Jurnal Enterpreneur

Alur Pembelian yang Harus Dilalui untuk Aktivitas Bisnis Lebih Rapi

Aktivitas suatu bisnis tidak jauh dari transaksi jual-beli barang, baik yang dijual atau dibeli dalam bentuk bahan mentah atau bahan baku, barang setengah jadi, ataupun barang jadi. Baik barang dari hasil bumi ataupun barang yang sudah diolah dari hasil bumi. Nah, sebagai dalam memulai bisnis, bukan hanya transaksi penjualan saja yang penting dan perlu diperhatikan, Anda sebagai pemilik juga harus memerhatikan transaksi pembelian yang mencakup pembelian barang yang akan diproduksi menjadi bahan siap pakai ataupun membeli barang dari supplier yang siap untuk dijual kembali. Pada artikel ini, Jurnal akan memberikan beberapa informasi penting terkait transaksi pembelian di dalam perusahaan. Apa saja itu? Simak penjelasannya di bawah ini.

Apa itu transaksi pembelian?

Transaksi pembelian merupakan kegiatan untuk mendapatkan barang atau jasa dengan cara memberikan balas jasa berupa sejumlah uang bernilai sama dengan barang atau jasa yang diperolehnya. Di mana, barang atau jasa yang dibeli merupakan kebutuhan konsumen, pedagang, dan produsen. Ketika konsumen membeli barang/jasa, biasanya mereka akan mengonsumsi dan menggunakannya sendiri, baik dalam bentuk barang kebutuhan pokok, barang kebutuhan penunjang, ataupun barang mewah. Sedangkan, jika pedagang yang membeli, biasanya ia akan menjualnya kembali dengan tujuan memperoleh keuntungan. Namun, akan berbeda juga ketika seorang produsen yang membeli, biasanya ini akan membantu mereka memenuhi kebutuhan perusahaan, misalnya bahan baku yang dapat digunakan untuk menunjang proses produksi.

Apa saja yang memengaruhi transaksi pembelian?

Setidaknya terdapat 3 hal yang memengaruhi transaksi pembelian yaitu beban angkut pembelian, potongan tunai pembelian, serta retur pembelian dan potongan harga. Di bawah ini Jurnal akan menjelaskannya satu per satu.

1. Beban angkut pembelian

Semakin tinggi beban angkut atau biaya kirim atas barang pembelian, maka semakin meningkat juga nilai pembelian barang tersebut. Untuk pencatatannya, beban angkut dibedakan menjadi 2 persyaratan penyerahan barang yang disepakati kedua belah pihak, yaitu FOP Shipping Point dan FOB Destination Point. Di mana, FOP Shipping Point atau free on board shipping point merupakan biaya angkut pengiriman barang dari gudang penjual ke gudang pembeli, yang biayanya akan ditanggung oleh pihak pembeli. Sedangkan, FOB Destination Point atau free on board destination point adalah biaya angkut pengiriman dari gudang penjual ke tempat pembeli, yang biayanya dibebankan kepada pihak penjual

2. Potongan tunai pembelian

Biaya ini biasanya akan diberikan penjual untuk pembeli yang melakukan pembayaran secara tunai, atau perusahaan membayar utang dagang sesuai dengan syarat pembayaran yang telah disepakati di awal. Di mana, potongan tunai pembelian ini dapat mengurangi jumlah pembelian. Misalnya, ketika Anda melakukan pembelian tepung terigu kepada perusahaan Putih Sentosa dengan harga Rp100.000.000. Dalam transaksi ini, PT Putih Sentosa memberikan Anda waktu pembayaran maksimal 2 bulan sejak barang diterima. Di awal transaksi, Anda dan perusahaan supplier ini telah sepakat bahwa ketika Anda melakukan pembayaran sebelum tanggal jatuh tempo, Anda akan mendapatkan potongan Rp10.000.000. Namun, ketika Anda telat melakukan pembayaran, Anda akan dikenakan denda sebesar 1% per minggu. Sehingga, ketika Anda melakukan pembayaran sesuai jatuh tempo, kewajiban utang yang Anda bayarkan adalah Rp90.000.000.

3. Retur pembelian dan pengurangan harga

Transaksi ini terjadi ketika barang yang dipesan tidak sesuai atau rusak. Ini sering terjadi ketika Anda melakukan pembelian barang kepada supplier, terutama ketika membeli dalam jumlah yang cukup besar. Jika menemukan kondisi ini, Anda dapat mengembalikan barang tersebut kepada penjual dan melakukan retur pembelian. Transaksi tersebut akan dicatat dalam akun retur pembelian dan secara otomatis akan mengurangi harga pembelian tersebut.

