Akhir periode akuntansi, dapat dibayangkan ribetnya mengurus persediaan yang masih menumpuk terlebih jika masih ada beberapa data yang belum terinput. Itulah salah satu masalah yang akan Anda atau akuntan Anda hadapi mengenai persediaan. Sebenarnya masalah tersebut dapat dihindari jika Anda mengontrol persediaan dengan rapi dan sistematis dari awal. Namun, seperti yang diketahui tidak mudah mengelola persediaan. Persediaan yang jumlahnya banyak tentu akan menyebabkan biaya pengelolaan yang besar pula, selain itu resiko kerusakan juga meningkat. Sementara jika persediaan sedikit dapat menyebabkan stock out. Semua akan terlihat serba salah.

Namun, Anda sudah tidak perlu khawatir untuk mengelola persediaan. Karena kini sudah tersedia software akuntansi dengan metode pencatatan yang tersistem dengan komputer. Software akuntansi terbaik akan memiliki menu atau fitur untuk mengontrol persediaan, pembelian, penjualan dan fungsi-fungsi lain yang berhubungan dengan persediaan. Berikut beberapa tips mengelola persediaan dengan menggunakan software akuntansi:

Pilih Software Akuntansi Terbaik

Tidak semua software akuntansi memiliki fitur pengelolaan persediaan. Sehingga Anda harus jeli dan memastikan bahwa software akuntansi yang Anda pilih menyediakan fitur tersebut. Beberapa fitur dan menu ada seperti laporan stok barang atau persediaan dan analisis barang yang meliputi laporan kartu stok, laporan barang per gudang, laporan mutasi barang, dan laporan-laporan lainnya. Semua hal itu akan memudahkan Anda untuk mengelola persediaan, mengetahui perputaran persediaan, dan lain sebagainya.

Mengatur Isi Gudang

Mengatur ulang isi gudang bukan bagian dari software akuntansi tetapi kegiatan ini sangat penting dalam pengelolaan persediaan terutama jika persediaan jumlahnya sangat banyak. Pada langkah ini Anda dapat mengatur ulang isi gudang, susunlah berdasarkan kelompok, tanggal, atau apapun yang memudahkan Anda untuk mencarinya. Selanjutnya setelah disusun berdasarkan kelompok-kelompok tertentu, berilah barcode atau kode pada setiap persediaan.

Buatlah Database Persediaan

Setelah semua persediaan diberikan kode atau barcode, langkah selanjutnya yaitu membuat database persediaan. Input semua persediaan pada software akuntansi dengan baik dan benar sesuai kolom-kolom yang tersedia. Beberapa data yang diisi seperti kode barang, nama barang, satuan, harga, keterangan lain seperti dibeli, dijual atau disimpan. Selain data-data master tersebut, Anda juga harus memasukan data jumlah persediaan awal pada form yang tersedia. Biasanya Anda akan diminta untuk memberikan informasi berupa jumlah barang, harga pokok produksi dan harga jual.

Lakukan Penginputan Transaksi Secara Teratur

Salah satu sebab buruknya pengelolaan persedian adalah karena pencatatan yang tidak teratur sehingga terkadang ada beberapa transaksi yang lupa tidak tercatat. Selain itu juga karena bukti pencatatan yang hilang, masalah ini biasanya dialami oleh perusahaan yang masih menggunakan sistem manual dalam pencatatannya. Oleh karena itu maka lakukanlah penginputan transaksi secara teratur. Jika Anda merasa repot, Anda dapat menggunakan software akuntansi berbasis cloud, sehingga penginputan dapat  Anda lakukan di mana pun dan kapan pun.

Monitoring & Evaluasi Laporan Persediaan

Dengan menggunakan software akuntansi maka laporan persediaan dapat langsung Anda peroleh setelah penginputan semua transaksi selesai. Software akuntansi memiliki sistem yang terotomatisasi sehingga saat transaksi di-input, maka sistem akan memprosesnya, dan laporan persediaan dapat Anda lihat  dan pantau dengan cepat dan mudah. Adanya sistem realtime dalam software akuntansi juga memudahkan Anda untuk melakukan evaluasi dan monitoring persediaan secara cepat, dimanapun dan kapanpun meskipun Anda sedang tidak berada di kantor.

Bagaimana, mudah bukan? salah satu software akuntansi terbaik yang menyediakan fitur pengelolaan persediaan adalah Jurnal. Jurnal merupakan software akuntansi online berbasis cloud computing, sehingga data yang ada akan tersimpan dengan baik. Jurnal memiliki fitur Inventory yang dapat membantu Anda mengelola persediaan.

Selain itu Jurnal juga memiliki fitur-fitur lain yang dapat mendukung pengelolaan keuangan Anda seperti fitur pembelian di mana didalamnya terdapat fitur purchase order dan invoice dengan rinci dan lengkap, perhitungan pajak otomatis, cash link, membuat laporan keuangan dan lainnya. Sehingga Anda dapat lebih mudah, cepat, dan aman mengelola usaha bisnis. Dan tentu saja, Anda akan mendapatkan keunggulan tersendiri di mata konsumen dan pesaing  jika melakukan usaha ini dengan menggunakan sistem yang modern dan sudah tidak manual. Temukan informasi lengkap mengenai Jurnal di sini.