Optimalkan Manajemen Persediaan dengan Sistem Akuntansi: Pengertian, Komponen, Fungsi, dan Metode Penerapan

Sistem akuntansi persediaan adalah sebuah sistem pencatatan untuk melakukan mengendalikan persediaan barang atau inventaris dalam sebuah perusahaan maupun gudang.

Kenapa perlu dilakukan pengendalian?

Persediaan ini termasuk seluruh barang yang perusahaan miliki, baik untuk dijual, diproduksi, atau yang dimanfaatkan dalam aktivitas operasional sehari-hari.

Hal ini penting untuk memastikan bahwa stok persediaan barang dapat teridentifikasi dengan akurat baik posisi maupun ketersediaannya dengan baik.

Selain itu, sebagian besar kekayaan, aset dan penghasilan perusahaan tertanam sebagai investasi di dalam persediaan barang ini, sehingga bisnis dapat terus berkembang jika pengelolaan sistem akuntansi persediaan berjalan dengan efektif.

Sistem akuntansi persediaan juga memiliki hubungan yang erat dengan berbagai sistem yang terdapat di dalam perusahaan.

Sebut saja di antaranya adalah sistem penjualan, sistem pembelian, sistem retur barang, sistem produksi, dan sistem pemasaran.

Oleh karena itu, memiliki tingkat pemahaman dalam mengelola sistem akuntansi persediaan dapat membantu bisnis dan perusahaan membangun sistem operasional yang lebih efektif serta menguntungkan, sehingga dapat berkembang dengan lebih cepat dalam mencapai tujuan organisasi.

Komponen Sistem Akuntansi Persediaan

Sistem akuntansi persediaan bekerja secara satu kesatuan karena terdiri dari beberapa bagian, hal ini yang kita kenal dengan komponen.

Komponen ini mencakup software akuntansi, basis data persediaan, metode penilaian persediaan, dan proses pencatatan.

Software akuntansi berperan sebagai tulang punggung dalam merekam, mengorganisir, dan memproses seluruh transaksi persediaan.

Ini mempermudah pengelolaan persediaan dengan menyajikan informasi yang terinci dan akurat.

Kemudian terdapat basis data persediaan, sebagai wadah untuk informasi terkait persediaan, memungkinkan perusahaan menyimpan dan mengakses data dengan efisien.

Ketiga, terdapat metode penilaian persediaan, seperti FIFO atau LIFO, menentukan bagaimana nilai persediaan dihitung dan akan mempengaruhi laporan keuangan perusahaan.

Proses pencatatan yang sistematis mencakup pencatatan pembelian, penjualan, dan penghitungan fisik persediaan, memastikan keakuratan catatan dan memberikan dasar yang kuat untuk pengambilan keputusan terkait persediaan.

Integrasi sinergis dari keempat elemen ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola persediaan dengan efisien, mengoptimalkan operasional, dan membuat keputusan strategis yang informasional dan akurat.

Fungsi Sistem Akuntansi Persediaan

Fungsi-fungsi penting dari sistem akuntansi persediaan mencakup pencatatan, penghitungan fisik, penilaian persediaan, dan pengendalian yang dapat mendukung operasional inventory yang lebih efektif.

Oleh karena itu, Anda dan perusahaan memiliki peran penting untuk memahami dan menerapkan sistem ini agar berjalan dengan optimal setiap harinya.

Berikut adalah penjelasan lebih lengkap mengenai fungsi-fungsinya:

1. Pencatatan Pembelian dan Penjualan

Peran dan fungsi yang pertama dari sistem akuntansi persediaan adalah mencatat setiap adanya transaksi persediaan antara pelanggan dan perusahaan.

Proses pencatatan memiliki detail yang cukup lengkap, mulai dari  tanggal pembelian, jumlah unit, harga per unit, dan pemasok/pelanggan yang terlibat.

Pencatatan ini bertujuan untuk mengetahui riwayat arus keluar masuk barang dan kas, memprediksi permintaan di periode selanjutnya, dan mengelola produksi dan kuantitas inventory yang optimal.

Baca Juga: Cara Menghitung Rasio Perputaran Persediaan (Inventory Turnover)

2. Penghitungan Fisik Persediaan

Perhitungan fisik persediaan merupakan langkah vital dan akan selalu ada dalam setiap proses dalam inventory management system.

Menghitung inventory atau persediaan fisik membantu dalam merekonsiliasi catatan akuntansi dengan jumlah barang sebenernya yang terdapat pada gudang.

Jika proses ini dapat berjalan dengan rutin dan komprehensif, dapat membantu dalam mengatasi berbagai risiko perbedaan angka, seperti mengalami dead stock, kehilangan, penyalahgunaan, dan kesalahan pencatatan.

3. Metode Penilaian Persediaan

Setelah barang sudah dipastikan sudai sesuai antara pencatatan dan fisik sebenarnya, selanjutnya adalah melakukan penilaian oleh perusahaan.

Sistem akuntansi persediaan biasanya akan menyesuaikan metode penetapan harga dengan karakteristik bidang usahanya, beberapa metode yang sering digunakan adalah metode FIFO, LIFO, atau metode rata-rata tertimbang, untuk menentukan nilai persediaan.

Pengukuran nilai persediaan bertujuan sebagai data tambahan untuk mengukur kesehatan finansial serta mencerminkan nilai pasar yang realistis.

