Perpetual Inventory System: Pengertian & Macamnya

Ketika seseorang menjalankan usaha dagang, maka di dalamnya akan terdapat aktivitas pembelian dan penjualan barang. Maka akan muncul juga sistem pencatatan persediaan barang dan perpetual inventory system adalah salah satunya.

Semua perusahaan wajib memiliki sistem atau yang berupa aplikasi inventory untuk memudahkan urusan ini.

Hal ini akan berkaitan dengan setiap usaha untuk mengoptimalkan keuntungan yang akan didapatkan perusahaan.

Pergerakan barang juga dapat diketahui dengan cepat.

Kegunaan Memiliki Sistem Pencatatan Persediaan Barang

Sebuah perusahaan yang baik pasti akan menerapkan pencatatan barang yang disiplin. Tujuan pencatatan tersebut berkaitan dengan beberapa hal berikut ini:

• Pendeteksian ketersediaan stok
• Penelusuran rotasi barang yang keluar dan masuk
• Meminimalisir kemungkinan hilangnya barang
• Penghitungan keuntungan perusahaan
• Sumber informasi terkait barang yang tinggi permintaan atau sebaliknya

Lihat bagaimana aplikasi inventory mempermudah usaha Anda, atau coba software nya disini, gratis coba!

Macam-macam Sistem Pencatatan Persediaan Barang

Seperti yang sudah ditulis di atas, perpetual inventory system adalah satu dari dua cara pencatatan persediaan barang.

Di bawah ini akan dibahas pengertian dan perbedaan sistem tersebut secara singkat.

Metode Perpetual

Metode ini juga disebut dengan metode terus menerus.

Hal ini dikarenakan proses pencatatan transaksi ke dalam sistem dilakukan secara langsung. Setiap perubahan akan dicatatkan ke dalam akun persediaan.

Walaupun hampir semua barang bisa dilihat arus keluar masuknya lewat metode perpetual, tetapi barang dengan nilai jual yang tinggi lebih cocok jika menggunakan metode ini.

Beberapa contoh barang yang lumrah menggunakan pencatatan ini adalah mobil, mesin cuci dan lain sebagainya.

fFekuensi pencatatan dengan metode perpetual berbanding lurus dengan frekuensi keluar masuk barang.

Untuk mengontrol kelancaran sistem perusahaan juga perlu memiliki buku besar pembantu catatan persediaan individu.

Dengan menggunakan metode ini, maka perhitungan fisik pada stok yang tertinggal, atau kerap disebut dengan stock opname, tidak perlu lagi dilakukan oleh perusahaan.

Hal ini karena stok yang tersedia selalu diperbarui setiap kali transaksi.

Metode Periodik

Metode yang juga disebut dengan metode fisik ini melakukan pencatatan terpisah terhadap transaksi jual dan beli barang dagang.

Cara pencatatan dalam metode ini adalah membuat akun pembelian menjadi debet dan akun kas atau utang menjadi kredit.

Sedangkan, akun kas atau piutang dalam penjualan akan dimasukkan ke dalam debet dan akun penjualan ke dalam kredit.

Berbeda dengan metode perpetual, perusahaan yang biasanya menggunakan metode periodik adalah perusahaan yang menjual barang berjumlah banyak.

Selain itu, frekuensi jual dan beli barang dagang tersebut terbilang tinggi. Walau demikian, nilai dari barang dagang tersebut kecil namun stabil.

Itulah sebabnya pencatatan persediaan stok lebih cocok menggunakan metode periodik.

Dalam proses melakukan pencatatan, maka diperlukan pemeriksaan fisik dari barang tersebut pada saat stock opname.

Pengecekan ini berhubungan dengan pembaruan akun persediaan barang dagang.

Perbedaan lain antara metode periodik dengan perpetual inventory system adalah dari pengerjaan laporan keuangan.

Pada metode perpetual, pencatatan dilakukan langsung, sedangkan pada metode periodik dilakukan selama 3 bulan atau 6 bulan sekali.

Siapa Pengguna Metode Perpetual?

Seperti yang sudah dijelaskan di atas, metode perpetual merupakan sebuah cara mencatat persediaan barang terkait kebutuhan akan informasi tentang stok.

Maka semua perusahaan atau bisnis besar pasti membutuhkan metode ini.

Sebuah perusahaan dapat menggunakan aplikasi pencatatan stok barang dalam mengurus manajemen inventory bisnis.

Bisnis yang bergerak di bidang penjualan dengan intensitas tinggi adalah pengguna yang cocok untuk metode ini.

