Memahami Akuntansi Perkantoran dan Bagaimana Penerapannya Sebuah perusahaan memerlukan sebuah sistem dalam lingkungan kerjanya yang dapat membantu dalam mengelola kebutuhan keuangan bisnis, sistem itulah yang biasa kita kenal sebagai akuntansi perkantoran. Akuntansi perkantoran adalah sebuah cabang dalam bidang akuntansi yang berfokus dalam pengelolaan catatan, pengumpulan, dan pelaporan data keuangan dalam sebuah bisnis. Salah satu tujuan dari sistem ini adalah menghasilkan informasi keuangan yang objektif, relevan, dan reliable kepada pihak manajemen perusahaan, regulasi, dan stakeholder terkait. Dalam menjalankan aktivitasnya, sistem akuntansi perkantoran mencakup sejumlah proses, seperti: Melakukan pencatatan transaksi harian, Menyusun laporan keuangan yang bisnis butuhkan (neraca, arus kas, laba rugi), Pemeliharaan dan pengendalian arsip keuangan untuk kebutuhan audit, Merencanakan dan mengendalikan anggaran dan pengeluaran biaya belanja, dan Memantau arus keluar dan masuk perusahaan harian, Mengurus pengelolaan dan pelaporan perpajakan. Dalam lingkungan perkantoran, akuntansi menjadi landasan bagi seluruh pihak yang berkaitan untuk memahami bagaimana perusahaan beroperasi dan mencapai laba atau kerugian. Dengan demikian, akuntansi perkantoran memiliki peran penting dalam pengelolaan keuangan perusahaan serta dalam mendukung pertumbuhan dan keberlanjutan bisnis. Manfaat Akuntansi Perkantoran Akuntansi perkantoran memberikan banyak manfaat dan kelebihan yang dapat bisnis atau perusahaan rasakan seiring berjalannya waktu. Mengenai hal ini, berikut lima manfaat utamanya yang dapat Anda rasakan: 1. Pemantauan Keuangan yang Lebih Baik Akuntansi perkantoran membantu perusahaan memantau kondisi keuangan mereka secara lebih efektif, up-to-date, dan realtime. Hal ini dapat terjadi dengan melakukan pencatatan transaksi keuangan secara teratur dan akurat, sehingga perusahaan dapat melacak aset, kewajiban, dan modal mereka. Pemantauan ini nantinya memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi berbagai pola perubahan dalam arus kas, mengevaluasi performa bisnis, dan merespons perubahan pasar atau lingkungan ekonomi dengan lebih cepat dan efisien. 2. Pengambilan Keputusan Bisnis yang Lebih Baik Akuntansi perkantoran menghasilkan laporan keuangan yang memberikan gambaran lengkap tentang performa keuangan perusahaan secara terperinci dan relevan. Informasi keuangan yang reliable dapat membantu manajemen dalam pengambilan keputusan bisnis yang lebih cepat, akurat, dan informasional. Misalnya, dengan laporan laba rugi, neraca, dan arus kas, manajemen dapat menilai apakah investasi baru, perluasan bisnis, atau pemotongan biaya adalah langkah yang bijak. 3. Akses ke Sumber Daya Keuangan Perusahaan sering memerlukan dana tambahan untuk pertumbuhan atau operasionalnya, oleh karena itu akuntansi diperlukan untuk mendapat pinjaman dari pihak luar perusahaan. Akuntansi perkantoran yang baik dapat menyusun laporan keuangan yang kuat sehingga memberikan peluang tinggi untuk mendapat pinjaman dari bank, menarik investor, atau menegosiasikan pembiayaan tambahan. Pihak eksternal cenderung lebih percaya pada perusahaan yang memiliki catatan keuangan yang terpercaya, objektif, dan sehat. 4. Kepatuhan Perpajakan yang Tepat Selain akuntansi dan keuangan bisnis, akuntansi perkantoran juga memainkan peran penting dalam menjaga kepatuhan perusahaan terhadap peraturan perpajakan. Dengan pencatatan yang rinci, perusahaan dapat menghitung jumlah pajak yang harus dibayar dengan benar dan menyampaikan laporan perpajakan sesuai jadwal. Memenuhi kewajiban perpajakan secara tepat waktu dan akurat membantu bisnis dan perusahaan menghindari sanksi dan masalah hukum terkait perpajakan. Baca Juga: Akuntansi Perpajakan: Fungsi, Sifat, dan Klasifikasi 5. Evaluasi Kinerja Bisnis Akuntansi perkantoran memungkinkan perusahaan untuk mengukur performa bisnis mereka secara objektif. Dengan melacak pendapatan, biaya, laba, dan aset, manajemen dapat mengevaluasi apakah strategi bisnis mereka berhasil atau perlu