Cara Mengukur dan Meningkatkan Produktivitas Gudang dengan Efisiensi Maksimal Kesuksesan sebuah bisnis salah satunya dimulai dari gudang. Untuk itu, menjaga produktivitas gudang merupakan hal yang tidak bisa diabaikan. Produktivitas gudang memiliki peran penting di segala aspek bisnis khususnya bagi usaha dengan tingkat produksi yang masif. Bahkan jika produktivitas gudang tidak dijaga, perlahan dampaknya akan mengganggu pertumbuhan bisnis Anda. Oleh karena itu, Blog Mekari Jurnal akan memberikan panduan bagaimana cara meningkatkan produktivitas gudang secara efektif, mulai dari mengidentifikasi performa buruk, cara mengukur, dan strategi untuk meningkatkannya. Apa Itu Produktivitas Gudang? Produktivitas gudang adalah kondisi yang menggambarkan seberapa efektif gudang difungsikan untuk mengelola persediaan sesuai dengan tujuan bisnis. Mengutip Logistics Bureau, produktivitas gudang menggambarkan bagaimana sumber daya yang dimiliki mampu memberikan hasil sesuai dengan tujuan bisnis. Sumber daya yang dimaksud adalah tenaga kerja, peralatan, dan ruangan. Pemilik usaha yang mampu memanfaatkan sumber daya tersebut dapat mempersingkat tahapan supply chain. Di sini lah bagian yang sering luput dari perhatian pemilik bisnis. Padahal produktivitas gudang yang tinggi berdampak langsung pada efisiensi biaya produksi dan kepuasan pelanggan, sehingga bisnis yang dijalankan tetap relevan dan kompetitif. Sebaliknya, ketika alur keluar-masuk persediaan macet, waktu pemrosesan jauh lebih lama, waktu kerja pun juga lebih panjang. Akibatnya ada kenaikan biaya produksi. Selain itu, potensi adanya keterlambatan pengiriman dari tahapan supply chain yang macet membuat konsumen tidak puas. Baca Juga: Mengenal Warehouse dan Warehousing dalam Bisnis Cara Mengukur Produktivitas dan Efisiensi Gudang Secara sederhana produktivitas gudang dapat dilihat dari seberapa cepat dan tepat persediaan masuk, disimpan, ditemukan, dan dikirim. Namun, untuk memastikan bahwa produktivitas gudang terukur dengan baik, terdapat beberapa metrik yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja gudang. Berikut beberapa metode yang sering ditemukan dan digunakan oleh perusahaan manufaktur, di antaranya: 1. Order Picking Accuracy Metrik ini digunakan untuk mengukur tingkat akurasi dalam memilih atau mengambil barang dari gudang persediaan. Cara mengukur metrik ini adalah dengan membandingkan jumlah barang yang diambil dengan sesuai dengan jumlah barang yang diproses. Metrik ini menggunakan persentase, jadi semakin dekat dengan angka 100% tingkat akurasinya semakin baik. 2. Order Cycle Time Order cycle time adalah waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk memproses pesanan dari awal pengambilan persediaan hingga sampai ke konsumen atau distributor tergantung model bisnis Anda. Order cycle time dihitung dengan menjumlahkan seluruh waktu yang digunakan dalam proses rantai pasok. Sementara untuk hasil yang lebih komprehensif, Anda bisa menggunakan rumus Waktu Total proses pemesanan dibagi dengan jumlah unit yang dikirim. Tidak ada ukuran waktu ideal untuk order cycling time karena setiap industri, produk, keterikatan lokasi berbeda-beda. Namun pada intinya semakin pendek order cycle time, maka semakin efektif. Baca Juga: Cycle Time dan Lead Time dalam Produksi: Apa Saja Perbedaannya? 3. Utilisasi Ruang Gudang Mengukur seberapa efisien kapasitas gudang dimanfaatkan dengan cara membandingkan luas ruangan yang terpenuhi dengan total kapasitas gudang. Diwakilkan dengan persentase yang semakin besar persentasenya, semakin efektif. 