Nota Kredit (Credit Note): Pengertian, Manfaat, Contoh

pengertian memo atau nota kredit atau credit note adalah — Nota Kredit (Credit Note): Pengertian, Manfaat, dan Contoh

Dalam artikel di Mekari Jurnal ini, Anda akan mempelajari pengertian, manfaat, tujuan, dan contoh nota atau memo kredit (credit note) dalam suatu transaksi bisnis yang adalah penting untuk dipahami!

Bagi suatu bisnis, penting untuk memiliki dokumen tertulis sebagai bukti dari transaksi bisnis yang dibuat. Hal tersebut dimaksudkan agar memudahkan pelacakan transaksi bisnis.

Nota atau memo kredit (credit note) adalah salah satu dokumen yang memiliki pengertian dan fungsi dalam retur atau pengembalian barang. Dengan ini bisnis dapat menghindari kesalahan-kesalahan teknis dalam kegiatan operasi bisnis dan transaksi penjualan.

Jenis- jenis dokumen tersebut adalah faktur, nota promes, dan atau nota kredit (credit note).

Apa Itu Nota Kredit (Credit Note)?

Pengertian nota kredit adalah berkas atau dokumen yang membuktikan terjadi pengurangan piutang usaha karena adanya pengembalian barang dagangan dikarenakan penurunan harga. Hal ini disebabkan karena kerusakan kualitas barang yang dikirim dengan yang dipesan atau karena pengembalian barang dagangan.

Memo kredit ini dibuat dan ditandatangani oleh penjual serta memiliki fungsi bagi penjual untuk mengurangi piutang usaha yang akan ditagihkan kepada pembeli. Sama seperti halnya nota debit, dokumen ini umumnya terdiri dari dua rangkap. Lembar pertama (dokumen asli) diberikan kepada pembeli, sementara lembar lainnya akan disimpan penjual.

Bisa disimpulkan bahwa nota atau memo kredit adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli untuk mengkredit barang yang telah dikembalikan oleh pembeli. Sebagian besar catatan kredit dalam format PDF digunakan ketika terdapat kerusakan pada barang yang dikirim ke pelanggan.

Kasus lainnya mungkin karena kesalahan dalam jumlah atau jenis barang yang tidak sesuai dengan Purchase Order (PO) dari pembeli. Anda dapat mengeluarkan nota kredit kepada pelanggan Anda karena:

Pelanggan mengembalikan barang atau menolak layanan karena sejumlah alasan
Terdapat kelebihan pembayaran pada faktur asli
Terjadi kesalahan harga pada faktur asli
Barang mengalama kerusakan selama transit

Kelola Invoice Terintegrasi Ke Dalam Laporan Keuangan Anda, Pelajari Fitur Invoice Faktur Mekari Jurnal Selengkapnya di sini!

Saya Mau Coba Gratis Mekari Jurnal Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Mekari Jurnal Sekarang!

Format Nota Kredit (Credit Note) Secara Umum

Sejatinya, setiap perusahaan atau bisnis bisa membuat template atau format credit note secara bebas sesuai kebutuhan mereka. Namun, berikut adalah bentuk format yang biasa digunakan untuk membuat nota kredit (credit note) secara umum:

Terdapat kolom informasi produk, jumlah, harga yang dikembalikan dan disepakati oleh kedua pihak dan dinyatakan dengan jelas.
Setidaknya harus memiliki nomor pesanan untuk tujuan pelacakan (tracking).
Tanggal, faktur tagihan, dan alamat pengiriman juga harus ada.
Dan juga penting untuk membubuhkan ketentuan pembayaran yang dinyatakan secara jelas untuk menghindari permasalahan lebih lanjut.
Alasan dibuatnya nota kredit dan pernyataan secara tegas pada bagian atas bahwa ini merupakan credit note, bukan faktur.

Tujuan dan Manfaat Pembuatan Nota Kredit dalam Praktik Bisnis Modern

Dalam dunia bisnis yang semakin kompleks, akurasi dan keandalan dokumen transaksi menjadi aspek yang tidak bisa diabaikan. Salah satu dokumen penting yang berperan dalam proses koreksi transaksi penjualan adalah nota kredit.

Nota kredit berfungsi sebagai bukti tertulis bahwa terjadi pengurangan nilai piutang pelanggan akibat berbagai faktor seperti pengembalian barang, kesalahan harga, atau barang rusak. Dokumen ini bukan hanya berdampak pada pencatatan akuntansi, tetapi juga mencerminkan integritas perusahaan dalam menangani transaksi bisnis secara adil dan transparan.

Berikut ini adalah beberapa tujuan dibuatnya nota kredit serta manfaat yang dimiliki:

1. Meningkatkan Kegiatan Administrasi dan Operasional Bisnis

Pembuatan nota kredit memberikan dampak langsung terhadap perbaikan sistem administrasi perusahaan. Dokumen ini mencatat setiap koreksi yang terjadi atas transaksi yang sebelumnya telah dilakukan, baik dalam bentuk pengurangan jumlah barang, penyesuaian harga, ataupun pembatalan sebagian pesanan. Dengan adanya nota kredit, semua perubahan transaksi terekam dengan baik dan dapat dirujuk kembali bila diperlukan.

