Mekari Jurnal
Daftar Isi
5 min read

Memahami Surat Tanda Terima Dokumen: Pengertian, Contoh, dan Manfaat

Tayang 09 Apr 2024

Apa saja contoh surat tanda terima dokumen yang perusahaan butuhkan dalam kegiatan yang berkaitan dengan bisnis?

Sederhananya, surat tanda terima dokumen merupakan bentuk formal untuk memverifikasi bahwa penyerahan dokumen penting dalam bisnis oleh pengirim sudah berhasil diserahkan kepada pihak penerima.

Ini sangat bermanfaat bagi bisnis terlebih untuk menjalankan proyek atau membangun hubungan kerjasama karena adanya kepercayaan yang tinggi.

Lalu, untuk mengetahui secara lebih dalam mengenai contoh pembuatan surat tanda terima dokumen yang efektif, simak informasinya dalam artikel berikut ini.

Apa Itu Pengertian Surat Tanda Terima Dokumen?

Dokumen tanda terima adalah dokumen resmi yang membuktikkan terjadinya penerimaan transaksi berupa dokumen penting, namun tidak menutup kemungkinan juga berkaitan dengan uang atau barang penting lainnya antara kedua belah pihak.

Contohnya, ketika dua buah perusahaan besar ingin menjalin kerjasama untuk membangun sebuah proyek. Terdapat sebuah dokumen penting untuk menggambarkan perencaan proyek dari perusahaan A ke perusahaan B.

Maka, akan ada utusan yang mewakili untuk menyerahkan dokumen tersebut ke tempat perusahaan B. Setelah dokumen telah sampai, maka tanda terima perlu dibuat sebagai bukti valid bahwa dokumen telah berhasil diterima di tangan si penerima dengan tepat.

Sumber: GIPHY

Apa Manfaat dan Fungsi Surat Tanda Terima?

Tidak hanya sebagai bukti bahwa dokumen telah sampai di tangan si penerima, surat tanda terima punya beberapa fungsi dan manfaat lain, seperti:

1. Bagian dari pengarsipan

Memiliki surat tanda terima dari setiap transaksi dokumen penting yang terjadi dapat membantu memudahkan pencarian dan referensi di masa yang akan datang jika sewaktu-waktu perusahaan perlu melakukan pelacakan dan audit kembali dokumen yang berkaitan.

2. Terhindar dari Kesalahan dan Kelalaian Lainnya

Salah satu tujuan fungsi pokok dari surat tanda terima adalah sebagai bukti valid bahwa dokumen penting yang dikirim telah sampai ke penerima.

Selain sebagai bukti pengiriman, surat tanda terima juga berfungsi untuk mengkonfirmasi bahwa dokumen yang sampai sesuai dengan kondisi sebelum pengiriman dilakukan.

Ini dapat membantu untuk mengetahui serta menghindari apakah dokumen dalam keadaan baik ketika sampai ke tangan si penerima.

3. Mencegah Konflik dan Sengketa

Pihak yang terlibat dalam jalinan kerjasama atau hubungan dapat merefleksikan kembali hasil perundingan dengan merujuk kepada dokumen yang sudah diterima.

Ini dapat membantu dalam mencegah adanya konflik atau sengketa dengan mengklarifikasi ketentuan dan kondisi yang sudah disetujui oleh kedua belah pihak.

Simak lebih lanjut: Penyebab Terjadinya Konflik dalam Usaha dan Cara Mencegahnya

Format Isi Surat Tanda Terima

Format atau isi dari surat tanda terima dapat bervariasi sesuai kebutuhan jenis barang yang dikirim, maupun industri atau bidang yang perusahaan geluti.

Berikut merupakan format dasar, informasi apa saja yang paling penting untuk ada di dalam surat tanda terima.

