10 Cara Mudah Mengelola Persediaan Barang dalam Bisnis

Bagaimana cara mengelola persediaan barang yang baik bagi bisnis Anda, yuk intip strategi yang akan dijabarkan oleh Blog Mekari Jurnal.

Sebagai sebuah perusahaan, persediaan merupakan hal penting yang harus diperhatikan oleh pengusaha.

Kelebihan atau kekurangan persediaan dapat menyebabkan kerugian dalam perusahaan, karena setiap persediaan memiliki jangka waktu penyimpanannya.

Semakin lama disimpan dalam gudang, persediaan akan lebih mudah rusak, dan sebaliknya jika persediaan pada gudang telah habis, perusahaan tidak dapat menjualnya kepada pelanggan dan dapat menyebabkan hilangnya pelanggan.

Oleh karena itu, mengelola stok barang di gudang termasuk penggunaan aplikasi gudang sangat diperlukan.

Dengan belajar manajemen persediaan yang tepat, perusahaan dapat meminimalisasi kerugian dalam bisnisnya.

Untuk mengatasi hal-hal tersebut, berikut ini merupakan lima cara mudah mengelola persediaan yang tepat di bawah ini.

Gunakan bantuan aplikasi inventory barang Jurnal untuk bisnis lebih mudah. Pelajari juga bagaimana

Strategi Mengelola Persediaan Barang yang Baik

Tidak tersedianya atau terbatasnya persediaan barang di gudang akan membuat penjualan produk menjadi terhambat.

Namun menyimpan persediaan barang di gudang yang terlalu banyak juga membutuhkan banyak modal.

Itulah mengapa setiap pebisnis dituntut untuk menguasai strategi manajemen persediaan dengan baik termasuk dengan menggunakan aplikasi persediaan.

Tujuannya adalah agar persediaan barang dapat dikelola secara tepat, sehingga penjualan produk dapat berlangsung dengan lancar.

Persediaan muncul karena unsur kesengajaan atau sebaliknya. Artinya, suatu bisnis memang merencanakan adanya persediaan karena ingin memproduksi lebih awal atau lebih banyak dalam satuan waktu tertentu.

Namun sayangnya, ada banyak bisnis yang mengalami penimbunan persediaan akibat ketidakpastian.

Ketidakpastian yang dimaksud bisa jadi berasal dari permintaan yang terlalu sedikit dibandingkan dengan perkiraan awal.

Tidak hanya dari permintaan, arah pasokan dan operasi internal juga dapat menyebabkan ketidakpastian tersebut.

Misalnya saja ketidakpastian atas pengiriman dan harga dari pabrik yang membuat suatu bisnis menimbun persediaan.

Selain itu, mesin yang kurang mutakhir juga akan membuat pabrik menimbun persediaan setengah jadi.

Masalah Manajemen Persediaan yang Buruk

Apabila manajemen persediaan atau poor management inventory terjadi tentu saja dapat merugikan bisnis itu sendiri.

Menurut situs Micro Channel, kondisi pengendalian persediaan yang buruk dapat mengakibatkan beberapa hal seperti hilangnya konsumen.

Pengendalian persediaan yang buruk juga akan membuat suatu bisnis gagal dalam memenuhi permintaan konsumen.

Akibatnya, para konsumen akan mencari bisnis lainnya yang dapat memenuhi permintaannya. Selain itu, para pebisnis juga akan merugi secara finansial.

“Itulah mengapa, setiap pebisnis dituntut untuk menguasai strategi manajemen persediaan dengan baik”.

Manfaat Mengelola atau Melakukan Manajemen Persediaan Dengan Efektif

Melakukan pengendalian terhadap persediaan barang akan mempermudah atau memperlancar jalannya operasi bisnis yang harus dilakukan secara berturut-turut untuk memproduksi produk serta menyampaikan kepada konsumen.

Adapun manfaat mengelola atau melakukan manajemen persediaan adalah adalah sebagai berikut:

1. Memenuhi kebutuhan konsumen dengan sebaik-baiknya sesuai permintaan pasar pada saat itu
2. Meminimalkan risiko keterlambatan datangnya barang atau bahan yang dibutuhkan, sehingga tidak akan mengganggu jalannya operasi bisnis
3. Mengontrol stok barang persediaan di gudang sebaik mungkin dengan memperhatikan permintaan pasar
4. Mempertahankan stabilitas atau kelancaran kegiatan operasi bisnis

Tips Mengelola atau Manajemen Persediaan Barang

Sebelum membahas lebih ditel, berikut adalah beberapa tips dan metoda yang bisa Anda lakukan untuk mengelola persediaan barang.

