Inventory Control: Pengertian, Fungsi, Tugas, dan Metode Inventory control merupakan salah satu aspek penting dalam manajemen operasional sebuah perusahaan. Secara umum, inventory control adalah manajemen stok barang atau persediaan yang digunakan dalam aktivitas operasional bisnis. Pengelolaan yang tepat terhadap inventaris membantu perusahaan menjaga kelancaran proses bisnis, mulai dari pengadaan barang, penyimpanan, hingga pengiriman kepada pelanggan. Berikut ini adalah pembahasan lengkap mengenai inventory control, meliputi pengertian, fungsi, tugas, hingga metode yang dapat diterapkan. Apa itu Inventory Control? Inventory control adalah proses pengelolaan dan pengawasan stok barang yang dimiliki oleh perusahaan. Tujuannya adalah memastikan bahwa stok barang selalu tersedia untuk memenuhi kebutuhan operasional dan memenuhi permintaan pelanggan. Dengan kata lain, inventory control memastikan bahwa perusahaan memiliki jumlah barang yang tepat di tempat yang tepat, pada waktu yang tepat. Fokus utama dari inventory control adalah mengorganisir stok agar tercukupi sesuai kebutuhan operasional. Proses ini mencakup aktivitas penghitungan, pelacakan, dan pengelolaan barang, termasuk pengawasan barang yang masuk dan keluar dari gudang. Inventory control juga membantu perusahaan dalam mengantisipasi kebutuhan barang di masa mendatang melalui analisis data yang akurat. Sebagai contoh, dalam bisnis ritel, inventory control melibatkan pengelolaan stok produk di gudang dan toko untuk memastikan ketersediaan barang bagi pelanggan. Proses ini juga mencakup pelacakan barang yang sudah terjual dan perencanaan pengadaan untuk barang-barang yang mulai habis. Baca Juga: Mengenal Sistem Inventory & Cara Mudah Pengelolaannya Fungsi Inventory Control Inventory control memiliki sejumlah fungsi penting dalam operasional perusahaan. Beberapa fungsi utama inventory control adalah sebagai berikut: 1. Mengatur Persediaan Berdasarkan Prioritas Inventory control membantu perusahaan mengatur barang berdasarkan tingkat prioritas. Barang yang memiliki tingkat permintaan tinggi akan diprioritaskan dalam penyimpanan dan pengadaan, sehingga meminimalkan risiko kehabisan stok. 2. Mempermudah Proses Pencatatan dengan Barcode Dengan menggunakan teknologi seperti barcode, proses pencatatan stok menjadi lebih mudah dan cepat. Hal ini juga mengurangi risiko kesalahan manusia dalam proses pencatatan. 3. Memastikan Ketersediaan Stok Inventory control memastikan bahwa jumlah barang yang tersedia sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan. Dengan demikian, kegiatan bisnis dapat berjalan lancar tanpa terganggu oleh kekurangan stok. 4. Meningkatkan Efisiensi Operasional Dengan mengelola inventaris secara efektif, perusahaan dapat mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari barang atau memproses pesanan. Efisiensi ini membantu menghemat biaya dan meningkatkan produktivitas. 5. Mengantisipasi Restock Melalui monitoring yang rutin, inventory control memungkinkan perusahaan untuk mengantisipasi kebutuhan restock barang. Hal ini sangat penting untuk memastikan bahwa barang selalu tersedia saat dibutuhkan. 6. Menyediakan Laporan Stok Real-Time Sistem inventory control modern dapat menyediakan laporan stok secara real-time. Informasi ini sangat berguna bagi manajemen untuk mengambil keputusan yang tepat, seperti kapan harus memesan barang baru atau kapan harus mengurangi stok yang berlebih. 