Penasaran bagaimana cara membuat invoice yang tepat agar pelanggan dapat melakukan pembayaran tagihan dengan lancar? Pelajari selengkapnya di Blog Mekari Jurnal.
Sering kali orang-orang tidak menyadari betapa pentingnya bukti pembayaran dalam sebuah proses transaksi.
Saat transaksi selesai tentu kebanyakan dari kita langsung akan membuang atau bahkan merobek kertas tersebut.
Padahal hal ini cukup penting perannya terutama apabila ada kesalahan dalam transaksi yang sudah dilakukan, faktur tersebut lah yang dapat menjadi bukti klaim.
Tidak jauh berbeda dengan bukti pembayaran tersebut, dalam transaksi sebuah perusahaan juga biasanya terdapat bukti transaksi agar proses bisnis yang dilakukan lebih aman.
Bukti transaksi tersebut adalah invoice atau faktur yang dapat berbentuk invoice elektronik.
Mungkin beberapa diantara kalian ada yang sudah mengetahui secara jelas namun belum secara dalam atau bahkan beberapa ada yang belum mengetahuinya.
Karena itu kita akan membahas bagaimana cara membuat invoice yang tepat dengan invoice maker, generator atau aplikasi seperti Mekari Jurnal.
Tujuan Pembuatan Invoice
Umumnya, perusahaan akan membuat invoice sebagai cara atau alat penagihan pembayaran terhadap pelanggannya.
Kemampuan membuat invoice yang baik dan benar sangat penting bagi kredibilitas perusahaan Anda.
Pembuatan dokumen ini tentunya memiliki tujuan yaitu sebagi berikut:
1. Bukti Pembayaran atau Kuitansi untuk pelanggan
Invoice yang diberikan pada pelanggan berfungsi sebagai dokumen instruksional yang membantu pembayaran atas pembelian barang atau penggunaan jasa yang telah dilakukan sebelumnya.
Umumnya, invoice dibuat ketika tagihan cukup besar sehingga kwitansi sangat dibutuhkan.
2. Dokumen akuntansi perusahaan
Bagi perusahaan tujuan pembuatan invoice tentu untuk jejak akutansi.
Hal ini cukup penting mengingat sebuah perusahaan yang kredibel semestinya menyimpan berbagai arsip keuangan dengan rinci sehingga jika suatu saat dibutuhkan bisa ditemukan dengan mudah.
Hal-Hal yang Biasanya Tercantum dalam Invoice
Komponen dalam invoice di antaranya yaitu judul, nama dan alamat, daftar pembeliaan, tanggal, nomor invoice, serta ketentuan pembayaran perlu Anda sertakan dalam bagian cara membuat invoice, berikut penjelasannya:
a. Judul invoice
Anda bisa menuliskan judul di bagian atas tengah dengan huruf kapital. Misalnya: INVOICE PEMBELIAN BIJI KOPI SOLO.
Hal ini bertujuan untuk memudahkan pelanggan Anda ketika mereka sedang mengurus banyak dokumen sehingga menyadari bahwa yang Anda kirimkan adalah dokumen invoice.
Dengan begitu, pelanggan Anda bisa mendahulukan mengurus pembayaran dalam dokumen faktur tersebut dibandingkan mengurus dokumen lain yang tidak terlalu buru-buru.
b. Nama dan alamat yang akan membayar
Perusahaan atau orang yang mengeluarkan pembayaran, bersama dengan alamat surat, harus dicantumkan.
Informasi ini akan membantu pelanggan Anda memahami bahwa dokumen itu sebenarnya ditujukan untuk mereka.
c. Nama dan alamat penerima pembayaran
Nama orang atau perusahaan yang akan menerima pembayaran harus dicantumkan, bersama dengan alamat penerima pembayaran juga sudah cukup.