1. Mengategorikan produk
2. Gunakan sistem ERP
3. Tingkatkan sistem pengiriman
4. Gunakan software cloud
5. Review supplier secara rutin

Cara Mengelola dan Melakukan Manajemen Persediaan Barang yang Baik

Berikut ini adalah 5 metode yang dapat dilakukan untuk mengelola dan meningkatkan manajemen persediaan:

Lakukan Perencanaan dan Proyeksi Persediaan

Persediaan berlebih ataupun kurang dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Untuk menghindari hal tersebut, Anda dapat membuat perencanaan dan proyeksi untuk mengelola persediaan barang.

Selain untuk mengurangi risiko kerugian, perencanaan dan proyeksi persediaan juga dapat membantu pengusaha ketika akan melakukan pemesanan barang.

Dengan perencanaan yang matang, persediaan atau stok barang tidak akan kurang ataupun berlebih.

Dan dengan adanya proyeksi ini, pengusaha dapat memperkirakan jumlah minimum stok di gudang sebagai tolok ukur saat akan melakukan pemesanan barang.

Pahami Sistem Persediaan

Banyak pengusaha yang tidak memahami sistem persediaan barang sehingga menyebabkan barang terlalu lama tertahan dalam gudang dan tidak jarang banyak barang yang telah kadaluwarsa ataupun rusak.

Dengan tidak memahami sistem persediaan, perusahaan akan menanggung beban lebih besar yang berdampak pada kerugian.

Oleh karena itu, cobalah tentukan sistem persediaan yang cocok digunakan perusahaan Anda, sistem perpetual atau periodik?

Sistem perpetual adalah sistem di mana setiap persediaan yang masuk dan keluar dicatat dalam pembukuan, sedangkan sistem periodik dilakukan dengan menghitung jumlah persediaan di akhir periode untuk melakukan pembukuan.

Baca juga: Perbedaan Metode Persediaan Stok Barang FIFO, LIFO, dan Average

Tentukan Standard Operating Procedure

Persediaan dalam bisnis kecil dan menengah dapat diawasi langsung oleh pengusaha.

Namun,  jika bisnis sudah berkembang, Anda sebagai pengusahadapat mempekerjakan pegawai dengan posisi tinggi seperti manager atau supervisor gudang untuk melakukan pengawasan dalam pengelolaan persediaan.

Di mana, manager atau supervisor tersebut harus menguasai SOP pada divisinya seperti, SOP barang masuk dan keluar, SOP penyimpanan, SOP pelaporan ketersediaan stok dan pengadaan stok yang dibutuhkan.

Dengan adanya manager atau supervisor gudang, kesalahan dalam pencatatan stok barang dapat dihindari sehingga dapat mengurangi risiko kelebihan atau kekurangan persediaan barang.

Buat Jadwal Persediaan

Dengan mengatur jadwal persediaan, pengusaha akan dengan mudah mengelola stok persedian barang dalam gudang.

Pengusaha dapat menentukan jadwal pembelian persediaan dan jadwal persediaan keluar dari gudang.

Dengan adanya jadwal untuk keluar masuknya persediaan, pengusaha dapat dengan mudah mengurangi risiko kerugian perusahaan dan terhindar dari barang yang rusak ataupun kadaluwarsa.

Hitung Anggaran Persediaan

Hitung berapa uang yang telah Anda habiskan untuk membeli sebuah persediaan barang. Kemudian buatlah catatan semua harga pokok penjualan dan harga jual barang tersebut.

Hal ini dapat membantu Anda untuk mengetahui berapa perkiraan pendapatan yang Anda dapatkan jika barang tersebut laku terjual dipasaran.

Dengan manajemen persediaan barang yang baik, pengusaha tidak hanya dapat mengurangi risiko kerugian perusahaan tapi juga dapat membantu pengusaha dalam mengelola arus kas perusahaan.

Mengategorian Produk

Diperlukan penentuan kategori produk yang ringkas dan user friendly. Beberapa gaya dalam penentuan kategori produk yang dapat dilakukan salah satunya adalah dengan metode ABC, di mana persediaan akan dikategorikan menurut nilainya.

Gunakan Sistem ERP

Dalam mengelola gudang, tidak lengkap jika tanpa sistem ERP dan fungsinya yang ramah pengguna.

Sistem ERP yang paling dasar akan memiliki sistem multi lokasi, hak akses user yang fleksibel dan disesuaikan dengan pengguna serta terintegrasi dengan bagian lain yang terkait, misalnya Sales dan Accounting.