7. Memberikan Informasi Akurat Inventory control menyajikan data yang dapat diakses oleh berbagai departemen, seperti gudang dan penjualan. Informasi ini membantu memastikan koordinasi yang baik antara tim yang terlibat. Baca Juga: Cara Melakukan Inventory Control yang Tepat Bagi Usaha 10 Metode Inventory Control dan Contohnya Inventory control adalah proses manajemen stok barang yang bertujuan untuk mengoptimalkan keluar masuknya barang dalam operasional bisnis. Proses ini sangat penting karena memengaruhi berbagai aspek, seperti kepuasan pelanggan, efisiensi operasional, hingga peningkatan keuntungan perusahaan. Dengan penerapan metode inventory control yang tepat, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan memastikan bahwa kebutuhan pelanggan terpenuhi secara optimal. Berikut adalah 10 metode inventory control yang dapat diterapkan dalam berbagai jenis bisnis, lengkap dengan penjelasan detail dan contohnya: 1. Just-in-Time (JIT) Inventory Deskripsi: Metode Just-in-Time (JIT) adalah sistem pengelolaan stok yang berfokus pada pengurangan penyimpanan barang dengan memproduksi atau memesan barang hanya ketika diperlukan. Tujuan utama dari metode ini adalah untuk mengurangi biaya penyimpanan dan meminimalkan risiko kerusakan atau kedaluwarsa barang. Kelebihan: Mengurangi kebutuhan ruang penyimpanan karena barang hanya disimpan dalam jumlah minimal. Menghindari kerugian akibat stok barang yang kedaluwarsa atau rusak. Meningkatkan efisiensi produksi dan pengadaan barang. Kekurangan: Membutuhkan perencanaan yang sangat tepat. Bergantung pada hubungan yang kuat dengan pemasok untuk memastikan pengiriman tepat waktu. Berisiko mengalami kekurangan stok jika terjadi gangguan dalam rantai pasokan. Contoh: Sebuah pabrik manufaktur otomotif menggunakan JIT dengan memesan komponen seperti ban dan mesin hanya ketika ada permintaan produksi mobil baru. Dengan demikian, perusahaan tidak menyimpan stok komponen dalam jumlah besar, tetapi memproduksi berdasarkan pesanan pelanggan. 2. Economic Order Quantity (EOQ) Deskripsi: Metode Economic Order Quantity (EOQ) dirancang untuk menentukan jumlah optimal barang yang harus dipesan agar biaya penyimpanan dan pemesanan dapat diminimalkan. EOQ mempertimbangkan dua komponen utama, yaitu biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. Kelebihan: Memaksimalkan efisiensi pengelolaan inventori. Mengurangi biaya total yang dikeluarkan untuk penyimpanan dan pemesanan. Cocok untuk bisnis dengan permintaan produk yang stabil. Kekurangan: Membutuhkan data yang akurat terkait biaya penyimpanan, biaya pemesanan, dan permintaan barang. Sulit diterapkan jika permintaan produk tidak konsisten. Contoh: Sebuah toko ritel menghitung EOQ untuk menentukan jumlah optimal produk makanan ringan yang perlu dipesan setiap bulan. Dengan menggunakan data historis, toko tersebut dapat memastikan bahwa mereka memiliki stok yang cukup tanpa menimbulkan biaya penyimpanan yang tinggi. 3. ABC Analysis Deskripsi: Analisis ABC adalah metode pengelolaan inventori yang mengelompokkan barang berdasarkan nilai konsumsi dan tingkat prioritas. Barang dibagi menjadi tiga kategori: A: Barang dengan nilai tinggi dan volume rendah. B: Barang dengan nilai menengah dan volume sedang. C: Barang dengan nilai rendah dan volume tinggi. Kelebihan: Memungkinkan perusahaan untuk fokus pada barang yang memberikan kontribusi terbesar terhadap keuntungan. Membantu dalam alokasi sumber daya yang lebih efisien. Kekurangan: Tidak mempertimbangkan perubahan dalam pola permintaan barang. Membutuhkan analisis berkala untuk memastikan kategori barang tetap relevan. Contoh: Sebuah perusahaan farmasi mengklasifikasikan obat-obatan mahal dengan permintaan rendah sebagai kategori A, sedangkan obat generik yang sering dibeli masuk dalam kategori C. Strategi ini membantu perusahaan memprioritaskan pengelolaan stok obat-obatan mahal untuk menjaga ketersediaan. 