Alur Transaksi Pembelian

Agar lebih jelasnya, di bawah ini Jurnal akan menjelaskan mengenai beberapa proses yang terjadi dalam transaksi pembelian di sebuah perusahaan. 

1. Permintaan Bagian Penjualan

Alur pertama dalam proses pembelian dimulai dari bagian penjualan atau bagian produksi yang mengajukan permintaan barang. Di mana permintaan ini dapat ditenttukan dengan 3 cara yaitu;

 

  • Intuitif; cara ini dilakukan dengan memprediksi barang apa saja yang dibutuhkan pelanggan.
  • Penelitian Pasar; dilakukan dengan meneliti permintaan konsumen yang paling banyak atau dengan cara langsung terjun ke masyarakat umum.
  • Perhitungan Stok Barang; bagian penjualan akan menyampaikan permintaan barang ke bagian gudang.

 

2. Melakukan Survei Pasar

Setelah mengajukan permintaan barang, bagian pengadaan barang atau bagian gudang akan melakukan survei pasar untuk memilih produsen/agen/grosir terbaik yang dapat dijadikan supplier bagi perusahaan. Supplier ini berperan penting dari mulai produksi hingga pendistribusian barang dari perusahaan. Dengan memilih supplier yang tepat, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, baik dari segi dana maupun kinerja dari perusahaan.

3. Menerima Penawaran

Tahap selanjutnya adalah mengirimkan surat permintaan penawaran barang kepada perusahaan supplier yang dianggap perusahaan memiliki nilai yang baik dan terpilih. Kemudian, perusahaan terpilih ini akan mengirimkan surat penawaran yang lebih detail dibandingkan dengan katalog dan daftar harga. Mengapa ini diperlukan? Padahal perusahaan sudah bisa melihat detailnya di dalam katalog?

Tahap ini diperlukan untuk membandingkan perusahaan mana yang lebih menguntungkan untuk diajak kerja sama. Untung di sini bukanlah yang hanya bisa memberikan harga terbaik dan murah, namun juga bisa membantu meningkatkan efisiensi dari dana maupun kinerja dari kedua belah pihak. Misalnya saja, supplier A memberikan harga Rp50.000.000, sedangkan B memberikan harga Rp45.000.000. Namun, perusahaan A juga memberikan kebijakan pembayaran dengan termin 90 hari, sedangkan perusahaan B harus melunasi pembayaran maksimal 14 hari kerja.

4. Menentukan Supplier

Tahap selanjutnya adalah menentukan supplier yang ingin Anda ajak kerja sama. Nah, jika dari contoh di atas, supplier mana yang akan Anda pilih?  Tentu yang menguntungkan adalah supplier A, kenapa? Dengan pembayaran termin 90 hari, dan hanya dengan perbedaan Rp5.000.000, perusahaan dapat memutar kasnya pada kebutuhan lain yang mungkin bisa menambah arus kas lebih banyak lagi. Pilihlah supplier yang paling memberikan keuntungan terbaik dengan mempertimbangkan harga, kualitas, dan pelayanan purna jual

5. Membuat Daftar Barang yang Akan Dibeli

Setelah Anda menentukan supplier mana yang Anda pilih, hal selanjutnya yang harus dilakukan adalah membuat daftar barang yang akan dibeli. Dengan menuliskan daftar barang yang dibeli, perusahaan jadi lebih mudah mengetahui apa saja yang dibutuhkan perusahaan. Sehingga, mereka bisa memperkirakan budget yang diperlukan.

6. Mengirimkan Surat Pesanan Purchasing Order

Setelah membuat daftar barang yang ingin dibeli, perusahaan bisa melakukan pemesanan dengan mengirimkan surat pesanan kepada supplier. Yang perlu diperhatikan di sini adalah, perusahaan tidak boleh mengirimkan surat pemesanan secara mendadak, hal ini tentu akan menghindari adanya waktu pendistribusian barang ke perusahaan. Untuk itu, Anda harus bisa mengestimasikan waktu pengiriman ketika melakukan proses pemesanan.