Selain itu, beberapa gerai ritel juga lebih disarankan untuk menggunakan metode terus menerus semacam ini, termasuk juga apotek dan toko.

Walau demikian, tidak menutup kemungkinan perusahaan kecil atau sebuah usaha yang sedang berkembang juga menggunakan metode pencatatan ini.

Hal ini karena ada banyak perangkat lunak nan fleksibel yang menyediakan metode perpetual dengan biaya terjangkau.

Sebuah perusahaan dapat menggunakan aplikasi pencatatan stok barang.

Perbedaan Periodik dan Perpetual Inventory System Adalah :

Ayat Jurnal Penutup

Ayat jurnal penutup merupakan sebuah kegiatan mencatat transaksi ke dalam akun-akun yang dilakukan saat akhir periode akuntansi. Metode perpetual tidak memerlukan AJP, sedangkan metode periodik menggunakannya.

Harga Pokok Penjualan

Metode perpetual dapat menyediakan harga pokok penjualan yang lebih akurat serta aktual.

Hal ini disebabkan metode perpetual akan memperbarui sistem pencatatannya setiap kali terjadi penjualan.

Namun, metode periodik hanya bisa menyediakan HPP setiap akhir periode akuntansi.

Metode

Perusahaan yang menerapkan metode perpetual bisa mengandalkan sistem komputer untuk melakukan pelacakan ketersediaan stok.

Deteksi ini juga bisa dilakukan sewaktu-waktu karena semua perubahan dicatat secara real time.

Sedangkan, perusahaan yang menerapkan sistem periodik harus tetap menggunakan pemeriksaan fisik setiap kali dilakukan stock opname dalam periode tertentu.

Akun

Metode perpetual membutuhkan buku besar umum yang digunakan sebagai alat pencatatan pembelian dan juga untuk memperbarui jumlah item satu per satu.

Sedangkan pada metode periodik, perubahan harga pokok penjualan apabila sudah dilakukan stock opname di akhir periode pencatatan.

Penggunaan

Penggunaan metode perpetual akan lebih efektif ketika digunakan untuk memastikan jumlah item yang tersedia secara fisik dan catatan sudah sesuai.

Sedangkan, sistem periodik lebih efektif ketika digunakan sebagai alat penentu harga pokok penjualan dalam sebuah periode.

Harga

Untuk urusan biaya, memang metode perpetual lebih mahal dibandingkan dengan metode periodik. Hal ini terkait dengan kebutuhan perangkat lunak yang harus dibeli serta orang yang akan mengoperasikan perangkat tersebut. Penyediaan dan pemeliharaan keduanya tentu memakan biaya.

Sedangkan, metode periodik bisa lebih mudah dikarenakan alat dan personil yang mengerjakannya bisa tersedia secara terbatas karena memang tidak banyak sistem yang harus dikerjakan.

Penyimpanan Catatan

Perpetual inventory system adalah sistem yang menyimpan dan memperbarui catatan mereka secara terus menerus dan pada sistem periodik, pencatatan dan penyimpanan dilakukan secara berkala. Aplikasi accounting berbasis web dapat memudahkan pencatatan transaksi bisnis Anda.

Fungsi Perpetual Inventory System Adalah

Setelah mengetahui perbedaan sistem perpetual dan periodik, maka sekarang waktunya untuk mengetahui fungsi dan manfaat ketika perusahaan menggunakan sistem perpetual.

Pemantauan Real Time

Perubahan pada persediaan barang akan dilakukan secara langsung selama jam kerja berlangsung.

Hal ini berarti semua data yang tersedia merupakan data real time. Dengan menerapkan sistem ini maka tidak dibutuhkan lagi alokasi waktu dan tenaga untuk memeriksa barang secara fisik.

Akurasi

Metode perpetual merupakan metode yang menggunakan sistem komputerisasi untuk setiap perubahan yang terjadi di dalam ketersediaan barang.

Dengan demikian, kesalahan penghitungan akibat human error bisa diperkecil sehingga data lebih akurat dan detail.

Identifikasi Kesalahan

Karena menggunakan sistem yang terkomputerisasi, maka perpetual inventory system adalah sistem yang memudahkan perusahaan mendeteksi kesalahan terkait inventaris. Bukan hanya mengidentifikasi jumlah barang yang tersedia tapi juga bisa melacak pengiriman yang hilang.

Transaksi Individu

Setiap item yang dijual maupun dibeli akan tercatat secara detail karena metode ini memang menyimpan semua transaksi individu.