Informasi ini akan memudahkan pelanggan Anda mengirimkan cek kepada Anda.
d. Daftar barang atau layanan
Daftar barang atau layanan harus dicantumkan secara rinci dalam cara membuat invoice.
Misalnya, invoice untuk produk tertentu maka cantumkan deskripsi nama produk, jumlah, harga per unit, dan total harga yang harus dibayarkan.
Pastikan Anda menggunakan kolom sehingga rincian deskripsi lebih mudah dibaca. Hal ini cukup penting untuk dokumentasi akutansi pelanggan Anda.
Jika invoice untuk layanan seperti proyek desain atau penulisan, maka tuliskan secara rinci nama proyek, deksripsi jenis pekerjaan, dan tarif per jam atau dengan perhitungan sesuai perjanjian.
Pastikan deskripsi mengenai tarif dibuat serinci mungkin sehingga tidak menimbulkan kebingungan di kemudian hari.
e. Tanggal
Hal lain yang sebaiknya disertakan dalam invoice yaitu tanggal.
Beberapa jenis tanggal yang dituliskan yaitu tanggal dikeluarkannya invoice, tanggal pembelian produk atau penggunaan jasa, serta tanggal pembayaran maksimal.
Untuk tanggal pembayaran maksimal, Anda bisa mendiskusikannya dengan pelanggan sehingga mendapatkan kesepakatan dan menyenangkan hati kedua belah pihak.
f. Nomor invoice
Tidak semua invoice menyertakan nomor. Namun, alangkah baiknya jika invoice yang Anda buat menyertakan nomor sehingga memudahkan pengarsipan.
Jika Anda membuat nomor invoice menjadi semacam kode khusus, beritahukan hal tersebut kepada pelanggan sehingga mereka tidak kebingungan.
g. Ketentuan pembayaran
Anda pasti ingin mencatat ketentuan pembayaran. Antah itu pihak pembayar atau penerima pembayaran, penting bahwa setiap orang mendapat kepastian waktu pembayaran akan dilakukan.
Sebagian besar invoice memiliki jangka waktu 30 hari, yang artinya invoice tersebut harus dibayar dalam waktu 30 hari sejak diterima untuk menghindari biaya keterlambatan atau penalti.
Ini biasanya ditulis sebagai “Net 30” pada invoice.
Namun setiap perusahaan berhak menetapkan ketentuan pembayaran mereka sendiri.
Hal tersebut tergantung pada jenis bisnis yang mereka lakukan dan jenis vendor yang diajak bekerja sama.
Baca juga: Pentingnya Menentukan Syarat Pembayaran atas Invoice Pelanggan
Jadi, Bagaimana Cara Membuat Invoice yang Benar?
Berikut ini ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan invoice:
- Invoice harus dibuat sesuai dengan barang yang telah terjual atau diterima oleh para konsumen. Hal tersebut untuk meminimalisir adanya transaksi penolakan yang dilakukan oleh konsumen pada saat barang yang telah dikirim telah diterima. Oleh karena itu, komponen dalam invoice dibuat setelah proses pengiriman ditandatangani oleh konsumen.
- Satu kali transaksi yang dilakukan oleh konsumen dapat dituliskan di dalam satu kali transaksi, dan dapat juga dituliskan transaksi secara bertahap. Beberapa perusahaan menetapkan untuk setiap pembayaran dari setiap transaksi yang terjadi, maka pembayaran akan dilakukan setelah proses pemesanan telah dilakukan.
- Apabila terdapat beberapa kali transaksi maka invoice harus dibuat secara keseluruhan. Dalam hal ini, pencatatan yang detail terkait dengan rincian pembelian yang sangat dibutuhkan baik bagi konsumen maupun penjual.