7. Membuat dan Menandatangani Surat Perjanjian

Selanjutnya, Anda dan supplier harus melakukan penandatanganan surat perjanjian jual beli. Pembuatan dan penandatanganan surat ini diperlukan untuk menjadikannya sebuah transaksi resmi dan juga sebagai bukti ketika salah satu pihak melanggar perjanjian. 

8. Menerima Barang

Setelah semuanya selesai, perusahaan hanya perlu menunggu barang yang telah dipesan diterima. Setelah PO diproses oleh supplier, terjadilah penerimaan barang/jasa sesuai dengan pesanan yang diajukan di dalam PO. Tahap penerimaan barang/jasa ini berupa penerbitan surat tanda terima barang kepada pemesan oleh supplier, dan pengakuan bahwa barang/ jasa masuk ke dalam pembukuan pemesan.

9. Memeriksa Barang yang Telah Diterima

Setelah barang diterima, Anda harus melakukan pemeriksaan sebelum menandatangani surat penerimaan barang. Apa saja yang harus diperhatikan? Mulai dari kuantitasnya, apakah sudah sesuai dengan pesanan, dan juga kualitasnya, jangan sampai Anda tidak memerhatikan kecacatan atas produk yang Anda terima. Setelah barang/jasa diterima dan dipastikan semuanya cocok dan dengan kualitas baik, bagian pembelian menerima faktur (invoice) yang diterbitkan oleh supplier dan berisi perincian pembelian barang/jasa beserta nilai pajak dan diskon (jika digunakan), dan jumlah bersih pembelian. Faktur ini juga digunakan sebagai tagihan atas pembelian yang belum dibayar. Invoice harus cocok dengan PO, tanda terima barang, dan jumlah pengakuan utang.

10. Retur

Ketika dalam penerimaan barang terjadi kesalahan, kekeliruan, atau kecacatan atas produk, Anda bisa melakukan retur barang kepada supplier. Namun, jika seluruh barang diterima dengan baik dan sesuai, proses ini tidak perlu Anda lakukan. 

11. Membayar Transaksi Sesuai Prosedur Pengeluaran Kas

Setelah memastikan seluruh barang yang diterima sesuai dengan kriteria dan pesanan, maka perusahaan bisa membayar barang tersebut. Namun, biasanya proses pembayaran ini tidak bisa sembarangan dilakukan. Umumnya, perusahaan membayar transaksi tersebut sesuai prosedur pengeluaran kas yang berlaku dalam perusahaan. Hal ini bertujuan untuk mempermudah proses pembukuan keuangan di perusahaan.

Itulah beberapa alur transaksi pembelian yang harus dilalui oleh perusahaan. Dengan melalui alur tersebut, perusahaan Anda bisa melakukan transaksi dengan lebih rapi dan terstruktur. Bukan hanya dalam pencatatan dan pembukuannya saja, tapi juga membantu Anda mengelola keuangan dengan lebih baik lagi.

Selain memastikan alur pembelian dengan baik, Anda juga harus memastikan keuangan Anda dengan baik, sehingga proses pembelian yang Anda lakukan sesuai dengan apa yang Anda butuhkan. Jangan sampai Anda melakukan pemesanan tanpa mengetahui dengan pasti persediaan dan keuangan perusahaan. Untuk memastikannya, Anda bisa memanfaatkan software akuntansi online Jurnal yang memiliki fitur aplikasi stok gudang berbasis web. Di mana, dengan aplikasi invoice dan kwitansi dari Jurnal, seluruh proses pembelian Anda bisa tercatat dengan mudah dan rapi. Dalam melakukan pemesanan barang, Anda juga bisa melakukan pemesanan sesuai dengan stok yang habis dengan angka yang lebih akurat. Jadi tunggu apalagi? Daftar Jurnal sekarang dan dapatkan free trial hingga 14 hari.

Kategori : Bisnis

Kembangkan bisnis Anda dengan Jurnal sekarang

https://d39otahjdwbcpl.cloudfront.net/wp-content/uploads/2021/04/ic-invite-to-office.svg

Coba Gratis

Akses seluruh fitur Jurnal by Mekari selama 14 hari tanpa biaya apapun

Coba Gratis 14 hari
https://d39otahjdwbcpl.cloudfront.net/wp-content/uploads/2021/04/ic-demo-interaktif.svg

Jadwalkan Demo

Jadwalkan sesi demo dan konsultasikan kebutuhan Anda langsung dengan sales kami

Jadwalkan Demo