disesuaikan. Dengan data historis yang tersedia, perusahaan juga dapat memantau tren kinerja dan mengidentifikasi masalah potensial. Bagaimana Akuntansi Perkantoran Bekerja Proses dan metode yang digunakan dalam akuntansi perkantoran mencakup serangkaian tahapan yang diperlukan untuk mencatat, menganalisis, dan melaporkan keuangan perusahaan dengan akurat dan teratur. Mengutip dari Chron, beberapa proses dan metode penting ini meliputi: 1. Pencatatan Transaksi Tahap awal dalam akuntansi perkantoran adalah melakukan pencatatan terhadap semua transaksi keuangan yang terjadi dalam perusahaan dalam satu pembukuan atau jurnal. Transaksi ini biasanya akan mencakup penerimaan uang, pembayaran, pembelian, penjualan, dan transaksi keuangan lainnya. Biasanya, proses pencatatan transaksi ini dilakukan secara manual. Namun, seiring perkembangan zaman, aktivitas ini dapat mudah dikerjakan dengan mudah dan otomatis dengan menggunakan software akuntansi, seperti Mekari Jurnal. Permudah Proses Pencatatan Transaksi Bisnis dengan Aplikasi Akuntansi Mekari Jurnal! Watch this video on YouTube Baik, Saya Mau Coba Gratis Mekari Jurnal Sekarang! atau Konsultasi Gratis dengan Sales Mekari Jurnal Sekarang! 2. Analisis Transaksi Setelah melakukan pencatatan transaksi dengan lengkap, langkah berikutnya yang bisa Anda lakukan adalah menganalisisnya. Analisis transaksi akan melibatkan pengelompokan transaksi ke dalam kategori yang sesuai, seperti pendapatan, biaya, aset, dan kewajiban. Hal ini bertujuan untuk memahami efek finansial dari setiap transaksi dan memastikan bahwa catatan akuntansi mencerminkan dengan benar posisi keuangan perusahaan. 3. Pelaporan Keuangan Kemudian, proses akhir dalam akuntansi perkantoran adalah menyusun laporan keuangan. Laporan ini mencakup berbagai laporan keuangan, seperti laba rugi (income statement), neraca (balance sheet), dan laporan arus kas (cash flow statement). Laporan keuangan akan memberikan gambaran komprehensif tentang kinerja keuangan perusahaan selama periode tertentu. 4. Verifikasi dan Audit Setelah proses penyusunan laporan keuangan selesai, dokumen nantinya akan disimpan secara rapih dan aman oleh pihak staf akuntansi kantor. Hal ini bertujuan agar nantinya dokumen tersebut akan mudah diakses pada saat proses verifikasi yang melibatkan audit internal secara berkala. Proses ini bertujuan untuk memastikan integritas, keakuratan data keuangan dan kepatuhan terhadap aturan perusahaan. Audit eksternal juga mungkin diperlukan untuk memenuhi persyaratan hukum dan memverifikasi laporan keuangan yang diajukan kepada pihak eksternal seperti investor atau regulator. Baca Juga: Audit Laporan Keuangan: Tahapan & Dokumen Persyaratan 5. Manajemen Keuangan Akuntansi perkantoran juga melibatkan manajemen keuangan yang mencakup perencanaan, pengendalian biaya, dan pengambilan keputusan keuangan. Manajemen keuangan memanfaatkan informasi akuntansi untuk mengelola sumber daya perusahaan dengan lebih efisien, merencanakan anggaran, dan mengambil keputusan strategis yang didasarkan pada data keuangan. Dengan menjalankan proses ini dengan baik dan mengikuti metode yang sesuai, perusahaan dapat memastikan bahwa informasi keuangan mereka akurat, relevan, dan dapat diandalkan. Baca Juga: Akuntansi Keuangan, Mengapa Penting Bagi Perusahaan? Ruang Lingkup Akuntansi Perkantoran Akuntansi perkantoran umumnya diterapkan pada berbagai jenis bisnis dan organisasi di berbagai sektor. Ini mencakup bisnis skala kecil hingga besar, pemerintah, sektor publik maupun organisasi nirlaba. Transaksi yang dicakup oleh akuntansi perkantoran juga beragam, seperti pembelian, penjualan, pendapatan, biaya, pinjaman, investasi, dan sebagainya. Akuntansi perkantoran juga mencakup pencatatan dan pelaporan aset, kewajiban, modal, dan semua komponen dalam laporan keuangan. Sektor-sektor yang paling memanfaatkan akuntansi perkantoran dapat terlihat melalui gambaran praktik dan aktivitasnya berikut ini: Sektor perbankan dan keuangan memanfaatkan akuntansi untuk melacak transaksi nasabah, menghitung bunga, dan mengelola