4. First-In, First-Out (FIFO) Deskripsi: FIFO adalah metode pengelolaan stok di mana barang yang pertama kali masuk ke gudang akan menjadi barang pertama yang digunakan atau dijual. Metode ini sangat cocok untuk produk yang memiliki masa kedaluwarsa, seperti makanan dan minuman. Kelebihan: Mengurangi risiko barang basi atau kedaluwarsa. Memastikan barang yang lebih lama di gudang digunakan lebih dahulu. Kekurangan: Tidak cocok untuk produk dengan harga yang sering berfluktuasi, karena dapat memengaruhi harga pokok penjualan. Contoh: Supermarket menggunakan FIFO untuk mengelola stok produk susu, di mana produk dengan tanggal produksi lebih lama ditempatkan di depan rak agar dibeli lebih dulu. 5. Last-In, First-Out (LIFO) Deskripsi: LIFO adalah kebalikan dari FIFO, di mana barang yang terakhir masuk ke gudang akan menjadi barang pertama yang digunakan atau dijual. Metode ini sering digunakan dalam industri dengan harga barang yang terus meningkat. Kelebihan: Dapat menghasilkan pengurangan pajak selama periode inflasi karena biaya barang terbaru lebih tinggi. Cocok untuk bisnis yang menghadapi fluktuasi harga bahan baku. Kekurangan: Tidak mencerminkan nilai barang yang lebih lama, yang dapat menyebabkan ketidakakuratan dalam laporan keuangan. Contoh: Sebuah perusahaan konstruksi menggunakan LIFO untuk mengelola stok bahan bangunan seperti baja, dengan asumsi bahwa harga bahan bangunan akan terus naik. 6. Perpetual Inventory System Deskripsi: Sistem inventori perpetual adalah metode di mana stok barang dicatat secara real-time menggunakan perangkat lunak. Setiap kali terjadi transaksi, data stok akan diperbarui secara otomatis. Kelebihan: Memberikan data inventori yang akurat dan real-time. Mengurangi risiko kesalahan manusia dalam pencatatan. Kekurangan: Membutuhkan investasi awal yang besar untuk perangkat keras dan perangkat lunak. Memerlukan pelatihan bagi karyawan untuk menggunakan sistem. Contoh: Sebuah toko pakaian menggunakan sistem perpetual untuk melacak stok pakaian secara otomatis setiap kali terjadi penjualan. 7. Periodic Inventory System Deskripsi: Dalam sistem periodic, stok barang dihitung pada interval waktu tertentu, misalnya setiap akhir bulan atau akhir kuartal. Sistem ini tidak memerlukan pembaruan stok secara real-time. Kelebihan: Lebih murah dan mudah diterapkan dibandingkan sistem perpetual. Cocok untuk bisnis kecil dengan jumlah barang yang terbatas. Kekurangan: Kurang akurat karena data stok tidak diperbarui secara langsung. Berisiko menyebabkan kekurangan atau kelebihan stok. Contoh: Sebuah toko kelontong kecil menghitung stok barang setiap akhir bulan untuk memperbarui data inventaris. 8. Reorder Point (ROP) Deskripsi: ROP adalah metode yang menentukan titik tertentu pada tingkat stok di mana barang harus dipesan kembali. Metode ini dirancang untuk menghindari kekosongan stok. Kelebihan: Mengurangi risiko kehabisan stok. Membantu menjaga keberlanjutan operasional. Kekurangan: Memerlukan perhitungan yang tepat berdasarkan waktu pengiriman (lead time) dan tingkat konsumsi barang. Contoh: Sebuah perusahaan elektronik menetapkan ROP untuk komponen baterai, di mana pesanan baru akan dilakukan ketika stok mencapai 50 unit. 9. Safety Stock Deskripsi: Safety stock adalah stok cadangan yang disimpan untuk mengantisipasi lonjakan permintaan atau keterlambatan pasokan. Kelebihan: Memberikan buffer terhadap ketidakpastian dalam rantai pasokan. Memastikan stok tetap tersedia meskipun terjadi gangguan. Kekurangan: Menambah biaya penyimpanan. Berisiko menyebabkan overstock. Contoh: Sebuah perusahaan makanan cepat saji menyimpan safety stock bahan baku seperti daging dan sayuran untuk mengantisipasi permintaan yang meningkat selama akhir pekan. 