Metode Penilaian Persediaan Pada Sistem Perpetual

Dalam metode perpetual juga terdapat 3 buah sistem penilaian barang yang akan dijelaskan secara singkat di bawah ini:

FIFO

Sesuai dengan namanya yaitu First In First Out, maka harga pokok penjualan akan diasumsikan sebagai harga barang yang dibeli pertama atau bisa juga barang paling awal yang dibeli merupakan barang paling awal yang harus terjual.

Sebagai visualisasi untuk bisa membayangkan cara kerja metode ini, maka dapat diasumsikan seperti antrian. Ketika Anda adalah orang pertama yang antri, maka Anda juga orang pertama yang akan dilayani dan ke luar.

LIFO

Metode ini merupakan metode yang berkebalikan dengan FIFO. Hal ini berkaitan dengan penamaannya, yaitu Last In Last Out. Pada metode LIFO, barang yang paling akhir dibeli malah barang itu juga yang paling awal dijual.

Dengan demikian, penentuan harga pokok penjualan dari barang yang terjual akan ditentukan oleh harga barang yang pertama dibeli. Cara untuk membayangkan metode ini adalah dengan membayangkan tumpukan piring.

Saat melihat tumpukan piring, tentu piring pertama atau piring teratas yang akan diambil terlebih dahulu. Padahal jika dilihat dari urutan penempatan, piring pertama tersebut justru adalah piring terakhir yang diletakkan di dalam tumpukan.

Metode Rata-rata Tertimbang

Metode ini juga sering disebut dengan nama moving average atau metode biaya rata-rata. Sesuai namanya, maka penghitungan harga pokok barang dagang akan dilakukan dengan menentukan biaya rata-rata tiap item terlebih dahulu.

Rumus biaya rata-rata = total biaya persediaan : jumlah item

Jika menggunakan metode ini, maka perusahaan menganggap bahwa setiap kali jumlah persediaan berubah, maka persediaan yang tersisa akan dibuat harga rata-ratanya. Hal ini berlaku baik jumlah persediaan berkurang karena pembelian maupun penjualan.

Metode ini menganggap bahwa harga pokok penjualan untuk item yang akan dijual = harga rata-rata dari item tersebut.

Semua jenis metode inventaris sah saja digunakan, sesuai dengan kebutuhan. Hal ini hanya akan mempengaruhi cara pelaporan pajak penghasilan dan tidak ada pengaruhnya dengan kinerja. Contohnya, LIFO lebih cocok digunakan sebagai metode penilaian barang saat ada fluktuasi harga.

Dengan demikian, perusahaan akan nampak seperti sedang mengalami masa yang kurang menguntungkan. Maka hasilnya adalah nilai pajak yang harus dibayarkan pada masa akuntansi tersebut akan lebih sedikit dibandingkan jika menggunakan metode FIFO.

Namun perlu diingat bahwa LIFO tidak diperbolehkan untuk dipakai sebagai metode penghitungan pajak yang terutang. Namun, jika tetap ingin menggunakan metode LIFO, nilai pajak yang terutang harus dikoreksi secara fiskal dahulu.

Selain itu, hal lain yang juga harus diingat adalah perusahaan harus menerapkan prinsip konsistensi. Prinsip ini mengharuskan perusahaan konsisten atau tetap menggunakan sebuah metode dari awal hingga akhir periode akuntansi untuk menghitung persediaan barang.

Perubahan metode periodik kepada perpetual inventory system adalah hal yang memang diizinkan namun harus menyertakan alasan yang jelas dan masuk akal. Selain itu, netto dari bisnis tersebut harus dibuka sepenuhnya sehingga tidak ada data yang dimainkan untuk keuntungan semata.

Cara Menghitung Persediaan Barang Menggunakan Metode Perpetual

Membahas teori memang mudah, namun untuk lebih jelasnya, di bawah ini akan diberikan contoh perhitungan persediaan barang menggunakan metode perpetual:

Contoh 1 :

Kegiatan jual beli dan persediaan barang dari PT. Sukses Bersama selama bulan September 2020 adalah seperti berikut ini:

• Membeli barang dagang senilai Rp6.000.000
• Pengembalian barang dagang yang sudah dibeli karena ada kerusakan senilai Rp600.000
• Pelunasan baru dilakukan setelah 10 hari terhitung dari pembelian
• Dengan harga Rp8.400.000, barang dagang yang sudah dibeli tersebut dijual kembali dengan harga pokok penjualan sebesar Rp5.500.000
• Selang beberapa waktu, PT. Sukses Bersama menerima retur dengan catatan ada ketidaksesuaian pesanan. Nilai retur sebesar Rp500.000 dan harga pokok senilai Rp350.000
• Pada akhir periode diterima dari debitur atas transaksi yang tersebut di atas namun dengan potongan tunai.