Secara administratif, nota kredit menyederhanakan proses rekonsiliasi antara catatan internal perusahaan dengan laporan keuangan pelanggan. Misalnya, ketika terdapat kesalahan dalam pengiriman barang, nota kredit digunakan untuk membatalkan sebagian dari faktur yang sudah diterbitkan. Ini memungkinkan bagian keuangan mengoreksi nilai piutang secara akurat tanpa menghapus histori transaksi asli.

Selain itu, penerapan nota kredit yang sistematis juga memperbaiki alur kerja operasional. Divisi penjualan, logistik, hingga keuangan akan mendapatkan dokumentasi yang sah atas koreksi yang terjadi, sehingga proses evaluasi terhadap kesalahan operasional dapat dilakukan dengan cepat dan akurat. Perusahaan dapat mengidentifikasi sumber kesalahan secara struktural dan menerapkan langkah-langkah perbaikan guna meningkatkan efisiensi kerja di masa mendatang.

Pencatatan yang baik melalui nota kredit juga mendukung penerapan audit internal yang lebih efektif. Auditor akan memiliki referensi yang jelas terhadap setiap koreksi penjualan, sehingga akuntabilitas dan transparansi dalam manajemen operasional perusahaan menjadi lebih tinggi.

2. Memudahkan dalam Pelacakan Kesalahan Penjualan

Kesalahan dalam proses penjualan dapat terjadi kapan saja dan dalam berbagai bentuk, seperti kelebihan pengiriman barang, kekurangan item, kesalahan dalam harga, atau kerusakan produk saat pengiriman. Di sinilah nota kredit memainkan peran penting sebagai alat bantu formal untuk mencatat dan melacak kesalahan tersebut.

Nota kredit memberikan dokumentasi resmi kepada pelanggan bahwa perusahaan menyadari adanya kekeliruan dan telah melakukan tindakan korektif secara tertib. Hal ini memberikan sinyal positif bahwa perusahaan tidak mengabaikan kesalahan dan siap bertanggung jawab terhadap kualitas layanan maupun produk yang diberikan.

Melalui sistem nota kredit, bagian penjualan dan keuangan dapat dengan mudah menelusuri riwayat koreksi yang pernah dilakukan. Informasi tersebut berguna untuk mengevaluasi tren kesalahan, apakah terjadi karena faktor manusia, kesalahan sistem, atau kelemahan dalam prosedur kerja tertentu. Dengan data historis yang lengkap, manajemen dapat menyusun strategi untuk meminimalkan risiko kesalahan serupa di masa depan.

Selain itu, dari sisi teknis, nota kredit juga mempermudah pencocokan data antara faktur awal dengan nilai akhir yang dibayar pelanggan. Proses rekonsiliasi yang jelas ini membantu menjaga integritas keuangan perusahaan dan mencegah potensi konflik akibat ketidaksesuaian data penjualan.

3. Sebagai Sumber yang Dapat Diandalkan dalam Pembuatan Laporan Keuangan

Salah satu pilar utama dalam penyusunan laporan keuangan adalah akurasi dan kelengkapan data transaksi. Nota kredit, sebagai bagian dari dokumentasi korektif dalam transaksi penjualan, berkontribusi signifikan terhadap keakuratan pencatatan piutang usaha dan pendapatan.

Setiap nota kredit yang diterbitkan mencerminkan adanya pengurangan nilai penjualan atau piutang yang sebelumnya tercatat dalam pembukuan. Oleh karena itu, nota kredit menjadi referensi penting dalam memastikan bahwa pendapatan tidak dinyatakan terlalu tinggi dan nilai piutang yang tercatat adalah realistis serta dapat ditagih.

Dalam praktik akuntansi, nota kredit dicatat sebagai jurnal pengurang terhadap penjualan dan piutang dagang. Tanpa adanya pencatatan ini, laporan keuangan perusahaan bisa saja menampilkan jumlah pendapatan yang tidak akurat, sehingga menyesatkan manajemen, investor, atau auditor.

Dokumen ini juga mendukung proses penyusunan laporan keuangan tahunan dan laporan audit eksternal. Ketika auditor meminta klarifikasi atas perbedaan nilai piutang atau penjualan, keberadaan nota kredit sebagai bukti tertulis dapat membantu menjelaskan perubahan tersebut secara transparan.

Lebih lanjut, nota kredit juga memperkuat prinsip matching dalam akuntansi, di mana biaya dan pendapatan yang berkaitan harus dicatat pada periode yang sama. Dengan demikian, laporan keuangan perusahaan tidak hanya akurat tetapi juga sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku.

4. Mempertahankan Hubungan yang Baik dengan Klien atau Pelanggan

Kepercayaan pelanggan adalah aset tidak berwujud yang memiliki nilai strategis sangat tinggi dalam jangka panjang. Ketika terjadi kesalahan dalam transaksi penjualan, respons perusahaan dalam menanganinya akan menentukan persepsi pelanggan terhadap profesionalisme dan integritas bisnis.