10. Vendor-Managed Inventory (VMI) Deskripsi: Dalam VMI, pemasok bertanggung jawab untuk mengelola stok barang di lokasi pelanggan berdasarkan data penjualan yang diberikan. Kelebihan: Mengurangi kebutuhan pengelolaan inventori internal. Memastikan stok selalu tersedia. Kekurangan: Membutuhkan hubungan kepercayaan yang kuat antara pelanggan dan pemasok. Mengurangi kontrol pelanggan terhadap inventori mereka sendiri. Contoh: Sebuah supermarket besar bekerja sama dengan pemasok minuman untuk mengelola stok minuman ringan di rak mereka. Memahami Apa Itu Production Planning Inventory Control (PPIC) Production Planning Inventory Control atau PPIC bisa didefinisikan sebagai suatu pekerjaan yang dimaksudkan untuk mempersiapkan proses manufaktur dan mengelola seluruh stok persediaan bahan baku untuk keperluan proses produksi. Dari pengertian ini tampak jelas bahwa PPIC memiliki kaitan erat dengan proses produksi dalam suatu perusahaan ini memang menjadi bagian yang sangat penting dalam perusahaan. Sebab kegiatannya meliputi seluruh hal yang menjadi bagian dari proses manufaktur. Tidak berhenti sampai disitu namun PPIC ini juga memberikan pengaruh terhadap proses penyaluran atau pemasaran produk. Singkatnya, PPIC menjalankan fungsi dimulai ketika mendapatkan order atau pesanan dari sales kemudian ditindaklanjut hingga produk pesanan sampai ke pelanggan. Bagian ini yang menjadi paling vital dalam produksi ketika berlangsung, yaitu PPIC memastikan bahwa seluruh kebutuhan dan tahapan dapat berjalan dengan mulus dan lancar. Melalui adanya PPIC ini maka seluruh aktivitas ekonomi dalam perusahaan bisa berjalan dengan lebih baik. Tugas Inventory Control Staff Pengelolaan inventaris dilakukan oleh tim atau staf khusus yang memiliki tanggung jawab dalam mengelola barang. Berikut adalah beberapa tugas utama dari inventory control staff: 1. Penghitungan Stok Penghitungan stok adalah tugas utama dari staf inventory control. Mereka harus memastikan bahwa jumlah barang yang tersedia sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Proses penghitungan stok dilakukan secara rutin untuk menghindari kekurangan atau kelebihan stok yang dapat berdampak negatif pada operasional perusahaan. 2. Pengecekan Data Setelah menghitung stok, staf inventory control harus memeriksa data yang telah dicatat untuk memastikan akurasi. Jika data stok sesuai dengan hasil penghitungan, staf dapat melaporkan informasi tersebut kepada supervisor untuk ditindaklanjuti. 3. Pendataan Berkala Pendataan stok harus dilakukan secara berkala dan rutin. Saat ini, banyak perusahaan menggunakan sistem pencatatan real-time untuk memasukkan data stok secara otomatis. Dengan pendataan yang akurat, perusahaan dapat menghindari kekurangan stok yang dapat menghambat proses pengiriman atau produksi. 4. Penyusunan Laporan Staf inventory control juga bertugas menyusun laporan terkait status stok barang. Laporan ini mencakup informasi tentang barang yang masuk, barang yang keluar, jumlah stok yang tersisa, dan prediksi kebutuhan barang di masa mendatang. Laporan ini sangat penting bagi manajemen untuk merencanakan strategi bisnis yang efektif. Tujuan Production Planning Inventory Control Adapun sebenarnya aktivitas Production Planning Inventory Control atau PPIC ini memiliki beberapa tujuan penting. Diantaranya yaitu berikut ini. 1. Meningkatkan Efektivitas Perusahaan Berbagai tujuan dari PPIC pada dasarnya adalah untuk mengembangkan dan memajukan perusahaan. Salah satu tujuan dari PPIC tersebut adalah meningkatkan efektivitas perusahaan. Umumnya PPIC akan membantu perusahaan dalam bidang kerjanya yang cenderung mengontrol persediaan bahan baku sehingga dapat mendukung proses produksi agar berjalan lancar. Dalam hal ini PPIC akan memberikan suatu rencana proses produksi yang sekiranya efektif. Tak hanya efektif namun perencanaan proses produksi juga sebisa mungkin ditekan agar bisa efisien. Untuk memaksimalkan hal tersebut dapat pula menggunakan software inventory yang tepat. 