Salah satu kegiatan penting yang harus dilakukan oleh perusahaan adalah mencatat transaksi. Pencatatan transaksi merupakan dasar dalam proses akuntansi. Tanpa melakukan pencatatan pada transaksi yang telah dilakukan tentu saja Anda tidak dapat membuat laporan keuangan. Padahal yang kita tahu, laporan keuangan merupakan tugas dan kewajiban bagi perusahaan kepada stakeholder-nya. Selain itu, dengan melakukan pencatatan dan membuat laporan keuangan, Anda akan mendapatkan banyak keuntungan, seperti melakukan penilaian, menentukan langkah evaluasi/perbaikan, membantu pengambilan keputusan, menilai kinerja perusahaan, dan banyak keuntungan lain yang masih bisa didapatkan.

 

Namun, sayangnya masih banyak pelaku usaha terutama usaha kecil yang belum banyak mencatat transaksi yang sudah dilakukannya. Beberapa alasan yang mereka sebutkan yakni karena susah dan ribet. Padahal perusahaan dapat dikatakan tumbuh dengan baik jika memiliki pelaporan keuangan yang rapi, valid, akurat, dan dapat terbaca dengan mudah. Untuk itu, maka berikut ini merupakan panduan cara mencatat  transaksi dengan mudah dan rapi.

 

Sebelum memulai bagaimana cara mencatat transaksi dengan mudah, ada baiknya kita menengok sedikit mengenai proses akuntansi. Proses akuntansi merupakan kegiatan yang meliputi pencatatan, pengelompokan, pengidentifikasian setiap transaksi keuangan perusahaan dengan tepat dan berdasarkan bukti yang ada. Langkah-langkah mencatat transaksi keuangan dengan mudah dan rapi dapat dilakukan sebagai berikut:

 

Mengumpulkan Bukti-Bukti Transaksi

Langkah utama yang harus dilakukan untuk mencatat transaksi adalah mengumpulkan semua bukti transaksi yang telah Anda lakukan. Bukti transaksi merupakan hal yang sangat penting karena dasar untuk mencatat transaksi. Adapun contoh dari bukti transaksi seperti faktur atau invoice, nota, bukti penerimaan, bukti pembayaran, kuitansi, akte, surat perjanjian, wesel, cek, dan bukti-bukti transaksi lainnya.

 

Identifikasi Keaslian Bukti

Bukti yang sudah Anda kumpulkan bukan berarti dapat dicatat semua. Bukti yang boleh dicatat dalam pembukuan adalah bukti yang asli. Sehingga langkah kedua setelah mengumpulkan bukti yaitu Anda harus memastikan keaslian dari bukti transaksi tersebut. Langkah kedua ini merupakan langkah yang penting karena akan berkaitan dengan proses-proses selanjutnya terutama proses audit. Jika Anda ketahuan mencatat transaksi dengan bukti yang palsu maka resikonya akan sangat besar. Bisnis Anda dapat mengalami banyak masalah sampai akhirnya mungkin akan dibekukan. Oleh karena itu, pastikan bukti yang dicatat adalah bukti yang asli bukan bukti yang dibuat-buat atau palsu. Terlebih dengan adanya kecanggihan teknologi, membuat atau meniru bukti merupakan hal yang mudah untuk dilakukan, sehingga Anda juga harus waspada. Cara yang dapat Anda lakukan untuk mengecek keaslian bukti yakni dengan melakukan pengecekan silang antar pihak, baik pihak  internal maupun eksternal. Selain itu, Anda juga dapat mengeceknya dengan melihat informasi perusahaan, tanda tangan atau stempel sebagai bukti keaslian.

 

Melalui Prosedur yang Benar

Seperti yang diketahui bersama, akuntansi adalah suatu proses, maka untuk melakukannya Anda juga harus melalui langkah atau tahapan secara berurutan dengan benar.

 

Menjurnal Transaksi

Langkah selanjutnya yang dapat Anda lakukan yakni menjurnal transaksi. Agar proses pencatatan efisien, maka sebaiknya Anda selalu mencatat setiap transaksi dalam jurnal setelah transaksi dilakukan. Jangan menunggu sampai transaksi terkumpul lama karena Anda dapat lupa mencatatnya ataupun bukti transaksi dapat hilang. Dengan langsung mencatatnya maka Anda juga dapat mencegah terjadinya kesalahan saat menyalin dalam buku besar.

 

Memindahkan Catatan ke Buku Besar

Buku besar merupakan catatan dari transaksi yang dikelompokkan sesuai dengan akunnya. Dengan memposting jurnal dalam buku besar akan memudahkan Anda dalam membuat laporan keuangan. Jadi sebaiknya Anda jangan menganggap remeh buku besar.

 

Membuat Neraca

Jika Anda sudah mencatat transaksi keuangan dengan rapi, selanjutnya Anda dapat membuat neraca. Kegiatan ini bertujuan untuk mengetahui apakah jumlah saldo sisi aktiva (debit) sama dengan saldo sisi pasiva (kredit). Jika belum seimbang maka artinya ada transaksi yang belum dicatat atau ada kesalahan dalam menghitung. Anda dapat membetulkannya sebelum membuat laporan keuangan. Dengan demikian membuat neraca juga dapat mengurangi risiko Anda salah dalam membuat laporan keuangan. Karena jika kesalahan diketahuinya pada saat sudah menjadi laporan keuangan, tentu saja pekerjaan Anda pun akan semakin banyak.

 

Membuat Laporan Keuangan

Apabila semua langkah di atas sudah dilakukan dengan baik dan benar, maka laporan keuangan dapat Anda susun dengan rapi. Anda hanya tinggal menulis dengan rapi dan mengikuti aturan atau standar laporan keuangan berlaku, seperti laporan laba rugi, laporan perubahan modal, neraca dan laporan aliran kas.

 

Mencatat transaksi dengan rapi tidaklah sulit. Anda hanya perlu meluangkan waktu dan tenaga dalam prosesnya. Namun, sekarang Anda tidak perlu khawatir kehilangan banyak waktu dan tenaga hanya untuk mencatat transaksi dengan rapi. Karena mencatat transaksi keuangan kini dapat dilakukan dengan mudah dan cepat dengan menggunakan Jurnal sebagai software akuntansi online. Jurnal dapat memabantu Anda membuat laporan keuangan dengan mudah, cepat, dan nyaman.

Dengan Jurnal, Anda hanya perlu mencatat seluruh transaksi ke dalam sistem, dan Jurnal akan membantu Anda membuat laporan keuangan dengan mudah. Jurnal juga dilengkapi dengan berbagai fitur lain yang mempermudah Anda dalam mengelola bisnis mulai dari membuat faktur secara profesional, memonitor kondisi keuangan di mana saja, mengelola stok dan aset perusahaan, mengelola utang piutang, dan masih banyak fitur lainnya. Daftarkan bisnis Anda sekarang juga dan nikmati free trial selama 14 hari. Informasi lengkapnya, silakan klik di sini.