunak akuntansi.

Persyaratan Menjadi Seorang Bookkeeper

Ada beberapa persyaratan khusus untuk menjadi seorang pemegang pembukuan keuangan atau Bookkeeper. Diantaranya adalah sebagai berikut:

  1. Memiliki gelar Associate di bidang akuntansi atau administrasi bisnis. Serta memiliki pengetahuan yang sangat baik tentang prinsip-prinsip akuntansi secara umum.
  2. Memiliki ijazah sekolah tinggi.
  3. Berpengetahuan tentang perangkat lunak pembukuan.
  4. Memiliki pengalaman setidaknya selama 2 tahun di bidang pembukuan, atau dalam lingkungan layanan bisnis.
  5. Memiliki keahlian komunikasi yang baik, baik lisan maupun tulisan.
  6. Lebih perhatian pada detail dan akurasi pekerjaan.
  7. Berpengalaman dengan perangkat lunak akuntansi seperti Xero, Quickbooks, atau MYOB.
  8. Mampu menyiapkan, meninjau, serta memahami laporan keuangan.

Tips Memilih Bookkeeper

Keberadaan seorang pemegang pembukuan keuangan sangat penting bagi perusahaan. Berikut ini ada beberapa kriteria yang harus dipenuhi seorang pemegang pembukuan keuangan, antara lain:

1. Memiliki keterampilan khusus

Terdapat hal-hal mendasar yang harus diketahui oleh pemegang pembukuan. Diantaranya adalah tentang rekonsiliasi rekening bank, proses penggajian, penanganan utang dan piutang, serta pelacakan informasi terhadap hal yang berkaitan dengan masalah keuangan secara tepat. Hal tersebut perlu diperhatikan, karena ketika Anda memutuskan untuk menyewa seorang Bookkeeper, maka Anda harus memastikan bahwa tugas Anda sebagai pencatat keuangan benar-benar dapat dialihkan dan tidak menambah masalah baru. Oleh karena itu, pilihlah pemegang pembukuan yang memahami tugas-tugas pencatatan keuangan dan merupakan seorang komunikator yang efektif. Selain itu, pilihlah seorang Bookkeeper yang mampu menghasilkan laporan keuangan yang mudah dipahami, serta mengerti dan paham dalam menggunakan sistem akuntansi yang digunakan pada bisnis Anda.

2. Bersertifikat

Menjadi seorang Bookkeeper yang bertanggung jawab terhadap pencatatan keuangan bisnis tentu saja membutuhkan kemampuan dan pengalaman yang mumpuni. Untuk mengetahui sejauh mana kemampuan seorang calon pemegang pembukuan dalam bisnis, Anda dapat melihat sertifikat pelatihan dan keterampilan apa saja yang dimiliki. Semakin banyak sertifikat atau pelatihan yang sudah pernah diikuti, maka semakin besar kemungkinan skill yang dimiliki.

3. Mampu berinteraksi dengan baik

Pilihlah seorang Bookkeeper yang secara teratur dapat meninjau transaksi, mendiskusikan keterlambatan pencatatan, serta kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi. Lihatlah apakah seorang Bookkeeper selalu merespon cepat e-mail Anda, dan apakah mereka mudah untuk diajak berdiskusi ataupun berkonsultasi tentang masalah pembukuan. Pastikan bahwa biaya yang dikeluarkan perusahaan Anda untuk menyewa seorang Bookkeeper sesuai dengan kualitas yang dihasilkan.

Pembukuan merupakan kegiatan untuk menjaga setiap transaksi keuangan entitas untuk membentuk sebuah acuan dasar dalam proses akuntansi. Tujuan dilakukannya pembukuan adalah untuk memberikan gambaran secara jelas mengenai pendapatan dan pengeluaran pada akhir periode akuntansi. Tugas seorang pemegang pembukuan keuangan adalah mencatat setiap transaksi bisnis baik itu transaksi kas, barang, jual dan beli. Kemudian dicatat ke dalam buku besar dan kemudian disiapkan kedalam neraca saldo. Untuk memudahkan proses pembukuan keuangan, gunakan aplikasi akuntansi online seperti Jurnal. Dengan menggunakan Jurnal, laporan keuangan bisnis Anda akan terkelola secara lebih mudah sehingga Anda akan lebih fokus dalam mengembangkan bisnis.