4. Inventory Turnover Rate Metrik yang digunakan untuk mengukur seberapa sering persediaan di gudang keluar-masuk. Metrik ini diukur dengan membandingkan Harga Penjualan Produk (HPP) atau laba bersih dengan perbandingan antara persediaan awal dan persediaan akhir. Cara membaca metrik ini adalah semakin besar tingkat turnover-nya, semakin baik produktivitas gudang. Baca Juga: Cara Menghitung Inventory Turnover Untuk Efisiensi Bisnis 5. On-Time Shipping Rate Metrik ini adalah sebuah alat untuk mengukur seberapa banyak pesanan yang dikirim tepat waktu berdasarkan total pesanan yang dikirim. Sama seperti order picking accuration rate, semakin besar angka persentasenya itu berarti ketepatan waktunya semakin baik. 6. Labor Productivity Metrik ini digunakan untuk mengukur efisiensi tenaga kerja yang dibutuhkan dalam pengopersian gudang. Labor productivity pada dasarnya membandingkan jumlah pesanan yang diterima atau jumlah unit pasokan yang dikerjakan dengan jumlah pekerja dan jam kerjanya. Dalam praktiknya bahkan yang dihitung tidak hanya jumlah unit pasokan tapi lebih spesifik, yaitu jumlah unit per rak, per baris, atau per sektor di dalam gudang. Selain itu melalui metrik ini Anda juga bisa mengukur efektivitas biaya terhadap tenaga kerja yang digunakan. Caranya dengan membandingkan total biaya tenaga kerja yang dikeluarkan untuk satu periode dengan pesanan atau unit yang diproses. Baca Juga: 7 Rekomendasi Software Terbaik untuk Admin Gudang agar Stok Tetap Terkontrol Contoh Menghitung Produktivitas Gudang Contoh pertama, sebuah perusahaan mempekerjakan 10 orang selama 10 jam untuk memproses 20.000 pasokan di gudang. Berapa labor productivity-nya? Pertama, mengukur produktivitas tenaga kerja-nya yaitu: Labor Productivity = 20.000 (jumlah pasokan yang diproses) / (10 orang x 10 jam) = 200 unit per orang per jam. Itu berarti, jika unit yang dikerjakan per orang melenceng di bawah angka tersebut, bisa dikatakan semakin kurang produktif aktivitas gudang tersebut. Contoh kedua, ada 200 pesanan dari gudang dan ternyata ada 12 pesanan yang mengalami retur karena tidak sesuai. Berapa persen order picking accuracy-nya? Total pesanan 200 unit Total pesanan yang benar= 200 – 12 = 188 unit Order Picking Accuracy = 188/200 x 100 = 94% Itu berarti order picking accuracy-nya adalah 94%. Tanda-Tanda Kinerja Gudang yang Buruk Selain menggunakan metrik, Anda juga bisa mengidentifikasi kinerja gudang yaitu dengan mengenali tanda-tanda berikut: Overstocking, yaitu penumpukan barang di dalam gudang yang biasa diakibatkan jumlah persediaan melebihi permintaan persediaan atau kebutuhan produksi. Waktu rotasi keluar-masuk persediaan yang memakan waktu lama bahkan sampai di luar jam operasional yang ditentukan. Banyak komplain dari distributor maupun konsumen akhir akibat kesalahan atau keterlambatan pengiriman. Biaya operasional gudang melebihi biaya yang sudah dianggarkan. Sulitnya alur pergerakan tenaga kerja di dalam gudang yang salah satunya menyebabkan sering terjadinya kecelakaan kerja di dalam gudang. Baca Juga: Cara Menghitung Reorder Point dengan Contoh Rumus Apa Dampaknya bagi Bisnis Apabila Kinerja Gudang Tidak Baik? Hampir semua aspek bisnis berdampak apabila kinerja gudang tidak produktif. Berikut di antaranya: Kepuasan pelanggan menurun bahkan bisa meningkatkan churn rate (rasio konsumen beralih dari bisnis Anda). Bisnis tidak lagi bisa bersaing karena harga menjadi tinggi yang diakibatkan dari membengkaknya biaya produksi. Potensi kerugian akibat kerusakan barang yang terjadi di dalam gudang. Apabila gudang berfungsi sebagai penyimpan pasokan barang mentah, proses produksi akan terganggu. Cara Meningkatkan Produktivitas Gudang untuk Efisiensi Operasional Meningkatkan produktivitas gudang merupakan proses panjang yang harus diselesaikan secara tepat waktu. Itu artinya baik strategi dan operasional harus berjalan seiringan: improving by doing. Berikut langkah-langkah yang bisa Anda tempuh untuk meningkatkan produktivitas gudang: 1. Optimalisasi Tata Letak Gudang Langkah pertama adalah dengan melakukan pemetaan atau visualisasi alur gudang. Pastikan setiap area mudah diakses oleh tim gudang maupun alat jika ada. Berikut beberapa hal yang harus diperhatikan untuk memaksimalkan tata letak gudang: Buat area loading in dan loading out terpisah. Tentukan luas penyimpanan barang. Mengutip Toyota Forklift