2. Memaksimalkan Modal untuk Produksi Tujuan selanjutnya yang juga bisa dicapai oleh Production Planning Inventory Control atau PPIC dalam suatu perusahaan adalah untuk memaksimalkan modal yang memang sudah dipersiapkan bagi proses produksi. Penggunaan modal untuk kegiatan produksi ini diusahakan untuk bisa berjalan semaksimal mungkin agar proses perencanaan produksi bisa berjalan dengan baik. Bahkan proses perencanaan ini meliputi pula perencanaan jangka panjang. Tentunya perencanaan jangka panjang dari perusahaan juga diharapkan agar dapat tercapai. 3. Mengatur Proses Produksi Selain itu Production Planning Inventory Control atau PPIC juga memiliki tujuan mengatur proses produksi yang dijalankan pada suatu perusahaan. Dalam hal ini PPIC dapat mengatur berbagai macam langkah yang sekiranya akan dijalankan dalam proses produksi. Dengan adanya pengaturan ini maka nantinya diharapkan agar timbul suatu patokan yang bisa terus digunakan terutama untuk perencanaan proses produksi di masa mendatang. Maka di masa mendatang tentunya proses produksi bisa berjalan dengan lebih efektif dan efisien. 4. Mengendalikan Pendistribusian Bahan Baku Masih berkutat dengan proses produksi rupanya PPIC juga turut melakukan aktivitasnya dengan tujuan untuk mengendalikan pendistribusian bahan baku. Jadi PPIC akan mengatur alur pendistribusian bahan baku dalam perusahaan. Pengendalian dan pengaturan dalam alur pendistribusian bahan baku ini nantinya dapat membantu proses produksi agar bisa berjalan dengan lancar dan bahkan tanpa hambatan atau kendala tertentu. 5. Membantu Divisi Lain dalam Perusahaan Rupanya apa yang dilakukan oleh bagian PPIC ini tak hanya bertujuan untuk membantu memperlancar aktivitas di bidang produksi saja. Namun secara lebih lanjut rupanya aktivitas PPIC juga bertujuan untuk membantu bagian atau divisi lain yang juga ada dalam perusahaan. Misalnya saja seperti divisi penjualan atau divisi pemasaran. Sebab aktivitas PPIC ini pada dasarnya juga meliputi berbagai hal yang bisa turut memberikan informasi bagi divisi penjualan dan marketing. Informasi ini antara lain meliputi lama waktu produksi dan jumlah produk. Nantinya bagian penjualan dan marketing bisa menyusun rencana atas informasi yang didapatnya dari PPIC ini. Manfaat Production Planning Inventory Control Adapun selain memiliki tujuan di atas, Production Planning Inventory Control atau PPIC juga memiliki beberapa manfaat penting. Di antaranya yaitu sebagai berikut. 1. Mengidentifikasi Besaran Aset Mengenai manfaat dari suatu PPIC juga sebenarnya cukup besar terutama di dalam suatu perusahaan. Bahkan manfaatnya ini cenderung bersifat menguntungkan bagi perusahaan. Salah satu manfaat dari PPIC adalah untuk mengidentifikasi besaran aset perusahaan. Hal ini sangat berguna terutama untuk proses perencanaan produksi. Sebab hasil identifikasi besaran aset ini bisa digunakan untuk proses pemantauan persediaan pada perusahaan. 2. Mengurangi Keterlambatan dalam Alur Penyediaan Selain itu PPIC juga cenderung bermanfaat untuk memperlancar seluruh kegiatan produksi mulai dari proses perencanaan sampai dengan persiapan untuk penyaluran produk. Dalam hal ini PPIC dapat melakukan aktivitas yang nantinya bisa menghindari keterlambatan penyediaan bahan baku dan materi lainnya yang memang berguna untuk proses produksi. Jadi proses produksi akan terus berjalan lancar dan tidak akan terpengaruh oleh berbagai hal yang membuatnya jadi terkendala. 