Pembelian dan penjualan adalah kegiatan utama bisnis dengan sistem akuntansi yang berbeda. Karena menjadi kegiatan utama, biasanya perusahaan akan memiliki staf khusus dalam menangani transaksi pembelian maupun penjualan. Jika bisnis masih terbilang kecil, perusahaan biasanya akan menjadikan salah satu stafnya memegang 2 tugas sekaligus, yaitu menanganai kegiatan pembelian dan penjualan. Sedangkan, jika bisnis tersebut telah terbilang besar atau menengah, tugas bagian pembelian akan dibedakan dengan tugas bagian penjualan.

 

Bedanya Tugas Bagian Pembelian & Penjualan

Tugas Bagian Pembelian

1. Melakukan pembelian atas seluruh kebutuhan perusahaan untuk membantu dan memenuhi kegiatan operasional.

2. Mencari dan menganalisa calon supplier sesuai dengan material barang yang dibutuhkan.

3. Melakukan negosiasi harga sesuai standar kualitas.

4. Memastikan pengiriman material sesuai dengan tanggal yang ditentukan.

5. Melakukan koordinasi kepada supplier mengenai kelengkapan dokumen yang dibutuhkan.

6. Memastikan material atau barang yang dibeli sesuai dengan standar kualitas yang berlaku.

7. Berkoordinasi dengan PPIC (Production Planning Inventory Control) dan gudang tentang jadwal dan jumlah barang yang akan dipesan.

8. Membuat laporan pembelian dan pengeluaran barang.

9. Melakukan pengelolaan pengadaan barang melalui perencanaan yang sistematis dan terkontrol.

10. Memilih dan menyeleksi supplier sesuai kriteria perusahaan.

11. Bekerja sama dengan departemen terkait untuk memastikan kegiatan operasional berjalan dengan lancar

12. Memastikan kesediaan barang melalui mekanisme audit, stok kontrol, dan lain sebagainya.

 

Tugas Bagian Penjualan

1. Melakukan penjualan dengan mencari klien atau pelanggan dengan aktif untuk mendapatkan pendapatan perusahaan.

2. Melakukan analisa pelanggan untuk mencari tahu apa yang dibutuhkan mereka.

3. Menjalin komunikasi kepada pelanggan untuk menjaga hubungan baik

4. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan administrasi penjualan seperti membuat faktur atau invoice, delivery order, dan pekerjaan administrasi lainnya di bidang pemesanan.

5. Menyusun laporan penjualan dan membuat statistik penjualan berdasarkan angka-angka yang diperoleh.

6. Mengumpulkan dokumen dan catatan yang diperlukan bagian penjualan.

7. Memberikan informasi tentang ketersedian stok, rencana pengiriman.

8. Mengawasi pelaksanaan pemesanan ke pusat sesuai dengan rencana pemesanan yang telah disetujui.

9. Melacak pesanan sampai dengan realisasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

10. Membuat dan meyerahkan laporan pemesanan dan penjualan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

 

Fungsi Akuntansi Pembelian & Penjualan

Fungsi Akuntansi Pembelian

1. Fungsi Gudang: Bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan persediaan yang ada pada gudang.

2. Fungsi Pembelian: Bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga, menentukan supplier yang dipilih, dan mengeluarkan order pembelian.

3. Fungsi Penerimaan: Bertanggung jawab untuk memeriksa jenis, mutu, dan kualitas barang yang diterima dari supplier, serta bertanggung jawab menerima barang dari transaksi retur penjualan.

4. Fungsi Akuntansi: Bertanggung jawab untuk melakukan pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli ke dalam kartu persediaan. Serta, bertanggung jawab menyimpan bukti kas keluar yang berfungsi sebagai catatan utang.

Fungsi Akuntansi Penjualan

1. Fungsi Kas: Bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli atau pelanggan.

2. Fungsi Gudang: Bertanggung jawab dalam menyediakan barang yang diperlukan pelanggan sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan yang diterima.

3. Fungsi Pengiriman: Bertanggung jawab menyerahkan barang dengan kualitas, mutu, dan spesifikasi sesuai dengan yang tercantum pada faktur (invoice) penjualan.

4. Fungsi Akuntansi: Bertanggung jawab dalam pencatatan transaksi penjualan dan penerimaan kas, serta pembuatan laporan penjualan.

 

Mengatur Fungsi Pembelian dan Penjualan dengan Jurnal

 

Dengan menggunakan Jurnal sebagai software akuntansi online, Anda dapat memisahkan tugas dari masing-masing bagian. Pada roles penjualan dan pembelian, Jurnal membaginya ke dalam 3 bagian yaitu:

Penagihan & Retur

Jika Anda diberikan akses untuk penagihan dan retur saja, Anda dapat melakukan beberapa fungsi akuntansi dalam Jurnal seperti.

1. Melihat daftar faktur, pengiriman (E), pemesanan (E) dan penawaran (E) penjualan/pembelian.

2. Membuat penagihan dari pemesanan dan penawaran penjualan.

3. Membuat penagihan dari pemesanan dan penawaran pembelian.

4. Membuat penagihan penjualan baru dan penagihan pembelian baru.

5. Membuat retur penjualan, dan retur pembelian.

 

Pemesanan & Penawaran

Jika Anda diberikan akses untuk pemesanan dan penawaran, Anda dapat melakukan beberapa fungsi akuntansi dalam Jurnal seperti.

1. Membuat pemesanan dan penawaran penjualan baru dan pembelian baru.

2. Membuat pemesanan dari penawaran penjualan dan penawaran pembelian.

 

Pembayaran

Jika Anda diberikan akses untuk pembayaran, Anda dapat melakukan beberapa fungsi akuntansi dalam Jurnal seperti.

1. Melakukan pelunasan faktur penjualan dan pembelian

2. Melakukan pelunasan pemesanan penjualan dan pembelian.

3. Membuat dan mengembalikan credit memo dari pelanggan/supplier.

4. Menggunakan credit memo untuk melunasi penjualan/pembelian.

Author