  • Informasi lengkap seputar pihak yang mengirim, mulai dari nama perusahaan, nama pengirim, alamat, maupun nomor yang dapat dihubungi.
  • Termasuk informasi seputar pihak penerima dengan kelengkapan data yang sama dengan informasi pengirim.
  • Jika ada, dapat memasukkan nomor resmi bukti penyerahan dokumen.
  • Informasi secara rinci mengenai waktu penyerahan dokumen secara jelas, mulai dari hari, tanggal, dan waktu penyerahan secara spesifik.
  • Masukkan juga detail dokumen/barang yang diterima, seperti nomor dokumen, lampiran, warna, atau jumlah.
  • Ada kalimat pembuka secara formal yang menjelaskan maksud dan tujuan dari pengiriman dokumen.
  • Terakhir, yang paling penting adalah bukti penerimaan berupa tanda tangan dari kedua pihak (pengirim dan penerima) sebagai bentuk validasi bahwa dokumen telah selesai dikirim.

Simak lebih lanjut: 11 Jenis Bukti Transaksi Penting untuk Pencatatan Keuangan

Contoh dan Format Surat Tanda Terima

Untuk memudahkan Anda dalam menyusun atau membuat surat tanda terima bagi bisnis Anda, berikut beberapa contoh surat tanda terima dokumen yang bisa Anda jadikan sebuah referensi pembuatannya.

1. Surat Tanda Terima Dokumen Untuk Transaksi Jual-Beli Tanah

Bagi Anda yang menjalankan bisnis jual-beli tanah, mungkin Anda akan sering bertemu dengan surat-surat penting di dalamnya, seperti surat keterangan riwayat tanah, surat keterangan tidak ada sengketa, dan surat keterangan penguasaan tanah sporadik.

Maka dari itu, Anda harus perlu menyiapkan surat tanda terima dokumen demi menghindari hal-hal yang tidak diinginkan ketika transaksi sedang berjalan.

Contoh surat tanda terima dokumen untuk transaksi jual beli tanah
Sumber: Lifepal

2. Contoh Surat Tanda Terima Dokumen Perpajakan

Kepengurusan perpajakan perusahaan memang cukup kompleks, karena disertai beragam dokumen penting yang perlu dilaporkan secara tepat waktu.

Oleh karena itu, agar perusahaan dapat terhindar dari kelalaian dan risiko sanksi yang diterima, pengurus pajak di perusahaan dapat mengelola dan menyusun surat tanda terima dokumen perpajakan.

Melalui bukti surat ini, perusahaan dapat membuktikkan bahwa mereka telah berhasil melaporkan dokumen-dokumen penting perpajakan secara tepat waktu.

Contoh surat tanda terima dokumen untuk pajak
Sumber: Privy

Manfaat Penggunaan Mekari Jurnal dalam Pengelolaan Transaksi dan Keuangan

Itulah penjelasan selengkapnya mengenai surat tanda terima dokumen beserta contohnya yang bisa Anda jadikan rekomendasi dalam pembuatannya.

Melalui adanya surat penerimaan ini, proses terima dokumen penting yang berkaitan dengan perusahaan dalam berjalan dengan lancar tanpa ada risiko lain yang tidak diinginkan.

Sebagai pemilik bisnis-pun akan sangat terbantu karena proses bisnis dapat berjalan dengan lancar. Agar semakin mudah, software akuntansi Mekari Jurnal dapat Anda gunakan sebagai tempat pengelolaan data terpusat untuk bisnis Anda.

Urusan pencatatan transaksi juga akan semakin mudah karena terdapat sistem berbasis otomatis yang dapat memudahkan Anda dalam mencatat riwayat transaksi dengan cepat, mudah, dan akurat.

Konsultasi Gratis dengan Mekari Jurnal Sekarang!

Kategori : Business Management
Kelola Keuangan Lebih Optimal, Dapatkan Penawaran Terbatas Ini
Jurnal software akuntansi terpercaya

 

Dapatkan free trial sekarang!

 

Ikuti akun media sosial resmi dari Mekari Jurnal
Kelola Keuangan Lebih Optimal, Dapatkan Penawaran Terbatas Ini
Jurnal software akuntansi terpercaya

 

Dapatkan free trial sekarang!

 

Ikuti akun media sosial resmi dari Mekari Jurnal