3. Menghemat Pengeluaran Perusahaan Manfaat lain dari PPIC adalah untuk lebih menghemat pengeluaran perusahaan sehingga perusahaan pada akhirnya bisa mendapatkan keuntungan yang lebih besar. Kehadiran PPIC pada dasarnya memang dapat membuat proses produksi jadi lebih terencana dengan matang. Dengan adanya PPIC maka proses produksi nantinya dapat memilih bahan baku yang lebih tepat. Selain itu sistem teknologi yang digunakan juga nantinya dapat dipilih dengan tepat. Tidak hanya itu saja namun secara lebih jauh rupanya PPIC juga dapat memaksimalkan produktivitas perusahaan dengan lebih efektif dan juga efisien. 4. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan Dari semua hal atau tugas yang dilakukan oleh PPIC maka bisa juga disimpulkan bahwa kehadiran PPIC ini dapat bermanfaat untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Pada dasarnya apa yang dilakukan oleh bagian PPIC dalam suatu perusahaan cenderung membantu proses pengaturan dan pengelolaan produksi sehingga hasil produksi menjadi lebih baik. Tentu saja apa yang menjadi hasil produksi ini bisa meningkatkan kepuasan pelanggan sehingga kepercayaan pelanggan pada perusahaan semakin meningkat. Tidak hanya itu saja namun proses distribusi produk hingga sampai dengan tepat waktu ke tangan pelanggan juga cenderung meningkatkan kepuasan pelanggan. 5. Menghasilkan Produk Tepat Seperti yang telah kita ketahui bersama bahwa hasil produksi yang tepat dan berkualitas tinggi dapat meningkatkan kepuasan pelanggan. Tentu saja hal ini akan sangat menguntungkan bagi perusahaan. Sebab hasil produksi yang tepat biasanya memiliki kualitas yang tinggi sehingga dapat membuat pelanggan dapat menggunakan produk secara maksimal. Pelanggan akan merasa semakin percaya terhadap produk perusahaan. Production Planning Inventory Control seperti yang telah kita ketahui bersama pada dasarnya merupakan bagian dari suatu perusahaan yang memiliki manfaat besar bagi perkembangan perusahaan itu sendiri. Dengan adanya tujuan yang ingin dicapai oleh divisi PPIC maka sudah pasti kegiatan di dalam perusahaan bisa menjadi lebih terarah. Kesimpulan Production Planning Inventory Control ini memang memiliki manfaat yang cukup besar bagi kelangsungan perusahaan seperti halnya penjelasan yang telah tertera di atas. Manfaat dari PPIC ini bahkan bisa membantu perusahaan untuk dapat mencapai target dengan lebih mudah. Oleh karena itu sebaiknya PPIC ini tidaklah diabaikan di dalam suatu perusahaan mengingat bahwa tugas dan manfaatnya yang sangat penting. Kemudian, agar pengelolaan proses produksi dapat berjalan dengan baik, salah satu tips yang efektif yang bisa Anda lakukan adalah dengan menunjang pekerjaan dengan dukungan software SCM yang telah terintegrasi dengan pencatatan keuangan yaitu Mekari Jurnal. Mengapa demikian? Ini dikarenakan Mekari Jurnal dapat membantu mengelola proses secara end-to-end untuk melancarkan proses produksi, mulai dari pembuatan work order dan BoM, memantau stok bahan baku dan produksi secara realtime, dan menyajikan informasi terkait produk setelah melalui manufaktur. Sederhanakan pengelolaan supply chain Anda dengan mengelolanya secara langsung dalam satu dashboard di mana saja dan kapan saja, langsung terintegrasi ke pencatatan keuangan! Jika Anda pertanyaan lebih lanjut, tanyakan langsung kepada tim ahli kami melalui tombol di bawah ini! Konsultasi dengan Tim Mekari Jurnal Sekarang! Referensi: SCM Guide, “The Vital Role of Production Planning and Inventory Control (PPIC): Ensuring Efficiency and Success”. Tigernix, “What is PPIC (Production Planning & Inventory Control) and its benefits?”.