risiko. Perusahaan manufaktur menggunakan akuntansi untuk menghitung biaya produksi dan persediaan. Perusahaan dagang dan ritel yang memanfaatkan akuntansi untuk mengelola persediaan, penjualan, dan pembelian. Organisasi layanan menggunakannya untuk melacak pendapatan, biaya operasional, dan keuntungan. Sektor pemerintah dan organisasi nirlaba mengandalkan akuntansi untuk memenuhi kewajiban pelaporan dan mengelola anggaran mereka. Jika melihat berdasarkan perspektif keseluruhan, akuntansi perkantoran memilik andil yang cukup penting dalam pengambilan keputusan, pengendalian keuangan, dan menjaga ketaatan terhadap aturan dan peraturan keuangan. Baca Juga: Apa Manfaat Penerapan Akuntansi Bagi Bisnis UKM Indonesia? Contoh Penerapan Akuntansi Perkantoran Agar lebih mudah memahami bagaimana praktik akuntansi perkantoran berlangsung, simak penjelasannya berikut ini dengan mengambil sektor perusahaan ritel sebagai studi kasusnya. PT. X sebagai perusahaan ritel memiliki toko dengan banyak cabang dan ribuan produk yang dijual. Oleh karena itu, Akuntansi perkantoran sangat penting dalam lingkungan ini untuk mengelola keuangan dan operasionalnya. Setiap kali sebuah toko cabang berhasil melakukan penjualan produk kepada pelanggan, setiap transaksinya akan terinput ke sistem akuntansi perkantoran. Mereka juga mengawasi pengeluaran untuk mengendalikan biaya dan memastikan ketersediaan stok yang cukup. Transaksi yang akan tercatat akan mencakup informasi tentang produk yang terjual, harga jual, jumlah, dan metode pembayaran. Nantinya, ini akan menjadi bagian dari pencatatan transaksi yang berfungsi untuk menciptakan laporan laba rugi harian dan neraca. Setelah proses terjadinya transaksi dan pencatatan telah selesai, staf akuntansi kemudian mengelompokkan transaksi dengan mengkategorikannya sesuai dengan akun yang relevan seperti pendapatan, biaya, atau persediaan. Pengelompokkan tersebut bertujuan sebagai dasar acuan data untuk memudahkan penyusunan laporan keuangan yang akan digunakan untuk mempermudah proses analisis dan evaluasi. Analisis ini membantu manajemen untuk memantau kinerja toko-toko individu dan mengambil keputusan strategis seperti menentukan produk mana yang harus dihapus atau ditambahkan dalam rangka meningkatkan profitabilitas. Sedangkan proses evaluasi dilakukan oleh manajemen senior melihat kinerja perusahaan secara keseluruhan, melihat area yang perlu perbaikan, dan pengambilan keputusan strategis. Dengan menggunakan akuntansi perkantoran, perusahaan ini dapat mengelola keuangan mereka dengan efisien dan menjaga keberlanjutan bisnis mereka dalam lingkungan ritel yang kompetitif. Kesimpulan Itulah penjelasan secara lengkap mengenai penerapan praktik akuntansi perkantoran dalam aktivitas bisnis perusahaan setiap harinya. Tentunya, praktik ini berfungsi dan bertujuan untuk mencapai informasi finansial yang objektif, relevan, dan dapat dipertanggungjawabkan. Informasi yang nantinya akan tercantum dalam laporan keuangan ini dapat bermanfaat untuk kebutuhan perencanaan strategis dan pengambilan keputusan bisnis bagi pihak manajemen maupun stakeholder terkait. Untuk mempermudah proses pengelolaan akuntansi, Anda dapat mendukung pekerjaan urusan perkantoran Anda dengan software akuntansi Mekari Jurnal yang memiliki fitur laporan keuangan lengkap. Melalui Mekari Jurnal, Anda dapat melakukan proses secara otomatis mulai dari merancang budgeting dengan fitur biaya dan anggaran, melakukan pencatatan dengan fitur aplikasi pembukuan hingga penyusunan laporan keuangan sehingga dapat mengurangi risiko human error yang dapat mengganggu informasi finansial yang tercantum di dalamnya. Anda juga dapat menganalisa laporan keuangan secara lebih mudah dan mendalam dengan bantuan AI yang sudah terimplementasi ke dalam fitur Mekari Jurnal yang bernama AIRENE. Tunggu apalagi? Daftarkan perusahaan Anda sekarang juga dan dapatkan free trial version untuk merasakan berbagai manfaat dari fitur unggulan Mekari Jurnal! Konsultasi Gratis dengan Sales Mekari Jurnal Sekarang! Semoga artikel ini bermanfaat!