4. Pemantauan dan Pengendalian Persediaan

Tentunya, faktor terakhir yang berfungsi mengamankan nilai dari persediaan yang sudah tercatat adalah dengan melakukan pemantauan dan pengendalian rutin.

Tujuannya adalah agar sistem ini dapat mengawasi yang ketat terhadap persediaan untuk mencegah risiko kehilangan, pencurian, atau penyalahgunaan.

Dalam tahap ini, perusahaan juga dapat menemukan solusi dan alternatif yang cepat ketika menghadapi sebuah masalah dan sebagai bekal untuk menemukan masalah yang sama di masa yang akan datang,

Perusahaan dapat lebih fokus dalam mengoptimalkan pengelolaan persediaan secara keseluruhan dan membuat keputusan yang tepat dan menjalankan operasi perusahaan.

Keuntungan Menggunakan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Mekari Jurnal

Salah satu cara untuk memudahkan Anda dalam menerapkan sistem akuntansi persediaan yang optimal adalah dengan menggunakan software akuntansi.

Adanya software akuntansi dapat menunjang pekerjaan agar lebih cepat, mudah, tertata lengkap, dan akurat.

Jika Anda ingin mulai menggunakannya, pilihlah software akuntansi yang up-to-date dan sesuai dengan karakteristik manajemen Anda.

Salah satu rekomendasi software terbaik saat ini yakni Mekari Jurnal.

Mekari Jurnal merupakan software akuntansi yang sudah berbasis cloud computing sehingga Anda dapat mengakses berbagai keperluan harian hanya dengan jaringan internet dan smartphone Anda di mana saja dan kapan saja.

Melalui fitur-fitur unggulan dan pendukung yang terdapat di dalamnya, temukan solusi yang tepat terhadap berbagai masalah akuntansi yang Anda temukan pada perjalanan ketika mengembangkan bisnis Anda, tidak terkecuali jika berkaitan dengan inventory management.

Mekari Jurnal dapat menjadi aplikasi persediaan barang yang dapat Anda gunakan untuk memantau dan menghitung stok persediaan secara berkala dengan tingkat akurasi yang tinggi.

Saat ini Mekari Jurnal sudah memiliki fitur analisis berbasis AI yang membantu melihat tren, insight, peluang, dan potensi issues berdasarkan data yang terdapat di dalam laporan keuangan dengan lebih cepat, mendalam, serta penjelasan yang deskriptif dan komprehensif.

Oleh karena itu, gunakan Mekari Jurnal sekarang juga untuk meningkatkan proses pencatatan dan pelaporan akuntansi persediaan yang lebih baik!

Baca Juga: Laporan Stok Barang: Pengertian, Manfaat, Contoh, Cara Membuat

Bagaimana Cara Implementasi Sistem Akuntansi Persediaan

Implementasi sistem akuntansi persediaan yang efektif memerlukan perencanaan yang matang dan langkah-langkah yang terstruktur.

Dalam sistem akuntansi persediaan, terdapat dua metode efektif dalam mengimplementasikannya. Kedua metode itu merupakan metode pencatatan sistem fisik dan sistem perpetual.

1. Metode Pencatatan Sistem Fisik (Periodic)

Dalam sistem akuntansi persediaan fisik atau periodik, nilai persediaan pada waktu tertentu terhitung berdasarkan perhitungan barang secara fisik (stock opname).

Hal ini terjadi karena metode fisik mengharuskan barang tersisa di akhir periode akuntansi ketika menyusun laporan keuangan.

Untuk melakukan pencatatan ini, Anda harus mengetahui beban pokok penjualan dalam satu periode yang dapat terlihat melalui volume dan nilai persediaan akhir di periode yang sama.

Biasanya, metode pencatatan ini akan dibantu dengan buku pembantu persediaan barang dagangan yang sering disebut dengan kartu stok barang.

Dengan demikian, Anda dapat mengetahui nilai persediaan barang setiap saat tanpa perlu membuat ayat jurnal penyesuaian.

Keterbatasan dari pencatatan model ini adalah harga pokok penjualan secara langsung.

Selain itu, keluar masuknya barang dagangan tidak bisa dideteksi secara langsung.

2. Metode Pencatatan Sistem Perpetual

Sistem pencatatan akuntansi persediaan perpetual memberikan kemudahan dalam penyusunan laporan posisi keuangan dan laporan laba rugi dalam jangka pendek.

Ini dikarenakan dalam sistem ini sudah tidak memerlukan perhitungan fisik untuk dapat mengetahui nilai dari jumlah persediaan akhir dalam setiap periode.

Berbeda dengan metode periodik, sistem perpetual mencatatkan arus keluar-masuk inventory secara terperinci dan menyeluruh.

Oleh karena itu, setiap jenis persediaan akan memiliki kartu stok barang sehingga dapat mengetahui beban pokok penjualannya.

Itulah penjelasan secara lengkap mengenai sistem akuntansi persediaan barang serta bagaimana Mekari Jurnal dapat membantu dalam mengoptimalkannya.

Daftarkan perusahaan Anda sekarang juga dan nikmati berbagai fitur unggulan secara gratis melalui free trial version selama 14 hari.

Baik, Saya Akan Konsultasi Gratis dengan Tim Mekari Jurnal Sekarang!

Dapatkan informasi seputar promo dan penawaran menarik melalui kanal informasi resmi kami di media sosial dan blog kami. Semoga artikel ini bermanfaat!