- Pembiasaan dalam pembuatan invoice akan membantu para pebisnis untuk memantau buku piutang. Karena dengan adanya komponen dalam invoice, maka para pebisnis dapat memantau piutang perusahaan. Dalam prosedur internal, kontrol sistem akuntansi metode manual sangat disarankan untuk membuat invoice dengan nomor urut cetak. Namun akhir-akhir ini banyak pebisnis yang membuat invoice atau faktur dengan sistem komputerisasi. Kelebihannya sistem komputerisasi adalah ketika mencetak nomor urut, tidak akan terjadi pencetakan nomor urut ganda.
Tips Membuat Invoice agar Lebih Praktis
Anda bisa mengikuti beberapa tips di bawah ini agar pembuatan invoice dapat dilakukan dengan praktis:
Gunakan Invoice Online
Pertama, untuk mencari tahu cara membuat invoice adalah dengan menggunakan invoice online maker / generator.
Pada umumnya tentu orang-orang menggunakan excel, spreadsheet atau bahkan manual untuk mengelola dokumen ini.
Tinggalkan itu semua dan mulailah beralih ke sistem tagihan elektronik yang dapat memungkinkan Anda membuat dan melakukan pengiriman invoice secara online.
Dengan menggunakan sistem berbasis cloud juga dapat lebih efisien dan aman karena lebih menghemat biaya dan tentunya lebih aman karena disimpan dengan baik menggunakan cloud.
Selain itu dengan penggunaan sistem berbasis cloud, Anda dapat melakukan pengelolaan dimanapun dan kapanpun.
Mulai dari menyiapkan pembayaran secara rutin, pengingat pembayaran dan kemudahan lainnya.
Baca juga: [Invoice Financing] Mengenal Cara Kerja dan Keuntungannya untuk Bisnis
Perbanyak Otomatisasi
Otomatisasi juga adalah cara membuat invoice yang perlu Anda lakukan.
Di era perkembangan digital saat ini, sudah bukan zamannya mengirim faktur secara manual.
Dengan munculnya software invoice online membuat transaksi dapat dilakukan dengan lebih mudah dan efisien.
Untuk klien dan pelanggan yang memiliki pesanan secara reguler, Anda dapat melakukannya dengan lebih mudah karena aplikasi tersebut memiliki template yang secara otomatis dapat melakukan hal tersebut secara berulang, salah satunya dengan template invoice format Excel.
Hal ini tentu mempercepat proses yang dilakukan.
Beberapa program sistem invoicing sekarang juga banyak yang sudah dapat menyimpan dan melacak apakah faktur tersebut sudah dibayarkan atau belum, sehingga Anda tidak perlu melakukan pengecekan, biasanya fitur ini mengirimkan sebuah notifikasi ketika Anda menerima pembayaran sesuai dengan batas waktunya.
Ingat! Jangan sampai menunggu jatuh tempo pembayaran habis atau malah sampai terlewat.
Apabila sudah menggunakan sebuah sistem invoice yang berbasiskan cloud, ini dapat mempermudah Anda mengurangi masalah yang dapat timbul seperti telat melakukan pembayaran.
Buat Ketentuan Ketika Membuat Invoice
Ini juga penting saat ingin membuat sebuah invoice yang benar, maka buatlah persyaratan dan kebijakan yang jelas kapan dan bagaimana invoice akan dibayarkan.
Apabila Anda seorang freelancer, ada baiknya untuk melakukan diskusi terlebih dahulu dengan klien terlebih dahulu.
Hal ini perlu dilakukan agar mereka tidak kaget ketika melihat tagihan yang diberikan.
Selain itu, Anda juga perlu mengetahui jadwal pembayaran dan cara yang digunakan apakah cara tersebut disukai klien atau tidak.
Dengan persyaratan dan ketentuan yang mudah tentu akan lebih mempermudah klien untuk melakukan pembayaran tagihan dengan lebih mudah.
Keuntungan untukmu juga dengan menetapkan ketentuan pembayaran ini dapat mempermudah pengaturan arus kas dan membuat arus kas lebih lancar sehingga dapat lebih jelas.