Maka jurnal pencatatan persediaan dengan metode perpetual akan menjadi demikian:

Contoh 2:

Kegiatan jual beli dan persediaan barang dari PT. Maju Karya selama bulan Maret 2020 adalah seperti berikut ini:

• Membeli barang dagang senilai Rp7.000.000
• Pengembalian barang dagang yang sudah dibeli karena ada kerusakan senilai Rp700.000
• Pelunasan baru dilakukan setelah 10 hari terhitung dari pembelian
• Dengan harga Rp9.400.000, barang dagang yang sudah dibeli tersebut dijual kembali. Sedangkan harga pokok penjualan sebesar Rp6.500.000
• Selang beberapa waktu, PT. Sukses Bersama menerima retur dengan catatan ada ketidaksesuaian pesanan. Nilai retur sebesar Rp700.000 dan harga pokok senilai Rp450.000
• Pada akhir periode diterima dari debitur atas transaksi yang tersebut di atas namun dengan potongan tunai.

Maka pencatatan persediaan dengan perpetual inventory system adalah:

Contoh 3:

PT. Tunas Mekar membeli barang sebanyak 1 ton pada tanggal 5 Februari 2020. Harga barang dagang tersebut dibeli senilai Rp6.000 tiap kilogramnya.

Maka penulisan jurnal akan menjadi demikian:

Pada tanggal 6 Februari 2020, pembeli mengembalikan barang yang sudah dibeli pada tanggal 5 Februari 2020 karena ada ketidaksesuaian pesanan. Barang yang dikembalikan berjumlah 50 kg.

Maka penulisan jurnalnya akan menjadi demikian

Kemudian pada tanggal 8 Februari 2020, terjadi transaksi penjualan sebesar 100 kg dengan pembayaran tunai. Harga pokok barang tersebut ada di angka Rp6.250 tiap kg. Jadi jika terjual sebanyak 100 kg, uang yang didapatkan sebesar Rp625.000.

Maka penulisan jurnal penerimaan uangnya akan menjadi demikian:

Sedangkan jurnal pengeluaran barangnya akan menjadi demikian:

Maka jumlah persediaan barang pada tanggal 8 februari 2020 dapat diketahui dengan berikut:

= Rp6.000.000 – Rp600.000

= Rp5.400.000

Jadi jumlah persediaan barang pada periode tersebut sebesar Rp5.400.000.

Contoh 4

Pada tanggal 6 Agustus 2020, PT Gagak Sipat melakukan pembelian barang dagang sebanyak 2 ton atau setara dengan 2000 kg. Harga dari barang tersebut adalah Rp5.000 tiap kilogramnya.

Maka penulisan jurnal akan menjadi demikian:

Karena ada barang yang tidak sesuai kualitasnya dengan yang dipesan, PT Gagak Sipat melakukan retur atau pengembalian barang kepada produsen barang tersebut pada tanggal 9 Agustus 2020. Jumlah barang yang dikembalikan adalah sebesar 100 kg.

Maka penulisan jurnalnya akan menjadi demikian

Tercatat pada tanggal 11 Agustus 2020 terjadi transaksi berupa penjualan barang dengan metode pembayaran tunai. Barang yang terjual sebanyak 100 kg dengan harga pokok penjualan ada di kisaran Rp6.500 per kg.

Maka penulisan jurnal penerimaan uangnya akan menjadi demikian:

Sedangkan jurnal pengeluaran barangnya akan menjadi demikian:

Maka jumlah persediaan barang pada tanggal 11 Agustus 2020 dapat diketahui dengan berikut:

= Rp9.500.000 – Rp500.000

= Rp9.000.000

Jadi jumlah persediaan barang pada periode tersebut sebesar Rp9.000.000.

Penilaian Persediaan Dengan Metode Perpetual

Metode periodik maupun perpetual inventory system adalah metode yang harus dimiliki oleh perusahaan agar semua informasi barang keluar masuk bisa dipantau dengan seksama. Kedua metode ini membutuhkan perangkat lunak yang mumpuni.

Anda membutuhkan informasi lain mengenai metode persediaan barang dan mungkin bisa mengandalkan aplikasi inventory.