UK, luas area penyimpanan ideal paling sedikit adalah 25-27% dari total luas gudang. Buat area khusus untuk penerimaan atau sortir barang dan juga picking untuk mencegah bottleneck di area loading. Klasifikasi antar rak penyimpanan sesuai dengan jenis dan ukuran barang. Buat rute atau alur kerja mulai dari proses loading in ke loading out. Setelah itu pastikan Anda terus mengawasi dan mengulas kembali proses alur kerja di dalam gudang apakah sudah sesuai kebutuhan dan memiliki kinerja yang baik. 2. Pelatihan Tim Gudang Salah satu faktor penting dari produktivitas gudang adalah tenaga kerja yang terlibat di dalamnya. Mulai dari admin gudang, checker gudang, maupun helper gudang. Pastikan Anda membekali mereka dengan pelatihan misalnya metode sortir, pickup, rute atau alur yang digunakan, standar operasional dan keamanan, peralatan pembantu, dan pengetahuan unit stok barang. Selain itu berikan juga arahan yang jelas mulai dari tingkat toleransi kesalahan, ekspektasi, dan metrik atau KPI yang sudah Anda buat. 3. Manfaatkan Alat Bantu dan Bangun Budaya Otomatisasi Di era industri SCM 4.0 ini faktor kecepatan Anda untuk merespon permasalahan adalah hal yang krusial. Untuk membantu hal itu, Anda tidak bisa bekerja secara manual dan membutuhkan alat bantu. Misalnya untuk alat yang tangible, Anda bisa memanfaatkan conveyor atau forklift. Alat bantu yang intangible, seperti software akuntansi yang mengintegrasikan proses pengelolaan akuntansi dengan fitur supply chain management seperti Mekari Jurnal. Mekari Jurnal merupakan software akuntansi yang terintegrasi dengan SCM dan operasional bisnis lainnya yang dapat membantu Anda melacak rotasi stok barang secara real-time sehingga tingkat kesalahan dapat dikurangi. Selain itu, Mekari Jurnal dapat membantu Anda mengelola stok barang secara otomatis mulai dari dokumentasi seperti SKU, dan pencatatan barang berdasarkan lokasi rak yang ditentukan. 5. Analisis Data secara Berkala Terakhir adalah memanfaatkan data. Seluruh aspek bisnis termasuk pergudangan kini sangat bergantung pada data. Ketersediaan data memungkinkan Anda memprediksi jumlah permintaan stok barang, menentukan metode rotasi barang, hingga mengetahui efisiensi kinerja gudang. Untuk itu, memanfaatkan software SCM Mekari Jurnal adalah langkah awal untuk membangun kinerja gudang Anda menjadi lebih efisien dan terstruktur. Anda dapat memantau aktivitas lebih dari satu gudang dan mengetahui detail lokasi stok barang di gudang dalam sekali klik. Anda juga bisa memantau seluruh aktivitas pergudangan dalam satu dashboard tanpa perlu melakukan rekonsiliasi data secara manual. Manfaatnya, Anda bisa mengurangi kesalahan dan meningkatkan akurasi operasional gudang. Baca Juga: 10 Cara Mudah Mengelola Persediaan Barang dalam Bisnis Kesimpulan Produktivitas gudang sangat berpengaruh terhadap keseluruhan aspek bisnis karena langsung bersentuhan dengan konsumen. Selain itu, tidak hanya metrik dan layout gudang, digitalisasi proses manajemen gudang mampu mempersingkat aktivitas rantai pasok. Teknologi terkini di era industri SCM 4.0 telah berkembang semakin maju dengan keberadaan warehouse management system yang sudah terintegrasi dengan berbagai pengelolaan operasional bisnis, seperti akuntansi dan keuangan bisnis dalam Mekari Jurnal. Hal ini karena seluruh proses pergudangan dapat dilakukan dengan waktu singkat, akurat, dan terintegrasi tanpa harus melakukan proses manual yang panjang. Mekari Jurnal SCM salah satu layanan yang bisa Anda andalkan untuk menciptakan operasional gudang yang lebih baik melalui proses digitalisasi dan dukungan ekosistem yang kuat untuk memaksimalkan operasional bisnis perusahaan Anda. Coba Gratis Mekari Jurnal untuk Bantu Efisiensi Gudang Anda Secara Efektif! Referensi: Logistics Bureau, “How Do You Measure Your Warehouse Productivity?”. Toyota, The 7 best practices for warehouse layout optimisation”. Vardells, “12 Practical Ways To Improve Warehouse Efficiency & Productivity”.