Nota kredit adalah bukti nyata bahwa perusahaan memiliki komitmen untuk menjaga hubungan baik dengan klien. Dengan memberikan dokumen ini secara resmi dan tepat waktu, perusahaan menunjukkan bahwa mereka tidak hanya peduli terhadap profit, tetapi juga terhadap kepuasan pelanggan dan etika bisnis.

Keberadaan nota kredit juga memberikan rasa aman kepada pembeli karena mereka tahu bahwa perusahaan memiliki mekanisme yang sah untuk menangani keluhan dan pengembalian barang. Dalam banyak kasus, pelanggan yang pernah mengalami masalah tetapi ditangani dengan baik melalui nota kredit justru menjadi lebih loyal dibanding pelanggan yang belum pernah mengajukan komplain.

Meskipun penerbitan nota kredit berarti perusahaan mengurangi piutangnya, dalam perspektif jangka panjang, ini merupakan bentuk investasi dalam menjaga hubungan jangka panjang. Kepercayaan pelanggan yang meningkat dapat menghasilkan referensi positif, pembelian berulang, dan reputasi yang kuat di pasar.

5. Menghindari Konflik yang Mungkin Terjadi

Setiap transaksi bisnis memiliki potensi konflik, terutama jika melibatkan nilai finansial yang besar atau ekspektasi kualitas produk yang tinggi. Dalam situasi seperti ini, nota kredit berperan sebagai instrumen pencegah konflik antara penjual dan pembeli.

Dengan menerbitkan nota kredit atas kesalahan atau keluhan pelanggan, perusahaan secara tidak langsung menunjukkan itikad baik untuk menyelesaikan masalah secara profesional. Ini mengurangi kemungkinan terjadinya eskalasi sengketa, baik yang berujung pada gugatan hukum maupun kerusakan hubungan komersial.

Misalnya, dalam kasus pengiriman barang rusak atau tidak sesuai spesifikasi, nota kredit dapat diterbitkan sebagai bentuk pengakuan kesalahan dan kompensasi terhadap pelanggan. Hal ini lebih efektif dibandingkan membiarkan pelanggan merasa dirugikan, yang pada akhirnya bisa berujung pada hilangnya pelanggan atau penyebaran ulasan negatif di media sosial.

Nota kredit juga berguna sebagai alat perlindungan hukum bagi perusahaan. Dengan dokumentasi tertulis yang sah, perusahaan memiliki bukti bahwa mereka telah melakukan upaya penyelesaian atas keluhan pelanggan. Hal ini dapat menjadi argumen penting jika sengketa harus diselesaikan melalui jalur hukum atau mediasi.

Contoh Nota Kredit (Credit Note)

Secara umum, berikut adalah contoh nota kredit yang biasa digunakan dalam dunia bisnis:

Cara Membuat Kredit Memo Melalui Software Akuntansi Mekari Jurnal

Bisnis atau perusahaan yang memanfaatkan credit note bisa dipastikan mempunyai sistem perdagangan dan akuntansi yang baik.

Dengan dibantu software akuntansi, sistem pencatatan dan pelaporan transaksi bisnis Anda akan semakin optimal. Anda bisa mencoba menggunakan Mekari Jurnal.

Cara membuat nota kredit menggunakan Jurnal adalah:

Misalkan, pada tanggal 27 April 2017, pelanggan Anda bernama PT Holastica menitipkan sejumlah uang atau deposit kepada Anda sebesar Rp 500.000 via transfer Bank BCA.

Uang ini nantinya akan digunakan sebagai pelunasan terhadap pembelian PT Holastica untuk sparepart.

Maka, Anda dapat mencatat deposit ini dengan cara:

1. Masuk ke menu Kontak;

2. Klik nama pelanggan ‘PT Holastica’;

3. Pada kanan atas halaman detil pelanggan, klik “Buat Transaksi” > “Kredit Memo”;

4. Pilih tanggal transaksi ’27/08/2018′;

5. Pada kolom Setor Ke, pilih akun ‘Bank BCA’;

6. Isikan nominal kredit memo sebesar ‘Rp 500.000’;

7. Klik “Buat Credit Memo” untuk menyimpan;

8. Setelah disimpan, bila Anda klik tombol “Tindakan”, ada 2 pilihan, yaitu “Pengembalian Kredit Memo” dan “Gunakan Kredit Memo”;

Pengembalian Kredit Memo adalah pelunasan terhadap faktur penjualan dari PT Holastica (jika faktur penjualan sudah dibuat di Jurnal).
Gunakan Kredit Memo adalah pengembalian uang deposit yang telah dititipkan oleh pelanggan.

Dengan Jurnal, pencatatan faktur-faktur termasuk nota kredit untuk retur penjualan Anda bisa diproses dengan mudah dan cepat.

Tidak hanya itu, seluruh proses transaksi diproses secara real time.

Sehingga data transaksi bisnis Anda terolah dengan baik, cepat, dan aman.