Penggunaan Sistem ERP akan meningkatkan akurasi persediaan dan biasanya juga akan menawarkan opsi penjadwalan persediaan yang sangat baik

Salah satu sistem pengelolaan stok gudang terbaik yang dapat digunakan adalah aplikasi stok gudang dari Jurnal.

Baca juga: Contoh Surat Serah Terima Barang Inventaris Kantor

Meningkatkan Sistem Pengiriman

Anda dapat menggunakan sistem ERP yang telah memiliki fungsi pengiriman untuk mengatasi jumlah proses pengiriman.

Dengan memanfaatkan sistem ERP yang memiliki sistem pengiriman, maka dapat meningkatkan manajemen persediaan dan efisiensi gudang secara keseluruhan.

Menggunakan Teknologi Cloud

Teknologi cloud dapat memungkinkan akses mudah ke data dan informasi persediaan secara real-time dan akurat.

Melakukan Review Terhadap Supplier

Pertimbangkan untuk menggunakan sistem ERP module untuk mengaudit kinerja para supplier secara periodik.

Hal tersebut akan membantu untuk mengidentifikasi supplier yang tidak dapat diandalkan dan memberikan peluang untuk perbaikan.

Pertimbangkan juga untuk memberikan insentif kepada supplier yang memiliki kinerja bagus dengan menjual lebih banyak produk mereka, dan lakukan pembayaran tepat waktu sambil mengurangi jumlah supplier yang berkinerja buruk.

Solusi Manajemen Persediaan yang Praktis

Agar dapat tercipta persediaan yang efektif dan efisien yang mampu memenuhi permintaan pasar saat keadaan biasa ataupun permintaan disaat berfluktuasi, maka sangat diperlukan perencanaan dan pengendalian persediaan itu sendiri.

Dengan memanfaatkan teknologi informasi saat ini yang sangat bervariatif, untuk dapat mengontrol bisnis dengan baik, bukan hanya pada persediaan saja melainkan semua unsur yang ada dalam bisnis dapat dikontrol dengan baik.

Apabila perusahaan menggunakan teknologi program stok barang, maka keuntungan-keuntungan yang bisa diperoleh antara lain:

1. Para pebisnis mendapatkan informasi yang akurat mengenai nilai dan posisi sistem informasi persediaan, dengan adanya sistem pencatatan dan pelaporan persediaan. Hal tersebut merupakan informasi dasar dalam pengambilan keputusan mengenai waktu dan jumlah persediaan yang harus segera dipesan, sehingga kebutuhan operasi bisnis dapat dipenuhi.
2. Keamanan persediaan akan lebih terjamin dari kemungkinan kesalahan nilai stok, pencurian, penyelewengan, kerusakan, dan lainnya untuk mempertahankan kontinuitas dari kegiatan produksi bisnis.
3. Permintaan konsumen dapat dilayani dengan baik dikarenakan sistem persediaan dikelola dengan sistem yang baik.

Mampu mengelola manajemen persediaan dengan efektif dan efisien sangat penting untuk menjaga arus kas bisnis. Selain itu, manajemen persediaan juga sangat berguna bagi para pengecer untuk menghemat biaya.

Penggunaan aplikasi atau software khusus inventory barang akan memudahkan Anda dalam memonitor kelangsungan bisnis kapan dan dimana saja.

Selain memiliki fitur khusus untuk manajemen stok barang, Jurnal juga akan memudahkan Anda dalam membuat laporan keuangan yang lengkap dan akurat.

Jangan ragu untuk mendaftarkan bisnis Anda sekarang dan bergabung dengan ribuan pengguna software stok barang dari Jurnal lainnya.

Selain cara di atas, Anda juga dapat mengelola persediaan dengan baik dengan Mekari Jurnal. Fitur Stok Barang dan Stok Buffer pada aplikasi Jurnal dapat membantu pengusaha dalam mengelola persediaan barang.

Melalui sistem Mekari Jurnal. pengusaha dapat memonitor jumlah stok barang, perhitungan persediaan, harga jual rata-rata, dan pemberitahuan saat stok kosong.

Dan dengan fitur Stok Buffer, pengusaha dapat membuat proyeksi dan menentukan jumlah minimum persediaan barang.

Selain itu, fitur software stok barang ini juga akan memberikan notifikasi kepada penggunanya ketika persediaan telah berada pada batas minimum sehingga pengusaha dapat segera melakukan pemesanan terhadap barang yang akan habis.

Coba juga fitur yang memudahkan Anda dalam mengelola keuangan bisnis Anda secara online. dengan fitur aplikasi kas masuk dan keluar dari Mekari Jurnal, Semua transaksi tercatat dan tersusun dalam satu dashboard yang bisa diakses kapanpun Anda butuhkan.