Buat Desain yang Profesional
Desain atau tampilan dari invoice adalah hal yang penting karena jika desain yang Anda buat berantakan apalagi tidak jelas tentu dapat membuat klien tidak lagi percaya dan menganggap usaha yang dijalani terlihat seperti ‘main-main’.
Karena itu ada baiknya untuk membuat invoice dengan cara mementingkan desain sehingga lebih terlihat profesional.
Baiknya desain invoice memiliki hal-hal seperti di bawah ini:
- Logo atau Brand
- Warna Logo atau Brand
- Ketentuan pembayaran yang jelas
- Daftar item / produk / layanan
- Kontak informasi
- Nomor invoice
- Batas tanggal akhir
Itulah beberapa hal yang membuat klien yakin bahwa invoice yang dibuat benar-benar terpercaya.
Memiliki Sistem Pencatatan yang Baik
Memiliki sebuah sistem yang dapat melakukan pencatatan dengan baik, ini berguna agar invoice yang dibuat dengan cara benar, jelas dan dapat dipahami.
Mulai dari melakukan pengecekan basis per jam, catatan waktu yang dapat membuktikan apa yang ditagihkan dan catatan-catatan penting lainnya yang berhubungan dengan invoice milikmu.
Hal ini perlu dilakukan agar dapat mencadangkan klaim apabila klien mempermasalahkan tagihannya.
Selain itu jangan lupa untuk menyimpan kontrak dan materi lain yang kemungkinan akan berguna kembali. Atur kembali dokumen dan dokumentasi yang ada dengan hati-hati.
Cantumkan Selengkap Mungkin Data yang Dibutuhkan adalah Salah Satu Cara Membuat Invoice yang Benar
Seperti yang sudah dibahas pada poin-poin sebelumnya, bahwa cara membuat invoice yang keluar harus mencakup informasi-informasi seperti di bawah ini.
- Nama & Alamat
- ID Pajak
- Nomor Telepon
- Nomor Invoice
- Detail Produk dan Layanan
- Total Tagihan
- Batas Pembayaran Tagihan
Baca juga: Proses Membuat Invoice Online Lebih Mudah Dengan Generator
Cara Mudah Membuat & Mengirim Invoice dengan Jurnal
Kini, Anda tidak perlu lagi membuat invoice dan melakukan penagihan secara manual.
Dengan menggunakan software akuntansi online terbaik seperti Mekari Jurnal, Anda bisa membuat invoice dengan cara otomatis dan mengirimkannya langsung kepada pelanggan.
Selain membuat dan mengirim invoice secara langsung, Jurnal juga dilengkapi dengan fitur invoice reminder atau pengingat faktur yang membantu Anda menagih piutang yang akan jatuh tempo.
Dengan begitu, bisnis Anda akan terhindar dari piutang tak tertagih yang dapat menyebabkan kegagalan bisnis.
Selain itu, dengan Mekari Jurnal Anda juga dapat mengatur jadwal pengingat faktur sebelum, setelah, atau saat jatuh tempo, serta menentukan batas minimal piutang beserta pelanggan yang akan menerima pengingat faktur otomatis.
Software Jurnal dapat mempermudah Anda dalam mengelola keuangan bisnis dengan tersedianya berbagai fitur, seperti laporan keuangan, persediaan barang, rekonsiliasi transaksi, termasuk pula pencatatan faktur pembelian dan pembayaran.
Dengan menggunakan aplikasi accounting online terbaik Mekari Jurnal, Anda bisa menghemat biaya, waktu, dan energi karena data keuangan bisnis diproses dengan baik.
Untuk info selengkapnya, Anda bisa mengunjungi website Jurnal atau mencoba demo gratis Jurnal!
Itulah beberapa hal yang perlu Anda pahami seputar bagaimana cara membuat invoice yang benar, apa saja informasi yang harus tercantum dalam dokumen ini dan tips pembuatannya.
Semoga bermanfaat!
